淺析局域網(wǎng)中Access數(shù)據(jù)庫與Excel電子表格交互分析管理數(shù)據(jù)的方法

王正宇

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在近十幾年間發(fā)展迅速，大量的網(wǎng)絡(luò)用戶從有線網(wǎng)絡(luò)向無線網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)移，網(wǎng)絡(luò)終端從PC機(jī)向移動設(shè)備轉(zhuǎn)移，日常辦公從紙質(zhì)化辦公向無紙化網(wǎng)絡(luò)辦公轉(zhuǎn)變，在局域網(wǎng)中用Microsoft Access和Microsoft Excel對數(shù)據(jù)進(jìn)行交互管理是一種不錯的選擇，具有靈活簡單、實用性強(qiáng)的特點。

關(guān)鍵詞：局域網(wǎng);Access;Excel;交互;數(shù)據(jù)分析;數(shù)據(jù)管理

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在近20年間發(fā)展迅速，基于移動終端無線網(wǎng)絡(luò)的眾多功能齊全APP的出現(xiàn)，使得人們對局域網(wǎng)的依賴有所降低，但對于一個單位或一個部門具有一定保密性的數(shù)據(jù)分析處理來說，在局域網(wǎng)中進(jìn)行分析處理，可以讓數(shù)據(jù)更安全[1][2]。本文主要介紹用Access與Excel交互分析管理數(shù)據(jù)，其具有靈活簡單、實用性強(qiáng)的特點，如數(shù)據(jù)同步、分析統(tǒng)計、按需求批量生成表格數(shù)據(jù)等。

一、局域網(wǎng)中用Access數(shù)據(jù)庫與Excel電子表格交互分析管理數(shù)據(jù)的基本概念和特點

局域網(wǎng)（Local Area Network，LAN）是指在某一區(qū)域內(nèi)由多臺計算機(jī)互聯(lián)成的計算機(jī)組，一般是方圓幾千米以內(nèi)。局域網(wǎng)可以實現(xiàn)文件管理、應(yīng)用軟件共享、打印機(jī)共享、工作組內(nèi)的日程安排、電子郵件和傳真通信服務(wù)等功能。

Microsoft Access（數(shù)據(jù)庫）和Microsoft Excel（電子表格）是微軟公司開發(fā)的Microsoft Office辦公軟件的兩個組件。Microsoft Access的用途體現(xiàn)在很多方面，其中主要功能是進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，開發(fā)軟件或是在開發(fā)一些小型網(wǎng)站W(wǎng)EB應(yīng)用程序時或與相關(guān)程序如Excel交互分析管理數(shù)據(jù)時，用來存儲數(shù)據(jù)。在本文中，主要用到數(shù)據(jù)存儲等簡單功能。Microsoft Excel是可進(jìn)行各種數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計分析和輔助決策操作的電子表格軟件，廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計財經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域，在本文中應(yīng)用其數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析的部分功能。兩者結(jié)合，數(shù)據(jù)統(tǒng)一性更有保障。

二、Access與Excel交互分析管理數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)

運(yùn)用Access與Excel交互分析管理數(shù)據(jù)需要具備一定的計算機(jī)操作基礎(chǔ)。本例所使用的Office版本為Microsoft Office 2010，實例為“學(xué)生數(shù)據(jù)的分析管理”。

（一）Access數(shù)據(jù)庫應(yīng)用基礎(chǔ)

1.創(chuàng)建基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

本文主要闡述“學(xué)生數(shù)據(jù)的分析管理”實例，主要實現(xiàn)局域網(wǎng)中學(xué)生實體的數(shù)據(jù)管理、更新、同步、按需生成表等功能，在創(chuàng)建Access基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時，首先要創(chuàng)建Access表，可錄入或?qū)隕xcel表格已有的數(shù)據(jù)，無論采取何種方式，為避免冗余及歧義，對表的分析設(shè)計都應(yīng)遵循如下規(guī)則：（1）分析問題，找出并分析主要業(yè)務(wù)及主要實體，規(guī)劃表;（2）對主要的表進(jìn)行結(jié)構(gòu)分析，對每個有限數(shù)據(jù)集單獨(dú)設(shè)計一個表（即數(shù)據(jù)代碼表），設(shè)定其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu);（3）設(shè)計基本主表及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu);（4）定義表之間的關(guān)系及參照完整性。

本例的實體有學(xué)生、班主任、班級等，規(guī)劃設(shè)計以下幾張表。①學(xué)生基本信息表：即簡化的中職學(xué)校學(xué)籍信息表。②班主任信息表：包含身份證號、聯(lián)系方式、班級編號信息。③班級基本信息表：包含班級號、中隊號、班級辦學(xué)性質(zhì)等。

關(guān)系是兩個表的公共字段之間所建立的聯(lián)系，是從兩個表記錄對應(yīng)性來看表與表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，關(guān)系通過匹配表中的關(guān)鍵字段值來建立。

2.生成特定記錄集—創(chuàng)建查詢

將數(shù)據(jù)輸入Access數(shù)據(jù)表不是最終目的，而是在于使用數(shù)據(jù)，從數(shù)據(jù)中得到對用戶而言有價值的信息。在一個龐大的數(shù)據(jù)庫中，每次出于特定的需求使用其中特定的記錄時，只有通過建立查詢才能準(zhǔn)確、快捷地達(dá)到目的。

通常情況利用查詢向?qū)刹樵?，查詢與數(shù)據(jù)表一樣，可以單獨(dú)使用，用做Excel的數(shù)據(jù)源。本例使用“簡單查詢向?qū)А笨梢詣?chuàng)建簡單的選擇查詢，具體方法：打開“新建查詢”對話框選擇“簡單查詢向?qū)А敝鸩礁鶕?jù)向?qū)瓿刹樵儎?chuàng)建。

（二）Excel的應(yīng)用基礎(chǔ)

在局域網(wǎng)中實現(xiàn)Access數(shù)據(jù)庫與Excel電子表格交互分析管理數(shù)據(jù)，要掌握Excel的基礎(chǔ)性操作，如建立與保存工作簿、輸入和編輯工作表數(shù)據(jù)、使用工作表和單元格，高階操作如獲取外部數(shù)據(jù)（導(dǎo)入外部Access）、VBA宏編輯操作等。

三、Access與Excel交互分析管理數(shù)據(jù)的核心

利用Access提供的“拆分?jǐn)?shù)據(jù)庫”功能，將所設(shè)計的數(shù)據(jù)庫拆分為前臺主程序和后臺數(shù)據(jù)庫兩部分，后臺數(shù)據(jù)與前臺程序放在電腦的不同分區(qū)，最大限度保證數(shù)據(jù)的安全，在前臺主程序設(shè)計一個可以選擇后臺數(shù)據(jù)庫的入口或建立前后臺鏈接，將前臺程序分發(fā)給局域網(wǎng)內(nèi)的用戶，實現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)不同用戶共享操作同一個網(wǎng)絡(luò)后臺數(shù)據(jù)庫的目的。

（一）分離Access數(shù)據(jù)庫

第一，打開Access目標(biāo)數(shù)據(jù)庫;第二，打開“數(shù)據(jù)庫工具”選項卡;第三，在“移動數(shù)據(jù)”面板中點擊“Access數(shù)據(jù)庫”;第四，進(jìn)入“數(shù)據(jù)庫拆分器”對話框，拆分?jǐn)?shù)據(jù)庫，拆分后需要保存的即是后臺數(shù)據(jù)庫，將其保存在名為“ht”的文件夾中。

（二）共享后臺數(shù)據(jù)庫

為保障局域網(wǎng)客戶端訪問服務(wù)器端數(shù)據(jù)的一致性，讓客戶端只具有訪問、修改服務(wù)器端數(shù)據(jù)的權(quán)限，而不具備刪除權(quán)限，讓任何通過網(wǎng)絡(luò)對服務(wù)器端設(shè)備進(jìn)行身份驗證的用戶都使用來賓權(quán)限執(zhí)行此操作，對服務(wù)器端組策略進(jìn)行配置，設(shè)置訪問本地數(shù)據(jù)的賬戶為來賓賬戶，共享分離的后臺數(shù)據(jù)庫。

1.配置計算機(jī)組策略

（1）運(yùn)行框輸入“gpedit.msc”打開“本地組策略編輯器”;（2）進(jìn)入“計算機(jī)配置”的“Windows設(shè)置”;（3）依次進(jìn)入“安全設(shè)置”、“本地策略”、“安全選項”，打開“網(wǎng)絡(luò)訪問：本地帳戶的共享和安全模式”策略，網(wǎng)絡(luò)訪問改為“僅來賓-本地用戶以來賓身份驗證”。

2.打開“用戶賬戶”

運(yùn)行框輸入“control userpasswords2”打開“用戶賬戶”，勾選“要使用本地，用戶必須輸入用戶名和密碼”，選中“Guest”用戶，“重設(shè)密碼”后確定。

3.共享分離的后臺數(shù)據(jù)庫

共享分離的后臺數(shù)據(jù)庫，即共享后臺數(shù)據(jù)庫所在的文件夾，以為后期映射共享數(shù)據(jù)庫做準(zhǔn)備，將權(quán)限設(shè)置為只許修改，不許刪除。具體方法如下：（1）共享包含后臺數(shù)據(jù)庫的文件夾;（2）打開“屬性”的“安全”面板，在“編輯”中添加“everyone”用戶;（3）打開“安全”面板的“高級”項，在“everyone”的“權(quán)限”中去掉“刪除子文件夾及文件”和“刪除”前面的勾。

（三）映射共享的數(shù)據(jù)庫

在每臺客戶端計算機(jī)上映射共享的數(shù)據(jù)庫，以便于統(tǒng)一每臺客戶端的計算機(jī)路徑，讓Access與Excel交互訪問數(shù)據(jù)時指向同一個路徑，提升每臺客戶端計算機(jī)配置的統(tǒng)一性和可操作性。具體方法為：右鍵單擊“計算機(jī)”選擇“映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器”，在“瀏覽”中找到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器共享的包含后臺數(shù)據(jù)庫的文件夾。

（四）鏈接前臺數(shù)據(jù)庫與映射后臺數(shù)據(jù)庫的表

打開前臺數(shù)據(jù)庫，將前臺數(shù)據(jù)庫的表刪除，鏈接前臺數(shù)據(jù)庫與映射的后臺數(shù)據(jù)庫的表（局域網(wǎng)內(nèi)每一臺計算機(jī)都做同樣的設(shè)置）。

（五）鏈接Excel與Access，分發(fā)前臺數(shù)據(jù)庫及Excel 模板文件

至此，實現(xiàn)了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、共享，已有數(shù)據(jù)支撐，本例的數(shù)據(jù)使用和分析處理主要由Excel完成，故要對客戶端計算機(jī)的Excel與Access建立鏈接，并向每臺客戶端分發(fā)前臺數(shù)據(jù)庫及利用VBA宏編輯設(shè)計Excel的特定模板文件。鏈接方法為：在Excel中打開“數(shù)據(jù)”選項卡，從“獲取外部數(shù)據(jù)”面板中選擇“自Access”打開映射的數(shù)據(jù)庫文件，選擇目標(biāo)表或查詢導(dǎo)入。

四、Excel數(shù)據(jù)分析管理

利用VBA編寫代碼生成模板表，按需要設(shè)置條件生成表格打印輸出。進(jìn)入Excel的Visual Basic編輯界面，新建“模塊”，在模塊中編寫程序代碼實現(xiàn)如下功能。第一，可根據(jù)設(shè)定條件在新表中自動獲取Excel從Access鏈接的數(shù)據(jù)，能按需生成特定格式的數(shù)據(jù)，能清除生成的表格數(shù)據(jù)。第二，可自動根據(jù)需要設(shè)置表格邊框線（.Borders.LineStyle）。第三，可自動根據(jù)輸入的值設(shè)置行高（.RowHeight）。第四，可自動生成頁眉頁腳。例如，.RightHeader="文字內(nèi)容"，.RightFooter="第&P頁 共&N頁"。

五、結(jié)語

本文旨在從局域網(wǎng)的角度，探討利用Access數(shù)據(jù)庫與Excel電子表格交互鏈接提供一種數(shù)據(jù)分析管理的思路，重點突出Access數(shù)據(jù)庫與Excel電子表格的交互方法。在局域網(wǎng)中多人同時進(jìn)行數(shù)據(jù)管理時，控制同一個數(shù)據(jù)出口，可以有效保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、安全性，利用Access數(shù)據(jù)庫管理源數(shù)據(jù)，在Excel中自行按需編輯生成滿足不同條件的表格數(shù)據(jù)，可提升工作的自動化、針對性、時效性。

參考文獻(xiàn)：

[1]沈祥玖，尹濤.數(shù)據(jù)庫原理及應(yīng)用——Access[M].北京：高等教育出版社，2015.

[2]Excel Home.別怕，EXCEL VBA其實很簡單[M].北京：北京大學(xué)出版社，2014.