影響醫(yī)院檔案歸檔率的因素及有效應(yīng)對(duì)措施

李紅霞 仲金枝

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674- 1145（2020）01- 114- 01

摘 要 隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，病例的使用與需求量在不斷的提升，檔案歸檔的及時(shí)性對(duì)于其作用的正常發(fā)揮有著重要意義。本文將對(duì)影響醫(yī)院檔案歸檔率的因素進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，了解其出現(xiàn)的原因，并提出提升檔案歸檔率的有效措施，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步提升與發(fā)展，并為需要的人士提供幫助。

關(guān)鍵詞 病例檔案 歸檔率 信息平臺(tái)

醫(yī)院檔案的歸檔速度會(huì)決定著其作用的有效發(fā)揮，為了更好的解決現(xiàn)階段醫(yī)院在這方面存在的不足，提高檔案的歸檔率，需要將這些問(wèn)題發(fā)掘出來(lái)，并將其產(chǎn)生的原因了解清楚，從而能夠結(jié)合實(shí)際情況，有針對(duì)性的運(yùn)用有效的措施減少和避免歸檔不及時(shí)帶來(lái)的不利影響，提升檔案歸檔率。

一、影響醫(yī)院檔案歸檔率的因素

（一）管理制度不健全

一些醫(yī)院在檔案管理制度方面缺乏重視，而相關(guān)醫(yī)療人員的工作積極性也較低，因而難以實(shí)現(xiàn)歸檔工作的規(guī)范性，甚至醫(yī)療檔案丟失等問(wèn)題也時(shí)有發(fā)生。檔案管理制度的缺乏，不僅對(duì)病例檔案歸檔工作效率產(chǎn)生不利影響，還會(huì)在問(wèn)題出現(xiàn)后導(dǎo)致無(wú)法明確責(zé)任人的問(wèn)題，給醫(yī)院工作的順利進(jìn)行帶來(lái)一定的難度。

（二）缺乏專(zhuān)業(yè)意識(shí)

現(xiàn)階段有些醫(yī)療工作者由于專(zhuān)業(yè)意識(shí)缺乏，使得醫(yī)院病歷歸檔工作受到一定程度的阻礙。同時(shí)對(duì)于相關(guān)法律知識(shí)不夠了解，導(dǎo)致其在工作過(guò)程中無(wú)法發(fā)揮責(zé)任心，甚至難以保證病例資料的完整性與真實(shí)性，造成檔案的歸檔工作失去意義。因此，在相關(guān)人員專(zhuān)業(yè)意識(shí)的培養(yǎng)方面需要進(jìn)一步提升重視程度。

（三）設(shè)施設(shè)備相對(duì)落后

雖然越來(lái)越多的醫(yī)療機(jī)構(gòu)已經(jīng)更新了相關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升。但是目前依然有很多醫(yī)院由于多種原因未能及時(shí)將先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備運(yùn)用到檔案歸檔的管理工作之中。尤其信息技術(shù)已經(jīng)普及，它的運(yùn)用能夠?qū)⒉±龣n案的歸檔工作簡(jiǎn)化，并且提升效率與便利性，如果沒(méi)有及時(shí)跟隨時(shí)代的腳步，可能會(huì)使檔案的歸檔率落后于多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)。

（四）缺乏系統(tǒng)性

運(yùn)用信息技術(shù)能夠使病例檔案的歸檔工作更具系統(tǒng)性，但一些醫(yī)院在這一方面的工作有待提升，導(dǎo)致整個(gè)歸檔工作缺乏系統(tǒng)性。同時(shí)相關(guān)人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的技術(shù)水平的掌握也是影響系統(tǒng)操作的原因之一。因此，為了提升醫(yī)院檔案歸檔率，將歸檔工作的系統(tǒng)性提升也是十分必要的。

二、提升醫(yī)院檔案歸檔率的有效措施

（一）建立完善的管理制度

醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)了解檔案管理人員的具體工作流程以及其職權(quán)情況，才能夠更好的滿足檔案歸檔工作的要求。完善管理制度，首先需要將病例檔案的重視程度增強(qiáng)，才能從根本上提升歸檔質(zhì)量，并綜合考慮需要的設(shè)備。例如，硬盤(pán)以及相關(guān)載體的存儲(chǔ)功能和所需數(shù)量。其次，需要正確了解病例檔案歸檔的步驟以及技術(shù)，便于更好制定出能夠與之適應(yīng)的管理措施[1]。最后，要將責(zé)任明確落實(shí)到各個(gè)檔案歸檔人員中，使他們能夠在清楚自身目標(biāo)的基礎(chǔ)上，更加規(guī)范而有序的開(kāi)展工作，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提升，從而使病例歸檔率進(jìn)一步提高。

（二）開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

針對(duì)相關(guān)歸檔醫(yī)療工作者專(zhuān)業(yè)意識(shí)不足的現(xiàn)狀，可以通過(guò)開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)來(lái)改善與提升。例如，可以通過(guò)招納基礎(chǔ)能力強(qiáng)，并具備較高的技能與責(zé)任感的人員，將病例歸檔率提升。同時(shí)，可以開(kāi)展專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)課堂，增強(qiáng)醫(yī)療人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備，并在此過(guò)程中不斷提升計(jì)算機(jī)操作技能與相關(guān)法律知識(shí)的了解與掌握，增加在歸檔工作方面的責(zé)任心。并且可以適當(dāng)增加考核，促進(jìn)其學(xué)習(xí)效率以及積極性的提升。另外，還要加強(qiáng)對(duì)于安全意識(shí)的培訓(xùn)工作，保證醫(yī)院病歷歸檔過(guò)程中信息的安全性，減少安全隱患。

（三）引用先進(jìn)設(shè)備

對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理設(shè)備的作用不能忽視，保證設(shè)備能夠發(fā)揮良好的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的高效率歸檔，能夠在很大程度上提高歸檔率。因此，要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展與社會(huì)需求，及時(shí)以先進(jìn)的設(shè)備取代過(guò)去效率低的設(shè)備，幫助檔案歸檔工作可以滿足多方面的需要，使檔案資源實(shí)現(xiàn)共享與遠(yuǎn)程咨詢(xún)等服務(wù)，通過(guò)信息化平臺(tái)的利用，能夠?qū)w檔管理體系進(jìn)一步完善。另外，為了更好的提升服務(wù)水平，相關(guān)醫(yī)療人員要明確設(shè)備的操作規(guī)范，提高管理技術(shù) ，從而增強(qiáng)自身病例檔案管理能力，提升醫(yī)院病例檔案歸檔率。

（四）保證檔案的及時(shí)歸檔

保證檔案的及時(shí)歸檔，需要使相關(guān)科室提升信息的傳達(dá)速度，便于檔案部門(mén)能夠?qū)⑵浼皶r(shí)歸檔處理，才能夠從根本上確保醫(yī)院病例檔案能夠及時(shí)歸檔。例如，為了使歸檔工作不出現(xiàn)延時(shí)的問(wèn)題，醫(yī)院診斷部門(mén)開(kāi)出的CT報(bào)告單、造影報(bào)告等需要在規(guī)定的時(shí)期之內(nèi)交至檔案管理部門(mén)，使相關(guān)人員將病例信息及時(shí)歸檔[2]。另外，對(duì)于報(bào)告單的書(shū)寫(xiě)質(zhì)量也需要注意，良好的質(zhì)量能夠保證病例整理的各個(gè)環(huán)節(jié)不出現(xiàn)差錯(cuò)。而為了確實(shí)地避免這樣的狀況，相關(guān)醫(yī)療人員需要在初始環(huán)節(jié)確保書(shū)寫(xiě)質(zhì)量，醫(yī)院方面可以通過(guò)制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度來(lái)加強(qiáng)管理水平，從而促進(jìn)病例檔案歸檔率的提升。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院病例檔案的歸檔率對(duì)于病例信息的有效利用有著重要作用。相關(guān)醫(yī)療人員要在明確影響歸檔率因素的基礎(chǔ)上，運(yùn)用合理有效的措施，結(jié)合實(shí)際情況，將檔案的歸檔率提升，減少和避免由于歸檔延遲帶來(lái)的不利影響，使我國(guó)醫(yī)療事業(yè)能夠有進(jìn)一步的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]范佳正，鄒萍萍.互聯(lián)網(wǎng)背景下現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理改革策略和模式創(chuàng)新[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2019，10（14）：7-9.

[2]施麗霞，范玉榮.影響醫(yī)院檔案歸檔率的因素及有效應(yīng)對(duì)措施[J].中國(guó)管理信息化，2017，19（23）：176-177.