新媒體背景下高校檔案管理策略研究

麗麗

摘 要：在新媒體背景下，對于信息的傳送、查詢等功能提供便捷服務(wù)的同時也帶來信息安全的隱患.本文將對新媒體背景下高校檔案的管理進(jìn)行分析，主要闡述高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，并提供一些優(yōu)化策略的建議，僅供參考.

關(guān)鍵詞：新媒體;高校;檔案管理

中圖分類號：G271? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? 文章編號：1673-260X（2020）05-0091-02

現(xiàn)階段，當(dāng)代社會發(fā)展已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時代，計算機(jī)的技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在各個領(lǐng)域當(dāng)中，為人們生活、工作、學(xué)習(xí)提供了更多便利條件.在新媒體技術(shù)的背景下，高校檔案管理工作也在不斷受其影響，然而，由于各種原因在高校檔案管理工真正有效落實(shí)新媒體技術(shù)還需要不斷地探索.隨著信息技術(shù)的不斷深入，高校檔案管理工作需要與時俱進(jìn)，有效地結(jié)合新媒體技術(shù)來提高檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案管理工作在新時代的順利發(fā)展.

1 高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作效果不高

現(xiàn)階段檔案管理工作主要依賴人員來開展，因此，在對檔案日常管理過程中會存在著一定的局限性，并且處于被動的狀態(tài).尤其是對檔案需要查詢時，必須要到相關(guān)檔案管理部門進(jìn)行查看，一定程度上降低了其工作效率.隨著社會的不斷發(fā)展，高等院校對招收學(xué)生的范圍持續(xù)擴(kuò)大，就學(xué)人員不斷增多，進(jìn)而壯大了院校的規(guī)模，同時檔案數(shù)量也在大量的增長.并且增加的許多新型檔案文件，導(dǎo)致檔案管理傳統(tǒng)模式以及不能夠滿足當(dāng)代社會的發(fā)展需求，因此檔案管理工作效率有待提高.

1.2 高校檔案管理工作方式需更新

當(dāng)今時代新技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步，但在高校檔案工作管理中，工作人員依舊是采用比較傳統(tǒng)的工作方式，主要是由于工作人員并沒有深入了解新技術(shù)，因此新技術(shù)在檔案管理工作中呈現(xiàn)出專業(yè)技術(shù)不足的問題，進(jìn)而大大提高了檔案管理工作的困難程度，也就不能夠有效地適應(yīng)新時代檔案管理發(fā)展需求.所以，在新媒體背景下，需要高校檔案管理工作人員加強(qiáng)對新技術(shù)了解，并且可以做到有效掌握，為檔案工作能夠符合新時代發(fā)展需求奠定良好基礎(chǔ).

1.3 重視新媒體程度不高

在高校檔案管理工作中，由于傳統(tǒng)工作理念的影響，管理人員接受新媒體技術(shù)需要一定的時間.因此，新媒體技術(shù)在高校檔案管理工作中也就不能夠充分的利用，這樣的情況與管理人員對新媒體技術(shù)的重視程度不高有直接關(guān)系，同時高校的領(lǐng)導(dǎo)對新技術(shù)的應(yīng)用沒有給予高度關(guān)注，促使新媒體技術(shù)在高校的檔案管理工作應(yīng)用受到了一定阻礙.

2 新媒體背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

2.1 工作人員面臨專業(yè)技能的挑戰(zhàn)

新媒體技術(shù)是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展中的一項(xiàng)新技術(shù)，現(xiàn)階段新媒體技術(shù)正在逐步朝向檔案管理領(lǐng)域方向發(fā)展.在一定程度上給檔案管理工作人員帶來了工作難度，在新媒體背景下，工作人員需要掌握檔案管理工作的新技術(shù).實(shí)際工作中，具備這樣的高素質(zhì)、高水平的人才并不多，為此高校檔案管理工作若是想與時俱進(jìn)，就要不斷的引進(jìn)專業(yè)人才，必要時可以自行培養(yǎng)符合自身要求的檔案管理人員.在這樣的背景下，檔案管理工作人員不僅需要提高自身的專業(yè)水平，同時還需要不斷地學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理念，以便于更好適應(yīng)新時代的發(fā)展.

2.2 工作人員面臨的觀念挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案管理工作流程一般都是使用人工查詢，通常都是由管理人員到檔案庫房進(jìn)行查找，然后在進(jìn)行登記以后借出，在此之后還面臨著檔案是否能夠及時歸還的情況.新媒體的應(yīng)用有效緩解了高效檔案這一管理問題，充分利用微信、手機(jī)等媒體途徑，為檔案管理人員解決了管理被動的局面，同時為檔案管理人員的傳統(tǒng)理念對新理念的挑戰(zhàn).

2.3 工作人員面臨的方式挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案通常是紙質(zhì)檔案，為此進(jìn)行管理比較復(fù)雜，保存起來也具有一定的難度.而傳統(tǒng)的查詢流程也比較繁瑣，這樣的檔案管理模式不僅大量的消耗人力和時間，并且還需要檔案管理者具有更多的管理經(jīng)驗(yàn)，傳統(tǒng)管理工作量比較大、重復(fù)性的工作也比較多.然而，新技術(shù)不僅能夠使檔案管理更具有科學(xué)性，同時提供了大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，只需要通過檢索方式就能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)檔案查詢工作，有效地提高了檔案管理工作的效率以及質(zhì)量[1].

2.4 工作人員面臨的安全性挑戰(zhàn)

高校檔案管理已經(jīng)逐步趨向于信息化和數(shù)字化的管理方式，通過這種新的管理方式可以為檔案工作人員提供更多的管理便利條件，只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作，最大程度上強(qiáng)化工作效果.然而新媒體技術(shù)不僅可以為檔案工作人員提供更為便捷條件，與此同時，也會帶來一定的安全隱患問題，很有可能會導(dǎo)致信息泄露、病毒入侵以及數(shù)據(jù)丟失的問題.為此在進(jìn)行檔案管理的過程中，安全問題已經(jīng)是成為檔案管理過程中一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容.

3 高校檔案在新媒體背景下的管理對策

3.1 提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

隨著社會的不斷發(fā)展，高校在對檔案進(jìn)行管理的過程中門類以及要求也在不斷增加，工作人員的素質(zhì)是決定檔案工作效果一種因素.在新媒體背景下，要求檔案工作人員具有較高的文化水平以及專業(yè)素質(zhì)，只有對檔案知識進(jìn)行充分的掌握，才能夠有效的提高檔案管理工作效果，確保檔案管理工作的專業(yè)化.高校檔案對高校各種活動信息起到重要的承載作用，其主要源自高校中的各部門[2].在對此進(jìn)行管理過程中需要進(jìn)行溝通，為此，需要檔案工作人員具備一定的耐心及較高素質(zhì)，進(jìn)而保證檔案能夠及時地歸檔，高校檔案管理部門長期以往存在著工作人員不足的問題.因此在這一方面高校需要提高重視，適當(dāng)進(jìn)行增員，提高工作人員學(xué)習(xí)機(jī)會和接受培訓(xùn)的力度，真正解決這一問題.在進(jìn)行增員的同時應(yīng)當(dāng)保持人員的高素質(zhì)，可以對新技術(shù)進(jìn)行熟練地掌握，并且能夠明白在檔案工作中新媒體的指引作用，進(jìn)而解決檔案管理工作人員缺少新媒體技術(shù)素質(zhì)的情況.

3.2 培養(yǎng)檔案工作觀念

隨著新媒體技術(shù)日漸高漲，檔案管理的要求也越來越高，為此需要新的檔案理念，新時代互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用越來越多，電子設(shè)備被不斷應(yīng)用到人們的生活中來，同時，在高校檔案管理中新媒體的影響越來越大.在這樣的背景下，從事檔案工作人員需要更新自身對檔案工作的理念，促使工作人員的觀念能夠符合時代發(fā)展需求.實(shí)際工作中要求檔案工作人員充分了解新媒體的復(fù)雜性以及多樣性，改變傳統(tǒng)管理理念，在檔案管理中實(shí)現(xiàn)新技術(shù)、新理念的應(yīng)用[3].同時，需要工作人員具備相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)觀念，以便于在檔案管理中應(yīng)用先進(jìn)的科技設(shè)備，簡化檔案管理工作，并且還需要不斷的轉(zhuǎn)換管理思維，從而為檔案管理建設(shè)一個新的管理模式，為使用者以及管理人員提供便利的服務(wù).

3.3 掌握新的檔案管理模式

現(xiàn)在是信息時代快速發(fā)展進(jìn)步的時期，從事檔案管理工作人員，必然需要認(rèn)清在新媒體背景下檔案工作面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，在新時代的發(fā)展中，轉(zhuǎn)換檔案管理工作傳統(tǒng)工作方式以及思維模式是必然的發(fā)展趨勢，因此需要形成新的管理思路.在新媒體不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作必然需要與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相連接，需要構(gòu)建科學(xué)的檔案數(shù)據(jù)庫，以便于檔案信息被保存在數(shù)據(jù)庫里，通過關(guān)鍵詞就能夠檢索出來相關(guān)的內(nèi)容.另外還可以建立更加方便傳播檔案的方式，由于新媒體的種類比較多，比如QQ、微信、微博等，都是應(yīng)用最廣泛的軟件，工作人員可以采用這些溝通軟件進(jìn)行檔案管理觀念的宣傳工作，同時還需要積極接受各方面管理人員提供的建議以及方式，不斷創(chuàng)新管理方式，進(jìn)而使檔案管理工作更急符合當(dāng)代新媒體的發(fā)展[4].

3.4 加強(qiáng)檔案管理工作的安全性

信息時代發(fā)展對社會帶來了一定的挑戰(zhàn)，同時也帶來了許多的機(jī)遇，為社會傳遞正能量的同時也存在這諸多隱患，尤其是檔案管理工作，不僅涉及個人隱私問題，同時檔案管理工作參與人員也比較多，存在個人隱私泄露的隱患.在這種情況下，高校檔案管理工作在運(yùn)用新媒體開展時，安全問題也成了一項(xiàng)重要的管理工作.為此，需要高校針對這種已經(jīng)存在的現(xiàn)象制定更加完善保密體系，對于一些可以公開在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的檔案資料，需要進(jìn)行嚴(yán)格的審查以后方可發(fā)布，進(jìn)而保證個人隱私和國家機(jī)密不被泄露.在此期間還需要加強(qiáng)檔案安全管理力度，按照內(nèi)部對檔案密級的劃分構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理制度，并且對此進(jìn)行隨時檢查工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作能夠與檢查管理工作隨時保持一致.在內(nèi)部成立一個專門用于管理檔案安全的部門，為檔案安全管理工作提供保證[5].

互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用具有一定的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，為人們帶來便利的同時也存在著一些安全問題，現(xiàn)如今是互聯(lián)網(wǎng)普及的時代，如何充分利用互聯(lián)網(wǎng)的同時還能夠有效保證檔案信息資源不被泄露，已經(jīng)成為高校檔案管理部門探究的問題.由于檔案工作本身性質(zhì)就具備保密性、隱私性的特點(diǎn)，為此在工作中安全問題是急需解決的一個問題，因此檔案信息資料在存儲、查閱、傳送的過程中都需要提高安全的防范意識.在對檔案信息上傳的過程中，需要經(jīng)過一系列審核、鑒別合格以后才可以進(jìn)行上傳，在查詢環(huán)節(jié)需要對查詢?nèi)藛T的具體信息進(jìn)行鑒別，避免在查詢環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題.為此在新媒體背景下，檔案管理過程可以運(yùn)用以下方式提高安全防護(hù)功能，可以采用增設(shè)安全操作系統(tǒng)、使用系數(shù)安全較高的動態(tài)口令、權(quán)限限制、重要信息隱藏，防火墻等措施，通過這樣的方式能夠有效地提高檔案管理安全性，進(jìn)而起到保護(hù)國家利益的作用.

4 結(jié)論

綜上所述，高校在開展檔案管理中，相關(guān)工作人員需要轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)管理理念充分運(yùn)用新知識、新技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，利用新媒體的特點(diǎn)結(jié)合實(shí)際情況推動檔案管理工作在新媒體背景下能順利開展.新媒體的使用可以為人們提供更加快速、準(zhǔn)確的信息，能夠有效的促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展進(jìn)步，充分運(yùn)用新媒體技術(shù)，可以使檔案管理工作更具人性化發(fā)展.同時也演變出來了新的檔案管理觀念以及更加快捷的服務(wù)平臺，為高校檔案管理事業(yè)提供發(fā)展的臺階.

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參考文獻(xiàn)：

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