企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展思路

楊天宇

摘 要：信息化水平是國家現(xiàn)代化程度的標(biāo)志，信息化建設(shè)促進(jìn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，是企業(yè)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的新目標(biāo)。為適應(yīng)社會發(fā)展，按照國家規(guī)劃發(fā)展企業(yè)檔案事業(yè)，要對企業(yè)檔案信息化進(jìn)行探討。本文以檔案管理理論為依據(jù)，闡述企業(yè)檔案信息化的概念，介紹企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀，詳細(xì)分析問題原因，以創(chuàng)新為重點(diǎn)提出合理的企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策，由信息化觀念，人才建設(shè)，安全保障等措施形成企業(yè)檔案信息化網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)完善的建設(shè)對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè)

1946年第一臺計(jì)算機(jī)問世，信息技術(shù)經(jīng)歷了無數(shù)次的變革，推動科技進(jìn)步與社會發(fā)展。新技術(shù)改變了人們傳統(tǒng)的辦公方式，信息化進(jìn)程加快，信息技術(shù)高速發(fā)展在企業(yè)經(jīng)營管理中推廣應(yīng)用，是有效改善辦公條件，提高工作效率的重要手段。企業(yè)檔案是原生的信息資源，在信息技術(shù)時代下企業(yè)檔案工作必須不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識，掌握信息技術(shù)為企業(yè)檔案管理工作服務(wù)，企業(yè)檔案工作走向信息化是企業(yè)經(jīng)營管理持續(xù)發(fā)展的必然舉措。信息化是企業(yè)建設(shè)發(fā)展的重要內(nèi)容，檔案信息化建設(shè)是促進(jìn)企業(yè)信息化改革發(fā)展的重要條件?！稒n案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》提出，要明確企業(yè)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。隨著科技的迅猛發(fā)展，中國企業(yè)面臨結(jié)構(gòu)重組與國際競爭等嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，如何借助時代優(yōu)勢，創(chuàng)新企業(yè)檔案工作，在挑戰(zhàn)中生存發(fā)展，成為企業(yè)檔案工作的重要問題。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)概述

企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營管理，科學(xué)研究等各項(xiàng)職能活動中直接形成，具有參考作用保存的文字等形式檔案文件材料。企業(yè)信息化是利用先進(jìn)的技術(shù)手段，通過內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營信息對資源合理配置，對企業(yè)供應(yīng)鏈等外部資源整合，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)管理規(guī)范化，提高企業(yè)技術(shù)水平，提升企業(yè)的核心競爭力。

檔案信息化建設(shè)是利用信息技術(shù)獲取傳輸檔案資源，向社會提供更多有價值的檔案信息。企業(yè)檔案信息化是企業(yè)依靠科學(xué)的思想方法，憑借信息技術(shù)等高科技手段對文件等信息發(fā)掘整合，使信息獲取傳輸應(yīng)用數(shù)字化，帶動企業(yè)物流運(yùn)行，管理決策科學(xué)化，為企業(yè)和社會發(fā)展服務(wù)。

企業(yè)檔案信息化是企業(yè)工作的重要內(nèi)容，具有鮮明的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在原始性，全面性，服務(wù)性等方面。原始性特征是針對企業(yè)檔案信息化所承載電子文件信息內(nèi)容，原始性是電子文件承載信息是文件生成形成記錄，檔案文件必須是原件，確保檔案文件的歷史憑證價值，電子文件存在形態(tài)不斷變化，記錄信息內(nèi)容與記錄方式分離，不需傳統(tǒng)檔案文件一樣憑借原件證明信息內(nèi)容，電子文件信息內(nèi)容原始性是保證歷史憑證價值的重要條件，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，使企業(yè)檔案轉(zhuǎn)化為虛擬臺，企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)傳遞僅為檔案信息內(nèi)容。用戶得到的檔案文件非原件。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

企業(yè)檔案信息化對企業(yè)發(fā)展具有重要作用，具體體現(xiàn)在有利于促進(jìn)企業(yè)檔案信息開發(fā)，檔案信息化促進(jìn)文檔管理一體化，是企業(yè)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。檔案信息收集不完全是困擾企業(yè)檔案部門的難題，企業(yè)檔案人員可運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，通過應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)收集到有利于企業(yè)發(fā)展的外部信息，滿足企業(yè)對信息的需求，有利于企業(yè)捕捉市場信息。

企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，文件可歸入檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行管理，促使企業(yè)文件檔案與實(shí)際工作結(jié)合，檔案信息化通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)置文檔管理程序，提高檔案的歸檔率，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。信息資源利用在企業(yè)決策中具有重要地位，信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用，為企業(yè)決策活動提供重要依據(jù)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策應(yīng)準(zhǔn)確迅速，社會對企業(yè)檔案信息需求增加，促使企業(yè)檔案部門改變傳統(tǒng)檔案管理方式，利用現(xiàn)代化服務(wù)手段使企業(yè)檔案信息能準(zhǔn)確方便的提供給用戶。

企業(yè)要想提高自身市場競爭力，必須在生產(chǎn)經(jīng)營等工作中運(yùn)用現(xiàn)代化科技，現(xiàn)代化企業(yè)要存儲管理各種信息，在企業(yè)生產(chǎn)管理中爭取先機(jī)，檔案是企業(yè)重要信息資源，收集統(tǒng)計(jì)與利用水平關(guān)系到企業(yè)信息化程序，企業(yè)檔案信息化水平是衡量企業(yè)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，檔案信息化能為企業(yè)管理決策提供及時科學(xué)依據(jù)，為企業(yè)生產(chǎn)管理活動提供有利的信息服務(wù)。

信息技術(shù)發(fā)展日新月異，檔案是企業(yè)重要的資料，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中有利于計(jì)算機(jī)檢索信息查全率，減輕管理者勞動強(qiáng)度。檔案資料是企業(yè)重要的信息，檔案資料泄露會損害企業(yè)利益，信息化管理有利于檔案資料的保密，封閉式局域網(wǎng)可以運(yùn)用多種加密操作提高檔案保密性，無紙化信息錄入，相對過去紙質(zhì)保存更加便捷，微機(jī)管理企業(yè)檔案資料，通過加密方式避免資料遭到竊取。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

隨著企業(yè)增加對檔案信息化建設(shè)投入，企業(yè)檔案信息化管理工作廣泛開展，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施初步形成，數(shù)字化檔案信息資源量不斷增加，大型企業(yè)檔案信息化建設(shè)工程實(shí)施早，依托檔案管理化建設(shè)開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)向縱深發(fā)展創(chuàng)造了條件，取得了良好的效果。國內(nèi)現(xiàn)有大中型企業(yè)一萬五千多家，據(jù)國家經(jīng)濟(jì)信息中心調(diào)查顯示，有10%的企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)檔案信息化，20%的企業(yè)未開展檔案信息化工作。企業(yè)檔案信息化取得了一定進(jìn)展，但當(dāng)前企業(yè)檔案信息化工仍存在諸多問題。

國內(nèi)中小企業(yè)檔案信息化建設(shè)中10%左右企業(yè)應(yīng)用ERP方案，6%的企業(yè)實(shí)施SCM方案，大多數(shù)企業(yè)檔案信息化停留于計(jì)算機(jī)文字處理，單純的辦公自動化，局部的信息化階段。70%以上的大中型企業(yè)建立正規(guī)的情報(bào)競爭網(wǎng)絡(luò)，其中近30%的企業(yè)建立正規(guī)化的工作流程，中心企業(yè)建立情報(bào)競爭網(wǎng)絡(luò)不足10%，運(yùn)用企業(yè)檔案信息化技術(shù)僅限于互聯(lián)網(wǎng)案例企業(yè)主頁，未充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源豐富檔案信息輔助企業(yè)工作，中小型企業(yè)對市場信息缺乏迅速反應(yīng)能力。

當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的問題主要包括軟件開發(fā)問題，檔案信息資源數(shù)字問題，及檔案信息化人員素質(zhì)問題。企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，檔案專業(yè)人員對信息化技術(shù)不了解，實(shí)施信息化人員主要是編程人員，對檔案專業(yè)知識了解較少，僅按對企業(yè)其他業(yè)務(wù)方式進(jìn)行檔案信息化，編制出的信息化軟件不能解決信息化實(shí)際問題。企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化實(shí)施中有許多問題需要解決，企業(yè)中大量的歷史檔案資料數(shù)字化問題，如企業(yè)存放文革前的檔案，有些檔案字跡褪色，為檔案掃描工作帶來了困難。

四、企業(yè)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新策略

考慮企業(yè)檔案信息化的特點(diǎn)，針對我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，對企業(yè)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新首先要樹立信息化觀念。觀念轉(zhuǎn)變是企業(yè)檔案信息化的前提，當(dāng)今先進(jìn)科技廣泛運(yùn)用，加快了檔案工作融入信息社會的步伐，檔案人員可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，共享檔案資源信息，要求檔案人員轉(zhuǎn)變舊的思想，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式必然被信息化取代。

企業(yè)檔案人員要加強(qiáng)宣傳，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識開發(fā)檔案信息資源是進(jìn)行科學(xué)決策的需要，需要大力投入資金。企業(yè)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，各部門組織參與，需要有力的組織保障，企業(yè)各部門提出要求，由檔案信息系統(tǒng)部門開發(fā)。信息技術(shù)為檔案服務(wù)提供了便利條件，文件可供多個利用者使用，企業(yè)檔案工作者要更新服務(wù)觀念，及時將信息配置在工作各環(huán)節(jié)。

進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須清楚檔案信息化的目的，進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查分析研究，為企業(yè)檔案信息化開展制定總體規(guī)劃。應(yīng)將檔案信息化納入信息化規(guī)劃，建立科學(xué)適用的文件歸檔與利用系統(tǒng)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是為提高效率服務(wù)，在建設(shè)方面必須考慮企業(yè)實(shí)際需求，不要盲目冒進(jìn)。企業(yè)檔案信息化建要以實(shí)用性，效益為原則。要建立相對獨(dú)立的綜合企業(yè)檔案管理部門，按照檔案管理程序，對企業(yè)部門在生產(chǎn)管理中產(chǎn)生的信息進(jìn)行收集管理。企業(yè)檔案部門是檔案管理的職能部門，應(yīng)負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)與管理維護(hù)工作。企業(yè)檔案管理要以服務(wù)中心工作為中點(diǎn)，幫助企業(yè)適應(yīng)性的戰(zhàn)略調(diào)整，基于檔案信息化成果創(chuàng)新。

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化是企業(yè)檔案工作適應(yīng)社會發(fā)展的必然要求，檔案人員要面向未來，改變工作方法，深刻認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性。當(dāng)今時代人們注重時間效率，傳統(tǒng)被動的服務(wù)方式不適合人們的要求，企業(yè)檔案信息化人服務(wù)理念應(yīng)做出調(diào)整，加強(qiáng)與專業(yè)各單位的聯(lián)系，企業(yè)檔案信息化人才及時思考調(diào)整檔案服務(wù)方式。

圖書館、檔案學(xué)科同宗同源，隨著科技迅速發(fā)展，新技術(shù)周期縮短，現(xiàn)代科學(xué)向微觀方面縱深發(fā)展，學(xué)科交叉增多，科研方法向整體化發(fā)展。由于圖書館學(xué)與檔案學(xué)研究對象在工作流程等方面具有共性，信息技術(shù)發(fā)展使學(xué)科復(fù)雜融合。知識管理背景下檔案信息化特征是從被動服務(wù)到主動知識創(chuàng)新服務(wù)。時代發(fā)展要求企業(yè)檔案管理從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)向注重檔案內(nèi)容管理，用知識管理理念強(qiáng)化企業(yè)檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案知識資源共享。

綜上，科技迅猛發(fā)展為社會帶來了全新變革，企業(yè)檔案管理工作面臨創(chuàng)新，將信息技術(shù)融入到檔案管理中，可以提高檔案管理效率，簡化檔案管理內(nèi)容，企業(yè)迫切需要檔案管理信息化，應(yīng)從提高管理人員的素質(zhì)，重視經(jīng)費(fèi)投入等方面出發(fā)，完善企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)。

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（作者單位：蘇州市煙草公司太倉分公司）