新時期高校辦公室檔案管理工作的新特點與對策

藍小鳳

近年來，我國高校教育改革步伐日益加快，但與此同時也面臨著更多問題，在加快教學基礎設施建設、擴大辦學規(guī)模、提高學校聲譽、提升辦學質量等方面任務艱巨。高校辦公室能夠為高校各項事業(yè)發(fā)展提供服務，其運動效率將直接影響學校的社會聲譽以及各項工作的順利落實。檔案管理是高校辦公室最重要的工作之一，在新學期背景下，檔案管理方式也與之前存在較大差異，如何做好這項工作，使其更好的服務于高校發(fā)展，應引起相關工作人員的高度重視。

一、網絡時代對于高校辦公室管理工作產生的影響

高校屬于一個綜合化系統(tǒng)，需要不同部門之間的相互配合才能良性運作，與此同時，它也是由千千萬萬的學生和教師共同構成的大家庭，能夠為教師的教學工作以及學生學習提供服務。高校的各項工作表面上看比較簡單，但其實涵蓋了諸多內容，對于辦公室工作人員的各項能力、素質要求較高。特別是檔案管理工作，進入網絡化時代，也對高校的行政管理工作造成了一定沖擊，例如，隨著網絡辦公軟件的快速普及以及自動化辦公理念的逐漸滲透，要求相關工作人員能夠對以往的辦公流程進行轉變，對現(xiàn)代化先進技術進行引進，在檔案管理工作方面亦是如此，要求高校能夠與時俱進，不斷創(chuàng)新，只有這樣才能更好地適應現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢。除此之外，為了提高高校辦公室工作效率，還需要對檔案管理手段進行創(chuàng)新，只有這樣才能夠為檔案管理工作的有序、健康發(fā)展提供保障。

二、新時期背景下高校辦公室檔案管理工作特征分析

新時期背景下，高校辦公室的檔案管理工作與網絡具有十分密切的關系，互聯(lián)網的突出特征都能夠在日常的檔案管理工作中進行凸顯，以下是對新時期背景下高校辦公室檔案管理工作特征的分析：

（一）信息化

隨著信息通信技術以及互聯(lián)網技術在現(xiàn)代社會生活和生產中的日益普及，也要求高校辦公室檔案管理工作模式不斷創(chuàng)新，其逐漸開始向電子化辦公方向發(fā)展，不僅提高了檔案管理工作效率，同時也對整個辦公環(huán)境進行了優(yōu)化。高校是對高素質、高水平人才進行培養(yǎng)的重要基地，因此，在新形勢下更應該與時俱進，具備一定的創(chuàng)新精神和較高的新事物接受能力。近年來，很多高校都已經實現(xiàn)了無紙化辦公，在檔案管理方面，形式和內容也更加豐富多樣，檔案信息存儲的信息化、通訊的網絡化等，都在很大程度上提高了高校辦公室檔案管理工作質量，使其不斷朝著信息化方向發(fā)展。

（二）社會化

高校承擔著高素質人才培養(yǎng)的重任，與社會必然會存在很多聯(lián)系，而要想實現(xiàn)上述目標，首先就是要敞開懷抱接納來自全國各地的學生，在完成教育培訓之后，將這些人才輸送到相應的企業(yè)或單位，而這也是高校的責任和使命所在。學生從入校的那一刻開始，高校辦公室就應將其受教育情況、科研成果、受獎勵情況、學習成績等記錄在到案，最后還要由特定的工作人員對這些檔案進行整理和歸納。通過這些檔案，能夠對學生的綜合能力、人品素質、學習成績來進行衡量，而這也是其未來走向社會工作崗位的重要憑證之一，將直接影響著學生的健康成長。高校辦公室在對學生檔案進行整理時，通常會與社會團體、組織機構、個人等取得外在聯(lián)系，而由此也決定了高校辦公室檔案管理的社會化特征。

（三）綜合化

對于高校辦公室來說，除了常規(guī)化的檔案管理工作以外，對于在教學實踐活動當中所產生的專業(yè)檔案、科研活動中產生的科技檔案、財務活動中產生的會計檔案以及人力資源管理中產生的人事檔案等，也要進行高效綜合管理。進入網絡化新時代，紙張不再是檔案的唯一載體，同時也包括光盤、磁盤等，多種形式的檔案也從側面凸顯了高校檔案管理工作的綜合化特征。

（四）競爭化

高校的主要責任就是培養(yǎng)高素質、專業(yè)能力強的人才，現(xiàn)代社會發(fā)展中，人才市場競爭壓力越來越大，因此，高校在對人才進行培養(yǎng)的過程中，必須要向市場需求作為導向，制定出相應的人才培養(yǎng)方案。在高校管理活動當中，與學生相關的文書檔案管理至關重要，高校在和相關的用人崗位進行互動時，招聘單位首先就是要對學生的檔案信息進行了解，之后再確定人才是否與用人崗位相匹配，最終決定是否錄用學生，由此也凸顯了高校辦公室檔案管理的競爭化特征。除此之外，高校的技術發(fā)明、科研產品等也會成為競爭者們所關注的焦點，因此，對于高校辦公室的科研檔案來說，其應該結合相關的市場準入法則，逐步的加入到市場競爭當中，這一般是由高校人才培養(yǎng)目標和市場競爭機制所決定，明確了高校檔案管理的競爭化特征，能夠為本校的教學工作提供更優(yōu)質的服務。

三、新時期做好高校辦公室檔案管理工作的有效途徑

新時期背景下，也對高校辦公室檔案管理工作提出更高要求，相關工作人員必須要立足于當前的社會環(huán)境，積極應對高校內部和外部環(huán)境的變化，從自身做起，不斷提高檔案管理質量和水平，使其能夠更加符合現(xiàn)代化發(fā)展趨勢

（一）積極轉變工作理念

目前，高校的辦公室檔案管理工作逐漸開始朝著網絡化方向發(fā)展，電子文書的應用越來越頻繁，檔案信息逐漸實現(xiàn)遠程傳輸，由此也對相關工作人員的綜合素質和能力提出更高要求，他們的能力和素養(yǎng)必須要與現(xiàn)代發(fā)展相一致，具備一定的新事物接受能力，熟練掌握自動化辦公軟件，從行為到意識上都要認識到檔案管理工作的新變化，與時俱進，積極轉變工作理念。與此同時，還要對檔案管理信息化模式進行構建，建立起具備高校特色的檔案管理數據庫，從而為高校師生提供更加優(yōu)質、全面的服務。

（二）積極應用現(xiàn)代化設備

新時期背景下，高校辦公室檔案管理工作，為了更好地適應社會發(fā)展，還需要對各種現(xiàn)代化設備與軟件進行應用，創(chuàng)建一個網絡化辦公環(huán)境。要想實現(xiàn)這一目標，要求高校能夠加大資金投入力度，例如，在對現(xiàn)代化設備進行采購時，必須要考慮其先進性和性能，以此建立起現(xiàn)代化先進的網絡系統(tǒng)，所應用的軟件必須要具有規(guī)范化和先進化特征，但要注意的是，在對這些高科技軟件進行應用時，一定要注意安全防護，避免病毒入侵，以此為檔案信息的安全性和完整性提供保。

四、結語

綜上所述，本文主要對新時期背景下高校辦公室檔案管理工作特征以及相應發(fā)展對策進行了研究?？傊咝n案與高校的健康穩(wěn)定發(fā)展息息相關，同時也會對學生的未來就業(yè)產生直接影響，在此情況下，高校辦公室必須要強化檔案管理，工作創(chuàng)新，積極轉變工作理念，使其能夠符合現(xiàn)代社會發(fā)展需求，為師生提供更加優(yōu)質全面的服務。（作者單位：廣西科技大學鹿山學院）