高校檔案管理工作的保密與安全措施探究

摘要：檔案管理工作關系到高校的核心利益，是保護校園信息、資產安全和師生權益的重要舉措，尤其是包含校企合作、科研資料等機密內容的檔案更需要做好保密與安全措施。部分高校在檔案管理工作中存在管理意識薄弱、遺失混檔和管理資源匱乏的問題，不利于我國高校的信息建設。通過人才培養(yǎng)、場地優(yōu)化與制度設立等多個角度，對高校檔案管理工作的保密與安全措施進行詳細探究，以期改變當前檔案管理現狀。

關鍵詞：高校 檔案管理 檔案保密與安全

中圖分類號：G647? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009-5349（2020）08-0121-02

高校檔案的管理工作是學校行政、教學任務的基礎，是學校、在校師生與職工的共同財產。涉及重要信息的檔案需要做好周全的保密與安全措施，從而保證學校信息的安全與師生職工的利益。

一、高校檔案管理工作的保密與安全措施概況

（一）高校檔案管理工作的保密與安全措施的價值

高校檔案工作是高校行政、教學、管理的基礎，是學校各種工作、活動的信息記錄背書，具有極其重要的價值。檔案的完整與否，關系到學校行政管理的實施，教職工的工作考評和學生的學業(yè)記錄。如果沒有檔案管理工作，這些重要信息就可能丟失、殘缺、散佚甚至泄露。因此，對重要檔案的保密、保護工作就成了檔案管理必需的保險措施。

高校本身作為國家與社會的公有資產，其核心利益也與國家息息相關。很多高校所掌握的機密檔案也關系國家的信息安全、技術安全甚至是國防安全。例如機密的歷史文檔、絕密的技術資料和保密的國防咨詢，對內是高精尖專業(yè)的研究課題，對外則是需要高度保密的國家機密。對此，各高校必須加強檔案管理工作的保密與安全措施。

此外，學生、教師檔案中也包含很多隱私信息，如家庭住址、聯系方式、直系親屬、學業(yè)成績等，這些資料都是學校為了緊急情況和校內管理而預先采集的信息備案，但如果這些信息泄露，會給學生、教師帶來很多社會干擾，甚至是安全隱患。為保護師生的個人隱私和信息安全，這些內容也被納入高校檔案管理的保密范疇。

（二）高校檔案管理工作的保密與安全措施的內容

1.加密檔案的存儲場地與設備

檔案室是存放檔案的重要場地，其定位選址、室內布置、配套器材都應事先設計、討論和優(yōu)化。電子檔案則可以存儲在U盤或加密文件夾中妥善保管。但存儲在電腦主機和網絡上的信息，如學生的學業(yè)成績、學籍信息和科研工作者的機密項目內容，仍然可能被黑客盜取，從而導致重要信息的泄露，這需要專門的信息部門和技術人員來防護與定期維護電腦主機與校內網絡的安全。

2.對泄密檔案的銷毀與排查

雖然機密檔案在多數時候可以保證安全存儲，可一旦泄密，必將產生不可挽回的損失。對此，雖然無法找回已經泄密的資料，但“亡羊補牢”還是可以的。

保密安全人員需要對丟失檔案進行存儲場地、存儲設備、存儲方法的檢查，查明檔案泄密原因，并消除再次泄密的可能性，防患于未然。對于泄密檔案，也要及時進行記錄備案，以便后續(xù)的銷毀、追責工作的開展。

3.檔案保密與安全管理體系

檔案的管理、保密工作，都會由專門的檔案管理人員、科室依照相關管理辦法、處理辦法實施。檔案管理人員必須經過專門的技術與素養(yǎng)培訓，了解各項保密工作開展的流程、要點和相關技術，還要經過思想道德教育，了解相關檔案對學校、社會以至對國家的重要意義，也需要成體系的安全管理辦法維護日常工作的運行展開。

二、高校檔案管理工作的保密與安全措施現狀

高校檔案的管理涉及存儲分類、抽調回檔、安全存儲等多方面，其中任何環(huán)節(jié)的缺失都會導致機密檔案的泄露與損毀。以下是目前高校檔案管理現狀中的常見問題。

（一）檔案管理意識薄弱，保密安全措施不完備

很多檔案管理員的工作態(tài)度較為懈怠，有待提升。很多檔案管理人員缺乏對檔案保護應有的警惕意識，對檔案的內容、存儲地點、保密方式存在有意、無意的泄露，導致校園機密的流失。此外，對管理方式的不重視，也導致檔案保密措施的滯后。很多高校針對檔案管理人員的招聘手段較為簡單，入職門檻低，入職后也缺少相應培訓，工作人員業(yè)務能力的缺失加劇了機密流失情況。

(二)機密檔案與非機密檔案混檔現象嚴重

除了工作人員管理意識的薄弱，工作人員對機密與非機密檔案分類的不明確、不謹慎，以及歸檔工作的低效，導致目前高校檔案的混檔現象嚴重。一方面，混檔影響了檔案抽調、管理的工作效率；另一方面也極大影響了檔案的安全，使機密檔案泄露、丟失的可能性加大。尤其是在二級單位抽調歸檔后，由于歸檔過程中缺少分類、監(jiān)督意識，文檔在二級單位被隨意處理甚至丟棄，從而產生機密檔案的丟失與泄密。

（三）檔案管理場地、設備的缺失

“工欲善其事，必先利其器?！焙芏喔咝５臋n案存儲場地及其設備還存在物資匱乏、分配不規(guī)范的情況。例如檔案室，本來應該是防火、防盜性能較強的場地，但很多學校只是將文件存儲在普通教室內，有時甚至沒有上鎖，這給不法之徒竊取學校檔案提供了可趁之機。很多學校檔案室的木質門，不僅不夠堅實，在發(fā)生火災時還會被點燃，形成二次火災。

三、高校檔案管理工作的保密與安全措施對策

高校檔案管理工作的保密與安全措施是整體、有機的系統(tǒng)，高校應該在人事、場地設備、管理制度三個方面進行相應創(chuàng)新。

（一）加強培養(yǎng)檔案管理人員業(yè)務素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理的承擔者和檔案保密安全的維護者。提升檔案保密安全工作需要先從相關工作人員的綜合業(yè)務素養(yǎng)提升開始。針對管理人員認識滯后、重視度不高的問題，應該培養(yǎng)檔案管理者對檔案保密重要性的正確認識和對機密檔案的管理、保密能力的提升。此外，還要對工作人員進行職業(yè)道德觀念培養(yǎng)，使其能夠拒絕金錢的誘惑，捍衛(wèi)學校信息的安全，從人力配置、職員素質方面減少泄密問題。

（二）升級優(yōu)化檔案存放場地與存放設備

作為存放重要資料的場所，檔案的儲存場地要具有保密性、安全性和功能性。保密性指檔案室需要進行獨立的室內布置和設施配套，如保險系數高、防盜性能好的防盜門，窗戶也應在外部安裝鐵柵欄，防止竊賊破窗而入，玻璃也應該選擇不透明的，防止內部布置曝光。檔案室的安全性指防盜門、窗應具有較高的防盜能力，并配置防盜監(jiān)控設備。門窗及室內文件柜也應具有一定的防火、隔火功能，并配置滅火裝置，防止火災導致的文檔損毀。功能性指檔案室應根據不同文件內容分布、分配，室內設施也應該有一定的分類能力和針對各種檔案形態(tài)的儲藏能力，文件柜上還應做好分類、編號工作，方便隨時取用、歸檔。此外，作為電子檔案存放設備的計算機、U盤也應該得到妥善保護，相關網站、文件夾也需要專業(yè)技術人員進行日常的運行維護。

（三）完善檔案保密安全管理制度

為保障機密檔案保護工作，學校應完善相應的管理制度和獎懲手段，通過制度化、法律化手段保障、規(guī)范檔案保密、管理工作的有序展開，實現對檔案進行有效的制度保護。通過規(guī)定各部門的職責與工作范圍，工作人員能夠各司其職，嚴陣以待。即使出現泄密問題，管理人員也可在善后時有所依據、有所參考，減少后續(xù)損失。

四、結語

高校的檔案管理工作需要面對日益嚴峻的保密任務，檔案的信息安全需要校方進行人事、設備和相關制度的優(yōu)化升級，才能針對日益多樣、復雜、信息化的發(fā)展趨勢制定出高效穩(wěn)定的檔案保密與安全措施。

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責任編輯：趙世鵬

[作者簡介]李瑩，魯迅美術學院副研究員，本科，研究方向：檔案管理。