做好醫(yī)院檔案收集工作之我見

李曉英

摘 要：隨著醫(yī)療體質(zhì)改革的不斷深入，加之昆明作為公立醫(yī)院改革試點城市，在逐步實現(xiàn)建立協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、高效的公立醫(yī)院管理體制過程中，檔案工作尤為重要。此文結(jié)合筆者所在醫(yī)院實際分析了文書檔案收集存在的問題，并提出相應(yīng)對策，以供同行參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；收集；問題；對策

[中圖分類號]：G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2015）-29--01

醫(yī)院檔案是醫(yī)院從設(shè)立、發(fā)展、管理、開展醫(yī)療活動過程中直接形成和產(chǎn)生，具有一定的保存價值、能反映一定醫(yī)療行為的文字、圖像、音像等歷史記錄。它直接體現(xiàn)了醫(yī)院發(fā)展的水平和質(zhì)量，揭示了醫(yī)院發(fā)展軌跡。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)和起始環(huán)節(jié)，巧婦難為無米之炊，沒有收集工作，就談不上后期的分類、整理、利用等。醫(yī)院檔案收集工作的好壞和質(zhì)量的高低直接影響著后期檔案整體工作的開展。

一、當(dāng)前在醫(yī)院檔案收集工作中存在的問題

1.在醫(yī)院內(nèi)部，收集工作無系統(tǒng)、科學(xué)的制度，不明確檔案收集范圍，專兼職檔案人員收集意識有待加強(qiáng)。醫(yī)務(wù)人員缺乏檔案意識，甚至不知道哪些是檔案，醫(yī)師有時不上交病歷，積壓在自身手中以圖方便使用，導(dǎo)致了部分檔案的遺失、損壞，破壞了檔案收集的完整性。目前，檔案的收集還沒有納入到醫(yī)院工作的重要議程，原因眾多，但筆者認(rèn)為，這與分管領(lǐng)導(dǎo)的重視程度以及專職檔案人員的踐行力度和宣傳力度有關(guān)，總之，收集意識亟待進(jìn)一步加強(qiáng)。

2.醫(yī)院內(nèi)部缺乏強(qiáng)有力的控制措施，多科室不歸檔，或者是被動歸檔。在檔案主管科室的壓力下，僅收集紅頭文件，沒有認(rèn)識到部分無蓋章、無編號、無紅頭的文件是第一手材料，而這部分材料往往是醫(yī)院原始記錄。在醫(yī)院，由于行政和醫(yī)師工作強(qiáng)度大，且醫(yī)院重心為醫(yī)療臨床活動，兼職檔案人員往往顧此失彼，影響收集工作。

3.各自為政，多頭管理。存在辦公室管理文書檔案、人事部門管理人事檔案、醫(yī)務(wù)科管理技術(shù)、醫(yī)患糾紛檔案，設(shè)備科管理設(shè)備檔案，護(hù)理部門管理護(hù)理檔案等多頭管理問題，科室配合不夠，工作銜接性差。

4.科室移交的分散的文件材料沒有立卷，沒有進(jìn)行分類、合并整理、填寫順序號、編號，輸錄等工作，沒有相應(yīng)的目錄，科室將立卷工作轉(zhuǎn)移到檔案室，增加檔案室的負(fù)擔(dān)。

5.醫(yī)院檔案收集的盲區(qū)：典型的病體標(biāo)本和配套的實物、醫(yī)療業(yè)務(wù)成果和科研檔案、醫(yī)技人員的個性檔案三個方面。檢查記錄、報告處方、病案等均要實現(xiàn)雙套制管理。同時，也要注重醫(yī)技人員的臨床工作總結(jié)，病歷研討、新技術(shù)的開發(fā)等個性檔案的收集。

二、做好醫(yī)院檔案收集工作

要切實解決如上問題，使醫(yī)院檔案工作上一個臺階，充分發(fā)揮檔案自身價值，以檔案工作規(guī)范化促進(jìn)其它工作規(guī)范化，須做到：

1.建章立制，加強(qiáng)宣傳。

（1）按醫(yī)院實際重新擬定檔案規(guī)章制度，明確收集的范圍、方法、過程，明確收集人員的職責(zé)，把檔案工作納入到年終考核或醫(yī)院日?？冃Э己水?dāng)中。

（2）爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，作為醫(yī)院邊緣的科室，只有主動爭取，才能贏得支持，加強(qiáng)宣傳，應(yīng)積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作的成績和困難，同時，要有自身的思路和做法，讓領(lǐng)導(dǎo)看到做好檔案工作之利，請求領(lǐng)導(dǎo)幫助在會議上布置檔案工作以引起大家的重視?！稒n案法》規(guī)定：開展檔案工作應(yīng)由一定的工作經(jīng)費保障，應(yīng)以《檔案法》為依據(jù)，保障經(jīng)費到位，提高檔案專兼職人員的積極性。

2.各科室和專兼職檔案人員密切配合，形成合力。

由檔案室牽頭，從上而下，進(jìn)行一次全面的檔案工作培訓(xùn)，并布置相應(yīng)的任務(wù)，明確醫(yī)院科室和人員的相關(guān)職責(zé)，明確各科室兼職人員移交檔案的立卷工作內(nèi)容，科室間做到通力合作，提高效率，同時，專職檔案員要及時幫助解決困難，以確保檔案收集工作有序進(jìn)行。

3.抓住醫(yī)院檔案收集重點，形成自身特點、亮點。

文書檔案的收集工作，按章可循，但，也要主要收集特色檔案，要突破創(chuàng)新，秉持“別無我有，別有我特”的觀念，尤其是注重收集醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)學(xué)科研等真實記錄，就筆者所在的醫(yī)院，傳染病、肝病相關(guān)科研檔案是重點和特色，收集這方面的檔案對提高醫(yī)院的臨床醫(yī)學(xué)、醫(yī)療管理、科研水平，促進(jìn)醫(yī)院自身發(fā)展有積極意義，同時，這些記錄又將成為醫(yī)院檔案室藏特色。

4.廣開門路，多途徑收集

該被動接收為主動收集，傳統(tǒng)的檔案收集往往收藏量小，內(nèi)容不豐富，其功能發(fā)揮也有局限性。而要讓檔案“活”起來，真正做到檔案的規(guī)范化促進(jìn)文書、寫作等其他工作的規(guī)范化，要廣開門路，做好不同時間、不同科室、不同類別、不同載體的檔案的接收工作，在以將醫(yī)院重要價值檔案和特色檔案做好館藏基礎(chǔ)以外，突出彩色圖像、音頻、視頻資料收集。同時，注重醫(yī)院重大活動的收集，包括“301”事件檔案， “三甲專科醫(yī)院”創(chuàng)建等級評審的檔案，加強(qiáng)檔案收集的敏感性。

5.加快檔案信息化、數(shù)字化

使用專業(yè)文書檔案管理系統(tǒng)，簡化登記、寫目錄等工作，在有條件的前提下，積極爭取以主管部門市衛(wèi)生局為牽頭，組市級主管部門與各直屬醫(yī)療單位網(wǎng)絡(luò)版文書檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上傳輸數(shù)據(jù)檔案，實現(xiàn)各醫(yī)療單位之間的數(shù)據(jù)傳輸，提高工作效率。

6.加強(qiáng)交流，提高利用率

通過在各醫(yī)院之間定期開展臨床學(xué)術(shù)研討、醫(yī)技工作總結(jié)、醫(yī)院評審等活動，發(fā)揮檔案的作用，借助原始材料，以直觀、形象、生動的方式展示醫(yī)療工作情況，在服務(wù)上述活動的過程中，進(jìn)一步收集、完善實物標(biāo)本，兩個工作相互促進(jìn)，相互補(bǔ)充，提高檔案利用率，體現(xiàn)檔案的價值。

7.專職檔案人員充分發(fā)揮主觀能動性，做好本職工作

醫(yī)院檔案專職人員直接決定了醫(yī)院檔案的發(fā)展高度，有領(lǐng)導(dǎo)支持，科室配合以外，檔案專職人員要盡職盡責(zé)，將檔案收集的具體工作落到實處。

總之，醫(yī)院檔案收集工作是一項長期堅持的系統(tǒng)工程，身為醫(yī)院檔案歷史的守護(hù)者，應(yīng)發(fā)揮所學(xué)，立足醫(yī)院實際，盡職盡責(zé)，積極研究對策，致力于做好醫(yī)院檔案收集工作，不能讓醫(yī)院檔案在我們手中缺失。