檔案管理中電子檔案管理建議

耿哲

【摘要】在現(xiàn)階段的電子檔案管理中，由于一些現(xiàn)實問題的存在，使電子檔案管理工作的質(zhì)量和效率難以提升，給檔案管理工作的科學化發(fā)展帶來了嚴重的不利影響。本文對檔案管理中電子檔案管理的意義進行分析，提出現(xiàn)階段電子檔案管理存在的問題，并提出優(yōu)化建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;電子檔案管理;建議

在新時代高度發(fā)展的電子信息技術(shù)影響下，檔案管理工作發(fā)生了巨大改變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向著以信息化為基礎(chǔ)的電子檔案管理方向發(fā)展，不僅大大提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，也使傳統(tǒng)檔案管理中紙質(zhì)檔案保護工作困難情況得以改善。但是由于我國電子檔案管理事業(yè)處于起步階段，在電子檔案管理中存在著一些現(xiàn)實問題，給電子檔案管理工作的發(fā)展帶來了不利影響。

一、電子檔案管理的意義和發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理作為行業(yè)發(fā)展中重要的工作組成部分，在新時代信息技術(shù)體系高度發(fā)展的背景下，檔案管理工作的模式也發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向著電子檔案管理模式發(fā)展。相比較于傳統(tǒng)檔案管理工作中的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理是檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要體現(xiàn)，其意義主要體現(xiàn)在兩個方面：首先，電子檔案管理效率更高。電子檔案管理是計算機和數(shù)字信息技術(shù)為核心的，通過電子化檔案儲存，在需要時，通過檔案信息檢索，能夠快速將所需檔案調(diào)取出來，大大提升檔案管理工作的效率。其次，電子檔案管理的時效更長。傳統(tǒng)檔案管理過程中，由于紙質(zhì)檔案本身的易損性，在風化以及環(huán)境腐蝕的影響下，檔案的清晰程度會逐漸下降，再加上紙張變色的影響，導致檔案的儲存時間較短。而電子檔案管理則能夠避免這一問題，通過電子信息模板，能夠在計算機系統(tǒng)中長久儲存。

隨著新時期數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作中電子檔案管理逐漸實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的替代，并且受到了業(yè)界人士的廣泛認可。在現(xiàn)代檔案管理工作中，電子檔案管理功能愈加完善，除了基礎(chǔ)的檔案管理外，逐漸衍生出檔案分類、匯總等功能，并且在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)應(yīng)用中，還實現(xiàn)了平臺中檔案的分析，為行業(yè)檔案管理工作開展提供了現(xiàn)代技術(shù)支持。并且電子檔案管理中檔案的傳遞也更加便捷，通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸能夠?qū)n案快速傳遞給另一方，大大提升了檔案傳輸速度。

二、電子檔案管理中存在的問題

雖然現(xiàn)階段行業(yè)檔案管理工作中電子檔案管理的應(yīng)用愈加廣泛，但也使電子檔案管理中一些現(xiàn)實問題暴露出來，給檔案管理工作帶來了嚴重的不利影響?，F(xiàn)階段電子檔案管理中存在的問題主要體現(xiàn)在以下四個方面：

（一）電子檔案管理人員的綜合能力有待強化。電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計算機應(yīng)用能力、信息化辦公能力等等。而在現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計算機設(shè)備的操作能力都有所不足，這就造成了現(xiàn)階段電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以發(fā)揮，給檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了不利影響。

（二）電子檔案管理設(shè)備有待更新。電子檔案管理中，檔案調(diào)取速度、儲存速度以及檔案分析速度的主要影響因素就是電子檔案管理的設(shè)備，而現(xiàn)階段部分行業(yè)的電子檔案管理中，存在設(shè)備老化情況嚴重、硬件設(shè)備質(zhì)量不足和軟件系統(tǒng)搭載速度不足的現(xiàn)實問題，因此造成電子檔案管理的優(yōu)勢難以體現(xiàn)。陳舊的電子設(shè)備容易在檔案管理過程中出現(xiàn)死機的情況，造成檔案數(shù)據(jù)丟失，給檔案管理工作的開展帶來嚴重的不利影響。

（三）電子檔案管理中大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)不足。電子檔案管理的重要功能屬性之一就是通過大數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的永久儲存以及對檔案數(shù)據(jù)的全面分析，便于行業(yè)進行檔案對比，以實現(xiàn)行業(yè)的最優(yōu)化選擇。而在現(xiàn)階段電子檔案管理中，還存在著檔案大數(shù)據(jù)平臺構(gòu)建不足的現(xiàn)實問題，不僅使電子檔案保存面臨著硬件設(shè)備損壞而發(fā)生檔案數(shù)據(jù)信息丟失的威脅，也使電子檔案管理中檔案信息分析能力無法發(fā)揮，沒有辦法實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的對比，因此給檔案管理工作的發(fā)展帶來了嚴重的不利影響。

（四）電子檔案管理中安全防護機制有待完善。電子檔案管理作為依托于現(xiàn)代電子信息技術(shù)的新型檔案管理模式，雖然大幅提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使檔案管理功能更加完善，但與此同時，也面臨互聯(lián)網(wǎng)信息安全問題的威脅，因此落實安全防護機制有著重要意義。而現(xiàn)階段的電子檔案管理中，安全防護機制的建設(shè)還有待完善，使電子數(shù)據(jù)檔案面臨著信息泄漏的威脅，給行業(yè)發(fā)展埋下了安全隱患。

三、電子檔案管理工作的優(yōu)化建議

針對現(xiàn)階段電子檔案管理中存在的上述問題，筆者立足在電子檔案管理工作優(yōu)化的基礎(chǔ)上，對現(xiàn)階段行業(yè)的電子檔案管理工作提出了如下建議，以推動我國檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展與進步，提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（一）落實培訓計劃，強化電子檔案管理人員的綜合能力。管理人員作為電子檔案管理工作效率和質(zhì)量基礎(chǔ)影響因素，在電子檔案管理中，首要的任務(wù)就是建立培訓計劃，通過高質(zhì)量的培訓工作落實，對電子檔案管理人員的綜合能力進行全面提升，例如信息化管理能力以及計算機設(shè)備操作能力等，為電子檔案管理工作的開展奠定高質(zhì)量的人員基礎(chǔ)，推動電子檔案管理工作的落實。

（二）更新電子設(shè)備，保證硬件系統(tǒng)的質(zhì)量。在電子檔案管理中，重要的管理工具就是現(xiàn)代電子設(shè)備以及其硬件設(shè)施，電子設(shè)備和硬件系統(tǒng)的質(zhì)量也決定了電子檔案管理的整體質(zhì)量。因此，在電子檔案管理工作開展時，要對電子設(shè)備進行革新，保證電子設(shè)備及其硬件系統(tǒng)能夠滿足電子檔案管理的需求，保證軟件系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運行，避免因為軟件系統(tǒng)搭載問題造成檔案數(shù)據(jù)的損失，影響電子檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）建立檔案大數(shù)據(jù)平臺，保證電子檔案管理的功能得以完全發(fā)揮。大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)是現(xiàn)代電子檔案管理的重要特征體現(xiàn)，是電子檔案管理功能完全發(fā)揮的保障。在電子檔案管理中，要建立完善的大數(shù)據(jù)平臺，對檔案數(shù)據(jù)信息進行平臺數(shù)據(jù)的云端儲存，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長久保存。同時，也能夠通過大數(shù)據(jù)平臺對數(shù)據(jù)檔案進行篩選對比，為行業(yè)決策的落實提供數(shù)據(jù)分析保障，推動檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）落實安全防護機制，避免檔案數(shù)據(jù)信息的泄漏。大數(shù)據(jù)時代，信息數(shù)據(jù)的重要性不言而喻，一旦發(fā)生檔案數(shù)據(jù)信息泄漏的情況，不僅會給行業(yè)發(fā)展帶來麻煩，甚至還會給行業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失。因此在電子檔案管理中，必須建立安全防護機制，對檔案數(shù)據(jù)信息進行加密保存，避免出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)泄漏的情況。并建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)防火墻，避免不法分子通過網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)竊取的方式，將檔案信息數(shù)據(jù)盜走，給行業(yè)發(fā)展帶來隱患。

四、結(jié)束語

在數(shù)字信息技術(shù)高度發(fā)展的時代背景下，電子檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然途徑，在電子檔案管理過程中，必須落實培訓機制，強化管理人員的綜合能力，為電子檔案管理工作的高效開展提供保障，推動檔案管理工作的開展。

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