醫(yī)院檔案利用存在的問題及對策

李佳

【摘要】醫(yī)院是保障人民生命健康的公共性機(jī)構(gòu)，醫(yī)院檔案是醫(yī)院工作的歷史見證和記錄，擔(dān)負(fù)著服務(wù)民眾推動發(fā)展的重任。做好醫(yī)院檔案管理，需要從加快信息化進(jìn)程、加大檔案重要性宣教、構(gòu)建檔案工作全面質(zhì)量管理體系和開展檔案工作人員素質(zhì)提升等方面不懈努力。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案利用;信息化;質(zhì)量管理

醫(yī)院是我國關(guān)乎民生的公共性機(jī)構(gòu)，醫(yī)院檔案包含內(nèi)容比較多，比如醫(yī)療、科研、基礎(chǔ)建設(shè)以及人事等相關(guān)信息，都是醫(yī)院最寶貴的信息資源。檔案管理主要包括檔案收集整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案檢索統(tǒng)計(jì)、檔案編研和利用等。加強(qiáng)醫(yī)院檔案資源利用，實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值，將其轉(zhuǎn)化成推動發(fā)展和繁榮文化的內(nèi)生動力，對醫(yī)院和民眾健康事業(yè)發(fā)展具有積極的推動作用。

一、目前檔案利用存在的問題

檔案的利用講究及時(shí)有效，才能最大限度地發(fā)揮檔案的憑證和查考作用，實(shí)現(xiàn)其便于社會各方面使用的目的。檔案利用成效的好壞，從管理方式上來說，取決于館藏檔案在收集整理時(shí)是否完備，保管的方式途徑以及查閱和提供利用的工具的先進(jìn)性和便捷性，檔案法律法規(guī)和管理制度的完善性和執(zhí)行力度;從主體方面來說，取決于醫(yī)院管理層的重視程度，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)高低，以及檔案利用相對方對檔案的看法。

（一）信息化程度低導(dǎo)致利用效率低下。醫(yī)院檔案內(nèi)容豐富、形式多樣，涉及醫(yī)療、人事、科研、基建、黨建等很多方面，關(guān)乎民生和醫(yī)院自身發(fā)展。信息化的檔案管理就是發(fā)展的要求，但是從公立醫(yī)院的實(shí)際信息化檔案管理現(xiàn)狀來看，信息化程度還相對較低，這就導(dǎo)致檔案管理整體效率低下，以及檔案資料的價(jià)值得不到充分發(fā)揮。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，傳統(tǒng)檔案管理方式已不能滿足檔案信息高效便捷快速使用的要求。目前有的醫(yī)院信息化管理手段，不管是軟件還是硬件方面，有不少需要亟待完善和改進(jìn)的地方。

（二）對檔案工作的重視程度不夠。對檔案工作的重視程度不高：一方面，是醫(yī)院管理層對檔案工作不夠重視，視檔案工作為從屬和附屬性質(zhì)的工作，沒有把檔案工作看成是獨(dú)立的有自身價(jià)值的工作;另一方面，是檔案工作者自身對檔案的重視程度不夠，隨意歸檔，隨意查找，流程混亂，制度執(zhí)行不到位，對檔案質(zhì)量和存放要求，沒有入腦入心，真正落實(shí)到位。導(dǎo)致想查閱相關(guān)檔案的時(shí)候，難查找，甚至無從找起，找到了發(fā)現(xiàn)文不對題或者資料殘缺，耗時(shí)耗力，形成醫(yī)院檔案管理低效低質(zhì)和年代久遠(yuǎn)嚴(yán)重落伍的刻板印象。醫(yī)院管理層對醫(yī)院史料不重視，甚至還可能會引發(fā)對醫(yī)院整個(gè)管理水平不信任的塔西佗陷阱，非但不能為醫(yī)院發(fā)展提供有力的知識物質(zhì)支撐，還會發(fā)生負(fù)面的效應(yīng)。

（三）檔案管理工作質(zhì)量不高。檔案管理工作質(zhì)量欠缺，制度層面表現(xiàn)為依法依規(guī)治檔落實(shí)力度不夠，實(shí)際操作中檔案管理工作缺乏有效的監(jiān)督評價(jià)體系，只有一般性的規(guī)定，沒有結(jié)合醫(yī)院實(shí)際的檔案質(zhì)量管理制度，沒有運(yùn)行制度執(zhí)行情況的考核體系。而檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，也從操作者層面給檔案管理質(zhì)量埋下隱患。專業(yè)程度不高，對檔案的理解就是簡單的保管抄錄、復(fù)印和留存，一些檔案工作者沒有經(jīng)過系統(tǒng)性規(guī)范化的培訓(xùn)，也沒有相關(guān)的專業(yè)知識和技能就上崗，有的甚至檔案工作人員都是迎接檢查的時(shí)候臨時(shí)拼湊的，其他部門借調(diào)組成的專班，對檔案工作的內(nèi)容和要求一知半解，或者僅僅是照本宣科來操作，對檔案利用的咨詢答復(fù)和提供信息方面，也欠缺權(quán)威性，不能有理有據(jù)令人信服。安全防范措施和意識存在矛盾方面，一些檔案工作者對檔案利用的需求全身心戒備和提防，過度擔(dān)心檔案損毀丟失和夸大利用產(chǎn)生的損耗，而又會對利用的檔案缺乏規(guī)范的防范措施和應(yīng)急預(yù)案，利用起來聽之任之，產(chǎn)生負(fù)面影響就因噎廢食，形成惡性循環(huán)，歸根結(jié)底，還是自身素質(zhì)和能力欠缺導(dǎo)致的。

二、改進(jìn)醫(yī)院檔案利用現(xiàn)狀的對策

（一）加快醫(yī)院檔案工作信息化進(jìn)程。醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革對醫(yī)院管理提出了更高的要求，檔案作為醫(yī)院各項(xiàng)工作的痕跡和歷史記錄，同時(shí)也是現(xiàn)行工作的起點(diǎn)和進(jìn)一步創(chuàng)新的物質(zhì)基礎(chǔ)，在目前大數(shù)據(jù)和電子政務(wù)的環(huán)境下，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，充分運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)管理手段，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，提高傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化水平，完善檔案保護(hù)措施，保證檔案的原始性、完整性和真實(shí)性，高效的提供給各方面利用。信息化管理技術(shù)在提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率的同時(shí)，會減去大量的人工操作部分，轉(zhuǎn)變?yōu)橛糜?jì)算機(jī)計(jì)算、整理資料，所以提高信息化管理的安全性非常重要，不能隨意泄露檔案資料，提前檢查計(jì)算機(jī)的安全性。同時(shí)，檔案信息化管理必須合理調(diào)配檔案使用權(quán)限，對檔案進(jìn)行分級管理，分級授權(quán)，既保證檔案密級制度的執(zhí)行，保證檔案的安全，也為檔案的利用提供了更便捷的平臺和路徑。

（二）加大醫(yī)院檔案工作重要性宣教工作。檔案的合理和高效利用，不僅需要提高檔案自身的質(zhì)量，提高檔案利用的便捷度，還需要讓檔案重要性和合理利用的理念深入人心，加強(qiáng)檔案工作重要性的宣傳工作，讓大家在需要的時(shí)候，能夠第一時(shí)間想到查證和參考檔案資料，用事實(shí)說話，以史為鑒可以明得失，用歷史經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)工作，用前人的智慧和成果來為我們今天的工作服務(wù)。加大檔案檢索統(tǒng)計(jì)和編研等工作力度，讓檔案從簡單的憑證，變成源源不斷的政策參考依據(jù)和智力成果，提高大家對檔案利用的認(rèn)識，提高檔案深層次的利用率，同時(shí)也促使檔案管理工作更加精細(xì)化和規(guī)范化，讓宣教工作基礎(chǔ)更加牢固。

（三）構(gòu)建醫(yī)院檔案工作全面質(zhì)量管理體系。檔案的利用是檔案工作的終末環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案利用不能就事論事，必須加強(qiáng)整個(gè)檔案工作鏈條上各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制和管理，構(gòu)建全面質(zhì)量管理體系。運(yùn)用目標(biāo)管理法，構(gòu)建平衡記分卡表單，將通過關(guān)鍵績效指標(biāo)即KPI指標(biāo)項(xiàng)填充其中，比如說檔案收集整理的完整度、歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)的準(zhǔn)確率、檔案室環(huán)境管理的達(dá)標(biāo)率、檔案借閱手續(xù)完備性、檔案編研成果見刊率以及檔案資料的影響因子等，通過科學(xué)的、量化的、清晰的、有針對性的、動態(tài)調(diào)整的考核指標(biāo)，并通過周邊績效，即檔案利用的利益相關(guān)者的滿意度調(diào)查評分，將醫(yī)院檔案管理總目標(biāo)和檔案室工作目標(biāo)有機(jī)結(jié)合，質(zhì)量管理的頂層設(shè)計(jì)和落地實(shí)施結(jié)合起來，通過PDCA循環(huán)，實(shí)現(xiàn)良性互動，通過SWOT分析，不斷修訂和完善考核指標(biāo)體系，構(gòu)建檔案工作全面質(zhì)量管理的運(yùn)行機(jī)制?？己私Y(jié)果的運(yùn)用和反饋，可以倒逼檔案管理相關(guān)科室改進(jìn)檔案服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)的主動性和及時(shí)性，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作和配合，提高檔案利用的效率和效益。

（四）開展醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)提升工程?！稒n案法》第九條規(guī)定：檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。這是檔案法對檔案工作人員的職業(yè)道德要求，也是對檔案工作人員的綜合素質(zhì)最基本最基礎(chǔ)的規(guī)定。開展醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)提升工程，必須首先全面實(shí)施依法依規(guī)治檔，檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)必須首先達(dá)到法律的基本規(guī)定，才能將法律內(nèi)化于心外化于行，依法依規(guī)辦事，才能在檔案提供利用的過程中，保證檔案內(nèi)容的完整性、流程的合法性和密級的有效性，才能進(jìn)行后續(xù)的提升工作，以匹配日益增長的檔案利用需求。

三、結(jié)語

隨著醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展和廣大人民對健康需求的不斷增長，檔案利用工作的要求也越發(fā)嚴(yán)格。醫(yī)院檔案工作涉及知識面較廣，專業(yè)性要求高，同時(shí)也有較高的保密要求。醫(yī)院檔案工作人員不僅要求有專業(yè)的檔案工作技能，還要對醫(yī)療、人事、科教、院感、護(hù)理、黨建等各個(gè)方面都有較為全面的了解。這就要求檔案工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，注重學(xué)習(xí)，積極開展專業(yè)培訓(xùn)，不斷夯實(shí)知識基礎(chǔ)，同時(shí)關(guān)注檔案工作動態(tài)和前沿方向，積極做好各項(xiàng)工作，以不負(fù)時(shí)代和人民的厚望。

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