檔案管理機(jī)制的完善與創(chuàng)新

郭書軍

摘 要：近些年來，檔案管理工作越來越重要，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中發(fā)揮的作用也越來越突出，受到了人們的廣泛關(guān)注。在開展檔案管理工作的時(shí)候，還存在著很多的不足，需要進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)與完善，一定要結(jié)合實(shí)際情況，建立與完善相應(yīng)的管理機(jī)制，并且進(jìn)行一定的創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理工作的全面展開，充分發(fā)揮檔案的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理機(jī)制；完善；創(chuàng)新

在社會(huì)發(fā)展過程中，檔案充當(dāng)著非常重要的角色，一定要予以重視。一直以來，因?yàn)楦鞣N不確定因素與外界干擾，導(dǎo)致檔案管理工作存在著一定的難度，相應(yīng)的規(guī)章制度也不完善，在進(jìn)行具體管理的時(shí)候，存在著很多的不足。針對(duì)這樣的情況，一定要加強(qiáng)對(duì)管理機(jī)制的完善與創(chuàng)新，保證管理工作的全面落實(shí)。

1 更新觀念，樹立檔案管理全員參與意識(shí)

檔案管理工作不僅是辦公室人員的工作，也需要各部門人員的參與，共同完成相應(yīng)的管理工作。首先，一定要提高領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。檔案管理水平和領(lǐng)導(dǎo)重視程度有著一定的關(guān)系，所以，一定要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檢查與監(jiān)督，積極參與到檔案管理工作當(dāng)中，不僅要提供一些自身工作檔案，還要加強(qiáng)在人力、財(cái)力、物力等方面的投入與支持。其次，檔案管理辦公室的工作人員一定要負(fù)起責(zé)任，加強(qiáng)檔案建設(shè)與管理工作。檔案管理辦公室的工作人員一定要積極配合領(lǐng)導(dǎo)工作，加強(qiáng)各類檔案的整理與記錄，并且進(jìn)行及時(shí)記錄與歸檔，并且進(jìn)行相應(yīng)的編號(hào)。最后，一定要加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)配合，組織全員進(jìn)行積極的參與。在開展檔案管理工作的時(shí)候，不僅是檔案管理一個(gè)部門的責(zé)任，也需要其它部門的協(xié)助，這樣才可以收集更多的資料信息，并且在進(jìn)行整理的時(shí)候，也可以借助其它部門的力量，有效提高工作效率，促進(jìn)檔案管理工作的高效、合理。

2 建設(shè)以人為本激勵(lì)機(jī)制

激勵(lì)實(shí)質(zhì)就是滿足人的需求，促進(jìn)人積極的開展相關(guān)工作。在制定激勵(lì)機(jī)制的時(shí)候，一定要使其符合工作需求，才可以誘發(fā)人的行為動(dòng)機(jī)，實(shí)現(xiàn)調(diào)動(dòng)積極性的目標(biāo)。大部分檔案管理工作人員從事的工作都是一些很少讓人知道的幕后工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理人員一定要遵循“以人為本”的原則，關(guān)心與關(guān)注工作人員的生活、工作、思想等，真正為工作人員解決一些實(shí)際問題，盡可能維護(hù)工作人員的親身利益，在檔案部門的內(nèi)部，一定要加強(qiáng)“尊重知識(shí)、鼓勵(lì)創(chuàng)新、尊重人才”理念的宣傳，樹立良好的工作風(fēng)氣，盡可能調(diào)動(dòng)工作人員的積極性與工作熱情。除此之外，在檔案管理工作中，也可以適當(dāng)?shù)囊肭楦屑?lì)、競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)、強(qiáng)化激勵(lì)等方式，以此來促進(jìn)與調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員工作的積極性，保證檔案管理工作的全面展開，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3 建立規(guī)章制度，全面開展檔案管理

在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，一定要制定檔案保管機(jī)制，安排專門人員進(jìn)行管理，保證檔案的完整性與科學(xué)性；建立檔案保密機(jī)制，不可以隨意擴(kuò)大檔案的應(yīng)用范圍，保證檔案管理人員不會(huì)泄漏檔案信息；嚴(yán)格檔案借閱機(jī)制，只有在領(lǐng)導(dǎo)批示的情況下，才可以進(jìn)行檔案借閱手續(xù)的辦理；明確檔案鑒定機(jī)制，設(shè)立鑒定小組，對(duì)檔案保管年限與等級(jí)等展開相應(yīng)的鑒定，同時(shí)對(duì)鑒定后需要進(jìn)行銷毀的檔案，一定要辦理相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)；設(shè)立檔案移交機(jī)制，不斷健全檔案的移交手續(xù)與程序；設(shè)立檔案立卷歸檔機(jī)制，保證有價(jià)值文件與相關(guān)材料的有效保存，不會(huì)出現(xiàn)遺失、破損的情況。在進(jìn)行立卷的時(shí)候，一定要保證書面材料的規(guī)范，正確排序，明確目錄與頁碼，同時(shí)對(duì)保管期限進(jìn)行明確的劃分，保證案卷裝訂的整齊、美觀。在進(jìn)行檔案移交的時(shí)候，一定要保證移交目錄的準(zhǔn)確，并且進(jìn)行相應(yīng)的核對(duì)，簽字確認(rèn)。

4 強(qiáng)化檔案部門文化建設(shè)

在開展檔案管理工作的時(shí)候，一定要加強(qiáng)檔案部門凝聚力的提高，這樣才可以促進(jìn)檔案管理工作的全面落實(shí)。在提高檔案部門凝聚力的時(shí)候，不僅和物質(zhì)條件有關(guān)，與文化條件、精神條件等均有一定的關(guān)系。在檔案部門文化建設(shè)過程中，一定要注意以下內(nèi)容：其一，加強(qiáng)檔案部門特色文化、價(jià)值觀、精神的培育；其二，樹立社會(huì)主義榮辱觀，建立積極、向上、健康的部門形象；其三，制定具有部門特性的目標(biāo)與發(fā)展戰(zhàn)略；其四，構(gòu)建以人為本的規(guī)章制度；其五，構(gòu)建檔案管理工作人員參與決策的機(jī)制；其六，創(chuàng)建輕松、和諧的工作環(huán)境，讓工作人員進(jìn)行良好的溝通與交流，進(jìn)而增進(jìn)彼此的關(guān)系；其七，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)與教育，不斷提高工作人員的專業(yè)知識(shí)水平與業(yè)務(wù)技能，促進(jìn)檔案管理工作的全面落實(shí)，構(gòu)建檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

5 規(guī)范操作，開展標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行

在開展檔案管理工作的時(shí)候，一定要加強(qiáng)檔案分類，嚴(yán)格按照檔案類型開展相應(yīng)的管理工作，并且規(guī)范每一個(gè)環(huán)節(jié)的操作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。在開展檔案管理工作之前，一定要對(duì)檔案進(jìn)行鑒別與分類，保證檔案資料信息的準(zhǔn)確性與科學(xué)性，剔除一些沒有價(jià)值、重復(fù)的信息，進(jìn)而為檔案的后續(xù)管理工作提供了便利條件。在進(jìn)行規(guī)范操作的時(shí)候，一定要加強(qiáng)對(duì)以下內(nèi)容的注意：其一，必須保證外形統(tǒng)一。在建立檔案的時(shí)候，一定要保證其外形的統(tǒng)一，進(jìn)行統(tǒng)一的裝訂，采用統(tǒng)一的紙張等，保證檔案形式符合相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求；其二，保證檢索符號(hào)的統(tǒng)一。在分析檔案內(nèi)容的時(shí)候，一定要保證其檢索符號(hào)的統(tǒng)一、規(guī)范；其三，保證名稱的統(tǒng)一。在進(jìn)行檔案裝訂的時(shí)候，一定要進(jìn)行科學(xué)的分類，并且進(jìn)行相應(yīng)的命名，規(guī)范每類檔案的收集范圍與命名原則；其四，保證編制統(tǒng)一。也就是根據(jù)案卷排列的順序進(jìn)行統(tǒng)一的編排，比如，根據(jù)年度、項(xiàng)目、月份等進(jìn)行案卷的編排。在檔案管理工作中，只有加強(qiáng)對(duì)操作的規(guī)范，才可以保證相關(guān)工作的標(biāo)準(zhǔn)化完成，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的完善與創(chuàng)新。

6 結(jié)束語

總而言之，檔案工作在社會(huì)各領(lǐng)域中發(fā)揮的作用越來越突出，為了實(shí)現(xiàn)信息資源的有效利用與共享，一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并且結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，制定科學(xué)、合理、高效的檔案管理機(jī)制，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行一定的完善和創(chuàng)新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面落實(shí)，促進(jìn)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。

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