“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新分析

熊家瑛

摘 要：本文論述了互聯(lián)網(wǎng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的提升作用，并從醫(yī)院實(shí)際工作入手，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)模式下，醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新方法進(jìn)行了探討，旨在促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作緊跟時(shí)代潮流，正確的為醫(yī)院發(fā)展而服務(wù)。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);醫(yī)院;檔案管理

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展使各行各業(yè)的工作模式都發(fā)生了巨大改變，醫(yī)院檔案管理工作也在影響范圍之內(nèi)。明確互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案管理工作的作用與方式，可促使檔案管理人員在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境影響下，順暢開展工作，提升工作效率。

一、互聯(lián)網(wǎng)模式下檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.檔案整理效率的提升

傳統(tǒng)模式下全部由人工開展的檔案管理工作，由專門人員進(jìn)行信息的收集、整理、裝訂成為檔案。此流程需要大量的人力工作，同時(shí)為保證檔案整理的正確性，常需進(jìn)行二次校對(duì)，耗費(fèi)了大量的人力物力?；ヂ?lián)網(wǎng)模式下的檔案管理，將各科室的工作信息直接作為檔案的原始數(shù)據(jù)，避免了信息采集與交接的流程，優(yōu)化了檔案管理的工作程序。同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)模式下的檔案整理，大量工作由機(jī)器進(jìn)行，相較于人工整理擁有更快的速度與更高的準(zhǔn)確度，檔案校對(duì)流程也僅集中在錄入進(jìn)程，提升了檔案管理的效率。

2.檔案收集全面性的提升

傳統(tǒng)模式下的檔案整理，受人力及物力的限制，僅能對(duì)各科室的重要文件進(jìn)行保存，在后續(xù)資料調(diào)用的進(jìn)程中常會(huì)出現(xiàn)部分文件缺失的現(xiàn)象。互聯(lián)網(wǎng)模式下的檔案整理可以將各個(gè)科室的工作流程信息全部統(tǒng)一保存，有效提升了檔案收集的全面性，確保檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值。

3.檔案調(diào)用的便捷

傳統(tǒng)模式下的檔案整理工作在后續(xù)資料調(diào)用的進(jìn)程中常需要進(jìn)行大量的目錄查詢與文件找尋，進(jìn)程復(fù)雜且緩慢。由于計(jì)算機(jī)擁有比人類更高的調(diào)用速度，互聯(lián)網(wǎng)模式下的檔案整理工作在后續(xù)調(diào)用的進(jìn)程中只需在文件庫中對(duì)關(guān)鍵字與時(shí)間進(jìn)行搜索便可以精準(zhǔn)鎖定檔案，同時(shí)資料的調(diào)取不必像傳統(tǒng)模式中的期限歸還，省去檔案管理人員大量的日常記錄工作。

4.人員與空間的精簡

傳統(tǒng)檔案管理工作中需要對(duì)大量的紙質(zhì)文件進(jìn)行整理與保存，醫(yī)院往往需準(zhǔn)備大量的空間與人手保證檔案工作的順暢進(jìn)行。而互聯(lián)網(wǎng)模式下的檔案管理工作，將紙質(zhì)文件變?yōu)閿?shù)據(jù)文件，只需要一個(gè)保存硬件設(shè)備的小型空間便可以代替原有檔案儲(chǔ)存室的作用。同時(shí)，由于無需繁多文件的人工整理，醫(yī)院不需將大量的人力資源安置在檔案整理工作上，可有效提升醫(yī)院資源的利用效率。

5.交接流程的優(yōu)化

人員變動(dòng)在醫(yī)院運(yùn)營進(jìn)程中較為常見，傳統(tǒng)模式下的檔案管理人員變動(dòng)往往需要較長的時(shí)間進(jìn)行交接。由于不同人員工作習(xí)慣的差距與文件數(shù)量大等因素，致使交接流程出現(xiàn)多種問題?；ヂ?lián)網(wǎng)模式下的檔案管理會(huì)使交接進(jìn)程變得快捷，計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能會(huì)使檔案的清點(diǎn)與核對(duì)工作變得簡單，同時(shí)不同人員的工作習(xí)慣帶來的問題僅需對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)置進(jìn)行更改便能快速解決，有效提升檔案管理人員交接工作效率。

二、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新途徑

1.管理意識(shí)的創(chuàng)新

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理工作最大的區(qū)別在于信息錄入主體的改變?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境中，若采用以往部門人員將紙質(zhì)數(shù)據(jù)交接，再由檔案管理人員錄入的手段，會(huì)增加檔案管理人員的工作，沒有體現(xiàn)出互聯(lián)網(wǎng)管理的優(yōu)勢，同時(shí)產(chǎn)生了大量的無用紙質(zhì)文件，造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。要想發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，需要將數(shù)據(jù)錄入的權(quán)利交到各科室手中，即最大程度減少醫(yī)院運(yùn)營進(jìn)程中紙質(zhì)文件的產(chǎn)生，所用流程全部在專有平臺(tái)上進(jìn)行，此時(shí)檔案管理人員的信息采集行為僅需在醫(yī)院平臺(tái)上開展，極大提升了檔案錄入工作的效率。

管理工作分散化。傳統(tǒng)檔案管理工作中雖會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，但檔案整理的流程缺乏科學(xué)性。互聯(lián)網(wǎng)模式下的檔案管理工作，在優(yōu)化了信息儲(chǔ)存方式的同時(shí)，也要求檔案管理人員保存種類更加繁多的信息，此時(shí)仍采取統(tǒng)一整理的方式會(huì)使檔案管理工作變得混亂?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案管理人員要在內(nèi)部進(jìn)行職責(zé)劃分，由不同人員負(fù)責(zé)不同科室的檔案收集與整理，避免了統(tǒng)一整理進(jìn)程中醫(yī)院平臺(tái)上大量無用數(shù)據(jù)的干擾，提升了檔案整理工作的效率。同時(shí)，劃分科室的檔案整理辦法為檔案存儲(chǔ)的優(yōu)化提供了可能。將檔案整理工作分散進(jìn)行，集中儲(chǔ)存的過程中存在兩個(gè)目錄，使用多個(gè)目錄交叉的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式極大的優(yōu)化了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的科學(xué)性，在數(shù)據(jù)庫較大的前提下會(huì)明顯提升檔案查詢與調(diào)用的速度。

管理工作分散化不僅是指檔案整理工作分散化，醫(yī)院檔案管理工作除各科室的工作信息外，還需對(duì)人員信息進(jìn)行采集。該類信息采集標(biāo)準(zhǔn)往往擁有明確的法律規(guī)定，各科室人員自行錄入常會(huì)導(dǎo)致檔案的不規(guī)范性，所以檔案管理人員需要深入到各科室中，明確采集工作流程，確保檔案管理工作的精確性。

2.管理人員能力的創(chuàng)新

互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案管理工作方式帶來了巨大的沖擊，為了與之相適應(yīng)，醫(yī)院需對(duì)檔案管理人員能力要求也有所提升。

第一，檔案管理基礎(chǔ)能力的強(qiáng)化?；ヂ?lián)網(wǎng)背景下的檔案管理工作覆蓋的范圍更廣，檔案管理人員需要同時(shí)處理更多的數(shù)據(jù)，這對(duì)檔案管理人員基礎(chǔ)能力提出了新要求。如在面對(duì)更多的數(shù)據(jù)時(shí)，快速剔除其中的無用信息，并找到有效信息的規(guī)律進(jìn)行排列;如在面對(duì)更多種類的數(shù)據(jù)時(shí)，其中必然存在缺乏法律與制度詳細(xì)規(guī)定的有效信息，檔案整理人員是否擁有觸類旁通的能力，在原有制度的基礎(chǔ)上快速設(shè)計(jì)出可行性較高的整理方案。

第二，檔案管理人員信息技術(shù)的強(qiáng)化。互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理工作的主要工具由紙筆變?yōu)榱擞?jì)算機(jī)，這就要求檔案管理人員具備熟練的計(jì)算機(jī)操作能力。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需定期組織檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，確保其能夠熟練應(yīng)用各種數(shù)據(jù)處理軟件，保障互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理工作的有序進(jìn)行。同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理工作的效果與檔案管理人員的信息技術(shù)呈正相關(guān)，考核工作可以為原本缺乏監(jiān)管的檔案整理工作提供一定的質(zhì)量保障。

第三，檔案管理人員溝通能力的提升。信息的共享性為互聯(lián)網(wǎng)的本質(zhì)特征，而交流是共享的基礎(chǔ)。互聯(lián)背景下開展檔案整理工作時(shí)，由于采集到信息種類復(fù)雜、數(shù)量繁多，與信息來源的有效溝通是檔案整理工作效率的保障。檔案管理人員需改變原先孤立的工作模式，主動(dòng)與其它部門建立有效溝通，確保檔案整理工作的準(zhǔn)確性與高效性。

3.人員結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新性

互聯(lián)網(wǎng)模式下，檔案管理人員的日常管理對(duì)象由原先的紙質(zhì)文件變?yōu)閿?shù)據(jù)與存儲(chǔ)設(shè)備，工作對(duì)象的改變導(dǎo)致工作技能需求的大幅改變，而其中存在部分技能無法依靠短時(shí)間的學(xué)習(xí)進(jìn)行完善，此時(shí)人員結(jié)構(gòu)的改變?yōu)闄n案管理工作優(yōu)化的最佳選擇。

第一，存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)。存儲(chǔ)設(shè)備維護(hù)工作僅存在于搭建內(nèi)部數(shù)據(jù)庫的醫(yī)院。與其他信息技術(shù)相似，數(shù)據(jù)庫的建立與運(yùn)行需要完整硬件設(shè)備的支撐。且在數(shù)據(jù)庫建立后，其通常作為重要信息的存儲(chǔ)部位，一旦發(fā)生不可逆的機(jī)械性破壞會(huì)造成巨大的損失?；ヂ?lián)網(wǎng)背景下的檔案管理工作需要引進(jìn)專業(yè)的硬件維護(hù)人員對(duì)醫(yī)院內(nèi)部信息儲(chǔ)存的設(shè)備進(jìn)行日常檢修，且在設(shè)備出現(xiàn)重大故障前預(yù)先做好檔案的備份與設(shè)備的更換，確保檔案管理工作的正常展開。

第二，數(shù)據(jù)安全的維護(hù)?；ヂ?lián)網(wǎng)背景下，將檔案以數(shù)據(jù)的模式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中就意味著檔案的安全性與保密性遭受更大的威脅。醫(yī)院需引進(jìn)專業(yè)的信息技術(shù)人才幫助醫(yī)院搭建信息安全防護(hù)系統(tǒng)，確?；ヂ?lián)網(wǎng)背景下檔案的安全性。同時(shí)，需要在信息技術(shù)人員幫助下，將醫(yī)院內(nèi)部檔案進(jìn)行分級(jí)保管，對(duì)于機(jī)密文件或者泄露后會(huì)導(dǎo)致重大損失的文件必要時(shí)可采取獨(dú)立于互聯(lián)網(wǎng)之外的保管模式，最大程度確保檔案管理的科學(xué)性與安全性。

信息技術(shù)人才引進(jìn)的作用不僅體現(xiàn)在安全防護(hù)系統(tǒng)的構(gòu)建，其還可以針對(duì)醫(yī)院的具體需求，對(duì)檔案管理人員經(jīng)常使用的軟件進(jìn)行優(yōu)化，使其在醫(yī)院背景下?lián)碛懈叩男畔⑻幚砟芰?，提升檔案管理工作的效率。

4.信息與文件結(jié)合的管理模式

互聯(lián)網(wǎng)管理的優(yōu)勢性常會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員將全部工作放在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行。但在現(xiàn)代背景下，我國法律中仍規(guī)定有部門檔案必須以紙質(zhì)形式保存，這就要求檔案管理人員在存儲(chǔ)中，有意識(shí)的將部分文件打印出來并以傳統(tǒng)文件的形式進(jìn)行保管，保證檔案管理工作的合法性。

三、結(jié)論

檔案管理工作為醫(yī)院運(yùn)營中的基礎(chǔ)工作，互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理工作的工作方法、工作工具與工作內(nèi)容都發(fā)生了改變，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)自我提升，順應(yīng)時(shí)代潮流，熟練運(yùn)用互聯(lián)技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。

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（作者單位：南昌市洪都中醫(yī)院）