現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)探究

陳亞芳

【摘要】檔案是記錄和反映原始信息的重要載體，其管理具有較強的機要性、專業(yè)性和服務(wù)性，是現(xiàn)代企業(yè)今后開展查核與校驗工作的憑證、參考，規(guī)范化要求較高。鑒于此，本文以新昌縣新明實業(yè)有限公司為對象，根據(jù)實際情況探究加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施，希望有助于提高檔案管理技術(shù)水平，保證工作質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代企業(yè);新明實業(yè);檔案管理;數(shù)字化

國家檔案局在新世紀(jì)初期頒布《全國企業(yè)檔案信息化建設(shè)實施綱要》，企業(yè)紛紛以此為指導(dǎo)增加對檔案管理的資金、人力、設(shè)備等投入，使得檔案信息化管理成為熱點，而檔案管理數(shù)字化已經(jīng)是現(xiàn)代企業(yè)加快推進檔案信息化管理的必然選擇。但是新昌縣新明實業(yè)有限公司（以下簡稱新明實業(yè)）在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中逐漸暴露一些問題，主要體現(xiàn)在數(shù)字化加工落后、檔案數(shù)據(jù)庫不完善、檔案信息共享程度不大、無法保證檔案信息安全等方面，制約檔案信息化管理進程，急需改進和強化。

一、新明實業(yè)概況

新明實業(yè)目前擁有電力工程總承包三級資質(zhì)，輸變電工程專業(yè)承包三級和物業(yè)管理三級資質(zhì)，擁有承裝修試電力生產(chǎn)許可證和安全生產(chǎn)許可證。新明實業(yè)設(shè)置了綜合管理、經(jīng)營管理、安全質(zhì)量、變電工程、線路工程、成套物資、后期服務(wù)7個部門，共165名員工，總體學(xué)歷層次與專業(yè)技能層次參差不齊;其業(yè)務(wù)也相對繁雜，涉及到110千伏以下送、變、配電工程設(shè)計、施工、安裝、調(diào)試，電氣儀表、儀器的檢測服務(wù)，電力技術(shù)咨詢，電力項目開發(fā)，倉庫管理服務(wù)，農(nóng)業(yè)開發(fā)，展覽展示服務(wù)，市場營銷策劃等等;公司工程業(yè)績較好，保質(zhì)保量完成財務(wù)指標(biāo)，發(fā)展前景良好。這一系列情況都表明新明實業(yè)的檔案資料數(shù)量多、類型多、載體多，不管是人事檔案、業(yè)務(wù)檔案還是財務(wù)會計檔案，其管理難度都較大，急需加快推進檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

二、新明實業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施建議

（一）落實檔案數(shù)字化加工工作。首先，新明實業(yè)根據(jù)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工原則，結(jié)合自身情況科學(xué)確定檔案管理數(shù)字化建設(shè)的范圍。雖然從理論層面看，把所有室藏檔案進行數(shù)字化加工是最徹底的建設(shè)方案，對檔案使用者而言也最理想，但是沒必要這樣做，應(yīng)對庫存檔案進行大規(guī)模的鑒定，那些已經(jīng)沒有保存價值的檔案應(yīng)予以銷毀，省時省力，避免浪費公司不必要的資源。其次，對本單位有特色的檔案進行數(shù)字化歸檔。例如可以先把公司珍貴的老照片、公司歷史資料、業(yè)績表和一些常用的合同、協(xié)議等進行數(shù)字化歸檔，對那些重要的但已經(jīng)破損的、受污染的、紙質(zhì)發(fā)黃變脆的檔案原件要盡快修復(fù)搶救，進行數(shù)字掃描，逐步建立起公司檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。再次，使用數(shù)碼相機、掃描儀和音視頻采集等設(shè)備對重要的室藏紙質(zhì)檔案、照片等進行掃描，拍攝實物檔案，采集錄音錄像檔案，把它們轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息存儲在光盤、磁盤等載體上;針對掃描的圖像實施加工處理。例如有偏斜的圖像要進行糾偏，達到視覺上感覺不偏斜的效果;如果圖像的方向不正確應(yīng)旋轉(zhuǎn)還原，使其適應(yīng)人的閱讀習(xí)慣;分區(qū)掃描大幅面檔案后會形成多幅圖像，要實施拼接處理，將其合并成完整的圖像，確保檔案數(shù)字化圖像完整;如果影像圖像有雜質(zhì)就要及時去污，藍圖要消藍，并合理裁切掃描的圖像，去除多余部分，盡可能縮小圖像文件的大小，達到節(jié)省內(nèi)存的目的;調(diào)整色度與亮度等，優(yōu)化圖像效果;掃描檔案原件之后要識別其漢字，提高數(shù)字檔案信息的錄入效率。

（二）建立健全企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，檔案數(shù)據(jù)庫占據(jù)核心地位，完善建立新明實業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫需要把握兩方面內(nèi)容：一方面，建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，這關(guān)系到新明實業(yè)的檔案檢索利用和專題目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)要根據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范把檔案著錄信息進行編目，并將其導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，用計算機進行管理、統(tǒng)計和檢索;按照新明實業(yè)的檔案工作制度和日常檔案分類管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理系統(tǒng)建立文書檔案、數(shù)字化圖紙、電力工程前期檔案等目錄數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)檔案特性細分每一個數(shù)據(jù)庫，建立多個數(shù)據(jù)庫表。為保證檔案使用者可以充分檢索內(nèi)容，提高檔案查全率，應(yīng)根據(jù)國家三級目錄表格要求重新修改每一個目錄表的編目，詳細設(shè)置字段的類型和長度、排序規(guī)則、檔號規(guī)則等，再關(guān)聯(lián)三級目錄，包括項目級、案卷級和案卷級、目錄級，進一步提升檢索檔案的準(zhǔn)確性。另一方面，建立新明實業(yè)檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，其作用在于把公司的各種新信息統(tǒng)計起來進行整理，并利用電腦與網(wǎng)絡(luò)進行保存、傳輸，在檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫中收集檔案信息。該數(shù)據(jù)庫有助于管理人員信息，區(qū)分陳舊檔案、最新檔案，為提取有用檔案信息提供便利，同時對公司檔案人員產(chǎn)生促進作用，使其有充足的時間整理各種檔案信息，將其準(zhǔn)確分類存儲到各個檔案庫之中。

（三）打造檔案信息化共享平臺。新明實業(yè)在實現(xiàn)電子文件全文檢索和檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上應(yīng)建立網(wǎng)上信息資源共享平臺。例如連接公司的檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等，形成完善的信息系統(tǒng)，促使各部門共享資源，獲得更多檔案信息、成果，提升檔案信息使用率。在檔案得到數(shù)字化處理之后，檔案人員就可提供網(wǎng)上查詢服務(wù)，在公司網(wǎng)站上構(gòu)建檔案主頁，并把檔案數(shù)據(jù)和信息傳上去，方便相關(guān)用戶查詢業(yè)績、人事信息等，或者檢索全文，滿足信息使用需求。公司也可在檔案主頁設(shè)立多個主題，實現(xiàn)對檔案數(shù)字資源的整理與匯編，例如對公司的大事記、年鑒、歷年員工合影、公司面貌、公司發(fā)展歷程等專題資料進行匯編，再上傳到網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息共享利用。

（四）保證數(shù)字檔案信息的安全性。現(xiàn)代企業(yè)的檔案工作務(wù)必要兼顧安全與保密的原則，而新明實業(yè)在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中使檔案利用變得更便捷、開放，檔案信息安全控制難度也就更大，要求檔案人員落實鑒定開放電子檔案的工作，處理好檔案信息的利用和保密之間的關(guān)系，在保護公司商業(yè)秘密和《檔案法》允許的范圍里共享檔案信息資源。具體而言，檔案人員應(yīng)先針對檔案管理系統(tǒng)建立操作權(quán)限、設(shè)置電子文件操作的自動啟動日志，有權(quán)限的人才能打開隱秘保存的檔案。在該過程中要注意限制數(shù)據(jù)權(quán)，同時控制檔案分類和每一條檔案記錄及每一個字段的權(quán)限。同時，把安全系統(tǒng)建設(shè)落到實處，促進對技術(shù)防范手段的使用，配置視頻監(jiān)控、自動滅火設(shè)備、紅外報警等安全防護設(shè)施和計算機監(jiān)測系統(tǒng)、電磁防護設(shè)備等信息安全軟件與設(shè)備，保證實體檔案數(shù)字化加工設(shè)備、檔案信息等的安全性。此外，在檔案信息利用平臺上實現(xiàn)不同權(quán)限的設(shè)置，授權(quán)等級大致包括：不能瀏覽公司電子檔案、查看檔案記錄;可以查看檔案記錄，但不能瀏覽電子檔案;可以瀏覽電子檔案，只是不能下載檔案信息;可以瀏覽并下載檔案信息，但是要限定下載的次數(shù);可以瀏覽電子檔案，不限定下載次數(shù)。針對其他的身份鑒別，公司可使用電子簽章和口令、密鑰等技術(shù)，在檢索檔案信息方面進行身份識別，確保公司檔案的使用者根據(jù)權(quán)限嚴(yán)格分級使用檔案信息，從技術(shù)上禁止使用者隨意進入檔案管理系統(tǒng)修改檔案信息，或者不經(jīng)過批準(zhǔn)就查閱權(quán)限以外的檔案，提高檔案信息使用的安全性，保護新明實業(yè)的商業(yè)秘密。

三、結(jié)語

總而言之，在信息化發(fā)展時代，新明實業(yè)作為一個現(xiàn)代企業(yè)，在日常的經(jīng)營與管理中務(wù)必要認識到檔案的重要價值，把檔案數(shù)字化加工落到實處，同時完善檔案數(shù)據(jù)庫，促進檔案資源的共享，有效保護數(shù)字檔案信息的安全與秘密，從而提高公司的檔案管理質(zhì)量，為公司的發(fā)展和進步提供可靠支撐。

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