如何做好行政事業(yè)單位辦公室行政事務工作

金永兵

摘? ?要：在行政事業(yè)單位工作體系當中，辦公室是一個基礎性的關鍵部門，對事業(yè)單位的正常運行發(fā)揮重要的作用，不僅能使信息在事業(yè)單位中得到有效的傳遞，還能在各部門之間進行協(xié)調(diào)和組織。但是在實際的辦公室行政事務工作中，卻存在較大的優(yōu)化空間。這就需要相關部門的管理者對辦公室的職能以及行政事務工作的目標和工作特點形成清楚的認知，并采用具體的工作方法。本文就行政事業(yè)單位辦公室行政事務工作優(yōu)化方法展開了一系列的淺談。

關鍵詞：行政事業(yè)單位? 辦公室行政事務工作? 優(yōu)化方法

中圖分類號：D630? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）02（a）-0163-02

一般情況下，從辦公室在行政事業(yè)單位中的職能來看，主要是維系單位的正常運轉，在各個部門之間搭建聯(lián)系。在辦公室中，行政事務工作兼具復雜性和多樣性的雙重特點。辦公室行政事務工作的質(zhì)量能在很大的程度上反映事業(yè)單位的綜合工作效率，這就凸顯出提高辦公室行政事務工作質(zhì)量的重要性。因此，相關部門應該正確認識辦公室工作的價值，采用具有針對性的方法優(yōu)化行政事業(yè)單位辦公室行政事務的工作效果。

1? 行政事業(yè)單位辦公室管理工作的目標

明確行政事務的工作目標是做好辦公室管理工作的基礎。目標能為工作人員提供清楚的方向，更加深入認識到自身工作的意義。這樣才能保證行政事務工作得到有效開展。

首先，提高行政管理人員的素質(zhì)水平。行政事務工作需要工作人員具備高素質(zhì)，不僅應該強化服務意識，還應該不斷學習更加先進的服務手段。使工作人員能從思想和情感方面熱愛自己的工作。其次，提高工作體系的完善程度。保證事業(yè)單位內(nèi)部各個部門之間的有效協(xié)作是辦公室行政管理工作體系中的一項基本組成部分。每一項工作都應該對應相應的規(guī)范，為工作人員提供工作目標，也將各個人員的權利和責任規(guī)劃清楚。針對辦公室行政管理工作細節(jié)較多的特點，完善的工作體系能為其提供保障作用。最后，提高事業(yè)單位的核心競爭力。相比于其他部門，辦公室行政事務并不會直接參與經(jīng)營以及管理工作，更多的是發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，為其他部門做表率。要想達到事業(yè)單位核心競爭力的目標，就需要設定合理的辦公室行政事務工作目標。

2? 行政事業(yè)單位辦公室管理工作的現(xiàn)狀

首先，行政管理制度亟待完善。辦公室的行政事務較為零散，具有冗雜性。為了與新時代的發(fā)展步伐相一致，滿足事業(yè)單位的發(fā)展要求，在政府部門的督促下實行事業(yè)單位辦公室工作改革，達到了較為理想的成果。但是，在我國社會經(jīng)濟水平不斷提高的背景下，辦公室行政管理制度改革仍然存在滯后性，管理模式中的一些不足之處也凸顯出來。這樣的情況在很大的程度上對事業(yè)單位的發(fā)展形成了一定的阻力。

其次，作風建設有待整頓。長久以來，辦公室作風建設一直是行政事業(yè)單位的一項戰(zhàn)略任務，在實踐中達到了基本的目標。但是，在行政事業(yè)單位的辦公室當中，仍然存在一些帶著負面情緒參與工作的人員，這是工作作風問題的一種表現(xiàn)。一些工作人員堅持比較保守的思想，沒有形成自我意識;一些工作人員缺乏務實精神，在工作中不夠沉穩(wěn);一些工作人員在生活作風方面不夠嚴謹，自律能力較弱等。這些問題成為了作風建設和整頓的重點對象。

3? 行政事業(yè)單位辦公室行政管理工作特點

首先，辦公室行政管理工作在事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)揮著重要的信息傳達作用，也就是上傳下達。信息在傳達的過程中不僅要保證其高效性，還應該重視保密性。這就對辦公室人員的素質(zhì)提出了較高的要求。信息傳達應該落實到相關的人，應該了解信息的人應該及時得到通知。負責傳達的人員不能根據(jù)自己的主觀想法而擅自刪減或者增加所傳遞的信息。

其次，辦公室行政事務具有組織服務的核心性。其工作范圍涉及的內(nèi)容較多，不僅包括單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，還包括一些與其他單位之間的交流工作。從這個角度來看，辦公室負責重要的溝通和交流工作，應該保證每項工作得到細致完成。

最后，辦公室行政事務工作應該體現(xiàn)創(chuàng)新性。無論是管理者，還是部門工作人員都應該具備創(chuàng)新意識[1]。事業(yè)單位的辦公室行政事務工作具有多元化和動態(tài)化的特點，這就需要在實際的經(jīng)營中能通過創(chuàng)新有效應對各項工作的變化。辦公室人員在完成自己工作的同時，應該積極思考和觀察，針對提高辦公室服務和管理水平提出新建議，使各個部門和崗位能得到有效的協(xié)調(diào)。十九大針對機構改革所提出的新要求，使得事業(yè)單位應該保持改革思想和創(chuàng)新的步伐。

4? 行政事業(yè)單位辦公室行政事務工作優(yōu)化方法

4.1 提高行政事務管理人員的工作能力

要想達到理想的事業(yè)單位辦公室行政事務工作效果，就應該重視提高行政事務管理人員的工作能力，這是一項必要的工作舉措。首先，在辦公室人員的選拔方面，應該進行嚴格控制，重點考察工作人員的工作態(tài)度和個人素質(zhì)。其次，對于選拔進入辦公室的人員，應該對其提供教育培訓，幫助其在復雜的工作環(huán)境當中建立清晰正確的工作思路，強化其工作能力，從而逐漸達到每個工作人員都能獨立完成辦公室行政管理工作的目的。最后，重視辦公室人員的思政教育。在實際的工作中，辦公室人員應該形成服務意識和責任意識，能從思想層面將自身的工作與社會發(fā)展相結合，將自己的工作價值充分發(fā)揮出來。

4.2 設定清晰明確的行政事務職務定位

通過設定清晰的行政事務職務定位，使每個辦公室人員都能清楚自己的職責是一項非常重要的工作。應該改一改長期以來形成的隨意安排辦公室崗位的工作方式，從深入化的角度對行政事務工作情況進行調(diào)查，主要是查找是否在辦公室中存在無人管理的事項，或者是交叉管理的業(yè)務等。一旦發(fā)現(xiàn)這樣的情況，應該及時改正和重新安排，使每個辦公室人員都能在自己的崗位上發(fā)揮自己的價值，以負責的態(tài)度投入到自己的工作當中。在進一步明確辦公室行政事務的條件下，能在很大的程度上降低辦公室中的人力和物力投入，節(jié)約管理成本[2]。另外，應該適當提高辦公室行政事務的針對性，使其能更好的服務于事業(yè)單位的正常運行。

4.3 融入創(chuàng)新理念優(yōu)化行政管理工作模式

辦公室在整個事業(yè)單位中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用，如果工作質(zhì)量出現(xiàn)問題，就會使得事業(yè)單位的整體工作效率下降。從管理學理論的角度來看，事業(yè)單位的組織結構比較緊密，呈金字塔形，上級能完全控制下級。這樣的組織結構方式很難使部門之間發(fā)生有效的溝通和互動，無法發(fā)揮其自主性[3]。因此，應該對行政管理工作模式實施創(chuàng)新。要想實現(xiàn)辦公室行政管理模式創(chuàng)新的目標，就應該將管理模式改革作為著手點，一改傳統(tǒng)的多層次、幅度小的科層式管理模式，而應用于現(xiàn)代化時代發(fā)展相適應的扁平式行政管理模式。這種組織結構不僅具有較少的管理層次，其管理的幅度也較大，有利于信息在各個部門之間的有效傳遞，也能更加便捷為決策測層提供依據(jù)。另外，這樣的管理模式也具有較強的靈活性，能使得事業(yè)單位的整體工作效率得到提高。

4.4 強化工作人員的思想作風建設

綜合管理處于辦公室行政事務管理工作的核心地位。辦公室人員的職業(yè)能力以及思想觀念都能影響其工作質(zhì)量，不僅應該具備處理公共關系的能力和技巧，還應該掌握扎實的專業(yè)知識，能在實際的工作中表現(xiàn)出良好的工作作風和政治素養(yǎng)。所以，在實際的工作中，強化辦公室工作人員的思想作風建設具有非常關鍵的意義。首先，加強開展辦公室人員的政治理論學習，提高其政治思想水平。在辦公室這個工作環(huán)境中，無論是撰寫工作報告，還是處理一些日常的事務，都需要工作人員表現(xiàn)出較強的學習能力。并且，辦公室人員應該嚴格遵守事業(yè)單位所制定的相關管理制度，形成正確的思想觀念，能在實際的工作中踐行社會主義核心價值觀。其次，應該組織辦公室人員深入到基層當中，能切實體會實事求是的工作意義。辦公室人員的工作范圍不應該僅僅局限于辦公區(qū)域，而是應該走出辦公室，獲取更多資料，并將其如實匯報給領導，能嚴格按照事業(yè)單位的政策和制度解決問題。在處理內(nèi)務和外訪工作中，辦公室人員都應該保持謙虛的態(tài)度。

4.5 培養(yǎng)辦公室行政管理人員的團隊精神

在事業(yè)單位中，每一項工作都有明確的分工，辦公室人員應該清楚認知自己的職責。一些行政事務可以由辦公室單獨完成，但是有些事務需要互相配合和合作。從這個角度來看，培養(yǎng)辦公室人員的團隊精神具有非常重要的意義。所以，事業(yè)單位的辦公室行政事務工作應該重視團隊協(xié)作，使工作人員能從深入的角度在思想層面形成合作意識。以團隊精神建設為基礎，應該強化對崗位的管理，將每個人員的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，形成內(nèi)部合力。首先，應該將崗位分配作為基礎，對辦公室人員實施合理化配置，使工作效用達到最大化。這樣的方式有利于充分調(diào)動工作人員的積極性。其次，將每個辦公室人員的性格和興趣作為主要的依據(jù)，制定具有針對性的培訓計劃，提高其專業(yè)技能和個人綜合素養(yǎng)。當前，越來越多的新理念和新知識不斷得到應用，這就使得事業(yè)單位的辦公室人員應該時刻更新自身的知識和思想體系，從而更好的滿足崗位的需求。最后，建立工作人員之間的有效溝通平臺，鼓勵其互相學習，互相交流，積累更多優(yōu)秀的辦公室行政事務處理經(jīng)驗。

5? 結語

綜上所述，做好辦公室行政事務對事業(yè)單位的正常運行和發(fā)展具有重要的作用。因此，在行政事業(yè)單位的日常工作中，相關部門的管理者應該明確辦公室行政事務的工作目標和特點，分析辦公室管理工作的現(xiàn)狀，并通過提高行政事務管理人員的工作能力;設定清晰明確的行政事物職務定位;融入創(chuàng)新理念優(yōu)化行政管理工作模式;強化工作人員的思想作風建設;培養(yǎng)辦公室行政管理人員的團隊精神的方式優(yōu)化辦公室行政事務工作效果。通過本文對行政事業(yè)單位辦公室行政事務工作優(yōu)化方法展開的一系列淺談，希望能為提高行政事業(yè)單位的工作效率提供一些參考。

參考文獻

[1] 李仁鵬.關于事業(yè)單位辦公室行政管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務，2018（20）：10，18.

[2] 趙雁冰.事業(yè)單位辦公室行政管理工作思考[J].科技經(jīng)濟導刊，2018，26（13）：172-173.

[3] 劉暢.關于事業(yè)單位辦公室行政管理工作的思考[J].中國市場，2017（25）：180-181.