檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

摘 要：息化技術(shù)融入到檔案管理工作中，在提升其工作質(zhì)量的同時，使檔案管理建設(shè)得到有效強化。本文對檔案信息化建設(shè)與檔案管理進行研究，分析當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)所存在的不足，并總結(jié)出完善管理制度、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全制度、強化專業(yè)技能、提升職業(yè)素養(yǎng)以及增強安全性能五項管理強化措施，希望本文能夠為廣大檔案管理人員在日常工作中提供有效幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);檔案管理;強化管理

在檔案管理工作中開展信息化建設(shè)，其不僅使檔案內(nèi)容以信息化形式呈現(xiàn)于上，而且還有效與經(jīng)濟、文化、政治等信息進行融合，使檔案管理工作的成效在原有基礎(chǔ)之上做進一步提升，同時還能夠使檔案管理工作的運行效率得到有效提高。除此之外，在檔案信息化建設(shè)與檔案管理進行同步發(fā)展的過程中，工作人員還可以將檔案管理工作的作用發(fā)揮至最大化，為檔案管理事業(yè)的良好發(fā)展提供助力。

一、理信息化建設(shè)所存在的不足

針對當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)所存在的問題，主要呈現(xiàn)于三個層面：首先，制度問題。制度是社會上任何一項工作順利開展的基礎(chǔ)，同時也是其重要保障，而在當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)中，普遍存在管理制度不完善或網(wǎng)絡(luò)安全管理制度不健全的問題。該問題的出現(xiàn)，不僅使該工作在某些情況下，處于“無制可依，無度可循”的狀態(tài)，而且還不利于檔案管理事業(yè)的發(fā)展。其次，人員問題。工作不認真、不規(guī)范、專業(yè)能力不強等問題，皆屬于人員問題的范疇，而該問題也是影響檔案管理信息化建設(shè)的重要原因之一，其不僅使檔案管理工作的總體質(zhì)量與成效下降，同時還嚴重影響檔案管理事業(yè)的發(fā)展，所以管理者應(yīng)當(dāng)對該問題給予一定的重視。最后，技術(shù)問題。由于檔案管理信息化建設(shè)是一項較為新穎的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工作，所以該工作對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求也較高，而當(dāng)前大多數(shù)檔案信息化系統(tǒng)中普遍運用傳統(tǒng)防火墻防御技術(shù)，在無法保障其安全性能的同時，還為檔案信息造成一定的安全威脅，針對目前存在的網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客攻擊等情況，便恰恰凸顯出網(wǎng)絡(luò)安全問題和互聯(lián)網(wǎng)防御技術(shù)的重要性，因此管理者應(yīng)當(dāng)對該問題實施關(guān)注。

二、信息化建設(shè)與檔案管理的有效措施

1.管理制度。任何一項工作皆離不開相應(yīng)的管理制度，檔案管理工作也是如此。所以想要實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的共同有效強化，管理者應(yīng)先對制度給予完善，進而從根本上問題使該工作得到有效強化，以此為檔案管理事業(yè)的未來發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。在這一問題中，相關(guān)管理人員應(yīng)根據(jù)當(dāng)前實際工作情況，并結(jié)合未來工作發(fā)展規(guī)劃，在工作中不斷總結(jié)制度的不完善之處，在原有管理制度上給予完善，或從新建立新制度，在制度問題上實現(xiàn)加強管理，以此達到工作強化的效果。

以某企業(yè)的《辦公室檔案管理制度》為例。該制度中不僅對檔案歸檔環(huán)節(jié)實施規(guī)范，而且還對保密工作給予規(guī)定，以此體現(xiàn)出該制度所具有的整體性和全面性。主要內(nèi)容有：1.辦公室辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，包括政府辦文件、黨委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務(wù)會議紀要等文件材料及證書、牌匾等實物檔案，均屬歸檔范圍。2.辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期。凡對辦公室有長遠保存利用價值的檔案列為永久，對在一定時間范圍內(nèi)有利用價值的檔案列為長期和短期。3.嚴格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度，加強管理，防止丟失、泄密。4.查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，否則不準摘抄、復(fù)印。5.需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。

2.網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。由于檔案管理信息化建設(shè)工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之間存在直接關(guān)系，所以管理者應(yīng)以保障信息化系統(tǒng)正常運行為主要目標(biāo)，針對網(wǎng)絡(luò)信息安全問題構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，從制度上對網(wǎng)絡(luò)安全問題給予規(guī)范，并通過該制度的落實，讓相關(guān)工作人員對網(wǎng)絡(luò)安全問題的重要性有一個全新認識。針對當(dāng)前流行于網(wǎng)絡(luò)上的病毒和黑客攻擊等情況，管理者應(yīng)強化單位內(nèi)部人員管理，減少人為問題造成的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，并在制度內(nèi)容中實施規(guī)范，以此體現(xiàn)出該制度所具有的實用性和有效性。

以某單位的《信息網(wǎng)絡(luò)安全管理制度》為例，該制度中不僅對計算機使用管理實施規(guī)范，而且還對病毒防范工作給予規(guī)定，使該制度具有一定的全面性和可行性。主要內(nèi)容有：1.使用計算機必須經(jīng)過培訓(xùn)學(xué)習(xí)后方可上崗。開啟、關(guān)閉計算機應(yīng)按照正確步驟進行，嚴禁直接人為的非法關(guān)機。主機和鍵盤不要放置水杯等盛滿液體的容器。2.信息網(wǎng)絡(luò)管理負責(zé)計算機病毒防范工作，并及時升級病毒和殺毒引擎，定期進行病毒檢測。3.電腦操作員在工作中發(fā)現(xiàn)計算機有被病毒感染的跡象或因計算機病毒引起的計算機信息系統(tǒng)癱瘓、程序和數(shù)據(jù)嚴重破壞等重大事故時，應(yīng)及時向系統(tǒng)管理員報告，并保護現(xiàn)場。4.所有辦公電腦都必須安裝全省統(tǒng)一的趨勢防病毒軟件，任何人不得以任何理由關(guān)閉或刪除系統(tǒng)內(nèi)的病毒防火墻，以免電腦系統(tǒng)感染病毒，影響網(wǎng)絡(luò)安全和日常工作。

3.檔案管理人員信息化專業(yè)技能。檔案信息化建設(shè)的開展，使檔案管理工作出現(xiàn)新的變革，這不僅是對傳統(tǒng)工作模式的革新，而且也是檔案管理人員的全新挑戰(zhàn)，工作者應(yīng)不斷強化自身信息化專業(yè)技能，在滿足當(dāng)前實際工作需求的同時，還要為檔案信息化建設(shè)的未來發(fā)展提供助力，進而從人員問題上實現(xiàn)檔案管理工作的強化。在這一問題中，管理者可通過以下幾種方式對工作人員實施培養(yǎng)：

開展內(nèi)容培訓(xùn)學(xué)習(xí)。邀請信息化專業(yè)人士到單位內(nèi)，為檔案管理工作者開展相關(guān)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，以此實現(xiàn)管理人員專業(yè)技能的強化。在此過程中，管理者需要對整個培訓(xùn)過程實施全程監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)工作者專業(yè)技能的不足之處，并開展針對性再教育，使檔案管理人員的專業(yè)技能水平得到全面性提升，以此體現(xiàn)出該次培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動的有效性。

鼓勵自行提升專業(yè)技能。根據(jù)當(dāng)前檔案管理人員實際專業(yè)技能水平，并結(jié)合檔案信息化建設(shè)事業(yè)的未來發(fā)展需求，制定員工自學(xué)激勵制度，積極鼓勵各管理人員通過自學(xué)的方式，提升其專業(yè)技能水平。在制度內(nèi)容中，規(guī)定出相應(yīng)獎勵，激發(fā)廣大管理者的主動參與性，并通過開展定期考核的措施，檢查其自學(xué)成果，對專業(yè)技能明顯提升者，按照規(guī)定給予相應(yīng)獎勵，促進人才隊伍建設(shè)，為各類人才不斷涌現(xiàn)和充分發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)，打造一支有理想、有文化、有紀律的工作團隊。

4.檔案管理人員職業(yè)綜合素養(yǎng)。職業(yè)素養(yǎng)是任何一項工作順利開展的重要基礎(chǔ)，而在當(dāng)前檔案管理工作中，管理者卻將該問題給予忽略，不僅使檔案管理人員的工作質(zhì)量無法達到預(yù)期成效，而且還嚴重影響到其工作氛圍，對該項工作的未來發(fā)展造成不利影響。而針對這一問題，管理者可通過以下幾種方式開展工作：

開展思想政治教育工作。在此環(huán)節(jié)中，黨建工作者應(yīng)積極發(fā)揮其作用和價值，針對當(dāng)前檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)情況，定期開展思想政治宣傳活動，為其傳達最新的思想方針，讓其認識到職業(yè)素養(yǎng)對其自身未來發(fā)展的重要性和關(guān)鍵性，并為其樹立良好、正確的人生觀、價值觀、社會觀和責(zé)任觀，以此實現(xiàn)檔案信息建設(shè)工作的有效強化。

以某單位《員工職業(yè)素養(yǎng)規(guī)范》為例。該制度中對職業(yè)素養(yǎng)里的工作態(tài)度、職業(yè)操守等因素進行詳細規(guī)定，讓職工對職業(yè)素養(yǎng)有了更為明確的認識。主要內(nèi)容有：1.工作態(tài)度，工作積極主動、敏銳、任勞任怨，有競爭意識，但不干預(yù)他人的工作。2.職業(yè)操守，維護單位整體利益，所有員工都不應(yīng)從事?lián)p個人或公司名譽和利益的活動，敢于批評和制止有損于公司形象、利益和員工團結(jié)的言行。

5.網(wǎng)絡(luò)信息化安全性能

針對當(dāng)前部分檔案信息化建設(shè)工作所使用的傳統(tǒng)防火墻防御技術(shù)，該技術(shù)僅側(cè)重于被動防御，若出現(xiàn)新型網(wǎng)絡(luò)病毒，則無法對其實施有效防御，而黑客也可以針對防火墻所存在的防御漏洞，開展針對性攻擊，直接對檔案信息造成極其嚴重的安全威脅。采用新型防火墻技術(shù)，在原有的被動防御基礎(chǔ)之上做進一步提升，該技術(shù)可主動對自身進行漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)安全漏洞，第一時間自行下載補丁并實施修補，而且還可根據(jù)當(dāng)前新型網(wǎng)絡(luò)病毒的特征，自動進行防御系統(tǒng)更新，使其防御效果得到提升。因此，管理者可通過采用新型防火墻技術(shù)的措施，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化安全性能的有效強化。

三、結(jié)語

綜上所述，在面對當(dāng)前檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作所存在的問題時，工作人員需要不斷總結(jié)實際情況和未來發(fā)展需求，首先在制度問題上給予規(guī)范，其次在人員問題上實施強化，最后在技術(shù)問題上進行增強，使檔案管理信息化建設(shè)工作的總體質(zhì)量與成效得到進一步提升，其不僅能夠更好的為其他各項工作的順利開展提供數(shù)據(jù)信息保障，而且還能最大限度的體現(xiàn)出檔案管理工作的重要價值。

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（作者單位：中北大學(xué)信息商務(wù)學(xué)院）

作者簡介：杜娟（1988-），女，漢，山西，本科。

基金項目：本文系中北大學(xué)信息商務(wù)學(xué)院階段性研究成果