淺析辦公室文書檔案管理工作

趙雅博

【摘要】辦公室文書檔案是每一個(gè)單位檔案管理工作中的重中之重。辦公室文書檔案的收集、分類、歸檔和管理都是極其重要的。本文就辦公室文書檔案管理工作展開淺顯的論述，分析文書檔案管理的重要性和存在問題，并提出相對可行的改進(jìn)策略。

【關(guān)鍵詞】辦公室;文書檔案;檔案管理;重要性;問題;策略

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，單位對辦公室文書檔案的管理工作相當(dāng)重視，文書檔案的收集、整理與歸檔，不能隨便找一個(gè)工作人員去管理，而是需要專業(yè)的檔案管理工作人員來從事這份匯集技術(shù)性與服務(wù)性為一體的工作，保證文書檔案的完整性與安全性，不斷提高文書檔案管理的質(zhì)量，最大限度提高單位工作人員的工作效率。

一、辦公室文書檔案管理的重要性

辦公室是一個(gè)單位的重要組成部分，對于辦公室文書檔案的管理，單位領(lǐng)導(dǎo)要給予重視。文書檔案的收集、整理、分類、歸檔、利用等這些都是檔案管理過程中的必要環(huán)節(jié)，如何更好地利用文書檔案的優(yōu)勢，并且發(fā)揮文書檔案的作用，讓文書檔案為單位的中心工作服務(wù)，這是管理好辦公室文書檔案的主要原因。當(dāng)然，做好辦公室文書檔案管理工作，是為了更好的發(fā)揮文書檔案的作用，從而為單位更好地發(fā)展作貢獻(xiàn)。因此辦公室文書檔案管理的重要性可見一斑。

二、辦公室文書檔案管理存在的問題

（一）缺少規(guī)范的文書檔案管理制度。由于缺乏規(guī)范的文書檔案管理制度，很多事業(yè)單位的文書檔案放置在行政辦公室的檔案室里，但是，一般情況下行政辦公室的工作人員工作任務(wù)過于繁重，根本沒有時(shí)間將其他文書檔案進(jìn)行整理、分類并歸檔。而且，有些辦公室人員沒有及時(shí)將用完的文件進(jìn)行歸檔，有時(shí)甚至?xí)?dǎo)致文件的丟失。因此，為了提高辦公室文書檔案管理的效率，單位領(lǐng)導(dǎo)要不斷規(guī)范文書檔案管理制度，讓單位的檔案管理工作人員都重視對文書檔案的管理工作，并不斷提高文書檔案的利用率，讓單位的文書檔案管理跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理的規(guī)范化。

（二）檔案管理人員缺乏管理意識(shí)。某些單位的文書檔案管理人員并非專業(yè)人士，所以，他們?nèi)狈σ欢ǖ墓芾斫?jīng)驗(yàn)和管理意識(shí)。在文書檔案管理的過程中，他們只重視對紅頭文件的管理和歸檔，在整理其他文書檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)疏漏，對于沒有編號(hào)的文件，他們也沒有進(jìn)行記錄和整理，甚至有些工作人員會(huì)忽略一般性的文件資料，致使部分文件的真?zhèn)涡圆幻?，從而?yán)重影響了其他文件的歸檔工作。因此，為了提高辦公室文書檔案管理工作的質(zhì)量，要不斷加強(qiáng)辦公室文書檔案管理人員的管理意識(shí)和工作責(zé)任心，從而在一定程度上保證檔案管理工作順利進(jìn)行。

三、做好辦公室文書檔案管理的措施

辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，對提高辦公室人員的工作效率有著決定性的作用。因此，為了有效地提高辦公室文書檔案管理的質(zhì)量，我們首先應(yīng)該建立健全辦公室文書檔案管理工作機(jī)制，不斷規(guī)范辦公室文書檔案管理體制，從根本上提高文書檔案管理水平。其次，運(yùn)用信息技術(shù)，提高文書檔案管理的真實(shí)性和安全性。最后，應(yīng)該提高辦公室文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)一步做好辦公室文書檔案管理工作。

（一）建立健全辦公室檔案管理機(jī)制。辦公室文書檔案的有效管理，對于提高單位人員的工作效率有著直接的影響。因此，單位的領(lǐng)導(dǎo)要對辦公室文書檔案管理工作給予重視，在該項(xiàng)工作中投入更多的精力，并建立健全辦公室文書檔案管理機(jī)制，貫徹辦公室文書檔案管理制度，并且將其落到實(shí)處，在單位人員的不斷努力下，提高辦公室文書檔案管理水平。在豐富辦公室文書檔案管理機(jī)制過程中，首先要做的便是對原有的文書檔案管理機(jī)制做出分析，找出其中所存在弊端，以及其中是否有不合理的地方，此過程中可以成立專門的調(diào)查小組，由調(diào)查小組來負(fù)責(zé)到基層調(diào)查現(xiàn)行文書檔案管理工作問題，隨后做好工作記錄，在調(diào)查工作完畢之后，需要將調(diào)查結(jié)果上報(bào)，之后經(jīng)過大會(huì)討論，探討研究改正現(xiàn)行文書檔案管理機(jī)制存在問題的措施。在此期間，要做到全面且細(xì)致，同時(shí)保證全新的文書檔案管理機(jī)制可以涵蓋到文書檔案管理工作中的各個(gè)方面，從而補(bǔ)足文書檔案管理工作中的弊端，確保文書檔案管理工作可以順利完成。

（二）把信息技術(shù)運(yùn)用在文書檔案管理工作中去。隨著科技的日新月異，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于辦公室文書檔案管理領(lǐng)域。在信息化環(huán)境下，文書的整理、分類與歸檔，都將在信息化影響下變得更加規(guī)范，當(dāng)然，在文書歸檔的同時(shí)，也需著重考慮前期的文書處理工作和后期的歸檔工作，這對于資源的共享是極其有利的。因此，通過計(jì)算機(jī)對辦公室文書檔案進(jìn)行管理，能有效地實(shí)現(xiàn)文書處理與檔案管理的效率，還能提高檔案管理工作的安全性。通過將信息技術(shù)與文書檔案管理兩者之間相互融合，可以有效提升文書檔案管理工作的效率，在此期間，要求工作人員同時(shí)掌握辦公室文書檔案管理技術(shù)以及信息技術(shù)兩個(gè)方面，并且可以將兩者充分融合，這樣便可以實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化管理，同時(shí)也令信息技術(shù)的應(yīng)用得到普及。在進(jìn)行檔案存放期間，首先需要將文書檔案信息錄入計(jì)算機(jī)中，隨后按照分類將文書檔案進(jìn)行保存。若是后續(xù)需要調(diào)取文書檔案，不需要像之前那般查找，只需要通過計(jì)算機(jī)，將文書檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中，就可以在短時(shí)間內(nèi)獲取文書檔案的詳細(xì)信息。因此，要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的一體化，需要將信息技術(shù)以及文書檔案管理工作兩者之間相互融合。

（三）提高辦公室文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。在選拔辦公室文書檔案管理工作人員時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格要求，設(shè)定全方位、多層次的考核制度，盡量選拔具備檔案管理知識(shí)的專業(yè)人員，并且還要具備一定的管理能力，有較高的檔案管理意識(shí)和工作責(zé)任心，并能認(rèn)真做好自己分內(nèi)的工作。當(dāng)然，單位也要加強(qiáng)對檔案管理人員綜合素質(zhì)的考評，進(jìn)一步做好辦公室檔案管理工作。定期開展辦公室文書檔案管理工作人員培訓(xùn)大會(huì)，并且要求單位的文書檔案管理工作人員加入其中，在培訓(xùn)大會(huì)上面對工作人員的專業(yè)技能進(jìn)行培養(yǎng)，補(bǔ)足工作人員的知識(shí)盲點(diǎn)，同時(shí)在培訓(xùn)大會(huì)上，定期拋出一些案例以供工作人員進(jìn)行分析，提升文書檔案管理工作人員在工作中的專業(yè)技能。這樣可以令文書檔案管理工作人員掌握更多的理論知識(shí)，同時(shí)在后續(xù)的工作中發(fā)現(xiàn)理論與實(shí)踐之間的差異性，并且通過自己的努力更好地平衡兩者之間的差異性。為了強(qiáng)化培訓(xùn)大會(huì)的培訓(xùn)效果，可以針對大會(huì)的內(nèi)容來定制相應(yīng)的考核內(nèi)容，對于考核成績比較突出的工作人員，可以給予其一定程度的獎(jiǎng)勵(lì)，例如：現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)、大會(huì)表揚(yáng)、增加年終獎(jiǎng)等;針對考核成績不合格的工作人員，需要給予一定的懲罰措施，例如：罰金、罰勞動(dòng)等。同時(shí)，要責(zé)令考核成績不合格的工作人員停止其本身工作，待到其考核成績合格之后才能恢復(fù)工作。通過這種方式，可以有效提升辦公室文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。

四、結(jié)束語

總而言之，辦公室文書檔案管理工作是單位管理工作中的重要環(huán)節(jié)。因此，辦公室工作人員要意識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，并且采取一定的措施，不斷提高辦公室文書檔案管理水平，使得文書檔案管理工作不斷規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為單位的建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

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