鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案標準化管理芻議

摘要：檔案標準化管理是實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院現(xiàn)代化管理的必由之路。本文分析了當前鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理存在的問題，并提出了四點建議措施，即一、樹立檔案標準化管理意識;二、構建檔案標準化管理機制;三、推進檔案管理信息化建設;四、重視檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)。對推進我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案標準化管理建設有一定參考價值。

Abstract： Standardized file management is the only way to realize the modernization management of township hospitals. This article analyzes the current problems in the file management of township hospitals， and puts forward four recommended measures， namely， establishing a file standardization management awareness， building a file standardization management mechanism， promoting the file management informatization construction， and paying attention to training of professionals in file management. It has certain reference value to promote the standardization management of files in township hospitals in China.

關鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院;檔案;標準化;管理

Key words： township hospitals;files;standardization;management

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1006-4311（2020）15-0091-02

0 ?引言

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在社會公共服務體系中具有著重要的基礎性地位，承擔著預防保健、基本醫(yī)療、衛(wèi)生監(jiān)督、健康教育、計劃生育指導等各項衛(wèi)生工作。衛(wèi)生院檔案作為記錄這些工作的重要載體，包含著醫(yī)療衛(wèi)生經營、管理活動、臨床觀測數(shù)據(jù)等眾多極具價值的信息，是重要的信息數(shù)據(jù)，支持衛(wèi)生院日常工作開展中的重要信息數(shù)據(jù)。在當前社會“信息爆炸”的背景下，加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案標準化管理，對檔案數(shù)據(jù)信息進行整理、分類、保存，有助于對衛(wèi)生院重要信息資源實施有效管理;有助于對衛(wèi)生院檔案資料的有效整合與合理使用，使檔案資源的重要價值得以充分發(fā)揮;有助于衛(wèi)生院未來開展科學的統(tǒng)籌規(guī)劃;有助于有效保障患者及醫(yī)護人員的個人隱私和合法權益，提升基層衛(wèi)生院管理層次的必要途徑。隨著我國醫(yī)療改革不斷深入，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的方法和規(guī)范化顯得愈發(fā)重要，相關管理人員需要對此有清晰的認識，強化自身的責任感，在衛(wèi)生院日常檔案管理中不斷進行創(chuàng)新探索，加快實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案標準化這一目標。

1 ?鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案日常管理中存在的問題

1.1 檔案意識不強

當前我國很多基層衛(wèi)生院的管理人員對檔案的認識不夠，不能充分認識到檔案工作對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理的重要性及必要性。因為重視程度不夠，從而導致衛(wèi)生院檔案信息資源開發(fā)欠缺、利用率較低，不能使檔案的信息價值得到發(fā)揮，甚至出現(xiàn)重要檔案材料缺失等現(xiàn)象。由此，不免出現(xiàn)掌握情況和管控措施不合理的情況。

1.2 檔案管理制度不完善

我國大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)療、人事、黨務、行政、財務、后勤等管理制度相對完備，但涉及檔案管理的相關制度卻乏善可陳。對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院目標管理考核的具體方案進行分析，會發(fā)現(xiàn)一般都不會將檔案管理情況納入目標考核，以致檔案收集工作缺乏規(guī)范，工作開展混亂、效率不高，甚至出現(xiàn)檔案不齊全的情況。

1.3 檔案管理人員業(yè)務能力欠佳

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的人力資源建設中，一線醫(yī)護人員的素質提高和繼續(xù)教育一般較受重視，而檔案管理人員業(yè)務能力提高卻缺乏應有的重視。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理人員的業(yè)務進修學習的機會較少，導致檔案管理工作還停留在沿襲前人的經驗上，管理意識和管理水平不能與時俱進，創(chuàng)新活力匱乏，與時代發(fā)展的要求相脫節(jié)。

1.4 檔案管理信息化程度不夠

長久以來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院所獲得的資源條件有限，外加對檔案工作不重視，導致檔案管理硬件條件欠缺，與檔案保管標準相差甚遠。很大一部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理設備老舊，管理方法、技術落后，限制了檔案管理水平提升。大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網和云計算技術未得以有效普及，檔案搜集和檢索手段還較為原始，信息量較小，一定程度商影響了檔案資源的收集、利用和開發(fā)。

2 ?鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案標準化管理的對策與措施

2.1 牢固樹立檔案標準化管理的意識

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的管理者應對檔案資源的重要價值和意義充分認識，牢固樹立檔案標準化管理的意識;其次，還要有意識的培養(yǎng)檔案管理人員的服務意識、使用意識和管理意識;再次，將檔案標準化管理列為衛(wèi)生院日常管理工作以及未來發(fā)展的重要工作內容，幫助實現(xiàn)衛(wèi)生院全員檔案意識的養(yǎng)成，使各個部門都能理解衛(wèi)生院檔案管理工作的重要性并提供支持。

2.2 構建完善檔案標準化管理相關機制

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應構建涵蓋衛(wèi)生院檔案管理各項工作的標準化的檔案管理制度體系，并要求相關檔案管理人員嚴格遵循規(guī)則制度開展各項工作。例如，建立符合衛(wèi)生院實際情況的《××檔案保管制度》、《檔案管理人員崗位職責制度》、《檔案工作操作流程標準》等。明確檔案管理人員及各部門職責，為各部門檔案的形成、整理等提供可參考依據(jù)。檔案管理一方面應融入日常工作中，另一方面也要定期整理，及時更新，實行動態(tài)管理，以防出現(xiàn)空檔、死檔情況。要科學運用檔案，每季度、每年從局部到整體對檔案就行更新、增補內容和檔案分析。檔案要專人、專室、專柜、分類、分層保存。

其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應理順內部管理架構，明確檔案室在衛(wèi)生院中檔案管理的職能地位，明確各崗位在檔案工作中的實際作用，真正使檔案管理實現(xiàn)從各自為政的分散模式向協(xié)調統(tǒng)一的集中模式轉變，從而完善衛(wèi)生院檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)工作。

最后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應成立檔案質量專家督導組，周期性地組織開展針對衛(wèi)生院檔案管理工作質量的考核評估，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出相應的整改意見和建議。衛(wèi)生院根據(jù)評估督導組出具的評價結果，依照規(guī)章對檔案管理人員進行適當?shù)莫剳停瑢崿F(xiàn)人員工作行為管理的標準化。

2.3 推進檔案管理信息化建設

信息技術的進步催生了數(shù)字化檔案的誕生。數(shù)字化檔案改變了以往人們對紙質檔案的傳統(tǒng)感觀與刻板印象，使檔案管理工作進入了集音、聲、圖、文、視為一體的多媒體時代，不僅能以迅速、靈活、智能的方式滿足不同層次檔案管理的需求，還能大大降低檔案管理對基礎工作環(huán)境的要求和成本。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應順應現(xiàn)代社會信息化大勢，加強數(shù)字化檔案建設，推進檔案管理相關工作的信息化。首先，必須加大資金投入，打造一套功能齊全、運行流暢的信息化檔案管理硬件設備系統(tǒng)，奠定數(shù)字化檔案硬件基礎，提高工作效率。其次，制定數(shù)字化檔案建立標準，采用國際、國家相關標準開展檔案信息的采集、錄入、歸檔工作，從而規(guī)范檔案建立、保存流程。最后，建立覆蓋全院、乃至地區(qū)性的醫(yī)療衛(wèi)生檔案資源共享平臺，實現(xiàn)部門之間、衛(wèi)生院/醫(yī)院之間、區(qū)域之間檔案資源庫的共建、共享，這樣既滿足了檔案使用者的需求，又提高了檔案的資源利用率。

2.4 重視檔案管理相關專業(yè)人才培養(yǎng)

檔案管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)素養(yǎng)是實現(xiàn)檔案標準化管理的關鍵。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應建立針對檔案管理相關人才的培養(yǎng)計劃并貫徹落實。首先，在引進選聘檔案人才方面，衛(wèi)生院應結合實際提供相對較高的薪資和福利待遇，以吸引更多專業(yè)對口的大學畢業(yè)生及有相關工作經驗和業(yè)務能力的人才前來就職，一定程度上保證檔案管理工作人員的專業(yè)化。其次，在檔案人才的職業(yè)發(fā)展與培訓方面，衛(wèi)生院應盡可能地創(chuàng)造專業(yè)培訓、進修學習、行業(yè)交流、繼續(xù)教育等機會，不斷提高現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務能力和知識水平。最后，衛(wèi)生院應建立相應的檔案人員晉升激勵機制，將檔案管理人員的工作績效與薪資評定、職務職稱晉升等方面相掛鉤，以起到引導和督促作用。

3 ?結語

檔案資料對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院建設發(fā)展的重要性不言而喻。檔案標準化管理是提升檔案管理層次的必由之路，從標準化入手全面提高檔案管理質量，從而提升基層醫(yī)療衛(wèi)生服務水平。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在實際管理工作中，要落實各部門的檔案管理責任，建立有效的檔案管理工作機制，從根本上充分開發(fā)應用檔案資源利用價值。立足鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院保健、基本醫(yī)療、衛(wèi)生監(jiān)督、健康教育、計劃生育指導等各項實際工作情況，確保管理人員、管理措施、管理設備和管理辦法等標準化、現(xiàn)代化，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院全面踐行可持續(xù)發(fā)展目標創(chuàng)設良好的管理條件。

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作者簡介：譚曉梅（1969-），女，江蘇淮安人，大專，盱眙縣舊鋪衛(wèi)生院院長，助理館員，研究方向為公共衛(wèi)生、檔案管理。