淺談建設(shè)項目的檔案管理

俞繼華　傅學工

摘 要：本課題通過對建設(shè)項目管理和檔案管理的介紹，了解其概念、內(nèi)容和重要作用，在此基礎(chǔ)上分析了目前項目檔案管理存在的問題，并針對問題提出解決措施與方法。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)投資項目;項目檔案管理

一、軍工固定資產(chǎn)投資

1.固定資產(chǎn)投資項目的作用。（1）建設(shè)單位有了很大的變化，生產(chǎn)、辦公條件，科研條件及工作環(huán)境有很大的改觀;（2）軍、民生產(chǎn)能力有了很大的提高，軍、民品設(shè)計、生產(chǎn)、試驗、檢測等能力、手段很大的提高;（3）項目管理水平有了很大的提高，通過項目的立項、組織實施、驗收等，鍛煉了基本建設(shè)及技術(shù)改造升級管理隊伍，提高了有關(guān)人員的管理水平。

2.項目建設(shè)的概況。（1）項目建設(shè)內(nèi)容。土建工程的建設(shè)，包括新建工程，改造、擴建工程，廠區(qū)、道路、圍墻的修建等;設(shè)備儀器的購置和安裝，包括新增工藝設(shè)備、試驗設(shè)備、各類檢測儀器的購置和安裝，生產(chǎn)線及重點實驗室改造，特種設(shè)備及計算機管理系統(tǒng)的軟件、硬件的購置;其它基本建設(shè)工作，主要包括勘察設(shè)計、土地征用、拆遷補償和科學實驗等工作。（2）項目建設(shè)的階段。前期工作階段，即根據(jù)國家和本行業(yè)長期投資政策來擬定項目建議書，進行可行性研究，編制計劃任務(wù)書，進行初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、編制修正概算等。施工階段，即進行設(shè)備定貨、施工準備，編制設(shè)計施工圖、施工圖概算，進行準備、組織施工等;設(shè)備采購、研制階段，即進行技術(shù)調(diào)研、編制技術(shù)規(guī)格書，組織采購、研制，設(shè)備驗證和安裝調(diào)試等。竣工階段，即進行竣工驗收，交付生產(chǎn)、使用。

二、項目檔案管理

1.項目檔案的定義和形成。檔案，是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的具有價值的各種形式的歷史記錄，是歷史的存照，也是生產(chǎn)建設(shè)活動的豐富來源，對人們從事社會活動具有重要的參考價值。項目檔案是指在項目立項、實施、竣工驗收等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄。在軍工固定資產(chǎn)投資項目管理過程中，項目檔案的管理是一個必不可少的重要環(huán)節(jié)，對項目的規(guī)范管理起到了重要作用。項目投資完成以后形成兩種資產(chǎn)：一是以工程實體或設(shè)備實體為代表的深受業(yè)主和各方面重視的實物形態(tài)資產(chǎn);二是以檔案實體包括電子載體為代表的容易被忽略的知識信息形態(tài)資產(chǎn)。

項目實施過程中形成了大量十分寶貴的檔案資料，這些資料的作用是：保證固定資產(chǎn)投資項目正常運行;對今后進行改造或者擴建的參考;進行投資效益的后評估有不可替代的重要作用。

2.項目檔案管理意義。固定資產(chǎn)投資項目實施過程中伴隨著檔案管理工作，項目檔案管理的意義是：（1）督促各建設(shè)單位嚴格規(guī)范項目檔案管理程序，保證檔案人員從建設(shè)項目的全過程跟蹤項目檔案管理。 （2）夯實建設(shè)項目的基礎(chǔ)管理，指導建設(shè)項目的工作，提高項目建設(shè)的科學化程度。 （3）建立建設(shè)項目檔案行政監(jiān)管與建設(shè)單位自主管理相結(jié)合的監(jiān)管體系。 （4）宣傳項目檔案工作的重要性，擴大項目檔案管理的影響力，增強了項目管理人員的檔案意識。（5）培養(yǎng)并鍛煉檔案專業(yè)人才隊伍，提高項目單位的技術(shù)能力與管理能力。

3.項目檔案的作用。在項目建設(shè)的過程中，形成大量的檔案資料，其作用是：（1）夯實項目的管理基礎(chǔ)，提高項目建設(shè)的科學化程度。項目檔案是項目建設(shè)的重要組成部分，是項目管理結(jié)果的一部分;項目檔案管理是項目管理的子系統(tǒng)，是項目管理的基礎(chǔ)和支柱，是項目建設(shè)必不可少的管理工具;兩者之間是互相依存的關(guān)系，檔案管理的提升可以規(guī)范和促進項目管理的提升。（2）項目檔案的記錄作用，是工程或設(shè)備改造、擴建升級的參考。項目檔案記錄了大量的項目建設(shè)內(nèi)容、條件、指標、參數(shù)和實施過程記錄等信息，對今后進行改造或者擴建升級提供不可替代的指導和參考作用。（3）對項目建設(shè)的審計與投資效益的評估有不可替代的重要作用，這是由檔案的憑證作用決定的。審計與投資效益的評估都必須在有效、可靠的材料基礎(chǔ)上進行，只有完整、準確、有效的檔案才能夠提供這種材料。

三、項目檔案管理存在的問題

1.在項目檔案管理體制與機制方面。（1）對項目檔案管理認識程度不夠，應(yīng)付驗收檢查。領(lǐng)導和管理部門對項目管理比較關(guān)心和重視，對項目檔案關(guān)心程度較低，沒有很好地把檔案管理考慮到項目管理的過程中去，對項目驗收時檔案的問題督促突擊整改，而對新項目檔案該怎么管重視不夠、考慮不多。（2）項目檔案管理未與項目同程管理。檔案管理過程中未做到 “四同時”，計劃與項目管理部門跟檔案部門溝通較少，項目啟動時沒有編制歸檔計劃或方案，項目協(xié)調(diào)、檢查會議沒有檔案部門人員增加，檔案部門在項目管理過程中參與度較低，對項目的進展和完成情況知情度不高。（3）檔案人員配置不能與本單位檔案管理要求相適應(yīng)。檔案管理人員大部分是半路出家，未受過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)教育，對項目管理也知之甚少。一方面在工作中不能很好的利用檔案專業(yè)知識管理項目文件，另一方面對項目管理的內(nèi)容和要求也不甚了解，影響了對項目文件的管理。

2.項目文件歸檔方面。在項目文件歸檔方面，在項目建設(shè)的各個階段，常常會出現(xiàn)以下問題：（1）歸檔文件的完整性問題：項目前期文件不全 項目建議書、可行性研究報告有些歸不了檔。設(shè)計文件的審查 初步設(shè)計、施工圖設(shè)計的審查或評審意見較難歸檔。合同條款與簽署不規(guī)范 合同中有關(guān)文件提供或歸檔的條款編寫隨意，有些是按照上個合同的模板沿用的，歸檔時提供不了要求提供的文件;合同缺少簽署日期。施工許可證，質(zhì)量安全注冊登記證，生產(chǎn)制造資質(zhì)證明歸檔不全。建設(shè)單位沒有嚴格履行招投標規(guī)定 招投標文件不全，有些投標文件沒有，談判過程文件不全。項目調(diào)整但未履行報批程序 調(diào)整報批文件或批復文件未歸檔。監(jiān)理工作不到位 體現(xiàn)在缺少監(jiān)理文件：監(jiān)理日志、監(jiān)理月報不全或未歸檔，工作聯(lián)系單的回應(yīng)文件，監(jiān)理照片未歸檔，竣工圖審查不嚴格。竣工圖修改不到位 竣工圖的修改與技術(shù)經(jīng)濟核定單、技術(shù)變更單的要求不對應(yīng)，有些沒有做相應(yīng)的修改。建安設(shè)備資料歸檔問題 建安設(shè)備相當部分文件歸檔不全，主要表現(xiàn)是沒有質(zhì)量證明文件，包括產(chǎn)品合格證明、試驗測試、材料質(zhì)量證明等文件。設(shè)備資料不齊全 包括設(shè)備論證報告（有一定的價值或重要性）、設(shè)備采購、外協(xié)申請文件、外協(xié)談判過程和記錄文件、采購合同、協(xié)議，設(shè)備隨機文件：質(zhì)量證明文件、試驗文件、光盤資料、培訓文件，或未按合同、協(xié)議的要求歸檔文件、資料。經(jīng)常忽略軟件文件的歸檔問題，軟件文件包括設(shè)備的程序、說明文件的光盤。（2）歸檔文件的準確性、有效性問題：項目檔案復印件過多 歸檔文件存在著不少復印件或副本，有些文件缺少簽字蓋章、日期。監(jiān)理人員資質(zhì)問題，監(jiān)理人員沒有資質(zhì)證明或資質(zhì)證明有效期已經(jīng)過期。（3）歸檔文件的系統(tǒng)性問題：檔案整理不規(guī)范，文件目錄結(jié)構(gòu)不合理，檔案組卷不符合原則，卷內(nèi)文件排列不符合要求。

四、解決措施與方法

1.加強項目檔案的源頭控制，建立完備的責任制體系。將項目檔案工作與項目過程管理相聯(lián)系，實現(xiàn)項目各環(huán)節(jié)責任與項目檔案歸檔責任的結(jié)合。規(guī)定項目建設(shè)工程及設(shè)備文件由項目管理人員負責歸檔，對歸檔文件的質(zhì)量負責，使項目管理人員切實參與到項目檔案管理工作中來，加強他們的責任意識。項目檔案管理人員對項目責任人進行歸檔指導，對歸檔文件缺失或不符合要求的問題提出整改要求。

2.建立項目檔案工作長效機制，使項目檔案工作步入良性循環(huán)。進一步健全項目檔案工作規(guī)章制度。嚴格執(zhí)行國家、院、所有關(guān)項目建設(shè)和項目檔案工作的法規(guī)、制度和標準，并根據(jù)國家和院、所相關(guān)政策，以及項目檔案工作經(jīng)驗，細化項目文件歸檔范圍與要求和驗收標準，使項目檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、制度化。

3.加強人員培訓，提高自身能力。對于檔案管理人員，一是必須有搞好檔案工作的責任心，二是必須具備扎實的檔案管理知識，三是必須從專業(yè)角度了解項目的建設(shè)程序及建設(shè)內(nèi)容。一方面要對檔案管理人員進行檔案管理知識培訓，同時加強項目管理知識的培訓，另一方面還要加強對項目管理、實施人員的檔案知識、歸檔要求的培訓。通過雙重培訓使項目檔案工作更好地開展起來。

4.積極配合項目檔案驗收工作，為項目竣工驗收任務(wù)的完成提供保障。要確保按時、高質(zhì)量地完成項目檔案驗收工作，進一步加強項目檔案驗收計劃的協(xié)調(diào)與落實，了解各單位項目實施情況，督促各單位及時按項目進度及時歸檔文件資料，搞好項目檔案的自檢工作，將存在的問題及時解決，按計劃安排進行項目檔案驗收，積極配合上級檔案館的檢查工作，確保項目檔案驗收工作的順利完成。

參考文獻：

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（作者單位：中國工程物理研究院核物理與化學研究所）