物流企業(yè)文秘人員存在的問題及對策

朱旭東

摘 要：對物流企業(yè)來說，要實現(xiàn)企業(yè)高效管理，文秘人員在企業(yè)各項管理工作中發(fā)揮著重要作用。物流企業(yè)文秘人員的工作水平將直接關(guān)系到整個物流企業(yè)的工作效率，尤其是對于物流企業(yè)這種對工作效率要求非常高的企業(yè)，文秘人員的工作水平就顯得更加重要?；诖耍疚膶ξ锪髌髽I(yè)文秘人員存在的問題進(jìn)行了詳細(xì)分析，并給出了多樣、有效的對策，希望能為物流企業(yè)文秘工作人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：物流企業(yè);文秘人員;辦公室

物流企業(yè)最大的特點就是公司分布錯綜復(fù)雜，因此對物流企業(yè)文秘人員也就有著更高的要求。物流企業(yè)文秘人員在做好企業(yè)事務(wù)性工作的同時，還應(yīng)從規(guī)范辦公室的規(guī)章制度、做好辦公室調(diào)研工作以及處理好各級運輸點的交接工作，保證整個物流網(wǎng)絡(luò)有條不紊的運行，從而有效展開物流企業(yè)的辦公室管理工作。因此，文章針對物流企業(yè)文秘人員存在問題和對策的研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、物流企業(yè)辦公室文秘工作的特點和要求

物流企業(yè)文秘人員的工作非常廣泛，比如，物流企業(yè)各級運輸點分布錯綜復(fù)雜，導(dǎo)致很多行政工作需要遠(yuǎn)程完成，包括各種辦公室文件的接受和發(fā)送，對辦公室的資料進(jìn)行收集和整理等等都是屬于文秘人員的工作范疇。同時文秘也是企業(yè)管理系統(tǒng)的重要組成部分。越是大型的物流企業(yè)，其辦公室的工作也就越是復(fù)雜，對文秘人員的工作能力以及工作態(tài)度的要求也就越高。作為文秘人員，必須嚴(yán)格遵守企業(yè)的規(guī)章制度，遇到問題要積極面對，嚴(yán)格遵守上級領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的命令，按時按量完成，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進(jìn)度，保證物流企業(yè)井然有序的開展各項工作。此外，作為物流企業(yè)文秘人員，還應(yīng)該對于大局有一定的分析能力，做事公正嚴(yán)明，嚴(yán)格按照辦公室規(guī)章制度進(jìn)行工作，只有這樣才能有效提高整個文秘部門的工作效率。

二、物流企業(yè)文秘人員存在的問題

（一）辦公室管理制度不完善

目前，有很多物流企業(yè)辦公室的管理制度都不夠健全，各個崗位之間的分工不夠明確，這樣會導(dǎo)致沒有明確劃分給某個崗位的工作沒有人去主動完成。此外辦公室崗位之間定位不夠明確會導(dǎo)致物流企業(yè)中不能做到上傳下達(dá)，影響部門與部門之間的交接工作，大大影響了物流企業(yè)整體的工作效率。

（二）辦公室業(yè)務(wù)繁雜，員工執(zhí)行力不夠

物流企業(yè)辦公室的文秘工作非常復(fù)雜，包括撰寫文稿、文件處理、行政事務(wù)管理、公司體系建設(shè)、工作協(xié)調(diào)督辦以及領(lǐng)導(dǎo)臨時安排的工作等。也就是說，物流企業(yè)文秘人員除了要完成每天的既定工作之外，還會有許多瑣碎的事情等待文秘人員去處理。在這樣的工作環(huán)境下，物流企業(yè)文秘人員很難全身心的投入到日常工作中去，尤其是對于工作周期較長的工作，文秘人員很難高效率完成，又很難抓住工作的重點，最后完成的效果很不理想。再加上沒有明確的辦公室規(guī)章制度，對文秘人員沒有太強的約束力，這也是導(dǎo)致物流企業(yè)文秘人員執(zhí)行力不高的主要原因之一。

（三）文秘人員職業(yè)素質(zhì)有待提升

我國大部分物流企業(yè)的文秘人員其實都不是專業(yè)人員，更沒有經(jīng)歷過系統(tǒng)的文秘培訓(xùn)，很難達(dá)到文秘工作的專業(yè)要求。物流企業(yè)文秘人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也就不曾具備專業(yè)的知識素養(yǎng)和職業(yè)技能，很難有效完成每天的文秘工作，盡管工作都很忙，但是自己的工作能力卻很難得到提升。

三、對物流企業(yè)文秘人員綜合管理的對策

（一）建立完善的辦公室規(guī)章制度

要想有效提升物流企業(yè)文秘人員的工作效率，建立完善的辦公室規(guī)章制度是很有必要的，有了完善的規(guī)章制度，才能夠?qū)ξ拿厝藛T形成有效約束，進(jìn)而提升整個辦公室的工作效率。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度可以幫助文秘人員培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，因此，物流企業(yè)應(yīng)花費一定精力來進(jìn)行辦公室規(guī)章制度的建立。在制定辦公室規(guī)章制度時，必須結(jié)合物流企業(yè)的運營發(fā)展特點，制定出具有可行性的高效規(guī)章制度。同時，也應(yīng)該征求辦公室各個崗位工作人員的意見，使辦公室規(guī)章制度具有更強的合理性和科學(xué)性。

（二）完善計劃管理，提高執(zhí)行力

執(zhí)行力是一個部門工作能力最直接的體現(xiàn)，但是高效的執(zhí)行力離不開好的工作計劃，物流企業(yè)文秘人員的工作多而雜，沒有一個高效的工作策劃是很難做到高效執(zhí)行力的。開始工作之前，應(yīng)該先運用系統(tǒng)思維、戰(zhàn)略思維以及超前思維，先謀而后動，并將其融入到辦公室工作的各個環(huán)節(jié)中去。在辦公室工作計劃部署時，應(yīng)結(jié)合企業(yè)整年的工作情況進(jìn)行部署，做好全年的工作部署，明確工作重心，形成明確的個人工作清單和責(zé)任清單。以年度工作計劃為依托，辦公室每一個文秘人員都要落實責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行每天的工作安排，穩(wěn)定推動工作進(jìn)展。堅決抵制前松后緊、臨點突擊，對于敷衍了事的文秘人員應(yīng)有明確的處罰機制。對于出現(xiàn)的比較復(fù)雜的臨時工作，文秘人員應(yīng)根據(jù)自身情況，調(diào)整工作重心，確保文秘工作順利開展。

（三）強化工作作風(fēng)，提升大局意識

一個好的工作環(huán)境，也是提高物流企業(yè)辦公室工作效率的必要條件，因此，必須要強調(diào)每一個文秘人員的工作作風(fēng)。一個合格的文秘人員，必須要嚴(yán)格遵守關(guān)于辦公室工作的規(guī)章制度，堅持工作原則。文秘人員作為物流企業(yè)部門之間連通的橋梁，文秘人員必須要具備一定的大局意識，培養(yǎng)全局觀念，從企業(yè)角度出發(fā)，敢于擔(dān)當(dāng)，做好企業(yè)其他部門之間的協(xié)同工作，提升企業(yè)凝聚力。

（四）提升辦公室文秘人員的專業(yè)素養(yǎng)

作為物流企業(yè)辦公室文秘人員，要想做好文秘綜合管理工作，文秘人員必須要有明確的政治立場以及專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。一名合格的文秘人員，需要對企業(yè)未來的發(fā)展戰(zhàn)略以及企業(yè)文化有一個清晰的了解;充分了解企業(yè)的管理體系，并且融入到企業(yè)的管理體系中去;熟知企業(yè)各項規(guī)章制度，并且嚴(yán)格執(zhí)行。

對于物流企業(yè)而言，為了進(jìn)一步提升文秘人員的專業(yè)素養(yǎng)，可以定期開展專業(yè)的文秘工作培訓(xùn)、企業(yè)文化培訓(xùn)等，這對文秘人員專業(yè)水平的提升很有幫助。針對目前優(yōu)秀文秘人員的緊缺情況，為避免文秘人員流動量過大，應(yīng)根據(jù)實際情況建立完善的人才選拔制度，對優(yōu)秀員工進(jìn)行大力培養(yǎng)，并且建立一定的激勵政策，提升文秘人員工資待遇，避免辦公室發(fā)生嚴(yán)重人員流失。

（五）改進(jìn)工作方法

由于辦公室的特殊位置，辦公室的每一項工作出現(xiàn)問題都會對企業(yè)全局產(chǎn)生一定影響。對于辦公室繁雜的工作，文秘人員必須改變工作方法，才能夠有效提升工作效率。第一，細(xì)節(jié)管理。辦公室作為企業(yè)運作的神經(jīng)中樞，任何一個細(xì)節(jié)都需要文秘人員細(xì)心謹(jǐn)慎的完成，并且以全局意識，對待手里的每一份工作，以行動帶動整個部門人員的運作。第二，堅持工作重心。企業(yè)文秘人員的工作更多的是對資料的整理以及與領(lǐng)導(dǎo)之間的信息傳達(dá)，作為文秘人員必須保證這兩項工作的準(zhǔn)確無誤。如果文秘人員同時需要處理多項工作，此時應(yīng)對文秘人員的工作進(jìn)行整理，做到主次分明，找到工作重心，按照輕重緩急去有序完成各項工作。為避免文秘人員出現(xiàn)錯辦漏辦的情況，可以制作一個詳細(xì)的日志表，確保每項工作都能按時完成，進(jìn)而提升工作效率。

四、結(jié)束語

對任何一個企業(yè)來說，辦公室文秘人員都是企業(yè)的運行中樞，是企業(yè)管理中不可缺少的組成部分?，F(xiàn)階段，物流企業(yè)文秘工作過程中存在辦公室管理制度不完善、辦公室業(yè)務(wù)繁雜、文秘人員職業(yè)素養(yǎng)相對較低等問題，亟待采取科學(xué)的對策進(jìn)行處理。因此，建立完善的辦公室規(guī)章制度、強化文秘人員的工作作風(fēng)、提高文秘人員執(zhí)行力以及對員工進(jìn)行專業(yè)的知識素養(yǎng)培訓(xùn)就顯得非常重要。與此同時，作為物流企業(yè)的文秘人員，自己也應(yīng)該主動地去提升自身業(yè)務(wù)能力，使自身能力跟得上企業(yè)的發(fā)展速度，以促進(jìn)物流企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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