探析新時(shí)期高校檔案管理方式的改進(jìn)

付煜

摘 要：對(duì)高校的管理機(jī)制來說，檔案的管理可謂是重要一環(huán)，高校檔案管理的優(yōu)化有利于提高高校的管理水平。在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)下，教育改革不斷深入，信息時(shí)代呈現(xiàn)蓬勃發(fā)展的趨勢(shì)，信息技術(shù)也為高校檔案的管理提供了動(dòng)力。與此同時(shí)，高校檔案管理方式也面臨著巨大的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，因此，高校檔案管理應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，深刻認(rèn)識(shí)到管理工作的重要性，明確檔案管理的價(jià)值所在，改進(jìn)檔案管理方式的不足之處，制定優(yōu)化策略，為高校的可持續(xù)發(fā)展添磚加瓦。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;高校;檔案;管理方式

高校檔案記錄著高校成長(zhǎng)的方方面面的內(nèi)容，展現(xiàn)了高校的發(fā)展進(jìn)程，是極富價(jià)值性的資源，它對(duì)高校的穩(wěn)定發(fā)展有著深遠(yuǎn)意義。信息時(shí)代下，信息數(shù)據(jù)已經(jīng)成為人們生活中的重要組成部分。為了跟上時(shí)代的步伐，我國很多高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，將信息技術(shù)注入到了檔案管理工作中，并且取得了質(zhì)的突破，只是仍有諸多不足。所以，高校需重視起檔案管理問題，優(yōu)化與完善管理策略，提高服務(wù)能力，促使高校檔案管理工作順利實(shí)施，滿足新的發(fā)展要求。

一、高校檔案管理的含義及價(jià)值

1.高校檔案管理的概念及地位

2008年出臺(tái)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對(duì)高校檔案有明確的界定，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它是高校發(fā)展中相對(duì)真實(shí)和權(quán)威的記錄。因此高校檔案不僅是高校管理不可或缺的組成部分，也是高等教育工作的重要環(huán)節(jié)，必須強(qiáng)化各種資料的收集整理以及保管。同時(shí)，高校檔案對(duì)高校的發(fā)展有著重要的借鑒作用。由此可知，高校檔案的優(yōu)化管理也反映了高校綜合管理水平。

2.高校檔案管理的社會(huì)價(jià)值

高校檔案承載著高校的歷史，記錄著高校的發(fā)展歷程及發(fā)展痕跡，是高校的核心資源。基于此，高校檔案對(duì)高校工作的展開以及教育教學(xué)的可持續(xù)發(fā)展有著舉足輕重的作用。隨著我國教育水平的不斷提高，高校檔案也取得了巨大的進(jìn)步，主要體現(xiàn)在其功能性方面，它具有工作總結(jié)、會(huì)議記錄、保存文件等功能，并且涵蓋了高校大大小小的所有活動(dòng)。除此之外，文化和科學(xué)內(nèi)容也被高校檔案紀(jì)錄在內(nèi)，高校的整體發(fā)展水平正是由這些檔案文件所體現(xiàn)出來。所以高校檔案具有豐富的社會(huì)價(jià)值。

3.高校檔案管理的信息服務(wù)價(jià)值

高校檔案管理工作中可以將使用收藏的文獻(xiàn)資料，圍繞用戶提出的某主題，在管理范圍內(nèi)，查詢相關(guān)文件資料，經(jīng)整理后提供給用戶。高校檔案可以根據(jù)編寫人員、管理人員的需求將管理文件追蹤細(xì)化，或是提供相關(guān)文獻(xiàn)資料或索引。傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)主要是通過目錄或者其他檢索設(shè)備，多使用手工檢索為用戶提供檔案信息服務(wù)，且服務(wù)手段極其受限。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的飛速發(fā)展，高校檔案管理也具備了多種檢索方式，現(xiàn)代化技術(shù)的問世更為用戶提供了多樣化的服務(wù)。例如一些多媒體文獻(xiàn)便自帶自動(dòng)化信息處理功能，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索及多樣化檢索，為廣大師生節(jié)省了大量的時(shí)間和精力。當(dāng)下，在搜集檔案資料中，人們完全可以通過網(wǎng)絡(luò)便捷地查詢到需要的信息。

二、我國高校檔案管理存在的問題

1.重視程度不夠，對(duì)綜合檔案管理認(rèn)識(shí)不到位

一部分部門管理人員仍存有傳統(tǒng)的思想觀念，忽略檔案管理工作在高校工作的重要性，對(duì)綜合檔案管理工作重視度不足，認(rèn)為高校檔案管理可有可無。于是他們的工作的重心也都偏向高校基本建設(shè)或者其他教研改革活動(dòng)中。這就導(dǎo)致了高校檔案管理效率的降低。相關(guān)檔案管理工作人員也因?yàn)橥獠坎恢匾暎瑑?nèi)部出口窄等因素而缺乏工作積極性，盡而喪失創(chuàng)新能力，很容易造成重要檔案資完整性缺失或料損壞問題。

2.高校檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)程緩慢，檔案資源開發(fā)利用程度不足

只有高校檔案能夠被有效地開發(fā)使用，高校檔案管理工作才能可持續(xù)發(fā)展下去，合理開發(fā)和使用高校檔案便是檔案管理機(jī)制的核心。目前，高校對(duì)于開放檔案材料還停于表面，人力、物力、財(cái)力投入都極其有限，嚴(yán)重影響了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。這便導(dǎo)致了工作人員難以提高自己的工作效率，高校檔案的真實(shí)價(jià)值無法體現(xiàn)出來，得不到充分發(fā)揮。

3.檔案管理和宣傳工作不到位

高校檔案管理和宣傳工作不到位，不僅影響高校綜合檔案管理工作無法順利開展，還大大降低了檔案管理的實(shí)效性。很大的原因便是相關(guān)工作人員并不具備市場(chǎng)化思維，思想相對(duì)封閉，并沒有及時(shí)更新傳統(tǒng)的管理思想，當(dāng)然，宣傳工作也不予重視。所以，時(shí)下有很多的大學(xué)生或者是高校老師還不能夠客觀全面了解高校檔案管理工作，更沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，甚至出現(xiàn)了對(duì)檔案管理工作不予理解、不支持、不配合的想象。正是因?yàn)檫@些現(xiàn)象的滋生，一定程度上阻礙了高校檔案管理工作的順利開展，工作效率的下降。

4.檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展及信息時(shí)代的到來意味著高校檔案管理人員也要面對(duì)新的挑戰(zhàn)，然而當(dāng)下部分高校缺乏具有優(yōu)秀專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員。檔案管理工作人員自身專業(yè)知識(shí)匱乏，能力水平未達(dá)標(biāo)，信息處理能力較差，這些直接影響著檔案管理工作的進(jìn)展及其呈現(xiàn)的整體效果。所以各高校應(yīng)大力引進(jìn)可用性人才，為檔案管理工作注入活力，提高檔案管理工作水平，保障檔案管理工作的順利開展。

三、改進(jìn)高校綜合檔案管理方式的策略

1.樹立檔案管理意識(shí)

要健全新時(shí)期檔案開放意識(shí)。當(dāng)下部分高校都將內(nèi)部檔案信息向師生公開，僅有部分涉及機(jī)密的檔案一直被封存保留。所以，各高校檔案工作人員應(yīng)自覺主動(dòng)地樹立開放意識(shí)，同時(shí)要根據(jù)使用對(duì)象的真實(shí)需要，提高檔案管理的有效性。第二，要樹立檔案時(shí)效意識(shí)，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，高校檔案管理工作也應(yīng)追上時(shí)代的步伐，促進(jìn)自己時(shí)效性的發(fā)展。對(duì)于檔案材料要做到及時(shí)更新，第一時(shí)間收集整合與之相關(guān)的文檔材料，向廣大使用者實(shí)時(shí)投放準(zhǔn)確的檔案信息，讓檔案材料的真實(shí)價(jià)值有所體現(xiàn)。第三，要樹立檔案服務(wù)意識(shí)，國內(nèi)各大高校近些年來競(jìng)爭(zhēng)火熱，其競(jìng)爭(zhēng)陣地也逐漸向著教育能力及教學(xué)水平轉(zhuǎn)變，在這一時(shí)勢(shì)下，高校檔案管理便能夠在很大程度上為教育教研等方面的工作提供可行性的依據(jù)和借鑒。所以，高校檔案管理人員應(yīng)自主樹立服務(wù)意識(shí)，開展服務(wù)工作，為使用者帶來更舒心的服務(wù)。

2.做好檔案收集工作

第一，要完善每日工作收集與定期階段總結(jié)，保障二者能夠同時(shí)進(jìn)行，相輔相成。這就需要管理高校檔案的有關(guān)人員具有一定的洞察力，并且對(duì)高校日程管理活動(dòng)都具有一定的認(rèn)知。在平時(shí)收集整理綜合檔案材料文件，與此同時(shí)還需為這一活動(dòng)定期設(shè)置時(shí)間，在每一固定階段進(jìn)行集中性的歸類和檢查，確保萬無一失。第二，要使重要檔案收集工作與普通檔案收集工作同時(shí)進(jìn)行。每個(gè)檔案材料都有著不同的價(jià)值，所以這需要相關(guān)人員能夠拎得清緩急輕重，不容有失，保證不會(huì)出現(xiàn)丟失、漏失文件的情況。第三，高校的檔案材料分散在各部門和各二級(jí)院長(zhǎng)，因此檔案館的工作人員要協(xié)助、指導(dǎo)各部門及時(shí)上交應(yīng)歸檔的材料，避免拖拉現(xiàn)象的產(chǎn)生，并保證檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。

3.加大管理信息化改革力度

長(zhǎng)久以來高校管理系統(tǒng)都采用傳統(tǒng)的方式，效率較低。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于高校檔案管理的信息化改革也頗為輕視，這一系列便導(dǎo)致現(xiàn)今國內(nèi)高校綜合檔案信息化的不足。如果想要加快高校檔案的信息化改革，領(lǐng)導(dǎo)層必須開始予以重視信息化改革，并且無條件的支持改革。除此之外，更為重要的一點(diǎn)是培養(yǎng)信息化人才，各高?？梢蚤_設(shè)一些專門的培訓(xùn)課程，還可以通過業(yè)務(wù)管理QQ群、微信群等途徑，分享相關(guān)專業(yè)內(nèi)容，拓展知識(shí)傳播與指導(dǎo)的途徑。

4.提升相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)

高校檔案管理人員應(yīng)該具備與自己工作專業(yè)相匹配的技能，特別是對(duì)計(jì)算機(jī)的熟練使用，要掌握一些軟件的使用方法，能夠利用數(shù)據(jù)信息完成工作。并且自主學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)，健全自己的法律意識(shí)，在法律意識(shí)的熏陶下保證文檔數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)設(shè)置專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)機(jī)密文件的監(jiān)控與保護(hù)，預(yù)防材料文檔的丟失，杜絕違法現(xiàn)象的滋生。

四、結(jié)語

新時(shí)期下，一定要明晰現(xiàn)狀，緊跟時(shí)代的腳步，根據(jù)面臨的一系列問題制定詳細(xì)有效的策略，推動(dòng)高校檔案管理方式向著綜合化、完善化、信息化發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)高校的發(fā)展。做好高校檔案工作，不僅能保證高校教育、科研以及其他相關(guān)工作的順利開展，還能對(duì)高校的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

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（作者單位：海南醫(yī)學(xué)院檔案館）