新形勢下如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作

程筱潔

摘 要：在事業(yè)單位檔案管理工作中，人事檔案管理是重要的組成部分。目前，大部分事業(yè)單位正推行各項改革，對原有的人事管理模式形成了巨大的挑戰(zhàn)。人事檔案管理工作是否能跟上人事制度改革步伐，無疑對人事檔案管理人員也提出了更高的要求，提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平勢在必行。筆者在結(jié)合自身工作經(jīng)驗的基礎上，針對事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題進行分析，并提出解決方法，希望能為實際工作提供借鑒。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理

一、引言

作為人事制度系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，人事檔案管理不僅是政府監(jiān)督人事改革成效的重要資料憑證和事實依據(jù)，更是人事制度改革本身的重要組成部分[1]。人事檔案是人生歷史的縮影，具有動態(tài)性、真實性和保密性等特征，不僅與個人的就業(yè)、工資、職級、待遇等切身利益息息相關，而且對于推進人才交流、健全干部激勵機制、完善干部管理體制等都具有重要的作用，各級組織人事部門和檔案管理部門應當引起高度的重視。

二、目前事業(yè)單位人事檔案管理過程中存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠，人員配備不足

著名的檔案學家謝倫伯格曾說，“對檔案的重視程度是衡量一個國家文明水平的最好尺度”，檔案是對人類自身活動的直接記錄，是每個人發(fā)展歷史的真實寫照，一個人、一個國家、一個社會對待人事檔案的態(tài)度也就是其對待個人、國家和社會發(fā)展歷史的態(tài)度。目前，許多事業(yè)單位的人事檔案管理部門并不是一個獨立的部門，多數(shù)是從屬于人力資源或辦公室，部門領導和員工甚至認為檔案工作就是抄抄寫寫，保管性的事務性工作，是不需要專業(yè)技術的簡單工作。因而檔案管理人員多為兼職人員或是照顧臨退休的老職工，其工作重點并不在檔案管理工作，經(jīng)常還要兼職做其他事物性的工作，對于檔案的工作精力投入不夠，導致了他們?nèi)菀自谌耸聶n案管理工作中發(fā)生偏差和過失。

（二）管理隊伍專業(yè)素養(yǎng)偏低，檔案管理水平不高

一名合格的人事檔案管理人員，不僅要精通檔案管理專業(yè)知識，熟悉掌握計算機和網(wǎng)絡技術的應用，而且要具有較高的政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)及愛崗敬業(yè)的職業(yè)素質(zhì)，這樣才能適應事業(yè)單位人事檔案管理工作。但目前很多事業(yè)單位由于工作繁忙、人員緊缺，人事檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)的培訓，不能完全達到以上工作要求;甚至有部分檔案管理人員檔案管理的意識不強，在比較枯燥的檔案管理工作中很難保持對工作的熱情和積極性，未能很好地履行職責，責任心不強，導致人員檔案材料遺失或放錯，人員信息不準確等。

（三）檔案管理方式落后，硬件設施不完善

目前，大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理的對象均為實體檔案，方法只局限于保管保存功能，查找方法單一，導致管理效率低下。有相當一部分事業(yè)單位檔案資料的管理并沒有相對完善的保護設施，存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用;部分事業(yè)單位庫房緊張，無獨立的人事檔案室;還有的事業(yè)單位檔案室不達標準，狹窄潮濕，檔案柜也達不到防潮、防火、防蟲、耐高溫等“六防”要求，設備不配套，引起檔案材料霉變蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。而傳統(tǒng)地保管保存檔案和查找紙質(zhì)材料，已經(jīng)跟不上時代的變化，適應不了高強度的工作需要，并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查找起來費時費力，查找使用頻率高的材料容易造成檔案的磨損，不利于人事檔案的長久保存。

（四）人事檔案管理制度不規(guī)范，檔案管理意識淡漠

目前，大多數(shù)事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作制定科學完善的工作制度，沒有統(tǒng)一的管理標準，使檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性。人事檔案是人才信息的重要承載，也是人才信息的源泉，是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分。人事檔案憑證的真實與否，對于選拔人才、任用人才至關重要，尤其是管理崗位的干部，其個人履歷、政治素質(zhì)、德才表現(xiàn)、學歷學位都需要通過人事檔案來論證。由于檔案管理人員缺乏制度的約束，又沒有認識到人事檔案在國家和社會生活中的重要地位和作用，有些應該歸檔的材料不能及時存檔，造成檔案材料不全或缺失，不能真實反映出他人的實際情況，使檔案的利用率不能很好的發(fā)揮出來。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的具體對策

（一）改變傳統(tǒng)的思想觀念，提高對人事檔案管理工作的認識

檔案事業(yè)是崇高的事業(yè)，檔案管理部門也是事業(yè)單位的重要組成部門，但檔案管理的重要性在許多事業(yè)單位還沒有充分體現(xiàn)出來的，特別是人事檔案管理沒有得到單位應有的重視和地位，它們更多地徘徊在邊緣部門或從屬部門。單位領導要從根本上改變觀念，充分認識人事檔案工作的重要性，要把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎性的工作常抓不懈，做到對檔案工作重視到位，對檔案工作人員關心到位;配齊檔案管理人員，定崗定人，充分發(fā)揮專業(yè)人才的主觀能動性;同時要加大對于人事檔案管理所需要的信息化設備的采購和資金的投入，為人事檔案管理工作順利開展提供強有力的保障。

（二）加強檔案隊伍思想建設，提升人事檔案管理人員整體素質(zhì)

在事業(yè)單位人事制度改革的大背景下，人事檔案的管理愈發(fā)凸顯出其重要的地位，因此，要想提高事業(yè)單位人事檔案管理水平必須要注重人員思想上的建設。首先從事人事檔案管理的人員必須要樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀，遵守職業(yè)道德，工作態(tài)度端正，充分認識檔案管理工作在社會中的地位和價值，樹立自豪感，激發(fā)主動做好人事檔案工作的自覺性。其次事業(yè)單位在日常的培訓管理中要特別加強對人事檔案管理人員的政治素養(yǎng)和檔案法律法規(guī)的培訓，牢固樹立政治意識、保密意識和大局意識。這是由于人事檔案的內(nèi)容主要反映的是員工個人的情況，如個人信息、家庭情況等，都屬于個人隱私。人事檔案部門的管理人員必須要有保密意識，在日常的工作中要清楚哪些檔案內(nèi)容是可以公開的，哪些檔案內(nèi)容是需要保密的。最后要注重對于檔案管理人員專業(yè)技能的提升，要充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)新思維。創(chuàng)新是進步的根本，是可持續(xù)發(fā)展的不竭動力。為實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展，管理人員必須要具有創(chuàng)新精神，特別要加強對信息化技術方面的培訓，不斷提升服務質(zhì)量和服務水平。

（三）重視檔案管理制度建設，提高人事檔案管理工作效率

制度建設是一切活動的基石，是提升事業(yè)單位管理水平最重要的環(huán)節(jié)，制度建設能夠?qū)κ聵I(yè)單位的日常管理活動和管理行為進行一定程度的約束。一直以來，制度建設都是事業(yè)單位人事檔案管理工作的短板，部分事業(yè)單位甚至不具備專門的人事檔案管理制度，要提高人事檔案管理工作的水平，必須從制度建設入手。事業(yè)單位應根據(jù)本單位的人力資源管理情況健全檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平;根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。在管理制度、管理內(nèi)容和方式方法上，根據(jù)當下的社會發(fā)展時代背景，結(jié)合快速發(fā)展的現(xiàn)代化信息技術手段，創(chuàng)新人事檔案管理工作模式，進一步提升人事檔案管理的工作效率。

（四）加強人事檔案信息化建設，提高信息技術運用水平

隨著計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，將人事檔案進行信息化管理是大勢所趨。目前，檔案管理有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種模式，檔案管理部門應盡可能地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在保證紙質(zhì)檔案存儲條件安全、可靠的情況下利用電子檔案實現(xiàn)信息的查詢和共享。應充分發(fā)揮計算機的作用，逐步建立和完善事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過技術手段將人事檔案掃描、錄入到檔案信息管理系統(tǒng)中，建立好相應的檢索目錄，及時更新人員信息，動態(tài)化管理人事信息，保證事業(yè)單位人事檔案信息的時效性、真實性、全面性和準確性，形成數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案雙軌并行的管理模式。對紙質(zhì)檔案，要加強庫房“八防”建設，使檔案室做到防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生。

四、結(jié)語

人事檔案管理工作是事業(yè)單位其他各項工作發(fā)展的重要基礎。在科學技術高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位必須通過加大對檔案科研資金和人員技能培訓的投入，提高檔案工作人員待遇水平，鼓勵人事檔案工作者不斷學習創(chuàng)新，為改革和創(chuàng)新人事檔案管理方法提供堅實的物質(zhì)基礎。人事檔案工作人員必須提高對檔案管理工作重要性的認識和現(xiàn)代化管理能力。針對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的實際問題，對傳統(tǒng)檔案管理模式進行深入分析，充分利用先進的科學技術手段和硬件設施，建立更加有效的檔案管理方法，持續(xù)推進人事檔案工作的科學化、制度化、規(guī)范化，使人事檔案管理工作能夠與時俱進。

參考文獻：

[1]錢明.人事檔案管理的改革和創(chuàng)新[J].蘭臺內(nèi)外，2019（4）：58-60.

[2]劉麗.事業(yè)單位人事檔案管理必要性與具體策略[J].蘭臺內(nèi)外，2019（1下）：48-49.