醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新對(duì)策探析

張曉明

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作要廣泛搜集各方面的信息，信息的搜集涉及到很多重要部門，因此加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新十分有必要。在實(shí)際工作中需要提高工作人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化管理，促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理；創(chuàng)新

隨著我國醫(yī)療改革的不斷深入，當(dāng)前醫(yī)院正面臨著一場(chǎng)前所未有的挑戰(zhàn)，面對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)，要想立于不敗之地，就一定要加強(qiáng)管理工作。檔案管理作為醫(yī)院管理工作之一，必須要在創(chuàng)新中求發(fā)展，使醫(yī)院檔案管理逐步規(guī)范與合理。

醫(yī)院檔案管理工作是整個(gè)醫(yī)院管理工作的重要組成部分，隨著醫(yī)院管理工作和醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作的重要性日漸顯現(xiàn)。檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具體有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。檔案的本質(zhì)屬性是歷史再現(xiàn)性，即檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，具有很強(qiáng)的查考價(jià)值和研究?jī)r(jià)值。醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的真實(shí)寫照與原始記錄，是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料，對(duì)于維護(hù)醫(yī)院自身權(quán)益、保證醫(yī)院工作的連續(xù)性和以后的開發(fā)利用都有十分重要的作用。因此，檔案管理是醫(yī)院的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，也是醫(yī)院日常管理工作的重要內(nèi)容。

但是，目前我國醫(yī)院的檔案管理工作雖然有了很大的成績(jī)，但是依然還有很大的提升空間，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層醫(yī)院的和社區(qū)醫(yī)院的檔案管理工作與標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理目標(biāo)之間還存在一定的差距。主要問題表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，存在“重臨床，輕檔案”思想，對(duì)檔案管理工作的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理不能給單位帶來效益，對(duì)檔案工作沒有給予足夠的重視；二是缺少專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人員。

如何克服醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，提高檔案管理人員的服務(wù)能力積極主動(dòng)地為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)服務(wù)，是新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的方向。筆者從自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，談?wù)勧t(yī)院檔案管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)建議。1.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和庫房設(shè)施建設(shè)。醫(yī)院的檔案管理要適應(yīng)信息技術(shù)和現(xiàn)代檔案工作發(fā)展的需要，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理工作提供“硬件”保障。一是要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)建設(shè)。醫(yī)院要加大投入，配備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件和檔案管理軟件，努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、服務(wù)效率低的問題，推進(jìn)檔案管理的信息化和數(shù)字化進(jìn)程。二是加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)。醫(yī)院要設(shè)立專門的檔案庫房，為庫房安裝防盜門、鐵欄窗、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，同時(shí)要配置帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜等專用設(shè)備對(duì)涉及國家秘密的檔案進(jìn)行單獨(dú)保管。要配備專用的檔案消磁柜對(duì)不易保存的磁盤和光盤存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保管。對(duì)其他有特殊要求的檔案資料要配備相應(yīng)的管理設(shè)備。

1 醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的意義

檔案部門是專門搜集與管理醫(yī)院信息資料的部門。當(dāng)前我國現(xiàn)代化步伐日益加快，各領(lǐng)域都面臨著巨大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案管理工作也不例外，如果不重視醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，就會(huì)出現(xiàn)醫(yī)院檔案管理落后于醫(yī)院現(xiàn)代化管理的情況。創(chuàng)新是工作的靈魂。如果采取有效措施對(duì)醫(yī)院的檔案工作進(jìn)行規(guī)范管理，就能為醫(yī)院的規(guī)范化管理提供一些借鑒和思考，這樣就能充分發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的作用。醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)了科學(xué)規(guī)范的管理，有利于推動(dòng)整個(gè)醫(yī)院的進(jìn)步，學(xué)術(shù)內(nèi)容的擴(kuò)大，科學(xué)技術(shù)的顯著提高，這些都支持著醫(yī)院日常工作的正常進(jìn)行。努力開拓創(chuàng)新，是為了遵循檔案工作的規(guī)律，也有利于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。如果檔案管理不改變管理模式，不積極采用先進(jìn)的思維方式，只是每天重復(fù)性地機(jī)械工作就會(huì)使檔案管理效果大打折扣，就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作停步不前，沒有顯著的進(jìn)步與提高，更不利于醫(yī)院整體管理水平的提高。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

①檔案管理工作人員素質(zhì)有高有低，在醫(yī)院從事相關(guān)檔案工作人員所表現(xiàn)出來的文化水平、理論知識(shí)等很不一致。具體表現(xiàn)就是管理人員的流動(dòng)性很大，不夠穩(wěn)定，學(xué)歷普遍呈現(xiàn)出較低的趨勢(shì)，并且很多人都不主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)，觀念落后，管理水平更是大相徑庭，根本不能適應(yīng)新形勢(shì)下我國檔案事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展；②沒有創(chuàng)新意識(shí)。如今是信息化時(shí)代，一切都講求快速高效，由于檔案管理工作的成效不是即時(shí)生效的，很多檔案管理工作人員都認(rèn)為檔案管理只是對(duì)承辦過的各類文書、資料進(jìn)行簡(jiǎn)單整理歸檔，并不知道檔案管理工作還有很多新的管理方式，沒有抓住管理的重點(diǎn)和要點(diǎn)。他們都認(rèn)為檔案工作是流水式作業(yè)，立卷歸檔后就不需要進(jìn)行進(jìn)一步管理了，并且在平時(shí)工作中面對(duì)新情況和新問題時(shí)，也不懂得去改變自己的思維，以適應(yīng)工作中的變化；③缺乏專業(yè)技術(shù)能力。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及與發(fā)展，檔案管理也在一天天地趨于數(shù)字化模式，電子文檔隨著社會(huì)的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生，這些電子文檔與紙質(zhì)的文檔都有著顯著的不同。那么這些電子文檔能否作為一種新的檔案，是否這些電子文檔也同紙質(zhì)文檔一樣都具有一定的法律效力，也成為了檔案界進(jìn)行全新研究的一項(xiàng)新課題。對(duì)于這些棘手的難題，多數(shù)管理人員都無力應(yīng)對(duì)，況且這些檔案管理者絕大多數(shù)都沒有受過嚴(yán)格的訓(xùn)練，對(duì)各類計(jì)算機(jī)問題都感到很難處理。這些由于知識(shí)的缺乏在某種程度上也會(huì)阻礙檔案管理的發(fā)展，醫(yī)院要想擺脫這種困境，就需要高度重視檔案管理工作，全面提高管理者的能力。

3 醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探索

1、加強(qiáng)檔案知識(shí)的宣傳

大力加強(qiáng)與普及檔案知識(shí)，明白檔案工作的重要性與意義。相關(guān)檔案人員要對(duì)這些檔案信息進(jìn)行有效的利用，針對(duì)目前工作積極主動(dòng)地表達(dá)自己的看法，并及時(shí)更新管理理念。如果發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，應(yīng)該及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)在第一時(shí)間了解到工作中的問題，就能及時(shí)有效地找到解決問題的辦法，并及時(shí)進(jìn)行一些科學(xué)研究，對(duì)醫(yī)院整體管理水平的提高有促進(jìn)作用。

2、運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)提高工作效率

如今網(wǎng)絡(luò)功能越來越強(qiáng)，信息更新及時(shí)有效，醫(yī)院必須加強(qiáng)信息管理。加強(qiáng)信息管理就必須要建立健全醫(yī)院的管理系統(tǒng)，規(guī)范管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣才有利于工作人員檢索、利用信息，更重要的是還可以利用好醫(yī)院檔案的管理系統(tǒng)。相關(guān)信息備注在互聯(lián)網(wǎng)上，為實(shí)現(xiàn)資源共享提供了非常有利的條件。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理這種方式，可以把檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的分類，按照類別錄入計(jì)算機(jī)，這樣進(jìn)行搜索就十分便利，而且效率很高，既節(jié)省了人力，提高了效率和準(zhǔn)確率，也避免了人工搜索速度慢、易出錯(cuò)問題。檔案信息錄入計(jì)算機(jī)中，使檔案查閱更快捷、更準(zhǔn)確，利用更方便，也能充分發(fā)揮檔案信息的作用。

3、提高管理人員的整體素質(zhì)

醫(yī)院檔案工作人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，醫(yī)院也要充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員工作的自覺性和積極性。在工作中對(duì)檔案人員進(jìn)行一系列的專業(yè)培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)檔案人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)素質(zhì)。醫(yī)院還可以充分利用考核制度，把能否準(zhǔn)確熟練運(yùn)用檔案有效信息，作為一項(xiàng)考核標(biāo)準(zhǔn)，使檔案人員都能在各自的崗位上發(fā)光發(fā)熱。醫(yī)院更要重視引進(jìn)一些高素質(zhì)的人才，可以通過考試來選拔優(yōu)秀人才，招聘優(yōu)秀畢業(yè)生，檔案管理專業(yè)知識(shí)水平高者考慮優(yōu)先錄取，從而壯大醫(yī)院的人才隊(duì)伍。

醫(yī)院實(shí)際工作中的各種病歷資料、文書等檔案，是醫(yī)院的寶貴資源，科學(xué)合理的管理是保護(hù)和開發(fā)醫(yī)院檔案資源的重要保障，實(shí)際工作中，需積極更新觀念和管理手段及方法，提高醫(yī)院檔案管理水平，更好地為醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)。

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