縣級事業(yè)單位檔案信息化管理策略

李朝霞

摘 要：隨著現(xiàn)代社會科技水平的不斷提升，社會各個行業(yè)的工作開展逐步走向現(xiàn)代化，其中，事業(yè)單位檔案資料的管理是現(xiàn)代社會運營中的重要內(nèi)容，足以影響社會信息體系建設(shè)的進度。本文以縣級事業(yè)單位為例，簡要論述了基層事業(yè)單位中，縣級事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的意義，分析其現(xiàn)階段存在的主要問題，并針對問題提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;信息化

為迎合互聯(lián)網(wǎng)時代背景下社會管理的需求，事業(yè)單位積極引入先進信息技術(shù)，建設(shè)并完善檔案管理的信息化，努力做到升級轉(zhuǎn)型。在這一情況下，我國仍有諸多基層單位沿用傳統(tǒng)方式，以紙張作為載體用于檔案的記錄，再加上原有保存的紙質(zhì)檔案存量較多，嚴重影響了工作的效率與便捷性。

一、縣級事業(yè)單位建設(shè)檔案信息化管理的意義

1.調(diào)節(jié)檔案管理工作的強度

由于各類先進的信息技術(shù)在辦公領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，使得事業(yè)單位檔案管理工作的開展擁有便捷性。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建有關(guān)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺，以數(shù)字化的錄入方式代替人工錄入方式;以網(wǎng)盤存儲的方式替代紙質(zhì)檔案，解決了傳統(tǒng)檔案管理方式遺留的問題，很大程度上調(diào)節(jié)了檔案管理工作的強度。此外，信息技術(shù)能夠有效采集和儲存檔案信息，并進行科學管理，例如適當備份以免資料丟失或者進行合理排序方便使用等，在檔案管理工作中作用明顯。

2.提高檔案管理的工作效率

貫徹落實信息化檔案管理，能夠保障檔案管理工作的積極發(fā)展并為其實際操作提供先進技術(shù)支持，有效提高工作效率。將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)，存儲在檔案數(shù)據(jù)庫中，通過計算機系統(tǒng)的信息檢索功能就能輕易實現(xiàn)相關(guān)信息檔案的實時調(diào)用，再加上相關(guān)工作局域網(wǎng)的建立，打破了事業(yè)單位單一部門信息閉塞的窘境，營造相互合作、信息共享的氛圍，使得異地調(diào)用信息成為可能。

3.提升檔案管理的安全性

檔案信息化管理體系的建設(shè)，能夠有效解決紙質(zhì)檔案因多種環(huán)境問題而受損的問題，保證其完整性。其次，信息化管理利用數(shù)字化方式來制作電子檔案，使各部門人員檔案信息透明化，避免造假行為的出現(xiàn)。

4.促進檔案管理工作長期發(fā)展

事業(yè)單位實施公共管理工作的前提基礎(chǔ)便是檔案管理的信息化，是事業(yè)單位在現(xiàn)階段發(fā)展的重點參考標準。加強數(shù)字化以及信息化等技術(shù)手段在事業(yè)單位檔案管理中的作用，能夠積極推進檔案信息化管理體系的建成與完善，有利于促進檔案管理工作的長期有效發(fā)展，并為事業(yè)單位更好地為社會服務(wù)提供無限動力，從而推動我國公共事業(yè)的進程。

二、縣級事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問題

1.檔案管理人員管理意識淺薄

在現(xiàn)階段的檔案管理過程中，不少事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員對檔案管理重要性缺乏認識。尤其是基層事業(yè)單位，受社會科技發(fā)展影響相對較小，其相關(guān)人員缺少創(chuàng)新型的管理意識，在檔案管理中運用信息技術(shù)手段較少，信息化管理難以得到全面開展。此外，基層單位檔案的管理規(guī)劃缺乏科學性，檔案管理也只是停留在對單位內(nèi)部人事檔案進行儲存的層面，沒有更深層次的理解以及相關(guān)行為措施的實施，導(dǎo)致檔案管理作用發(fā)揮流于形式，不利于信息化管理在此基礎(chǔ)上的建設(shè)。

2.基層事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施未完善

縣級類的基層事業(yè)單位較上層事業(yè)單位而言，其落后之處主要在于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不完善。基層事業(yè)單位檔案管理信息化的實現(xiàn)，依靠基礎(chǔ)設(shè)施的有效支持，然而目前我國基層事業(yè)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不達標的現(xiàn)象普遍存在。例如，部分基層事業(yè)單位，受地域、經(jīng)濟等客觀因素影響，辦公環(huán)境相對較差，檔案管理室等相關(guān)辦公場所未能達到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的相關(guān)標準，影響信息化建設(shè)的開展以及推進。

3.基層事業(yè)單位缺少專業(yè)人才

專業(yè)管理人才的匱乏是影響基層事業(yè)單位推進其信息化管理體系另一重要因素?，F(xiàn)階段，就我國基層事業(yè)單位的實際檔案管理情況而言，從事檔案管理的相關(guān)人員大多不是專業(yè)技術(shù)人員，難以滿足信息化管理的開展。檔案管理缺少專業(yè)人才主要由兩方面的原因造成，一是整個社會環(huán)境中缺乏信息化的專業(yè)人才，上層事業(yè)單位檔案管理中也存在同樣的問題，更何況縣級事業(yè)單位;二是縣級事業(yè)單位對檔案管理人員的分配有所忽視，不重視檔案信息化管理的專業(yè)隊伍的建設(shè)，較多檔案工作管理者沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，應(yīng)對較為繁瑣的工作常有心有余而力不足的情況，再加上長期使用傳統(tǒng)管理模式的影響，難以較快適應(yīng)信息化的管理模式。以上兩方面原因，均是引起縣級事業(yè)單位檔案管理人員與其檔案信息化管理之間矛盾的關(guān)鍵所在。

4.基層事業(yè)單位檔案管理不完善

信息技術(shù)的進步，有效促進了檔案信息的采集應(yīng)用和整合開發(fā)，但諸多事業(yè)單位尤其是基層事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面存在工作水平低、建設(shè)效率不高、重復(fù)加工等較為嚴重的現(xiàn)象，其原因主要在于對編制工作的重視不夠，再加上信息化程度不高，檔案數(shù)據(jù)庫的共享性能有所欠缺，導(dǎo)致檔案自身的價值未能得到有效利用。同時，檔案安全性的管理也未受到重視，未能根據(jù)不同檔案的特點使用不同的管理方式。電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，雖不易受環(huán)境因素的影響，但其使用與保存也應(yīng)做到安全防護。但縣級事業(yè)單位由于能力有限，無法將涉密管理真正落到實處，影響信息的安全性，甚至還存在管理手段落后的現(xiàn)象，阻礙檔案信息價值的充分發(fā)揮。

5.檔案管理中信息化利用率低

就目前而言，基層事業(yè)單位為順應(yīng)時代的發(fā)展，積極開展信息化建設(shè)的相關(guān)工作，但是單位內(nèi)部的整體運行機制還是較為落后，無法較大幅度提升檔案管理中信息化的利用效率，使其發(fā)展較難滿足社會發(fā)展的需求，同時也難以體現(xiàn)事業(yè)單位服務(wù)社會的相關(guān)職能，嚴重則將無法在情況多變的市場環(huán)境中立穩(wěn)腳跟。

三、縣級事業(yè)單位檔案信息化管理策略

1.加強基層事業(yè)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

縣級事業(yè)單位需要著重加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理實現(xiàn)信息化奠定堅實基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位必須加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，以確保檔案管理的信息化建設(shè)擁有充足的經(jīng)費。除此以外，事業(yè)單位還需要在建立信息化檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，加快檔案信息數(shù)字化的進程以及優(yōu)化系統(tǒng)的信息化管理。

2.建立優(yōu)秀的檔案管理隊伍

基層事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)中，較為困難的是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，同時建設(shè)優(yōu)秀的檔案管理隊伍，這就需要縣級事業(yè)單位做到以下幾點：第一，單位領(lǐng)導(dǎo)以及管理層人員轉(zhuǎn)變原有管理觀念，樹立檔案管理信息化重要性的認識理念，充分了解信息化檔案管理對于基層事業(yè)單位發(fā)展的重要意義。第二，加強對于信息技術(shù)人才的引進和培養(yǎng)。事業(yè)單位可以通過人才市場發(fā)掘、招聘符合檔案管理隊伍建設(shè)要求的技術(shù)人才，基層事業(yè)單位可以通過外部引進優(yōu)秀人才的方式充實檔案管理隊伍。第三，定期進行能力培訓，提升相關(guān)工作人員的技能水平以及綜合素質(zhì)?；鶎邮聵I(yè)單位需要更加關(guān)注對相關(guān)工作人員的計算機運用水平以及道德素質(zhì)進行重點培訓，在發(fā)展其業(yè)務(wù)能力的同時，注重其思想道德培養(yǎng)。第四，事業(yè)單位應(yīng)鼓勵管理人員以及其他相關(guān)工作人員積極使用信息技術(shù)開展檔案管理工作，逐漸擺脫人工錄入等傳統(tǒng)手段。此外，事業(yè)單位還應(yīng)培養(yǎng)員工終身學習的理念，將新知識融入檔案管理過程中，積極為創(chuàng)新檔案管理現(xiàn)代化做出貢獻。

3.加強基層事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)的力度

檔案管理不僅僅只限于檔案的保存，檔案的有效利用也是檔案管理中的重要作用之一，因此，提高檔案信息的利用率也是促進檔案管理信息化的主要手段之一。在基層檔案信息有效開發(fā)的具體實踐中，需要基層事業(yè)單位加強對檔案信息的分類研究以及匯總分析，明確展示各類檔案信息的有效價值。在這一過程中，增加信息技術(shù)以及信息化手段的使用頻率，一定程度上能夠推進檔案管理信息化的進程。

4.強化基層事業(yè)單位檔案管理的安全保障

檔案信息以數(shù)據(jù)為載體降低了環(huán)境對于檔案資源的威脅，但檔案信息化管理又帶來網(wǎng)絡(luò)威脅，因此基層事業(yè)單位需要加快建立、健全安全保障體系。首先要在實際工作中，堅持做好對于信息的把控;其次，制定合理完善的檔案管理制度，規(guī)范員工日常操作行為并培養(yǎng)其安全操作意識;最后，貫徹落實考核工作，保障管理制度的作用發(fā)揮，規(guī)范有關(guān)檔案信息化管理的各項工作，實現(xiàn)檔案信息的管理安全。

四、總結(jié)

檔案信息化管理作為一項較為系統(tǒng)的工程，關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展前景。基層事業(yè)單位由于受諸多因素影響，導(dǎo)致其信息化進程較為緩慢，因此，基層事業(yè)單位面臨檔案信息化管理中的問題，需要著重關(guān)注，并需要快速找到解決方法，以減小各級事業(yè)單位信息化的差距，保障社會平穩(wěn)健康安全的發(fā)展。

參考文獻：

[1]吳灼之.事業(yè)單位檔案信息化管理策略探討[J].中國管理信息化，2019

[2]吳桂琴.基層單位檔案管理信息化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[3]劉夢玲.基層單位檔案信息化管理建設(shè)途徑和策略分析[J].智庫時代，2019

（作者單位：黃陵縣人才中心）