淺析如何規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作

柏婷

摘 要：近幾年隨著我國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)改革的推進(jìn)，在新時(shí)期發(fā)展背景下，財(cái)務(wù)檔案管理工作也越發(fā)的受到人們關(guān)注，如何通過合理的開展會(huì)計(jì)檔案管理工作，最大程度保障會(huì)計(jì)檔案的安全、穩(wěn)定管理就成為了近幾年我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理工作者們研究的核心。由此，本文著眼于現(xiàn)階段我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理工作中涉及的內(nèi)容進(jìn)行闡述、分析，從而發(fā)掘以往會(huì)計(jì)檔案管理工作中可能會(huì)存在的問題、隱患，探究能夠規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作的舉措，希望能夠?qū)ξ磥砥髽I(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展做出幫助。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理;規(guī)范化;策略

自改革開放以來，會(huì)計(jì)檔案一直便是我國(guó)企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理過程中不可忽視的重要組成部分，合理的會(huì)計(jì)檔案管理工作不僅能夠留存企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的憑證，同時(shí)合理的開展會(huì)計(jì)檔案管理工作也能夠在極大程度上印證企業(yè)過去的發(fā)展路徑，并為未來企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策指明方向。所以，在這一需求背景下，如何針對(duì)原有企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)過程中會(huì)計(jì)檔案管理過程中常見的規(guī)范化不足問題予以優(yōu)化，就成為了現(xiàn)階段企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理者們迫在眉睫需要解決的問題之一。

一、會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理來說，這一檔案管理的內(nèi)容相對(duì)企業(yè)中其他檔案的內(nèi)容相對(duì)更加復(fù)雜，不僅囊括了來源、種類較為豐富的原始憑證，同時(shí)也涉及了能夠表現(xiàn)企業(yè)一段時(shí)間經(jīng)營(yíng)狀況的賬簿和報(bào)表，這些內(nèi)容的存在都會(huì)在一定程度上影響實(shí)際會(huì)計(jì)檔案管理的效果和規(guī)范性。

二、現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在的不足

結(jié)合以往筆者對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的研究，筆者發(fā)現(xiàn)就目前企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，相對(duì)于傳統(tǒng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理過程中的會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，雖然已經(jīng)在很大意義上獲得了提升，但是，由于我國(guó)側(cè)重會(huì)計(jì)檔案管理的研究時(shí)間相對(duì)較短，導(dǎo)致在實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理過程中仍舊存在一定的不足。筆者通過對(duì)所在區(qū)域的15家企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的情況進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)其中存在的不足大都集中表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

1.會(huì)計(jì)檔案立卷層面不規(guī)范

就會(huì)計(jì)檔案管理過程中檔案立卷不規(guī)范是大部分企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理過程中比較常見的問題之一，以作為研究目標(biāo)的15家企業(yè)為例，超過3分之2的企業(yè)都或多或少存在立卷不規(guī)范的問題。這些問題的存在不僅很容易提升后續(xù)檔案使用、保管的難度，同時(shí)也容易造成會(huì)計(jì)檔案管理工作的失效。

2.會(huì)計(jì)檔案保管層面不規(guī)范

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容來說，會(huì)計(jì)檔案中囊括了很多紙質(zhì)的原始憑證，如何針對(duì)這一紙質(zhì)憑證進(jìn)行科學(xué)的保管就顯得尤為重要。然而，受一部分企業(yè)自身因素影響，很多企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理的保管環(huán)節(jié)存在比較明顯的不規(guī)范問題，以筆者研究的15家企業(yè)實(shí)際情況來看，就保管層面的不規(guī)范問題大都表現(xiàn)在企業(yè)沒有設(shè)立專門的檔案室、沒有專人對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行專門的管理以及會(huì)計(jì)檔案管理制度不明確等問題，這些問題的存在都會(huì)造成后續(xù)會(huì)計(jì)檔案保管層面的不規(guī)范，影響企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量。

3.會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督層面不規(guī)范

就企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理來說，會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督層面的不規(guī)范也是實(shí)際會(huì)計(jì)檔案管理過程中比較常見的問題之一?？v觀以往經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中會(huì)計(jì)檔案的使用者大都由企業(yè)管理者和政府管理者兩個(gè)方面，然而受我國(guó)政府經(jīng)濟(jì)監(jiān)管工作的限制，導(dǎo)致就政府層面對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)管大都呈現(xiàn)出比較明顯的不足，在這一背景下，如果企業(yè)管理者沒有重視會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管工作的重要性，就勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致對(duì)后續(xù)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督不規(guī)范的問題，影響實(shí)際會(huì)計(jì)檔案管理工作開展的效果。

4.會(huì)計(jì)檔案管理軟件使用不規(guī)范

隨著現(xiàn)代化技術(shù)在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中應(yīng)用的深入，雖然現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上提升了原有會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率，但是，由于現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的局限性，導(dǎo)致現(xiàn)代化管理技術(shù)在設(shè)計(jì)、應(yīng)用的環(huán)節(jié)難免會(huì)存在各種各樣的漏洞，從而對(duì)所儲(chǔ)備的會(huì)計(jì)檔案信息安全埋下隱患。與此同時(shí)，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)檔案管理軟件使用不規(guī)范問題也是會(huì)計(jì)檔案管理過程中比較常見的問題，尤其是對(duì)于部分專業(yè)素養(yǎng)不好、技術(shù)水平不好的工作人員，其軟件使用過程中的不規(guī)范就很容易對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理造成隱患，并為未來企業(yè)的健康、高效發(fā)展造成風(fēng)險(xiǎn)。

三、規(guī)范化會(huì)計(jì)檔案管理的策略

通過上述會(huì)計(jì)檔案管理過程中規(guī)范化問題的研究，筆者認(rèn)為在未來的企業(yè)發(fā)展過程中，如果想要幫助會(huì)計(jì)檔案管理朝向更加規(guī)范、高效的方向發(fā)展，就應(yīng)從原始憑證的登記環(huán)節(jié)入手，逐步的將檔案管理工作滲透到財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的各個(gè)流程、節(jié)點(diǎn)中去，以此最大程度上確保會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范性和高效性，從而為未來企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、發(fā)展奠定夯實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

1.貼合企業(yè)情況構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制

通過對(duì)上述企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在規(guī)范問題的研究，筆者認(rèn)為在未來會(huì)計(jì)檔案管理的過程中，如果想要幫助企業(yè)獲得更好的會(huì)計(jì)檔案管理效果，推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，就應(yīng)從企業(yè)自身現(xiàn)階段乃至未來的發(fā)展戰(zhàn)略出發(fā)，構(gòu)建具備企業(yè)自身特色的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制，汲取以往會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在的不足，通過制定規(guī)范的方式最大程度上確保相關(guān)管理規(guī)章能夠被落實(shí)在實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理過程中去，以此實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化的目標(biāo)。比如，就這一環(huán)節(jié)，企業(yè)在制定相關(guān)管理機(jī)制的環(huán)節(jié)應(yīng)秉持國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)章、制度，確保會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制能夠合法、合理的同時(shí)幫助企業(yè)獲得預(yù)期的管理效果。

2.設(shè)計(jì)完善的會(huì)計(jì)檔案的取用審批流程

對(duì)于以往企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理過程中的檔案取用環(huán)節(jié)是整個(gè)檔案管理過程中比較容易出現(xiàn)紕漏的環(huán)節(jié)，所以，在未來企業(yè)規(guī)范化會(huì)計(jì)檔案管理的過程中，管理者們也應(yīng)著眼于內(nèi)部檔案、資料的取用、審批流程進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)劃，從而最大程度上避免在取用環(huán)節(jié)檔案資料的丟失，繼而推動(dòng)后續(xù)規(guī)范化會(huì)計(jì)檔案管理在企業(yè)運(yùn)行中的落實(shí)。

3.創(chuàng)設(shè)全過程規(guī)范化會(huì)計(jì)檔案管理流程

結(jié)合筆者有關(guān)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化管理的研究，筆者認(rèn)為在現(xiàn)階段企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理流程已經(jīng)很難在本質(zhì)層面上滿足企業(yè)發(fā)展對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的切實(shí)需求，所以，在未來的會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化環(huán)節(jié)，管理者們也應(yīng)逐步將全過程的管理理念滲透到會(huì)計(jì)檔案管理流程的規(guī)范化制定中去，從原始憑證的填寫、粘貼的等環(huán)節(jié)入手便進(jìn)行明確的規(guī)定和要求，以此為后續(xù)會(huì)計(jì)檔案管理工作奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。比如，就這一環(huán)節(jié)，首先，根據(jù)原始憑證填寫記賬憑證是制作會(huì)計(jì)檔案的初始階段，這一階段會(huì)計(jì)工作人員對(duì)憑證的處理、粘貼效果會(huì)在很大程度上影響后續(xù)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范程度。所以，筆者認(rèn)為企業(yè)可以著眼于企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中常見的原始憑證樣式進(jìn)行研究，選擇出兼具美觀、實(shí)用等多樣優(yōu)勢(shì)的財(cái)務(wù)憑證粘貼模式，以此為后續(xù)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化奠定基礎(chǔ);其次，在完成了記賬憑證的填寫和粘貼后，需要會(huì)計(jì)人員對(duì)擬進(jìn)行存檔的會(huì)計(jì)資源進(jìn)行移交存檔。一般情況下，這一環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家以及企業(yè)的相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)予以執(zhí)行，在確保多方責(zé)任人在場(chǎng)并確認(rèn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的移交及核驗(yàn)，以此提升會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范性;第三，待到檔案移交到相關(guān)檔案管理部門之后，管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、材質(zhì)、保管期限等進(jìn)行更加細(xì)致的歸類、劃分，并在歸類、劃分后根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的切實(shí)需求進(jìn)行相應(yīng)的建檔、保存，以此確保會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范性，同時(shí)保障紙質(zhì)檔案在管理環(huán)節(jié)的安全和高效。

4.組織具備更強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理能力的人才團(tuán)隊(duì)

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作來說，管理人員的專業(yè)性對(duì)規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的影響也是未來優(yōu)化企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作效果過程中不容忽視的重要組成部分之一。所以，在未來規(guī)范化的會(huì)計(jì)檔案管理過程中，一方面，管理者們應(yīng)著眼于企業(yè)原有檔案管理人員的專業(yè)水平、職業(yè)素養(yǎng)予以優(yōu)化，使其能夠更好的應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理中應(yīng)用的各種現(xiàn)代化技術(shù)，以此提升這一管理工作的規(guī)范性;另一方面，管理者們也應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求適量的選拔一部分更加具備專業(yè)檔案管理能力的人才參與到企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理中來，以此推動(dòng)未來企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著會(huì)計(jì)檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理中受重視程度的攀升，如何結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況構(gòu)建規(guī)范化的會(huì)計(jì)檔案管理模式、流程就成為了近幾年企業(yè)管理者們關(guān)注的重點(diǎn)。由此，上文通過對(duì)現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案管理中存在的規(guī)范化問題進(jìn)行闡述、研究，從中探究能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化會(huì)計(jì)檔案管理的策略，希望能夠?qū)ξ磥砥髽I(yè)的發(fā)展做出幫助。

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（作者單位：西安市臨潼區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局）