檔案“數(shù)字化”管理模式的透視與構(gòu)建

王輝

摘 要 云計(jì)算、大數(shù)據(jù)已成為新時(shí)代的主題。大數(shù)據(jù)技術(shù)既有挑戰(zhàn)又有實(shí)踐創(chuàng)新的機(jī)遇，對(duì)檔案管理工作有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞 數(shù)字化 管理模式 透視 構(gòu)建

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，民政檔案管理工作發(fā)生了一系列變化，其中包括理論和構(gòu)建方面，如云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)發(fā)展等。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案管理機(jī)構(gòu)職能，保證檔案管理工作高效運(yùn)行。

1大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案信息管理存在的問(wèn)題

將信息數(shù)據(jù)收集、整理、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)整合為結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)資源，是大數(shù)據(jù)技術(shù)的一大優(yōu)勢(shì)，對(duì)信息化檔案管理開(kāi)啟強(qiáng)大的推動(dòng)作用。然而，審視當(dāng)前的檔案管理，仍存在信息資源不全、管理方式落后、服務(wù)價(jià)值缺失等問(wèn)題。

（1）檔案信息資源不全。要實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)信息數(shù)據(jù)資源的價(jià)值創(chuàng)造，就必須把實(shí)施層面產(chǎn)生的大量原始文字、圖表、聲像等不同載體信息和實(shí)物進(jìn)行保存，才能發(fā)揮大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，使得在日常檔案管理工作中的過(guò)程軌跡與紙質(zhì)文字描述的實(shí)況已經(jīng)不能單純用某一類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行描述。比如，在民政領(lǐng)域的救助工作，如果僅將救助的入戶(hù)調(diào)查、公示等進(jìn)行歸檔，顯然無(wú)法涵蓋整個(gè)救助活動(dòng)，嚴(yán)重破壞檔案信息的完整性和持續(xù)性，直接影響對(duì)檔案信息價(jià)值的挖掘和利用。

（2）檔案管理方式落后。在信息時(shí)代，檔案資源開(kāi)始由傳統(tǒng)的“有紙化”形式向“無(wú)紙化”轉(zhuǎn)化。審視當(dāng)前的檔案管理方式，檔案載體仍然以紙質(zhì)為主。在開(kāi)啟信息化管理模式之后，以電子檔案代替紙質(zhì)檔案的管理方式已經(jīng)是不可逆轉(zhuǎn)的潮流。同時(shí)，單純的紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，對(duì)檔案的整理、編目和檢索都只能通過(guò)單一的手工形式來(lái)展開(kāi)，表現(xiàn)出易出錯(cuò)、易損壞的弊端，傳統(tǒng)檔案管理方式在大數(shù)據(jù)時(shí)代已顯露諸多弊端。

（3）檔案服務(wù)價(jià)值缺失。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，檔案管理者的角色只是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的裝訂和編目。然而，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理者的角色將實(shí)現(xiàn)由“檔案歸類(lèi)者”向“信息專(zhuān)家”的轉(zhuǎn)變，尤其是在龐大的檔案信息中，根據(jù)使用者的檔案價(jià)值需求，快速地挖掘出有用檔案信息。目前，在檔案管理工作中，仍然存在“重藏輕用”的問(wèn)題，檔案一旦入庫(kù)，便永久塵封，忽視了檔案信息的價(jià)值發(fā)揮。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理的必要性

（1）大數(shù)據(jù)檔案管理是日常工作的需求。當(dāng)前民政已開(kāi)啟“先行救助”模式，這對(duì)檔案管理工作提出更高的要求，需要審批部門(mén)提前做好信息的填報(bào)工作，將救助信息通過(guò)救助平臺(tái)網(wǎng)上推送審批，以提升救助工作的時(shí)效性。因此，大數(shù)據(jù)管理檔案是救助工作發(fā)展的需求，通過(guò)大數(shù)據(jù)、云服務(wù)能夠更好為公眾服務(wù)，以達(dá)到大數(shù)據(jù)檔案管理的目標(biāo)。

（2）電子檔案管理對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，電子檔案的應(yīng)用越來(lái)越多，如果不能做好云儲(chǔ)存、云服務(wù)，將會(huì)影響到檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展步伐。以往檔案管理中，管理人員對(duì)電子檔案信息的錄入工作重視不夠，給檔案工作帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，它具有更大的利用價(jià)值，能夠提升電子檔案信息的利用率。

（3）檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份服務(wù)的需求。隨著檔案信息化管理模式的出現(xiàn)，電子檔案的數(shù)量越來(lái)越大，如果不對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)與備份，將會(huì)影響到檔案管理的質(zhì)量，也無(wú)法滿(mǎn)足日常查詢(xún)需求。而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，則可為檔案管理建立更大的數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)對(duì)相關(guān)行為數(shù)據(jù)的分析來(lái)不斷優(yōu)化內(nèi)部存儲(chǔ)，提升檔案的應(yīng)用效率，從而推動(dòng)檔案管理的有序開(kāi)展。

3大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字化管理的構(gòu)建途徑

（1）轉(zhuǎn)變儲(chǔ)存方式，建構(gòu)“數(shù)字化”檔案資源。在信息化時(shí)代，以“非數(shù)字”化形式來(lái)儲(chǔ)存檔案材料已經(jīng)無(wú)法符合時(shí)代發(fā)展的要求，不僅對(duì)儲(chǔ)存空間形成較大挑戰(zhàn)，也不利于數(shù)據(jù)信息的完整保存。對(duì)此，必須做好對(duì)紙質(zhì)材料、照片、視頻等進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息保存的“存量數(shù)字化”。

（2）科學(xué)劃分整理，“數(shù)據(jù)”與“數(shù)字”緊密相連。在進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用時(shí)，檔案管理應(yīng)該做好自身數(shù)字化建設(shè)，形成“數(shù)字化”儲(chǔ)存庫(kù)，為調(diào)閱和查詢(xún)提供更加便利的檔案服務(wù)，從而達(dá)到檔案管理工作目標(biāo)。在存儲(chǔ)數(shù)字基礎(chǔ)信息時(shí)，需要不斷完善檔案資源體系，打破傳統(tǒng)整理歸檔方式，對(duì)不同檔案進(jìn)行類(lèi)型劃分，將復(fù)雜結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)字系統(tǒng)來(lái)整理，以提升檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)水平。

（3）加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析，實(shí)現(xiàn)部門(mén)數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)共享。大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的最終目標(biāo)是更好滿(mǎn)足服務(wù)的需求。因此，檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)佐證材料查詢(xún)行為的數(shù)據(jù)分析，利用這些數(shù)據(jù)來(lái)制定符合查詢(xún)要求的檔案管理服務(wù)，以提升佐證材料的真實(shí)性、公正性。尤其是開(kāi)展應(yīng)急“救急難”工作，救助對(duì)象第一時(shí)間通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行部門(mén)間網(wǎng)上報(bào)送資料，完成“一站式”申請(qǐng)、審核、審批，便捷、高效的實(shí)施救助。

（4）建立數(shù)字模型，提升檔案智能檢索能力。做好智能化檢索設(shè)計(jì)工作，立檔致用，編繪數(shù)字檢索，將不同檔案分類(lèi)化管理，縮短檢索時(shí)間。例如，為能快速查找到低保救助享受人的檔案，可按照“年度—鄉(xiāng)鎮(zhèn)—村（居）—戶(hù)檔案”四部分設(shè)置11位“數(shù)字檢索編碼”：年度（前4位）+鄉(xiāng)鎮(zhèn)（5-6位）+村居（7-8位）+享受人編號(hào)（9-11位）。城鎮(zhèn)低保享受人王某瑩的家庭檔案編號(hào)“20200416154”就是由審批年度（2020）+下洼鎮(zhèn)編號(hào)（04）+口琴村編號(hào)（16）+戶(hù)主王某瑩家庭檔案編號(hào)（154）組成。

在查詢(xún)時(shí)，在低保檔案電子管理平臺(tái)內(nèi)獲取享受人的檔案檢索編碼，30秒內(nèi)在檔案密集架上鎖定享受人的檔案，查閱流程完整、快捷，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理高效利用價(jià)值。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，實(shí)現(xiàn)民政檔案信息“變廢為寶”的華麗轉(zhuǎn)身，為檔案管理帶來(lái)了一種全新的理念和方法，對(duì)檔案管理提出更高的要求，管理人員應(yīng)堅(jiān)持問(wèn)題意識(shí)和需求導(dǎo)向，使檔案信息在大數(shù)據(jù)技術(shù)下得到有效的開(kāi)發(fā)和利用。