新局勢(shì)下淺究醫(yī)院檔案的分類(lèi)和管理工作

黃美玲

摘 要：檔案管理即檔案室直接管理檔案信息和檔案實(shí)體提供服務(wù)和各種業(yè)務(wù)，已經(jīng)在國(guó)家檔案事業(yè)中占據(jù)較重要地位，醫(yī)院的檔案管理是在醫(yī)院的檔案工作中客觀記錄醫(yī)院的各種活動(dòng)和各種文化歷史，對(duì)整體醫(yī)院的歷史文化傳承起到非常重要的作用，也能夠解決當(dāng)下醫(yī)院在文化建設(shè)時(shí)遇到的各種問(wèn)題。本文基于新局勢(shì)下淺究醫(yī)院檔案的分類(lèi)和管理工作展開(kāi)論述。

關(guān)鍵詞：新局勢(shì)下;醫(yī)院檔案;分類(lèi)和管理工作

醫(yī)院檔案分類(lèi)及管理工作關(guān)系到醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展，還能推動(dòng)醫(yī)院其他工作的順利有效落實(shí)。在醫(yī)院檔案分類(lèi)和管理工作的落實(shí)過(guò)程中，我們應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院檔案的自身特征及需求對(duì)其進(jìn)行合理劃分，這樣才能確保醫(yī)院不同檔案的分類(lèi)合理，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的自身作用推動(dòng)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也在快速發(fā)展中，并逐漸向縱深化發(fā)展，醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的核心，內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生較大變化，醫(yī)院也不再盲目追求床位擴(kuò)張或是工作量增加，而是更注重醫(yī)院自身的文化建設(shè)，提高醫(yī)院在同行業(yè)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。醫(yī)院檔案目前已經(jīng)是醫(yī)院文化建設(shè)中的重點(diǎn)部分，承載著醫(yī)院建設(shè)多年來(lái)的歷史，也因此，要更深入挖掘醫(yī)院檔案的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，更好地建設(shè)醫(yī)院文化，現(xiàn)階段基于醫(yī)療體系的不斷改革，相關(guān)方案及配套政策的出臺(tái)對(duì)我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作也提出了新的標(biāo)準(zhǔn)和要求。醫(yī)院檔案，顧名思義，就是醫(yī)院在其管理工作中分類(lèi)保存的文件和材料，它形成于醫(yī)院各項(xiàng)工作活動(dòng)中，通過(guò)工作記錄、圖表、錄音等各種形式，將醫(yī)療文件材料、人事檔案材料及醫(yī)院建設(shè)發(fā)展材料等記錄下來(lái)并為醫(yī)院服務(wù)。醫(yī)院檔案管理則主要是通過(guò)科學(xué)系統(tǒng)的方式，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理和運(yùn)用的過(guò)程。醫(yī)院檔案管理水平是醫(yī)院綜合管理水平的直接體現(xiàn)。

2 醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的意義

醫(yī)院在文化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，檔案管理非常重要，其對(duì)醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行記錄，在文化建設(shè)當(dāng)中占據(jù)著基礎(chǔ)位置。而檔案可以將醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況闡釋出來(lái)，并且形成醫(yī)療事業(yè)與科學(xué)研究等方面的材料。此檔案包含兩個(gè)方面，分別是醫(yī)院管理與病歷。其中，病歷檔案在醫(yī)院檔案中占據(jù)著重要位置，其在我國(guó)檔案局所發(fā)布的《國(guó)家基本專(zhuān)業(yè)檔案目錄（第一批）》當(dāng)中已經(jīng)被歸入到“民生類(lèi)”作為與人民群眾實(shí)際需求與事業(yè)發(fā)展要求相滿足的檔案。所以做好檔案管理工作屬于現(xiàn)階段醫(yī)院文化建設(shè)的關(guān)鍵所在，要不斷革新自身的管理觀念，創(chuàng)新管理手段。只有這樣，才可以保證檔案管理質(zhì)量，從而推進(jìn)醫(yī)院的文化建設(shè)腳步。

2.1 有利于提高醫(yī)院信息管理質(zhì)量

近年來(lái)，檔案數(shù)字化管理逐漸廣泛，很多醫(yī)院越來(lái)越重視檔案數(shù)字化管理，著重培育檔案管理者的信息化觀念，并由此創(chuàng)新信息管理方式，在管理階段采用新設(shè)備、新工藝，提高醫(yī)院綜合資料管理效果，方便檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、查找。

2.2 有利于促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展

綜合檔案數(shù)據(jù)為醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展帶來(lái)的關(guān)鍵資料，在檔案管理中融入信息化觀念及手段，有利于提高醫(yī)院資源管理的系統(tǒng)性、標(biāo)準(zhǔn)性，從而提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)的綜合管理質(zhì)量。目前，信息化系統(tǒng)滲透在社會(huì)的方方面面，檔案數(shù)字化管理迎合時(shí)代發(fā)展潮流，有利于醫(yī)院各科室間的數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)溝通和共享，從而提高醫(yī)院的總體發(fā)展水平。

3 現(xiàn)代社會(huì)醫(yī)院開(kāi)展管理工作的重要依據(jù)

現(xiàn)如今信息技術(shù)應(yīng)用廣泛，各醫(yī)院紛紛創(chuàng)新檔案管理模式，開(kāi)展檔案管理模式改革，創(chuàng)建全方位的現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理模式。健全的醫(yī)院檔案資源能夠?yàn)獒t(yī)院管理提供科學(xué)的管理依據(jù)，幫助醫(yī)院進(jìn)行管理模式的改革，促使醫(yī)院盡快從簡(jiǎn)單的醫(yī)療模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榧s型、現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理模式。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)醫(yī)院管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，醫(yī)院檔案隨之豐富，越來(lái)越豐富的檔案資源是醫(yī)院全面開(kāi)展管理工作的主要信息。

3.1 為醫(yī)院文化建設(shè)提供指導(dǎo)作用。

每一個(gè)醫(yī)院均有自己的組織文化，尤其是知名度較高的三甲醫(yī)院，這些組織文化能夠充分體現(xiàn)出醫(yī)院的醫(yī)療水平、醫(yī)生整體素質(zhì)、濃厚的醫(yī)者仁心文化等。醫(yī)院在長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程中沉淀出了諸多相關(guān)檔案，這些檔案記載了病人病情、醫(yī)生的人事信息、醫(yī)院的發(fā)展歷史、醫(yī)院具有特殊價(jià)值的特定事件等，這些檔案所記載的信息對(duì)于醫(yī)院而言具有十分清晰的價(jià)值觀體現(xiàn)，例如醫(yī)院醫(yī)生的人事檔案能夠體現(xiàn)出醫(yī)院公平公正地任人為才或任人為德的價(jià)值觀;醫(yī)院的發(fā)展歷史能夠體現(xiàn)出醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中對(duì)待醫(yī)療研究工作兢兢業(yè)業(yè)、一絲不茍地攻克醫(yī)療難關(guān)的精神;病人病歷則可以體現(xiàn)出醫(yī)院醫(yī)療工作的成功率以及與病患之間的關(guān)系等。這些醫(yī)院檔案能夠有效地幫助醫(yī)院提煉組織文化精髓，使得組織文化變得更加清晰，從而體現(xiàn)出更強(qiáng)有力的組織凝聚力和歸屬感。

3.2 有利于擴(kuò)大醫(yī)院數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存量

在信息時(shí)代，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)療技術(shù)水平逐漸提升，比如掃描系統(tǒng)、微創(chuàng)科技等均得到了高速發(fā)展，從而使醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)不斷增多，以往的紙質(zhì)資料存儲(chǔ)量十分有限，不方便查詢(xún)，而數(shù)字化存儲(chǔ)則基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，能夠存儲(chǔ)大量的檔案數(shù)據(jù)，且方便借閱、查詢(xún)，有明顯的易操控性、直觀性等特征，大幅度提高了醫(yī)療機(jī)構(gòu)綜合檔案資料的使用率。

4 醫(yī)院檔案一級(jí)類(lèi)目設(shè)置

在醫(yī)院檔案的一級(jí)類(lèi)目設(shè)置過(guò)程中，工作人員需要全面考慮各種因素，具體如下：1）醫(yī)院的正常發(fā)展離不開(kāi)管理工作人員的大力支持。不少縣市級(jí)別的醫(yī)院大都結(jié)合醫(yī)院職能管理的需求設(shè)置相關(guān)的人事、醫(yī)療、黨務(wù)檔案，這樣才能確保醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利落實(shí)。但是，醫(yī)院活動(dòng)的舉辦過(guò)程中涉及的不同檔案資料數(shù)量在逐漸增加，給醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn);2）劃分醫(yī)院一級(jí)檔案的過(guò)程中應(yīng)該給予足夠的包容，這樣才能更好地滿足醫(yī)院檔案分類(lèi)工作的落實(shí)需要。比如，盡管在醫(yī)院的獨(dú)立職能管理部門(mén)中，醫(yī)保及工會(huì)是較為重要的部門(mén)，但是并不能把這些類(lèi)似部門(mén)的檔案資料歸類(lèi)到一級(jí)檔案范圍中;3）針對(duì)部門(mén)具有較大參考價(jià)值或者無(wú)法及時(shí)裝訂的醫(yī)院檔案或者相關(guān)資料等，檔案管理人員應(yīng)該把這類(lèi)檔案和其他檔案分開(kāi)管理，不僅如此，檔案管理人員還應(yīng)該把這些材料進(jìn)行合理分類(lèi)，按照要求編號(hào)使用，確保在需要時(shí)能夠及時(shí)查找;4）需要將聲像實(shí)物類(lèi)檔案劃分到醫(yī)院一級(jí)檔案范圍中。這樣劃分的主要目的就是這類(lèi)醫(yī)院檔案的內(nèi)容較為特殊，其管理方式也較為特別，因此需要把這類(lèi)檔案進(jìn)行特別分類(lèi)和管理。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件是檔案的前身，檔案則是文件的歸宿。現(xiàn)如今，我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革正在如火如荼的進(jìn)行中，由此極大的改變了醫(yī)院所面臨的社會(huì)環(huán)境，為致力于醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量的顯著提升，就必須做好這項(xiàng)工作，對(duì)醫(yī)院管理進(jìn)一步規(guī)范，在醫(yī)院日常管理中充分發(fā)揮文書(shū)檔案的作用。文書(shū)檔案管理作為組成醫(yī)院管理工作的重要部分，盡管不能直接給醫(yī)院帶來(lái)一定經(jīng)濟(jì)利益，但是只有合理的管理文書(shū)檔案，才能為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展與進(jìn)步提供重要依據(jù)，進(jìn)而能夠更好地開(kāi)展經(jīng)營(yíng)管理。為致力于文書(shū)檔案管理水平的顯著提高，我們需要進(jìn)一步明確文書(shū)檔案的管理特點(diǎn)，對(duì)管理實(shí)際要求進(jìn)行客觀的分析。

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