新形勢下檔案工作精細(xì)化管理研究

吳競

【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及市場機(jī)制的不斷變化，企業(yè)檔案管理工作的重要性也日益凸現(xiàn)，已成為有效提升企業(yè)市場競爭力的重要手段之一。企業(yè)檔案不僅涵蓋了企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中所有的信息資料，還包括企業(yè)員工的個人信息，作為企業(yè)發(fā)展的重要資源，通過提高檔案管理的精細(xì)化和有效性，能夠更好地為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供有力的支持和保障。因此需要提高對檔案精細(xì)化管理工作重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)精細(xì)化管理的研究，對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用。本文就目前新形勢下檔案工作中存在的問題進(jìn)行分析，并對有效實(shí)現(xiàn)檔案工作精細(xì)化管理的相關(guān)對策進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】新形勢;檔案管理工作;精細(xì)化

檔案工作主要包括了檔案實(shí)體資料管理和檔案信息管理兩部分，檔案實(shí)體資料管理主要針對所有與企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展相關(guān)的資料信息和數(shù)據(jù)，針對此類對象通過先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，光對檔案信息進(jìn)行深層次的智能管理和有效開發(fā)，充分發(fā)揮檔案資源在企業(yè)戰(zhàn)略性發(fā)展中的重要作用。新形勢下，檔案管理工作具有圖形、圖表、視頻等多種形式，且信息數(shù)據(jù)量越來越大，檔案內(nèi)容從紙質(zhì)逐漸轉(zhuǎn)數(shù)學(xué)化方式發(fā)展，因此加強(qiáng)新形勢下檔案工作的精細(xì)化管理成了目前檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

一、檔案工作中存在的問題

（一）檔案信息管理制度不完善。目前在不少企業(yè)中仍普遍存在著檔案信息管理制度不健全的問題，其主要根源還是來自于對檔案工作重要性缺乏認(rèn)識，領(lǐng)導(dǎo)層將檔案管理視為簡單的資料保存，對資料保存和管理質(zhì)量缺乏嚴(yán)格的要求，因此造成管理工作缺乏相應(yīng)的約束機(jī)制，對管理質(zhì)量和效率的提高造成不利影響。在新形勢下，檔案管理工作缺乏相關(guān)管理制度予以有效保障，造成管理工作缺乏規(guī)范性、制度化，使得檔案管理工作隨意性較強(qiáng)，對檔案管理工作發(fā)展造成不良后果。

（二）檔案管理人員重視度不足。由于在企業(yè)發(fā)展過程中，一直對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，更側(cè)重能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的環(huán)節(jié)，因此對檔案管理人員的綜合要求，以及福利待遇都相對較低，這也導(dǎo)致目前很多企業(yè)的檔案管理工作人員專業(yè)技能缺乏，綜合素質(zhì)較低。隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不少檔案管理人員年齡偏大，觀念陳舊，缺乏對新知識、新技能的接受和學(xué)習(xí)能力，對檔案工作的精細(xì)化管理的推行產(chǎn)生一定的排斥，甚至影響工作態(tài)度，使檔案工作效率降低，極大地影響了檔案工作的良性發(fā)展。

（三）檔案信息管理流程混亂。檔案資料信息是企業(yè)發(fā)展的重要資源，在企業(yè)的重大發(fā)展決策制定中起著至關(guān)重要的影響作用。隨著時代發(fā)展速度加快，信息數(shù)量越來越龐大，內(nèi)容多元且更加復(fù)雜，一定程度上使檔案管理工作難度增加，檔案管理人員需要進(jìn)行及時地收集、整理、分析、篩選、保管等一系列工作。但在實(shí)際工作中，普遍存在著管理流程混亂，因沒有及時進(jìn)行檔案信息的收集和存儲，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)不全面、不真實(shí)、不準(zhǔn)確的情況時有發(fā)生，無法在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮其作用。

二、檔案實(shí)體管理要點(diǎn)分析

（一）收集。檔案資料的收集是檔案工作的重要基礎(chǔ)，是確保檔案資料完整性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因此需要對歸檔文件資料的收集范圍予以界定和明確，同時加強(qiáng)與各部門的協(xié)調(diào)和配合，確保檔案資料的及時收集、歸檔得以實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員要對企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)以及企業(yè)會議活動等情況加強(qiáng)了解，對檔案資料加強(qiáng)審核，如有遺漏，應(yīng)及時通知相關(guān)人員補(bǔ)齊;對各部門的歸檔資料的要求及流程予以明確;同時加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，使收集、歸檔以及指導(dǎo)工作更加便捷，使工作效率和質(zhì)量得到有效提高。

（二）整理。檔案整理工作是檔案工作的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是傳統(tǒng)檔案管理工作中工作量最大、最為繁瑣的部分。隨著現(xiàn)代化技術(shù)以及數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，使檔案管理人員的工作量減少。另外需要對檔案工作人員責(zé)任心和安全教育予以加強(qiáng)，對管理人員的計(jì)算機(jī)操作等專業(yè)技能加強(qiáng)培養(yǎng)，使現(xiàn)代化的技術(shù)手段能夠在檔案工作中得到充分利用，并有效保障檔案資料的安全性、準(zhǔn)確性。

（三）篩選。檔案篩選工作主要針對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對有價值的資料進(jìn)行挑選，剔除無用的信息數(shù)據(jù)，提高檔案管理水平。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，有效避免了人工操作容易出現(xiàn)疏漏和失誤的問題，提高檔案資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、有效性，同時減少管理人員工作量，有效提升篩選精度和效率，更好地為企業(yè)的發(fā)展和決策提供有力支持。

（四）保管。檔案保管工作具有一定的復(fù)雜性和綜合性，需要通過各方面制度的健全，對檔案管理的質(zhì)量予以保障，其中包括：檔案管理安全制度、清潔衛(wèi)生制度、定期檢查制度等，使檔案的安全性得到有效保證。另外通過數(shù)字化管理的應(yīng)用，使檔案資料的共享得以實(shí)現(xiàn)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上實(shí)時查詢，同時企業(yè)之間現(xiàn)實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理人員不僅要做好檔案信息資源的開發(fā)利用，同時還需加強(qiáng)檔案資源的安全管理。

三、檔案工作精細(xì)化管理實(shí)現(xiàn)的有效措施

（一）檔案管理制度健全和完善。要實(shí)現(xiàn)檔案工作精細(xì)化管理首先需要從基本的管理制度入手。根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，與新形勢下對檔案管理工作的需求相結(jié)合，對行之有效的檔案管理制度進(jìn)行健全和完善，對檔案工作流程和細(xì)則進(jìn)行有效規(guī)范。通過管理制度的制定和落實(shí)，使檔案管理工作中管理處理和解決方法實(shí)現(xiàn)有章可循，通過切實(shí)的管理制度對檔案管理工作進(jìn)行約束，使新形勢下的檔案管理工作的有序發(fā)展得到根本保證。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平提高。在新形勢下，檔案管理工作內(nèi)容越來越多樣化、復(fù)雜化，對檔案管理工作的要求也越來越高。因此企業(yè)在招聘時應(yīng)充分結(jié)合檔案管理發(fā)展需要，提高用人標(biāo)準(zhǔn)，吸引專業(yè)的綜合型管理人才，使檔案管理人員隊(duì)伍的綜合業(yè)務(wù)水平提高。同時為了有效保障檔案管理工作有效實(shí)施，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期進(jìn)行先進(jìn)檔案管理專業(yè)知識以及專業(yè)技能的培訓(xùn)，使檔案管理人員工作的專業(yè)技能的更新能夠與時俱進(jìn)，更加適應(yīng)新形勢下實(shí)現(xiàn)檔案工作精細(xì)化管理的需求。

（三）檔案管理方法創(chuàng)新，提高管理軟、硬件水平。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，對各領(lǐng)域發(fā)展都起到推動作用，在檔案工作中，通過計(jì)算機(jī)和信息化技術(shù)的應(yīng)用，使工作效率有效提高的同時，對檔案工作的準(zhǔn)確性、有效性、完整性得到保證，使檔案工作中存在的人為失誤和疏漏的問題有效減少，避免信息內(nèi)容的丟失、缺損現(xiàn)象。因此檔案管理工作需要加強(qiáng)對相關(guān)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，使檔案管理人員的工作量減少，檔案管理工作難度降低，同時檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮自身專業(yè)能力，對精細(xì)化管理實(shí)現(xiàn)的有效措施不斷進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、安全性、完整性以及真實(shí)性得到保證，檔案的開發(fā)利用率不斷提高。

四、結(jié)束語

檔案作為企業(yè)發(fā)展的重要資源，檔案管理工作的重要性隨著市場競爭的激烈而日益凸現(xiàn)，在新形勢下，企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展離不開檔案工作的精細(xì)化管理，利用軟、硬件兩方面的有效措施，全方位地有序開展檔案管理工作，使管理工作得到有效約束和規(guī)范，檔案管理人員的專業(yè)技能和管理水平提高，并利用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，對檔案管理質(zhì)量予以有效保證，使其在企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展中充分發(fā)揮作用。

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