人事代理中的人事檔案管理問題與優(yōu)化建議研究

李靜

摘 要：人事代理制度是我國從傳統(tǒng)經(jīng)濟體制向市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)軌過程中一項重要的人才管理制度。在人事代理制度的運行下，企事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)與人才的有效對接，從而提高人才社會化管理水平。人事檔案是實現(xiàn)人力資源開發(fā)，提高人事代理功效的重要組成部分。隨著信息化檔案管理的不斷推進，目前人事代理中的人事檔案管理問題也逐漸凸顯?；诖耍Y(jié)合當(dāng)前人事代理中的人事檔案管理現(xiàn)實問題，對如何實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化提出幾點建議。

關(guān)鍵詞：人事代理;人事檔案管理;問題;優(yōu)化策略

中圖分類號：G275? ? ? ? 文獻標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）09-0135-02

引言

人事代理是指由政府部門下屬的人才服務(wù)中心，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，接受企事業(yè)單位或個人委托，提供人事檔案管理、職稱評定、社會養(yǎng)老保險金收繳、出國政審等全方位服務(wù)的一項人力資源管理制度。在人事代理工作中人事檔案管理的重要性不言而喻，加強人事檔案管理能夠有效減輕企事業(yè)單位管理負(fù)擔(dān)，幫助其順利實現(xiàn)人才引進與評估;對于個人而言則有效推動了其在人力資源市場中的流動，并為人才就業(yè)提供了有力保障。隨著社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，企事業(yè)單位對人力資源的需求越來越強烈，但是由于人事代理中的人事檔案管理中的問題，使得企事業(yè)單位與人力資源之間的交流與對接出現(xiàn)阻礙，對人事代理工作的進一步發(fā)展造成影響。

一、人事代理中的人事檔案管理問題

1.思想認(rèn)識不清，缺乏主動管理意識。人事代理制度在我國已經(jīng)實施多年，但是無論是企事業(yè)單位，還是面對就業(yè)壓力勞動者，對于人事代理都缺乏明確的認(rèn)識。此外，人才服務(wù)中心在管理運行過程中會為畢業(yè)生提供就業(yè)指導(dǎo)，但是指導(dǎo)過程更多的是被動的，其工作內(nèi)容主要是大學(xué)生畢業(yè)時接收檔案，或者根據(jù)就業(yè)人員需要開具證明，至于主動獲取檔案，提供就業(yè)指導(dǎo)，以及向企事業(yè)單位投遞檔案等工作的開展效果十分有限。

2.人檔分離存在弊端，增加了人事代理成本。人檔分離雖然為企事業(yè)單位的人事檔案管理提供了便利，但是其中的問題也是比較突出，如受聘人員在調(diào)整工資結(jié)構(gòu)、獲取福利待遇、參加職業(yè)培訓(xùn)、獲取出國審核等方面對人事檔案的依賴極強，因此，為獲取檔案材料，受聘人員不得不在單位與人才服務(wù)中心來回奔波，極大增加了人事代理工作成本。

3.信息化檔案管理不善，存在安全風(fēng)險。目前人才服務(wù)中心的人事檔案基本上實現(xiàn)了電子化存檔，但是在信息化管理過程中依然存在硬件系統(tǒng)、管理機制等方面的漏洞，導(dǎo)致人事檔案信息獲取、整理工作不及時、不到位，甚至出現(xiàn)丟失、遺漏等安全問題。

4.檔案管理制度不完善，人事代理運行存在障礙。

二、人事代理中的人事檔案管理優(yōu)化策略

1.加強宣傳，理清人事代理概念，促進人事代理工作的推廣。提高思想認(rèn)識是推動人事代理中的人事檔案管理工作有序進行的前提。人才服務(wù)中心應(yīng)加強對人事檔案管理部門的職業(yè)培訓(xùn)，吸引專業(yè)管理人才，提高其對人事代理工作的認(rèn)識，理解其在當(dāng)前社會運行中的重要意義，并在工作中滲透人力資源管理理念;加強宣傳與推廣，例如針對應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)問題，應(yīng)加強與學(xué)校的溝通與合作，不僅要完成檔案交接，還應(yīng)針對學(xué)生職業(yè)規(guī)劃方向提供針對性就業(yè)指導(dǎo)，完善檔案信息，及時清除“死檔”“空白檔”，充分發(fā)揮需人才服務(wù)中心在人力資源社會化管理中的作用;積極推進人才服務(wù)中心與企事業(yè)單位的溝通，通過簽訂代理合同，承接人力資源檔案管理工作，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，并保證根據(jù)企事業(yè)單位發(fā)展需要提供人才檔案，推進職稱評定，完善薪酬機制等，這樣才能不斷增加人事代理工作量，搞活、做強人事檔案管理工作，提高人才中心的服務(wù)能力。

2.進一步推動人檔分離機制的優(yōu)化，完善人事代理程序，推動人力資源供需的有效對接。在人事代理工作中，人檔分離能夠有效促進人力資源的流動，提高人力資源的配置效率。人才服務(wù)中心在人檔分離機制建設(shè)與完善過程中，人事檔案部門和人事管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，提高檔案管理意識，加強檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳與講解，利用現(xiàn)代化管理制度搞好人事檔案的管理，避免人才流動中的人檔分離現(xiàn)象;明確人事代理期間的工作內(nèi)容，要求個人或者企事業(yè)單位定期將變動信息歸入到人事檔案，并適當(dāng)補充材料，提高人事檔案管理的靈活性與有效性;簡化人事代理流程，根據(jù)個人以及企事業(yè)單位的需求靈活調(diào)整檔案管理機制;針對個人則積極推進人才交流、職業(yè)能力評估、就業(yè)指導(dǎo)等服務(wù)，將人事檔案與個人發(fā)展相結(jié)合，提高人力資源管理水平。

3.順應(yīng)信息化檔案管理趨勢，建立網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理機制，確保檔案管理安全。在人事檔案管理過程中，政府相關(guān)部門應(yīng)加強與軟件開發(fā)公司合作，研發(fā)功能完備，針對性強的人事檔案管理軟件，以承載人事代理各項工作;完善網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理功能，利用信息化管理平臺積極推進資源共享、異地查詢、統(tǒng)計分析、在線開具證明等服務(wù)，彌補人檔分離的弊端，以降低人事代理成本，提高社會服務(wù)效率;積極搭建企事業(yè)單位與人力資源之間的聯(lián)系，推動在線檔案投遞，推動人力資源供需平衡;注重對人事檔案的補充與調(diào)用，依據(jù)大數(shù)據(jù)與云計算等技術(shù)，加強對檔案資源的統(tǒng)計分析，推動智能化、立體化人事檔案管理機制的構(gòu)建，提高信息化人事檔案管理水平。

4.完善人事檔案管理制度，推動人事代理工作規(guī)范化發(fā)展。人才服務(wù)中心在人事檔案管理工作中，應(yīng)積極制定切實可行的管理制度，明確各部門、各環(huán)節(jié)的工作職責(zé)、權(quán)利與義務(wù)，建立基本的管理制度框架;推進服務(wù)機制的完善，針對人事檔案管理要求，確保人事檔案的安全、有效流通;結(jié)合信息化管理要求，調(diào)整人事檔案管理制度，針對信息系統(tǒng)管理漏洞制定安全管理規(guī)范，明確系統(tǒng)管理權(quán)限，確保人事檔案管理安全;加強責(zé)任監(jiān)督，針對人事代理中的人事檔案管理工作中存在的問題及時追責(zé)，利用監(jiān)督機制推動制度落實，從而形成規(guī)范、高校的檔案管理系統(tǒng)，為人事代理者提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷的服務(wù)。

結(jié)語

綜上所述，在人事代理中的人事檔案管理過程中，人才服務(wù)中心對于人事檔案的收集、整理與利用存在諸多問題，影響了企事業(yè)單位人力資源管理質(zhì)量，同時也增加了人才的就業(yè)難度。對此，人才服務(wù)中心在人事代理工作中，應(yīng)提高對人事檔案管理的重視，結(jié)合當(dāng)前人力資源供需結(jié)構(gòu)的變化，明確信息化檔案管理發(fā)展趨勢，加強對人事檔案的整合與開發(fā)，進而提高人事代理工作水平，推動就業(yè)市場的有序運行。

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[責(zé)任編輯 劉兆峰]