高職高專(zhuān)干部人事檔案管理存在的問(wèn)題及制度完善與模式探索

楊澤睿

摘 要：我國(guó)高職高專(zhuān)干部人事檔案管理工作發(fā)展晚，起步低，隨著高職高專(zhuān)人事制度改革的深入，對(duì)干部人事檔案管理工作也提出了更高的要求。本文通過(guò)分析高職高專(zhuān)干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題，提出要從制度完善和工作模式創(chuàng)新上加強(qiáng)和改進(jìn)高職高專(zhuān)干部人事檔案管理工作，以實(shí)現(xiàn)對(duì)高職高專(zhuān)教職工干部人事檔案的科學(xué)、高效管理。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;高職高專(zhuān);改革

近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)技能人才的需求不斷增長(zhǎng)，這極大推動(dòng)了高等職業(yè)教育的發(fā)展，各地大量興辦高等職業(yè)學(xué)校和高等專(zhuān)科學(xué)校，截至2019年，全國(guó)共有高職高專(zhuān)院校1423所。高職高專(zhuān)院校的增加，也帶來(lái)了高職高專(zhuān)院校教師規(guī)模的擴(kuò)大。由于發(fā)展晚、起步低以及人事管理制度、理念落后等原因，隨著高職高專(zhuān)人事制度改革的推進(jìn)，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作已不能適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)實(shí)。高職高專(zhuān)干部人事檔案管理必須加快制度完善和工作模式創(chuàng)新，不斷提高干部人事檔案工作規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化水平，從而更好地推動(dòng)高職高專(zhuān)人事制度改革。

一、高職高專(zhuān)干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

為落實(shí)“從嚴(yán)治黨”的要求，以保證高等院校干部隊(duì)伍的先進(jìn)性和純潔性， 2014年以來(lái)，中組部在全國(guó)部署開(kāi)展了干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作。高職高專(zhuān)干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作雖已基本完成，集中解決了檔案中存在的問(wèn)題，同時(shí)也暴露出高職高專(zhuān)干部人事檔案管理工作仍落后于高校人事管理工作發(fā)展和人事制度改革的需要。

1.管理理念和模式落后

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)不引人注目但意義重大的工作。近些年，高職高專(zhuān)干部人事檔案管理工作人員對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)雖有所提高，但管理理念仍停留在做好收集、歸檔、立卷、入庫(kù)和日常查檔工作即可，檔案鑒別、編排、查閱仍以手工方式為主，對(duì)于如何發(fā)揮檔案材料的作用以及如何科學(xué)專(zhuān)業(yè)管理好檔案未做深入思考。高職高專(zhuān)干部人事檔案管理工作并未引起足夠的重視，干部人事檔案管理工作人員多為兼職人員，多未有檔案專(zhuān)業(yè)、人力資源管理專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)背景，中級(jí)以上檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才稀缺，且檔案人才隊(duì)伍建設(shè)和培養(yǎng)都比較滯后。

根據(jù)《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》，與教職工相關(guān)的檔案材料共有正、副本十類(lèi)，這十類(lèi)材料既能體現(xiàn)教職工的成長(zhǎng)經(jīng)歷，又能全方位地體現(xiàn)教職工的個(gè)人風(fēng)貌，所以入檔檔案材料必須真實(shí)客觀(guān)。但這十類(lèi)檔案材料來(lái)源渠道分散，收集周期長(zhǎng)，這需要干部人事檔案工作人員具備充足的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。然而現(xiàn)實(shí)是檔案收集工作被動(dòng)，由于歸檔不及時(shí)、歸檔時(shí)審核不嚴(yán)，人為導(dǎo)致檔案材料在歸檔中被篡改、是檔案材料記載前后不一致，甚至原始材料遺失。且因工作繁瑣、人手不足，案卷質(zhì)量并不高，不便于查閱和使用。

2.完整性缺失及真實(shí)性受到挑戰(zhàn)

高職高專(zhuān)多由中職、中專(zhuān)合并建立，由于對(duì)人事檔案管理工作重視不夠、檔案管理人員未經(jīng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、收集整理不及時(shí)等原因，在干部人事檔案轉(zhuǎn)接過(guò)程中造成了部分檔案及檔案原始材料的遺失，這意味著教職工部分甚至全部人事信息的消失，這對(duì)失檔人造成了嚴(yán)重后果。

針對(duì)高職高專(zhuān)干部人事檔案管理主要依據(jù)《檔案法》、《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等政策法規(guī)，然而這些政策法規(guī)中并未提及高職高專(zhuān)干部人事檔案管理的具體細(xì)則，并未形成高職高專(zhuān)干部人事檔案管理的有效監(jiān)督機(jī)制。同時(shí)，很多高職高專(zhuān)干部人事檔案制度不健全，抑或是制度執(zhí)行不到位。所以由于違法成本低，高職高專(zhuān)干部人事檔案管理一直難以有效遏制造假行為，檔案的真實(shí)性受到挑戰(zhàn)，這給學(xué)?？茖W(xué)選拔、使用、管理人才留下隱患。

3.檔案利用率和服務(wù)程度不高

在高職高專(zhuān)干部人事檔案日常管理工作中，每年會(huì)產(chǎn)生大量考核表、工資表、培訓(xùn)進(jìn)修表、職稱(chēng)晉升材料、干部考察材料，往往是剛把材料整理歸檔，新的材料又送來(lái)，所以相較于提供檔案服務(wù)，干部人事檔案管理部門(mén)更傾向于干部人事檔案的收集、鑒別和整理歸檔，因此干部人事檔案管理還沒(méi)有和學(xué)校人力資源管理更好地結(jié)合起來(lái)，導(dǎo)致干部人事檔案的作用沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。

高職高專(zhuān)教職工與機(jī)關(guān)干部不同，不能簡(jiǎn)單生搬硬套機(jī)關(guān)干部人事檔案的要求，而是在做好規(guī)定動(dòng)作的基礎(chǔ)上，還應(yīng)展現(xiàn)教職工的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平及成果。但就目前來(lái)看，多數(shù)高職高專(zhuān)干部人事檔案多是反映基本人事信息，甚至很多學(xué)校干部考察材料千篇一律，難以客觀(guān)全方位體現(xiàn)一個(gè)教職工的“全貌”，能夠?yàn)閷W(xué)校培養(yǎng)、選拔、使用干部提供決策參考的信息更是少之又少。

4.大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)新的挑戰(zhàn)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，一直蒙著神秘面紗的干部人事檔案及其管理工作迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。為響應(yīng)信息化建設(shè)的號(hào)召，越來(lái)越多的高職高專(zhuān)紛紛加快干部人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，而干部人事檔案數(shù)字化外包是實(shí)現(xiàn)信息化最快捷的途徑。同時(shí)，在干部人事檔案數(shù)字化的過(guò)程中，很多學(xué)校并沒(méi)有把檔案信息與人力資源管理有機(jī)融合，導(dǎo)致花費(fèi)巨大數(shù)字檔案信息成為信息孤島。

二、高職高專(zhuān)干部人事檔案管理制度完善

在依法治國(guó)、依法行政和干部人事制度改革的大背景下，依法加強(qiáng)干部人事檔案管理對(duì)高職高專(zhuān)人事制度發(fā)展、高職高專(zhuān)選拔人才和任用干部具有重大意義。

1.完善干部人事檔案管理政策法規(guī)

干部人事檔案相對(duì)人擁有對(duì)個(gè)人檔案的知情權(quán)、隱私權(quán)、救濟(jì)權(quán)等一系列權(quán)利?，F(xiàn)行的干部人事檔案管理仍延續(xù)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理模式，絕對(duì)不允許個(gè)人查閱和持有個(gè)人檔案。這種封閉的管理模式一方面損害了公民的知情權(quán)，檔案實(shí)體不能對(duì)個(gè)人開(kāi)放，但公民對(duì)公民自身信息和與自身利益相關(guān)聯(lián)的重大事項(xiàng)享有知情的權(quán)利，檔案信息是應(yīng)該向公眾個(gè)人開(kāi)放的;另一方面當(dāng)檔案材料被管理人員人為遺失或篡改，干部人事檔案的真實(shí)性得不到公眾的有效監(jiān)督，會(huì)大大降低檔案內(nèi)容的使用價(jià)值，也會(huì)損害公民的救濟(jì)權(quán)。

因此面對(duì)新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題，立法機(jī)關(guān)應(yīng)在廣泛調(diào)研、征求意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，修正完善干部人事檔案已有的政策法規(guī)，在充分發(fā)揮干部人事檔案社會(huì)服務(wù)功能的同時(shí)，嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)機(jī)制，保障檔案相對(duì)人的知情權(quán)、隱私權(quán)、救濟(jì)權(quán)不受侵害。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的新挑戰(zhàn)，立法機(jī)關(guān)還應(yīng)結(jié)合實(shí)際，將現(xiàn)代化的理念納入立法考量，填補(bǔ)干部人事檔案的政策法律監(jiān)管空白，在推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，權(quán)衡公民知情權(quán)和隱私權(quán)中的平衡，提高干部人事檔案的利用率。

2.完善干部人事檔案管理工作機(jī)制

高職高專(zhuān)要重視制度建設(shè)，在推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)中建立健全學(xué)校干部人事檔案管理制度，對(duì)干部人事檔案接收、鑒別、保管、查閱、監(jiān)督、問(wèn)責(zé)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行明確規(guī)定，做到有章可循，按制度、按程序辦事，提高法制化、規(guī)范化工作水平。建立干部人事檔案管理人員準(zhǔn)入和培養(yǎng)培訓(xùn)制度，提高專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化服務(wù)水平。干部人事檔案管理部門(mén)要在保障檔案實(shí)體和檔案信息安全的前提下，構(gòu)建服務(wù)型的工作管理機(jī)制，建立干部人事檔案“重在開(kāi)發(fā)利用、重在服務(wù)教職工”的管理理念，深入開(kāi)發(fā)人才信息資源，為學(xué)校識(shí)才、用才提供決策參考。

三、高職高專(zhuān)干部人事檔案管理模式探索

結(jié)合高職高專(zhuān)教職工的特點(diǎn)，干部人事檔案管理部門(mén)要扎實(shí)做好檔案基礎(chǔ)工作，創(chuàng)新管理模式，充分發(fā)揮干部人事檔案管理在高職高專(zhuān)干部培養(yǎng)中的作用。

1.確保信息準(zhǔn)確，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)化建設(shè)

一本完整的檔案要能充分展現(xiàn)一個(gè)教職工的全貌，除常規(guī)考核表、工資表等材料外，干部人事檔案管理部門(mén)要擴(kuò)大檔案材料收集范圍，及時(shí)收集能夠反映教職工教學(xué)水平、科研水平、成果貢獻(xiàn)等方面的材料，減少空洞、隨意、主觀(guān)的評(píng)價(jià)材料的收集。

2.挖掘檔案價(jià)值，延伸服務(wù)深度

高職高專(zhuān)在推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)中，要充分挖掘檔案價(jià)值，延伸檔案服務(wù)深度。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工編排、查閱方式，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等硬軟件設(shè)備，建立全校教職工電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及共享系統(tǒng)，一方面打通校內(nèi)各數(shù)據(jù)平臺(tái)端口，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)人員數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一及信息共享;另一方面給組織人事部門(mén)及教職工部分開(kāi)放查詢(xún)權(quán)限，更便捷地為檔案信息利用者服務(wù)，充分發(fā)揮干部人事檔案的公共服務(wù)功能。

高職高專(zhuān)人事制度改革的推進(jìn)及大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨都給高職高專(zhuān)干部人事檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)和更高要求，高職高專(zhuān)在干部人事檔案管理工作中要積極改革，適應(yīng)變化，充分發(fā)揮干部人事檔案的公開(kāi)性、服務(wù)型，更好地為教職工服務(wù)，更好地為學(xué)校用人決策服務(wù)。

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（作者單位：遵義醫(yī)藥高等專(zhuān)科學(xué)校）

作者簡(jiǎn)介：楊澤睿（1991-），女，漢族，助理館員，在職研究生，研究方向：干部人事檔案管理。