基于城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理研究

王錫

【摘要】隨著信息時代的到來，給城建檔案管理帶來了巨大的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理開始轉(zhuǎn)為電子檔案管理，很大程度上提升了城建檔案管理工作的效率。但是，這并不代表紙質(zhì)檔案完全被取代，而是紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理，以此提高城建檔案的綜合效用?；诖?，本文先是介紹了城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的優(yōu)勢，然后闡述了二者并行管理的必要性，最后探討二者如何實現(xiàn)并行管理。

【關(guān)鍵詞】城建檔案;紙質(zhì)檔案;電子檔案;并行管理

隨著科技的進步，電子信息技術(shù)普遍應(yīng)用于各行各業(yè)。其中，在電子信息技術(shù)的推動下，城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案相互融合，并發(fā)揮各自的作用，實現(xiàn)良好的并行管理，從而為城市規(guī)劃建設(shè)奠定良好的信息基礎(chǔ)。目前我國正處于數(shù)字化時代，電子政務(wù)工作以及城市信息化建設(shè)也得到了相應(yīng)的發(fā)展，城建檔案的管理模式也必然會發(fā)生改變，而隨著電子信息技術(shù)的應(yīng)用，產(chǎn)生的電子信息文件仍然需要紙質(zhì)檔案進行補充。因此，在未來一段時間，城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案必然形成一個互補的狀態(tài)，相輔相成，最終形成紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的模式。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的優(yōu)勢

在目前的城建檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案與電子檔案發(fā)揮著各自的作用。其中，紙質(zhì)檔案是以往城建檔案工作中主要的檔案模式，也是發(fā)展時間較長的一種檔案管理模式。紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)勢主要表現(xiàn)為：（1）具有真實性和還原性。紙質(zhì)檔案是特定時間內(nèi)某一事項的真實記錄，而且一般情況下，記錄一旦生成，其所記錄的內(nèi)容和數(shù)據(jù)無法進行更改，這也是紙質(zhì)檔案能夠在現(xiàn)階段的城建檔案中保持生命活力的主要原因。（2）具有直觀性。紙質(zhì)檔案所記錄的內(nèi)容數(shù)據(jù)并不是只是一般的文字內(nèi)容，同時一些不確定的信息內(nèi)容也不會被記錄在內(nèi)，所以人們在閱讀時比較方便，不需要通過電腦檢閱便可以直接閱讀。（3）具有權(quán)威性。在城建檔案中的紙質(zhì)檔案，通常都是經(jīng)過一定的鑒定和承認(rèn)，就是紙質(zhì)檔案中都會有相應(yīng)的簽字和印章在其中，所以通常都是作為權(quán)威檔案進行使用。

信息化時代的到來，電子檔案被廣泛應(yīng)用，所表現(xiàn)出的特征也較為明顯。具體為：（1）具有多樣性。多樣性指的是電子檔案的載體多樣性，可以是光盤、磁帶或者是其他的形式，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案單一的載體形式有著較大的差別，而且比紙質(zhì)檔案的容量大，但是其體積并不大，所以電子檔案可以有效節(jié)省檔案儲存的空間，改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案儲存空間不足的問題。（2）具有效率性。電子檔案的處理方式區(qū)別于紙質(zhì)檔案的處理方式，紙質(zhì)檔案的處理方式通常是由人工進行收集、分類、整理和存檔，而電子檔案是通過計算機進行直接處理，可以減免紙質(zhì)檔案人工處理時分類和存檔這兩個環(huán)節(jié)，很大程度上提高了檔案管理的效率。（3）具有方便性。電子檔案經(jīng)過計算機處理之后進行存儲，這樣檔案在檢索時只需要輸入關(guān)鍵內(nèi)容便可以進行查閱，獲得相關(guān)的信息內(nèi)容。（4）具有穩(wěn)定性。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案保存的過程中可能會遭受到外部環(huán)境的影響，出現(xiàn)損壞、蛀蟲等現(xiàn)象，而電子檔案以電子載體的形式進行保存，不容易出現(xiàn)損壞的狀況。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的必要性

在城建檔案工作中，紙質(zhì)檔案與電子檔案都有著各自的優(yōu)勢，且都能夠有效地進行信息傳遞。紙質(zhì)檔案發(fā)展的時間最長久，在造紙術(shù)發(fā)明之后，就已經(jīng)通過文字的形式將信息內(nèi)容在紙上呈現(xiàn)出來，所以紙質(zhì)一直是一種重要的信息載體，且發(fā)揮著重要的作用。而隨著科技的進步和社會的發(fā)展，電子信息技術(shù)被普遍應(yīng)用于生活和工作中，城建檔案工作也不例外，逐漸形成一種電子檔案管理的模式，但這種模式并沒有完全取得紙質(zhì)檔案管理。雖然電子檔案的時效性較強，并且還具有其他較多的優(yōu)點，比較符合當(dāng)前社會的發(fā)展需求，但是紙質(zhì)檔案的依附性也較強，能夠真實地記錄相關(guān)的歷史信息，與電子檔案相比更加具有說服力，一直是作為重要的信息資源進行保存管理。因此，在城建檔案工作中紙質(zhì)檔案和電子檔案是主要的兩種管理形式，同時因為這兩種形式都有著各自不同的特點，所以要求在開展城建檔案工作時，需要根據(jù)當(dāng)前管理的實際情況，將這兩種檔案管理形式有效結(jié)合，形成一個有機的整體，不僅能夠發(fā)揮各自的優(yōu)勢，而且能夠進行互補，從而提升城建檔案的綜合效用。這不僅是目前城建檔案工作的要求，也是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念。實現(xiàn)城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理，首先就是要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，及時更新相關(guān)的檔案管理人員的管理觀念。目前，在城建檔案工作中，大多數(shù)檔案管理人員都是過去的檔案管理員，對于紙質(zhì)檔案管理的形式較為熟悉，并且能夠充分掌握紙質(zhì)檔案管理的辦法。而其他一些新上任的檔案管理人員相對來說，其對電子檔案管理的形式和方法比較熟悉，能夠充分利用電子信息技術(shù)對城建檔案進行管理。對此，實現(xiàn)城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理，需要轉(zhuǎn)變相關(guān)的檔案管理人員的管理觀念，讓其能夠充分認(rèn)識紙質(zhì)檔案和電子檔案管理之間存在的差異，并且促使其能夠?qū)崿F(xiàn)二者相互融合管理。對此，城建檔案管理單位需要加強檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅需要學(xué)習(xí)紙質(zhì)檔案管理的形式和方法，認(rèn)識紙質(zhì)檔案管理的重要性，而且也要不斷學(xué)習(xí)新的管理理念和新的知識，掌握一定的計算機能力，能夠有效掌握電子檔案管理的方法，有效發(fā)揮電子檔案管理的作用。通過專業(yè)的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)能力，并對其傳統(tǒng)和現(xiàn)代的管理方式與技能進行融合，從而實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理形式，繼而不斷完善城建檔案工作。

（二）創(chuàng)新檔案管理形式。實現(xiàn)城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理，其次就是要不斷創(chuàng)新檔案管理形式。創(chuàng)新檔案管理形式就是要充分利用電子檔案較好的管理規(guī)律，同時也要適當(dāng)融合紙質(zhì)檔案管理，以此彌補電子檔案管理中的不足，從而有效實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案并行管理。因此，在創(chuàng)新檔案管理形式時，要根據(jù)實際的城建檔案管理情況不斷完善和優(yōu)化，對于同一內(nèi)容信息要同步對其進行紙質(zhì)檔案和電子檔案歸檔，確保檔案的完整性和真實性。具體的方法為：第一，在開展城建檔案工作時，要與時俱進，在進行紙質(zhì)檔案和電子檔案管理形式時，都要突顯其各自的優(yōu)勢，并根據(jù)相關(guān)的管理體制進而規(guī)范管理行為。第二，開展城建檔案工作時，可以利用紙質(zhì)檔案作為基本的載體，然后將電子檔案管理形式融入于其中，形成全新的檔案管理體系，確保城建檔案管理形式能夠長期有效。第三，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理時，不僅需要對紙質(zhì)檔案進行整理，而且也要利用計算機對電子檔案進行分檔，從而實現(xiàn)不需要轉(zhuǎn)移信息載體便可以搜索城建檔案內(nèi)容。

（三）完善檔案管理體制。實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理，最后就是要不斷完善檔案管理制度，因為開展任何工作都應(yīng)該需要相應(yīng)的管理制度支持，以此能夠有效規(guī)范工作行為。完善檔案管理體制就是要對城建檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，要求檔案管理人員在實際的檔案工作中能夠充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)勢，同時城建檔案管理部門也要結(jié)合實際情況和城建檔案內(nèi)容創(chuàng)新檔案管理形式，落實相應(yīng)的考核機制，促使紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理，避免產(chǎn)生管理沖突問題發(fā)生。此外，在完善檔案管理體制時，不僅需要加強檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其專業(yè)知識和技能，也要建立獎懲機制對檔案管理人員的工作行為進行規(guī)范，增強檔案管理人員并行管理的意識，從而有效發(fā)揮并行管理的優(yōu)勢，獲得良好的檔案管理效果。

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