電子文件與紙質(zhì)檔案在管理上的差異分析

鐘小麗

【摘要】隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息化建設(shè)的不斷完善，電子文件逐漸在各個(gè)領(lǐng)域中取代了紙質(zhì)文件，成為企業(yè)管理中極為重要的一個(gè)組成部分。尤其是在建筑企業(yè)中，由于需要記錄的建筑信息和數(shù)據(jù)繁多，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足建筑信息的儲(chǔ)存和管理，因此本文通過(guò)研究電子文件與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，分析建筑企業(yè)中兩者之間的差異，為建筑行業(yè)建立現(xiàn)代化檔案管理提供一些參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】電子文件;紙質(zhì)檔案;管理;差異分析

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展促使信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，在建筑單位的檔案管理工作中，檔案管理的手段和方法、流程也發(fā)生了重要的改變。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子文件具有一定的優(yōu)勢(shì)，兩者之間存在較大的差異，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理的方式出現(xiàn)差異?；诖?，本文展開(kāi)全面的分析和探究，通過(guò)對(duì)比分析電子文件和紙質(zhì)檔案的差異性為建筑行業(yè)應(yīng)用信息化奠定基礎(chǔ)。

一、電子文件與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

電子檔案是由電子文件借助計(jì)算機(jī)的識(shí)別、處理以及存儲(chǔ)等功能轉(zhuǎn)換而來(lái)的，并且能夠在互聯(lián)網(wǎng)中進(jìn)行傳遞，通常來(lái)說(shuō)是以案卷作為單位。而電子文件在現(xiàn)階段的主要載體有硬盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)等，所以電子文件中所記錄的信息已經(jīng)打破了源文件的局限性，具有載體多樣化、儲(chǔ)存簡(jiǎn)便、快速、容納性高的特點(diǎn)。但電子文件也存在一些缺點(diǎn)，比如互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中電子文件的安全性可能會(huì)受到威脅，如果管理不到位，可能會(huì)造成文件數(shù)據(jù)被盜竊、篡改、抹除等，另外制作電子文件檔案也需要一定的技術(shù)含量，對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和現(xiàn)代化辦公工具應(yīng)用能力具有相對(duì)嚴(yán)格的要求。紙質(zhì)檔案就是以紙作為信息記錄的載體，通過(guò)文字?jǐn)⑹龅姆绞接涊d相關(guān)活動(dòng)和材料信息等。紙質(zhì)檔案的主要特點(diǎn)就是容易識(shí)別、存儲(chǔ)方式更直觀、保存時(shí)間長(zhǎng)等。不過(guò)受紙質(zhì)載體的影響，紙質(zhì)檔案材料具有易潮、易燃、易老化的缺點(diǎn)，這使得紙質(zhì)檔案的管理工作具有很大的難度，導(dǎo)致文字模糊、檔案破損等現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，使檔案價(jià)值無(wú)法得到充分的發(fā)揮。

二、建筑單位電子文件與紙質(zhì)檔案的差異分析

（一）檔案收集歸檔方式存在差異。在建筑工程項(xiàng)目中，電子文件檔案的歸檔方式與紙質(zhì)檔案不同，首先電子文件檔案在形成的過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行相關(guān)數(shù)字簽名、信息認(rèn)證以及身份驗(yàn)證、加密保護(hù)等，各種信息化保密措施較為完善，確保建筑文件在傳輸時(shí)不會(huì)出現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)泄露等現(xiàn)象，保障相關(guān)檔案接收管理人員在收到檔案時(shí)信息內(nèi)容準(zhǔn)確、真實(shí)。而紙質(zhì)檔案在收集歸檔時(shí)就相對(duì)比較直觀，通過(guò)對(duì)建筑現(xiàn)場(chǎng)情況直接進(jìn)行整理和記錄。相比之下電子文件檔案的要求更為嚴(yán)格，不僅對(duì)檔案格式和載體有具體要求，而且對(duì)文件的讀取方式以及相關(guān)操作系統(tǒng)都有一定的限制。因此紙質(zhì)檔案與電子文件檔案管理的差異也體現(xiàn)在載體的不同，相對(duì)來(lái)說(shuō)在收集歸檔之后，紙質(zhì)檔案的真?zhèn)伪鎰e性更強(qiáng)，作為憑證的價(jià)值性更高，電子文件由于可以實(shí)現(xiàn)更改或偽造，因此憑證說(shuō)服力較差。

（二）檔案鑒定工作存在差異。電子文件檔案的鑒定工作主要是為了保障其在后續(xù)的建筑活動(dòng)中具有實(shí)用性和參考價(jià)值，盡可能地保留建筑工程項(xiàng)目的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、承建合同和施工活動(dòng)過(guò)程、竣工驗(yàn)收材料等內(nèi)容。而且鑒定工作的內(nèi)容包括鑒定信息是否是電子文件格式、文件涉及的檔案內(nèi)容在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)具有保存價(jià)值、電子文件的呈現(xiàn)技術(shù)能否充分體現(xiàn)檔案真實(shí)內(nèi)容等，主要的任務(wù)就是從建筑工程眾多的信息流中挑選有價(jià)值的檔案內(nèi)容，鑒定技術(shù)有電子文件真實(shí)性檢測(cè)、讀取方式檢測(cè)、網(wǎng)絡(luò)病毒檢測(cè)、信息完整性檢測(cè);而紙質(zhì)檔案鑒定工作首先要明確檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)以及檔案保存期限計(jì)劃表。將收集到的無(wú)用檔案或失去保存價(jià)值的檔案文件進(jìn)行剔除和銷(xiāo)毀。紙質(zhì)檔案與電子文件檔案鑒定工作的主要差別就體現(xiàn)在鑒定內(nèi)容中，其在建筑單位中主要是鑒定檔案的來(lái)源、信息內(nèi)容、特征形式、是否具有相對(duì)價(jià)值、效益標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定等。

（三）檔案分析整理過(guò)程存在差異。在建筑單位中電子文件檔案的信息和載體是可以實(shí)現(xiàn)分離的，因此檔案實(shí)體分類(lèi)也可以被概念分類(lèi)所替代。紙質(zhì)檔案的分類(lèi)整理就是一種典型的實(shí)體分類(lèi)方式，通過(guò)單線(xiàn)式的排列方法對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行手工操作管理，按照檔案的主體項(xiàng)目名稱(chēng)、年限或者檔案類(lèi)別等實(shí)現(xiàn)室藏檔案排列的有序性。在紙質(zhì)檔案管理的過(guò)程中分類(lèi)整理是相當(dāng)繁重的一項(xiàng)工作，為了確保檔案調(diào)取和查詢(xún)的快捷性，相關(guān)管理人員必須耗費(fèi)大量時(shí)間對(duì)檔案類(lèi)型分門(mén)整理。而電子文件檔案的整理則是通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備利用相關(guān)軟件系統(tǒng)可以將收集到的文件信息按照關(guān)鍵字或者時(shí)間等進(jìn)行快速有效、全方位的整理排序，更具有智能化的特點(diǎn)。而且儲(chǔ)存電子文件檔案的磁盤(pán)等設(shè)備也能夠采用簡(jiǎn)單歸類(lèi)的方法，不會(huì)干擾磁盤(pán)中所儲(chǔ)存的檔案排序。管理人員可以根據(jù)不同的需要進(jìn)行自動(dòng)化檢索，并進(jìn)行自由的排列和組合，形成建筑活動(dòng)所需檔案材料。

（四）檔案保管方式的差異。在建筑行業(yè)中，電子文件檔案和紙質(zhì)文件檔案保管的環(huán)境要求和方式存在巨大差異，紙質(zhì)檔案在室藏保管方式中要求溫度不能低于14℃、不高于24℃。相對(duì)濕度在50%左右。而電子文件檔案磁盤(pán)保管條件一般是不低于17℃，不超過(guò)20℃，如果存儲(chǔ)在云服務(wù)器中則對(duì)現(xiàn)實(shí)環(huán)境沒(méi)有要求，只對(duì)安全性和機(jī)密性有嚴(yán)格控制要求。除此之外，電子文件檔案的磁盤(pán)還會(huì)受到磁場(chǎng)的影響，所以在保管磁盤(pán)時(shí)要充分考慮磁性物質(zhì)的作用，要盡量避免磁盤(pán)出現(xiàn)消磁現(xiàn)象，應(yīng)該遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，并且將存儲(chǔ)載體放置在抗磁效果良好的金屬盒內(nèi)，規(guī)避劇烈震動(dòng)導(dǎo)致載體破損。另外一方面，質(zhì)檔案一旦形成，記錄的文字與載體就不能實(shí)現(xiàn)分離，是一種靜態(tài)的實(shí)體保管方式。而電子文件可以實(shí)現(xiàn)載體與檔案內(nèi)容分離，并且具有更改和刪減的功能，是一種實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)保管方式，而且隨著信息化技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展，電子文件的保管方式正逐漸從磁盤(pán)載體轉(zhuǎn)變?yōu)樵品?wù)器存儲(chǔ)保管，以節(jié)省相關(guān)管理費(fèi)用。

（五）檔案利用過(guò)程存在差異。在建筑單位中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種維護(hù)或改建工程，需要調(diào)取相關(guān)檔案。對(duì)于紙質(zhì)檔案需要經(jīng)過(guò)相關(guān)審查、辦理借閱手續(xù)，然后才可以提供原件檔案或者印刷檔案等。所有的檔案內(nèi)容可以直接通過(guò)肉眼辨認(rèn)，相關(guān)細(xì)節(jié)內(nèi)容需自行定向查找。而電子文件的利用過(guò)程首先要經(jīng)過(guò)電子文件管理中心或者人員對(duì)調(diào)取檔案的單位、機(jī)構(gòu)或者個(gè)人進(jìn)行身份查驗(yàn)，無(wú)誤后確定查閱權(quán)限，在得到管理人員許可后，才能夠?qū)n案進(jìn)行調(diào)取和閱讀。不過(guò)電子文件的讀取方式和紙質(zhì)檔案不同，必須要借助計(jì)算機(jī)硬件和辦公軟件才能夠?qū)崿F(xiàn)直觀查閱，相比于紙質(zhì)檔案的閱讀方式，不受地域和時(shí)間的限制，可以直接通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查詢(xún)和檢索。但是從信息數(shù)據(jù)利用安全的角度上來(lái)看，電子文件的泄密性更強(qiáng)，通常會(huì)采用加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等作為保障。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子文件和紙質(zhì)檔案具有不同的載體形式，在自身特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，形成了兩種差異較大的檔案管理方法。但在當(dāng)前信息化時(shí)代，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)采用電子文件檔案管理方式是建筑單位及行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，紙質(zhì)檔案雖然具有一定的優(yōu)點(diǎn)，但是在信息共享的環(huán)境中，電子文件更容易被接受，而且在相當(dāng)程度上簡(jiǎn)化了檔案管理流程，提高了檔案管理水平。因此在未來(lái)的檔案管理發(fā)展過(guò)程中，要充分保障電子文件檔案的安全性。

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