新形勢下的高校辦公室職能優(yōu)化

黃華

（銅陵職業(yè)技術(shù)學(xué)院 安徽銅陵 244061）

摘要：隨著大學(xué)制度體系的不斷優(yōu)化，在現(xiàn)代大學(xué)制度下，高校辦公室也面臨著新的挑戰(zhàn)，如何讓高校辦公室變得更加高效，是我們高校辦公室面臨的新的嚴峻問題，在新的社會形勢下，在權(quán)利與利益之中協(xié)調(diào)好高校內(nèi)部的機制體制，完善對大學(xué)的服務(wù)職能，解決辦學(xué)資源之間的矛盾沖突，積極有效的拓展高校辦公室的各項職能，是當(dāng)今優(yōu)化高校辦公室的重要方法。

關(guān)鍵詞：大學(xué)；高校辦公室；職能；優(yōu)化

在國家宏觀調(diào)控政策指導(dǎo)下，面向社會，自主辦學(xué)，科學(xué)管理是現(xiàn)代大學(xué)制度的核心。高校要規(guī)范和理順大學(xué)與政府、大學(xué)與社會的關(guān)系，完善和改革大學(xué)內(nèi)部結(jié)構(gòu)。當(dāng)今的現(xiàn)代大學(xué)制度下，構(gòu)建具有中國特色的大學(xué)校園形成了一種新的風(fēng)尚，在這種風(fēng)尚下，對高校辦公室的職能進行優(yōu)化升級可以說是必不可少，要想優(yōu)化現(xiàn)代大學(xué)制度下的高校辦公室職能，首先外部環(huán)境尤為重要，我們要先會處理好高校與政府、社會之間的關(guān)系，創(chuàng)建一個有利于大學(xué)生積極健康發(fā)展的外部環(huán)境，這是為將來培育優(yōu)秀人才必不可少的條件。其次我們要注意高校內(nèi)部的狀態(tài)，要學(xué)會調(diào)整學(xué)院處、室、系、部之間的職能平衡。調(diào)節(jié)學(xué)院處、室、系、部之間的職能平衡，協(xié)調(diào)人與人之間的關(guān)系，都將會給各部門產(chǎn)生深刻的影響。高校辦公室作為學(xué)校的重要辦事機構(gòu)，它的存在有著巨大的意義，為順應(yīng)時代發(fā)展潮流，對它進行優(yōu)化升級可謂必不可少。

一、現(xiàn)代大學(xué)生制度下高校辦公室的職能與作用

1、辦公室模式

如今我國高校辦公室由于管理機制體制和辦學(xué)需要各有不同，目前呈現(xiàn)出三種不同的辦公室設(shè)置模式：第一種是學(xué)校辦公室和黨委辦公室為一個集體，一組成員共同管理；第二種是分為學(xué)校辦公室和黨委辦公室兩個辦公室，兩組成員分開管理各自事物；第三種是對外分為黨委辦公室和學(xué)校辦公室兩組成員，實際上二者對內(nèi)為一組成員。

無論是哪一種辦公室管理模式，其總體的趨向都是朝著第一組（學(xué)校辦公室和黨委辦公室為一個集體，一組成員共同管理）發(fā)展的，這適應(yīng)了高校的政治體制優(yōu)化改革的發(fā)展趨勢，推動了職能的整合統(tǒng)一。

2、辦公室的定位方向

新型體制下的高校辦公室的綜合性職能是首要職能。無論各個高校的各方面如何不同，高校辦公室的綜合職能就是他的主要特點，在辦理各項事務(wù)中，統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)有序，體現(xiàn)了其綜合性。其次，服務(wù)、管理、協(xié)調(diào)職能是高校辦公室的三個基本職能，例如，學(xué)校的各類會議、大型活動的安排、學(xué)校公文的處理，都體現(xiàn)了其基本職能。最后，除了這些具有共性的職能外，每個高校辦公室還具有自己的特殊職能，例如有的高校辦公室要承擔(dān)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理的職能，有的具有宣傳功能，將宣傳職能作為辦公室的附屬業(yè)務(wù)，進行實施有效的宣傳等。

二、高校辦公室面臨的問題及優(yōu)化方法

1.問題

高校辦公室的優(yōu)化升級是社會發(fā)展的必然趨勢，在其發(fā)展過程中，將要面臨不少的問題與挑戰(zhàn)。

首先，在現(xiàn)代大學(xué)制度下高校辦公室若想進行調(diào)整，在改革中必然會觸及各方面的利益問題。牽涉到的各種權(quán)利與利益引發(fā)的阻力是難以想象與日益復(fù)雜的。例如在辦公室內(nèi)設(shè)機構(gòu)調(diào)整，業(yè)務(wù)整合方面，關(guān)系到每個人的直接利益，這也就莫名增加了改革的難度。

其次，高校辦公室在為學(xué)校聯(lián)系地方政府、社會之間的關(guān)系方面發(fā)揮著重要的作用。在現(xiàn)代大學(xué)制度下，協(xié)調(diào)好學(xué)校與其二者的關(guān)系有利于為高校學(xué)生營造一個良好的發(fā)展環(huán)境，能夠爭取更多的資源和支持。因此，在新形勢下，高校辦公室如何恰當(dāng)?shù)膮f(xié)調(diào)好對外關(guān)系也是面臨的挑戰(zhàn)之一

再次，幫助本校教職工同管理層的信息交流也是現(xiàn)代大學(xué)制度的要求之一，加強信息調(diào)研合作，彰顯民主精神，也是將要進行提升的一個方面。

2.方法

在新形勢下的高校辦公室若想突出重圍，優(yōu)化升級，必須對職能進行明確定位，主動拓寬辦公室職能。

（1）將辦公室內(nèi)設(shè)機構(gòu)進行整合統(tǒng)一，精簡機構(gòu)。一方面，推動學(xué)校辦公室和黨委辦公室為一個集體，一組成員共同管理的管理模式建立更加有效的辦事機構(gòu)。另一方面，將辦公室的內(nèi)設(shè)機構(gòu)精簡合并，特殊職能進行合并歸類或增設(shè)獨立部門，減輕辦公室不必要的負擔(dān)，優(yōu)化職能機構(gòu)。例如，參考其它大學(xué)先進經(jīng)驗，可將我院辦公室下設(shè)的檔案室獨立設(shè)置組建學(xué)院檔案館。

（2）強化組織職能，對于改革之中出現(xiàn)的矛盾與問題進行積極的響應(yīng)，耐心協(xié)調(diào)，做到內(nèi)外協(xié)調(diào)一致。同時，建立嚴格督查工作制度，加強辦公室作風(fēng)建設(shè)，提高辦公室工作效率，強化辦公室綜合職能。

（3）開拓對外公關(guān)職能，加強對內(nèi)協(xié)調(diào)水平。首先要主動走出去，加強與地方政府、企業(yè)溝通，架設(shè)學(xué)院對外交流橋梁。其次要主動對接學(xué)校內(nèi)部各職能部門，想各部門所想，急各部門所急。例如，辦公室主動與地方企業(yè)對接，配合學(xué)院就創(chuàng)業(yè)中心為大學(xué)生提供完善的實習(xí)、見習(xí)基地，通過完善的就創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)提高大學(xué)生就創(chuàng)業(yè)成功率。

（4）促進科學(xué)民主決策，學(xué)習(xí)學(xué)校黨委的先進管理經(jīng)驗，加大民主管理力度，科學(xué)有效管理，并定期進行民主評議，對相關(guān)的辦公室制度進行整理與補充，充分發(fā)揮辦公室的職能，

總結(jié)：現(xiàn)代大學(xué)制度下，高校的辦公室職能亟待優(yōu)化，通過相關(guān)機構(gòu)的整編，部門的協(xié)調(diào)憂化，綜合職能的組織，公關(guān)職能的加大，在民主的環(huán)境下完善辦公室的各項職能，使大學(xué)管理穩(wěn)定有效推進。

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