高校辦公室文書與檔案管理工作關(guān)系

王銀鳳

摘 要：有機(jī)整合的辦公室文書工作與檔案管理工作，由于銜接上出現(xiàn)問題，導(dǎo)致其檔案管理工作質(zhì)量不高。本文就高校辦公室文書與檔案管理工作關(guān)系具體分析，結(jié)合其作用與存在的問題點(diǎn)，相對(duì)應(yīng)提出多種處理措施，提升辦公室文書與檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)辦公室文書與檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校辦公室;文書與檔案管理;工作關(guān)系

1 高校辦公室文書與檔案管理的作用

原始檔案資料的主要存在形式為文書與檔案，而其文書與檔案的管理質(zhì)量會(huì)直接影響到檔案的質(zhì)量，因此可以認(rèn)知衡量整個(gè)高校檔案管理水平的重要指標(biāo)為文書與檔案管理。基于此高校辦公室的文書與檔案管理工作要嚴(yán)格遵循其檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，積極總結(jié)與匯報(bào)各類材料數(shù)據(jù)，由此來提升其文書檔案的收集、歸檔質(zhì)量以及其檔案利用效率，以此來為高校提供材料支持，推動(dòng)高校各項(xiàng)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 高校辦公室文書與檔案管理工作存在的問題點(diǎn)

2.1 文書工作人員的歸檔意識(shí)不強(qiáng)

眾所周知，文書工作時(shí)效性與靈活性比較強(qiáng)，高校辦公室文書工作人員的工作量比較大，高校檔案的主要發(fā)生地為辦公室，其辦公室形成了眾多類型的資料，繁多的內(nèi)容形式，因此兼職檔案員又由文書工作人員充當(dāng)。如此一來，文書工作人員沒有充足的時(shí)間與精力去做好歸檔工作。另外，大多數(shù)文書人員沒有得到專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)與指導(dǎo)，導(dǎo)致沒有高強(qiáng)的檔案管理能力，因此在檔案管理工作中無法判斷、甄別其檔案內(nèi)容。有部分文書工作人員缺乏保密和安全意識(shí)，隨意放置文件，導(dǎo)致文件辦理過期，甚至出現(xiàn)文件丟失現(xiàn)象。

2.2 辦公室自動(dòng)化普及過程中存在的問題

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在引進(jìn)高校辦公室過程中，由于大部分文書與檔案管理人員已經(jīng)深受傳統(tǒng)公文處理模式的熏陶，其傳統(tǒng)公文處理觀念已根深蒂固，所以辦公室自動(dòng)化普及過程中受到了各種阻力。當(dāng)然最大的原因還是因?yàn)槠湫碌淖詣?dòng)化管理系統(tǒng)在技術(shù)上掌握還需要一個(gè)過程，整體的公文處理與歸檔要經(jīng)歷一個(gè)新舊更替的階段，因此勢(shì)必就現(xiàn)存的紙質(zhì)、電子公文閱辦、存檔的難點(diǎn)問題全面剖析。即可以從辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)的宣傳入手，以此來提升文秘人員的信息化管理意識(shí)與觀念，避免僅存在電子版、或者是紙質(zhì)版資料。還有文件其審閱、修改以及簽發(fā)中出現(xiàn)兩兩形式交替現(xiàn)象，非常不利于管理，不完整的體系存檔會(huì)形成遺漏。

2.3 辦公室文書檔案不夠規(guī)范

具體的文書檔案不規(guī)范的體現(xiàn)在以下方面中。第一為不規(guī)范的公文形式，文種使用不當(dāng)。公文應(yīng)該具備超強(qiáng)規(guī)范性與精確性。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中已經(jīng)明確規(guī)定了公文格式的基本組成部分、行為規(guī)范以及標(biāo)識(shí)規(guī)則等，以此來確定各類文種用途。但是實(shí)際高校辦公室文書檔案工作中經(jīng)常混淆公文“請(qǐng)示”與“報(bào)告”。導(dǎo)致不能一文一事，專文專事，混應(yīng)公文是非常不符合公文規(guī)范的，同時(shí)還降低其公文的水平，導(dǎo)致公文作用無法發(fā)揮出來，后續(xù)的文書檔案歸檔工作也無法有效開展。第二為附件，即公文附件經(jīng)常性的出現(xiàn)沒有正文標(biāo)識(shí)現(xiàn)象，或者是其正文有了標(biāo)識(shí)，但是后續(xù)的附件沒能按照標(biāo)準(zhǔn)要求來完成。又或者是正文標(biāo)識(shí)附件名與正文附件不同、其附件序號(hào)與順序不同等，這些問題點(diǎn)都嚴(yán)重影響其公文的嚴(yán)肅性，非常容易困擾其公文立卷與歸檔。第三為版記不規(guī)范，作為文書工作與檔案管理工作銜接點(diǎn)的“版記”，無聲溝通著文秘人員與檔案工作者，形成一體化文檔。由此而得知版記的涉及的信息量非常多，其文書工作中版記的作用非常大，要是沒有版記，超長(zhǎng)的文件附件，會(huì)直接的添加到正文中，各項(xiàng)信息不全以及無法標(biāo)明其印發(fā)部門，那么其歸檔信息提取將會(huì)特別困難。第四為歸檔材料不完整。即處于紙質(zhì)公文處理向自動(dòng)化辦公過渡階段下的檔案管理工作，部分文件具有紙質(zhì)簽發(fā)稿，而有的文件沒有定稿、原稿以及修改稿等，導(dǎo)致原始稿件的保存容易出現(xiàn)漏存狀況。這樣一來，原稿中保存的領(lǐng)導(dǎo)修改痕跡，就會(huì)被忽視。

3 一體化的高校辦公室文書與檔案管理工作措施

3.1 工作認(rèn)知到位

高校辦公室文書工作與檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)一體化銜接，其文書工作人員與檔案管理人員必須要足夠認(rèn)知其檔案與歸檔工作的重要性，即重視其文書檔案一體化基礎(chǔ)工作。作為檔案資料的第一發(fā)生地的辦公室，其檔案資料的第一編制者為文書工作人員。因此文書工作人員要具備足夠的存檔意識(shí)，充分認(rèn)知其檔案是人類社會(huì)發(fā)展的一大記錄點(diǎn)，同時(shí)也是重現(xiàn)歷史的第一資料，而對(duì)于高校來說，其檔案中涉及的第一資料為校史、歷史成果。涉及的大量文件資料一定要保存好。因此每一個(gè)文書工作人員都要增強(qiáng)檔案意識(shí)，從思想上充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，在收集與整理公文時(shí)要嚴(yán)格遵循文檔一體化形式規(guī)范，以此做好文書檔案一體化基礎(chǔ)性工作。另外，文書管理人員要深刻意識(shí)其檔案管理環(huán)節(jié)是文書工作的一大重點(diǎn)環(huán)節(jié)，因此要從思想意識(shí)上將檔案管理工作落實(shí)到自我職能范疇中，從而及時(shí)收集其檔案材料。當(dāng)然檔案管理人員也要積極配合文書工作人員的工作，從思想意識(shí)上達(dá)成深刻共識(shí)，有利于推動(dòng)其文檔一體化可持續(xù)發(fā)展。

3.2 無縫對(duì)接的工作平臺(tái)

辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用到高校辦公室中有利于實(shí)現(xiàn)其內(nèi)部信息共享、流通的現(xiàn)代化辦公，其檔案資料歸檔、查閱以及管理的應(yīng)用軟件設(shè)置到系統(tǒng)匯總，能夠從技術(shù)層面上實(shí)現(xiàn)其高校文檔一體化。得到有機(jī)整體的辦公室文件管理與檔案管理，其辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)也要得到有效的對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)其歸檔，滿足電子文件的信息交流與共享、網(wǎng)上移交與接交形式。文件的制作與生成需要通過收集歸檔環(huán)節(jié)，才能將其電子文件直接從網(wǎng)上歸檔到檔案系統(tǒng)中，達(dá)到檔案文檔數(shù)字化效果。

3.3 融合一體的工作制度

高校辦公室的文書工作與檔案管理工作要從組織制度到具體管理程度上進(jìn)一步融合，只有這樣才能達(dá)成科學(xué)一體化的檔案管理模式。其實(shí)大部分學(xué)校的文書部門與檔案部門都屬于同一部門，當(dāng)然兩者還是獨(dú)立運(yùn)行的。同屬一個(gè)部門的兩個(gè)獨(dú)立運(yùn)作單位要是沒有得到及時(shí)的溝通與交流，那么只要一個(gè)部門的工作不到位，如文書部門的工作質(zhì)量低下，就會(huì)讓檔案管理質(zhì)量下降。參差不齊、數(shù)量短缺的檔案質(zhì)量很容易影響其文書參閱檔案?；诖饲闆r，高校辦公室可以建立規(guī)范有效的管理制度，以最嚴(yán)密的工作程序中做好公文工作。另外可以建立嚴(yán)密的檔案收集人員網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，讓學(xué)校管理機(jī)構(gòu)來維持其系統(tǒng)的正常運(yùn)行，其目的就是可以定期培養(yǎng)兼職的檔案管理人員，以此來滿足其檔案收集需求。具有層層把關(guān)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，方便聯(lián)系其檔案管理員、兼職檔案員，基于此，優(yōu)質(zhì)的基層指導(dǎo)作用也能發(fā)揮出來。

4 結(jié)語

本文就高校辦公室文書與檔案管理工作關(guān)系進(jìn)行深度探討，結(jié)合當(dāng)前的高校辦公室文書工作與檔案管理工作的文檔一體化形式分析，提出相對(duì)應(yīng)的一體化的高校辦公室文書與檔案管理工作措施，由此來提升高校辦公室文書與檔案管理工作效率與質(zhì)量。

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