企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)方案

羅富敬

摘 要：建設(shè)方案是企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)工作開展之前的計(jì)劃，是后期實(shí)施的藍(lán)圖和規(guī)劃。充分而詳盡的建設(shè)方案，可以有效指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行、能明確項(xiàng)目目標(biāo)與要求、便于與項(xiàng)目相關(guān)人員的溝通，達(dá)成共識(shí)，對(duì)于企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)項(xiàng)目有效實(shí)施的指導(dǎo)作用有重要的意義。企業(yè)應(yīng)設(shè)計(jì)科學(xué)規(guī)范、符合自身實(shí)際的具體實(shí)施方案，主要包括建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)步驟和具體實(shí)施細(xì)節(jié)等方面。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;企業(yè)數(shù)字檔案室;建設(shè)方案

一、總體目標(biāo)

實(shí)現(xiàn)室藏檔案數(shù)字化管理，建立面向全體員工和相關(guān)單位（建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、行政主管部門）的室藏檔案信息服務(wù)體系，并形成網(wǎng)上電子文件收集、歸檔、管理、利用、定位、編研、統(tǒng)計(jì)、展覽等功能，基本實(shí)現(xiàn)各部門、各分院、各項(xiàng)目的應(yīng)歸檔電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)移交進(jìn)室，建立健全相關(guān)數(shù)字檔案管理室相關(guān)制度，建立網(wǎng)上數(shù)字檔案室，進(jìn)一步提高檔案管理水平。

二、具體目標(biāo)

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)目標(biāo)。配備符合數(shù)字檔案室運(yùn)行需求的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備，引進(jìn)必要的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和軟件，使數(shù)字檔案室有效運(yùn)行。

2.數(shù)字檔案資源建設(shè)目標(biāo)。按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)完成增量檔案數(shù)字化工作，確保電子檔案的及時(shí)性和完整性。有步驟的開展電子文件的接收工作，并做好電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性鑒定。

3.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)。升級(jí)改造檔案管理系統(tǒng)，達(dá)到數(shù)字檔案室建設(shè)要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)整合和資源共享，促進(jìn)檔案服務(wù)精準(zhǔn)有效。

4.檔案信息開發(fā)利用目標(biāo)。充分發(fā)掘我院60多年建院歷史中沉睡的檔案資源，讓其中蘊(yùn)含的數(shù)據(jù)和技術(shù)能提煉出來(lái)，主動(dòng)給設(shè)計(jì)人員和管理層，適應(yīng)新時(shí)代設(shè)計(jì)檔案新的利用需求。

5.制度規(guī)范建設(shè)目標(biāo)。按照數(shù)字檔案室建設(shè)的要求建立健全業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過(guò)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)、完善法規(guī)制度、強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)，保證數(shù)字檔案室建設(shè)的順利開展。

6.安全保密體系建設(shè)目標(biāo)。結(jié)合數(shù)字檔案室建設(shè)完善相關(guān)的規(guī)章制度，建立數(shù)字檔案的安全保管和備份制度，做好涉密數(shù)字檔案的管理，筑牢檔案安全防線和保密底線。

三、建設(shè)內(nèi)容

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。（1）機(jī)房建設(shè)。在我院現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)機(jī)房的基礎(chǔ)上，對(duì)照國(guó)家檔案局?jǐn)?shù)字檔案室的要求，通過(guò)改造網(wǎng)絡(luò)、添置新設(shè)備的方式，建設(shè)數(shù)字檔案室運(yùn)行要求的機(jī)房。（2）網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。我院使用的是內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，內(nèi)外、外網(wǎng)分開，數(shù)字檔案系統(tǒng)放在內(nèi)網(wǎng)上，不在外網(wǎng)公開。擁有我院OA賬號(hào)的職工，可以通過(guò)VPN接入，通過(guò)OA進(jìn)入我院數(shù)字檔案系統(tǒng)。但隨著數(shù)字檔案室中30多萬(wàn)條歷史數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入、電子檔案逐步實(shí)現(xiàn)在線歸檔，電子檔案利用試也逐漸被利用人員接受，檔案管理工作大多是基于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的要求很高。要求我院必段升級(jí)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)，滿足電子文件收集、歸檔和電子檔案管理、利用需要。（3）硬件設(shè)備。數(shù)字檔案系統(tǒng)是一個(gè)專門的、專業(yè)的系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)的保密性、服務(wù)器的高效穩(wěn)定性要求很高，需要配置一個(gè)單獨(dú)的服務(wù)器。同時(shí)，考慮到數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)需要，還需配備穩(wěn)定與適當(dāng)冗余的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份設(shè)備。（4）基礎(chǔ)軟件。數(shù)字檔案室所有的檔案都可以全文檢索，甚至還能實(shí)現(xiàn)單份檔案內(nèi)的全文檢索，這就需要配備相應(yīng)的軟件或工具，例如全文檢索工具、光學(xué)字符識(shí)別軟件等。

2.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)符合《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》的要求，具備電子檔案收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、利用、系統(tǒng)管理以及傳統(tǒng)載體檔案輔助管理等功能。

3.數(shù)字檔案資源建設(shè)。首先把室藏檔案全部數(shù)字化，這是數(shù)字檔案室資源建設(shè)最重要的工作。在全部檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，建立健全各類檔案元數(shù)據(jù)，檢查已有電子檔案質(zhì)量，做好主營(yíng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案系統(tǒng)的對(duì)接。

我院安全鑒定、評(píng)價(jià)等業(yè)務(wù)的專題工程可以匯總形成安全鑒定專題數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，依托現(xiàn)有數(shù)字資源，可建立工程技術(shù)指標(biāo)庫(kù)、工程獲獎(jiǎng)信息庫(kù)、BIM模型數(shù)據(jù)庫(kù)、測(cè)繪數(shù)據(jù)庫(kù)等工程類專題數(shù)據(jù)庫(kù)或機(jī)構(gòu)沿革、黨代會(huì)、職代會(huì)等會(huì)議類專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，也可以建立如抗擊非典、新冠肺炎等過(guò)程資料的突發(fā)事件檔案專題庫(kù)、

4.制度規(guī)范建設(shè)。雖然我院近年來(lái)不斷地完善各類規(guī)章制度，也修訂了一批規(guī)章制度。但數(shù)字檔案室管理方式、管理模式和工作重心都已改變，需要根據(jù)數(shù)字檔案室的具體內(nèi)容制定和完善相應(yīng)的規(guī)章制度。包括建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案室過(guò)程中需要的元數(shù)據(jù)規(guī)范、利用權(quán)限規(guī)范、文件材料歸檔范圍與保管期限表等。

5.安全保密體系建設(shè)。數(shù)字檔案室在建設(shè)和后期的運(yùn)行、維護(hù)過(guò)程中，都要遵守國(guó)家的保密法規(guī)，配備相應(yīng)的安全保密設(shè)備。我院各類檔案除了是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)重要的歷史記錄外，很多檔案還是我院的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，在檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限方面要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的討論;檔案數(shù)據(jù)的接收、移交、銷毀、備份等管理規(guī)范也需要逐一完善。

6.經(jīng)費(fèi)與人才保障。企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)成功與否離不開強(qiáng)大的人才隊(duì)伍，有檔案人員、信息技術(shù)人員、安全保密人員的參與，項(xiàng)目才能順利完成。同時(shí)，經(jīng)費(fèi)的保障與落實(shí)，是項(xiàng)目軟硬件配置是否到位的關(guān)鍵。

四、建設(shè)步驟

1.實(shí)地調(diào)研與方案制定階段。到國(guó)家檔案局公布的第一批數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)單位調(diào)研或到檔案信息化發(fā)展較好的單位調(diào)研，學(xué)習(xí)數(shù)字檔案室建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)及需求，制定切實(shí)可行的數(shù)字檔案室建設(shè)方案。

2.電子檔案管理系統(tǒng)升級(jí)改造階段。對(duì)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)電子文件采集、電子文件管理、元數(shù)據(jù)管理、工程檔案遠(yuǎn)程歸檔、照片檔案管理、聲像檔案管理、電子文件位置管理、電子檔案統(tǒng)計(jì)、銷毀等功能，開發(fā)移動(dòng)終端查檔系統(tǒng)，突破時(shí)間、地域的限制，真正實(shí)現(xiàn)檔案查詢的“隨時(shí)隨地”服務(wù)。

3.數(shù)字檔案信息資源補(bǔ)充階段。制定符合要求的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和制度，安排專人負(fù)責(zé)存量檔案數(shù)字化工作。加強(qiáng)接收電子文件的管理工作，歸檔電子文件按照電子文件整理規(guī)范要求分項(xiàng)目、階段、文件類型整理，填寫檔號(hào)標(biāo)識(shí)、載體標(biāo)簽和歸檔電子文件登記表。

4.制度規(guī)范建設(shè)和安全保密體系建設(shè)階段。在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，根據(jù)我院實(shí)際情況完善相關(guān)制度和規(guī)定。包括各種過(guò)程性制度和基于數(shù)字檔案室的電子檔案收、管、存、用等制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。這個(gè)階段將貫穿數(shù)字檔案室建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中。

5.檔案信息開發(fā)利用階段。利用數(shù)字化檔案信息資源和接收的電子文件，深度挖掘檔案信息資源，進(jìn)行二次開發(fā)，提供多樣化的成果輔助生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。這個(gè)階段也將貫穿數(shù)字檔案室建設(shè)的整個(gè)過(guò)程。

五、實(shí)施過(guò)程

1.成立機(jī)構(gòu)。以文件形式成立“企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和項(xiàng)目小組”。

2.學(xué)習(xí)考察。學(xué)習(xí)借鑒第一批數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)單位和其他單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，具備實(shí)施能力的技術(shù)支撐單位或公司也在考察的范圍內(nèi)。

3.項(xiàng)目立項(xiàng)。立項(xiàng)包括在本單位、本系統(tǒng)、本地區(qū)立項(xiàng)，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況和研究深度，可以在一個(gè)或多個(gè)地方立項(xiàng)。項(xiàng)目立項(xiàng)前，可請(qǐng)教行業(yè)內(nèi)的專家，對(duì)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告或建設(shè)方案進(jìn)行論證評(píng)審。

4.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)完善與規(guī)范化。電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同，工作方式逐漸由線下轉(zhuǎn)移到線上，工作模式也逐漸由紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡p軌制直至單軌制管理。在此過(guò)程中，檔案人員崗位設(shè)置、工作習(xí)慣、工作表單、工作流程都會(huì)發(fā)生改變。數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中要逐步梳理完善各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，使其科學(xué)化、規(guī)范化。

5.制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定。包括制度規(guī)范建設(shè)和安全保密體系建設(shè)。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況制定數(shù)字檔案室相關(guān)制度和規(guī)定。

6.硬件設(shè)備配備。全面檢視我院現(xiàn)有硬件設(shè)備，根據(jù)未來(lái)3至5年檔案數(shù)據(jù)增長(zhǎng)情況、系統(tǒng)使用人數(shù)、安全保密需要、系統(tǒng)部署方式等配置。

7.電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)施。開發(fā)或采購(gòu)檔案信息系統(tǒng)。根據(jù)國(guó)家檔案局印發(fā)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，對(duì)照企業(yè)存在的問(wèn)題，完善檔案系統(tǒng)開發(fā)。

8.傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化實(shí)施。完善數(shù)字檔案信息資源，將已數(shù)字化的存量檔案數(shù)字化成果檢查備份，安排專人負(fù)責(zé)增量檔案數(shù)字化工作和接收電子文件的管理工作。

9.檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。加強(qiáng)和創(chuàng)新檔案工作。結(jié)合企業(yè)電子圖采集系統(tǒng)、工程地質(zhì)勘察數(shù)字采集系統(tǒng)、三維設(shè)計(jì)系統(tǒng)探索電子檔案歸檔方式，規(guī)范數(shù)碼照片檔案管理。

10.電子文件歸檔實(shí)施。我院主營(yíng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)是CDMS文檔協(xié)同系統(tǒng)，數(shù)字檔案系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中要考慮和CDMS系統(tǒng)的對(duì)接，直接實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線歸檔。

11.中期檢查。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)上線并經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的試用和完善后，即對(duì)照企業(yè)檔案室建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行過(guò)程性檢查。通過(guò)檢查查漏補(bǔ)缺。

12.項(xiàng)目驗(yàn)收。完成所有數(shù)字檔案室建設(shè)子模塊，準(zhǔn)備好驗(yàn)收材料后，可向國(guó)家檔案局提出申請(qǐng)，組織項(xiàng)目驗(yàn)收。

13.項(xiàng)目運(yùn)維。主要包括：建立數(shù)字檔案館（室）運(yùn)維工作的組織機(jī)構(gòu)，確定專人負(fù)責(zé)運(yùn)維。運(yùn)維采用外包模式，由數(shù)字檔案系統(tǒng)開發(fā)單位負(fù)責(zé)，運(yùn)維費(fèi)用在采購(gòu)時(shí)要一并考慮。

參考文獻(xiàn)：

[1]企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南[S].

[2]吳小競(jìng).機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)研究[J].山西檔案，2018

（作者單位：廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院檔案管理中心）