醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)研究

高婷婷

【摘要】對于現(xiàn)代醫(yī)院而言，檔案管理是一項十分繁雜的工作，也具有一定的難度。生活水平的提升使得醫(yī)院患者的數(shù)量增加，信息化建設(shè)對醫(yī)院的檔案管理有著很大的幫助。本文通過闡述醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要意義與存在的問題，提出醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)策略，旨在促進醫(yī)院信息化建設(shè)，提升醫(yī)院服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè);檔案管理;意義;策略

信息技術(shù)的發(fā)展，使得我國醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)在不斷深入發(fā)展，新時代，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項迫在眉睫的工作，其實施的最終成效會影響醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量。因此，醫(yī)院的檔案管理部門必須加強對檔案信息化建設(shè)的進度管理，把信息化建設(shè)真正落到實處，保障醫(yī)院各項工作的順利開展，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要意義

（一）現(xiàn)代社會發(fā)展的客觀要求。醫(yī)院所在地的社會環(huán)境和地方經(jīng)濟密切關(guān)系著醫(yī)院的發(fā)展，信息化建設(shè)水平高的醫(yī)院，能夠在一定時間內(nèi)盡可能服務(wù)更多的患者，從而給醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)帶去足夠的經(jīng)濟效益，進而推動地方經(jīng)濟的發(fā)展。因此要加強和加快對醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，讓傳統(tǒng)的工作模式得到轉(zhuǎn)變，為患者就醫(yī)提供方便、快捷的服務(wù)，提高患者們對醫(yī)院服務(wù)的滿意度，有效建立和提高醫(yī)院在社會的形象，建立良好的醫(yī)患關(guān)系，推進和諧社會的建立進程。

（二）有助于提高醫(yī)院管理水平。信息化程度高的醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的集中體現(xiàn)，同時也在醫(yī)院各項管理中起著重要作用，加速醫(yī)院信息化建設(shè)，為醫(yī)院構(gòu)建一個信息服務(wù)平臺，進而更好地服務(wù)于大眾。此外，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)能夠加強醫(yī)院各部門間的溝通交流與數(shù)據(jù)資源共享，并且通過信息化的分析，醫(yī)院管理者能夠及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)院管理中存在的問題，從而制定出更加有效、科學(xué)的解決策略。

（三）有助于提高檔案管理效率。醫(yī)院檔案管理十分復(fù)雜，不僅數(shù)量龐大而且類型繁多，所以傳統(tǒng)的工作模式讓醫(yī)務(wù)人員長期處于繁重的工作中，因此檔案管理的信息化建設(shè)迫在眉睫。檔案管理的信息化建設(shè)，只需將所有檔案資料輸入電腦，通過電腦的高速計算功能和信息處理功能讓檔案管理變得精細化和高速化，方便了工作者資料的查詢和使用，同時也大大地降低了對人力資源的消耗，節(jié)約了醫(yī)院運轉(zhuǎn)的成本，提高了醫(yī)院的效益，為醫(yī)院的發(fā)展儲蓄了足夠的經(jīng)濟和人力資源。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

（一）硬件與軟件設(shè)備不夠完善。完善的硬軟件支撐是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。但在當前醫(yī)院信息化建設(shè)中，很多領(lǐng)導(dǎo)都對檔案信息化建設(shè)不夠重視，導(dǎo)致缺乏資金投入，從而難以開展。很多醫(yī)院的硬軟件設(shè)備相對落后，長期缺少專業(yè)人員的維護管理，導(dǎo)致系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)故障，從而極大程度上降低了檔案管理的效率，不能為患者提供良好的信息化服務(wù)。

（二）醫(yī)院檔案管理制度不夠健全。醫(yī)院檔案管理制度是否健全，決定了工作開展的順利與否。當前在我國醫(yī)院檔案管理制度的運行過程中存在較多的問題，導(dǎo)致無法對檔案管理工作人員起到約束和監(jiān)督作用。大多數(shù)檔案管理工作人員自我管理意識缺乏，不愿主動接觸和學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和相關(guān)知識，使得醫(yī)院檔案管理工作存在很多安全隱患，這對醫(yī)院檔案工作的時效性造成了極大的沖擊。

（三）醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)有待提高。專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理人員是決定信息化建設(shè)的重要因素。在實際工作的開展過程中，由于檔案管理人員素質(zhì)不高，無法對檔案進行準確的管理，忽視信息化建設(shè)的重要性，而且自身職責(zé)沒有足夠的意識，導(dǎo)致工作態(tài)度散漫，甚至經(jīng)常會進行違規(guī)操作。計算機操作水平不高的檔案管理人員，無法靈活操作管理信息化檔案，從而降低了檔案管理的效率。醫(yī)院對于檔案管理人員的培訓(xùn)不到位，僅存在于形式，導(dǎo)致他們的現(xiàn)代化知識技能儲備不足，檔案管理效率低下。

三、醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的相關(guān)策略

（一）加強檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先‘投入足夠的資金，吸引和引進專業(yè)的信息化管理人員，同時加強對老員工的技能培訓(xùn)，讓檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展有充足的后勁。其次，引進先進的技術(shù)和設(shè)備，并加強對設(shè)備的管理維護，提高檔案管理的信息化水平，從而有效提高管理效率和長效發(fā)展。最后，建立一個健全的數(shù)據(jù)庫，全面實現(xiàn)檔案管理的信息化，實現(xiàn)檔案信息的共享和及時更新，同時也能有效地提高醫(yī)院的綜合服務(wù)水平和管理效率。

（二）制定符合信息時代特點的檔案管理制度。建立健全檔案管理的制度，提高制度的法律規(guī)范性，讓所有檔案管理工作人員及相關(guān)人員按規(guī)章制度執(zhí)行有關(guān)操作，強化制度的法制性，同時建立健全與檔案相關(guān)的借閱制度、使用制度等，有效約束和管理檔案管理人員的行為。

（三）處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系。通常醫(yī)院的檔案存在兩種形式，分別為紙質(zhì)和電子檔案兩種。在醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息量非常龐大的基礎(chǔ)上，部分檔案信息需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案形式，通過信息技術(shù)的處理，輸入計算機中。但仍有一些簽名、公章等具有一定法律效應(yīng)的紙質(zhì)檔案存在，這需要檔案管理工作人員做好相關(guān)檔案的整理和分類管理工作，處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的關(guān)系，讓檔案的完整性和真實性得到保證，保證查閱過程中電子檔案能夠與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，充分發(fā)揮作用。電子檔案的存在極大程度上節(jié)省了人員在查閱過程中的時間，同時還能長期有效地確保珍貴的紙質(zhì)檔案不會因為頻繁查閱而造成破損。

（四）樹立檔案工作的信息化意識。眾所周知，我們的實際行動受到意識的控制和影響，因而醫(yī)院加強對所有人員的檔案信息化意識是勢在必行的。我們當前正處于大數(shù)據(jù)時代背景中，學(xué)習(xí)和強化信息處理的技術(shù)，樹立正確的檔案管理工作意識是非常必要的。首先，醫(yī)院要加強對管理層的信息化意識的培養(yǎng)，從思想上改變他們的觀念，調(diào)整他們的工作重心。其次，加強醫(yī)院各部門間的交流溝通，并與周邊醫(yī)院建立良好的合作關(guān)系，實現(xiàn)檔案管理信息化的共同進步。

（五）組建檔案信息化管理的專業(yè)隊伍。信息化專業(yè)人才的引進是醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)鍵。醫(yī)院要提高檔案管理人員聘用的門檻，以具備過硬信息化管理素質(zhì)的人員為首要選擇，以此來促進醫(yī)院整體的信息化水平。此外，醫(yī)院要加強對檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理的相關(guān)知識。醫(yī)院可以邀請專家到醫(yī)院進行專題講座，或者組織工作人員到相關(guān)醫(yī)院進行學(xué)習(xí)交流。同時。醫(yī)院還可以通過在各科室添置相關(guān)的檔案管理人員，協(xié)助各科室進行檔案整理和分類工作，從而有效提高檔案管理工作的效率。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)是醫(yī)院信息化建設(shè)進程中非常重要的一環(huán)，應(yīng)該受到醫(yī)院所有工作人員的重視。醫(yī)院要加強工作人員在檔案管理工作實踐中的工作總結(jié)和相關(guān)制度的制定完善，建立健全檔案管理的信息系統(tǒng)。同時信息化管理人才的引進和培養(yǎng)是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，醫(yī)院要視為工作重心。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)們要為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境，從而加速信息化管理的進程。

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