單軌制背景下電子檔案管理模式研究

齊蕊

【摘要】伴隨信息化的發(fā)展，我國無紙化辦公和OA文檔一體化概念的提出，電子檔案管理已經(jīng)成為檔案工作的緊迫任務(wù)。單軌制電子檔案管理在世界各地日益得到認(rèn)同，學(xué)界就單軌制是未來發(fā)展方向基本達(dá)成共識，實踐項目逐步推開。本文在明晰概念的基礎(chǔ)上分析了國內(nèi)外研究背景及現(xiàn)狀，通過對英美和澳大利亞檔案管理的先進(jìn)模式和理念的探索，總結(jié)指出建立單軌制電子檔案管理保障機(jī)制需要依托制度建設(shè)、管理完善、技術(shù)到位得以實現(xiàn)，以期加快我國電子檔案單軌制步伐。

【關(guān)鍵詞】單軌制;數(shù)字轉(zhuǎn)型;電子檔案

一、概念明晰

美國和澳大利亞政府提出的數(shù)字轉(zhuǎn)型用本土語言解釋就是單軌制，所謂單軌制是指以電子方式運(yùn)行來保存電子文件的全流程，包括生成、辦理、歸檔管理、移交、保存和利用等，即文件、檔案的全程無紙化。當(dāng)文件管理的對象從傳統(tǒng)管理方式轉(zhuǎn)向電子方式，檔案管理系統(tǒng)日益完善，各個階段的管理平臺需要借助檔案管理系統(tǒng)來完成。檔案管理系統(tǒng)需要將物聯(lián)網(wǎng)、云計算等現(xiàn)代信息技術(shù)嵌入，同時給傳統(tǒng)管理業(yè)務(wù)的功能、流程和方法帶來了新契機(jī)，為此單軌制電子檔案管理新型業(yè)務(wù)系統(tǒng)成為題中之義。

二、國內(nèi)外研究背景及現(xiàn)狀

1968年，美國國家檔案館開始收集重要有價值的電子文件，不再接收電子文件對應(yīng)的紙質(zhì)文件。1998年，美國檔案館正式啟動電子檔案工程。即EAR工程，電子文件檔案館的設(shè)計、數(shù)據(jù)庫建立過程中與20多家科研機(jī)構(gòu)和IT界合作，目前已進(jìn)入ERA建設(shè)運(yùn)行的關(guān)鍵階段，已完成數(shù)據(jù)中心和系統(tǒng)運(yùn)營中心的建設(shè)。2008年6月，建立起聯(lián)邦政府電子文件基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，共保存聯(lián)邦政府電子文件1.4TB;2008年12月，接收總統(tǒng)辦公室電子文件，接收布什總統(tǒng)電子文件80TB;2009年12月接收國會電子文件;2011年，建立全面的電子文件檔案館;2014年所有電子文件對用戶開放。2011年7月，澳大利亞發(fā)布“政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型政策”，闡述內(nèi)容基本和美國相同，其中明確規(guī)定2015年以后電子形式形成的文件，國家檔案館將不再接收紙質(zhì)形式，節(jié)約資源的同時提高了工作效率，標(biāo)志著澳大利亞政府機(jī)構(gòu)電子文件的全面數(shù)字化。2014年，中國上海自貿(mào)區(qū)率先開展電子檔案單軌制工作，依托《中國（上海）自由貿(mào)易試驗區(qū)條例》（以下簡稱《條例》）頒發(fā)?！稐l例》第四十四條明確規(guī)定：“電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力”這個法規(guī)。上海自貿(mào)區(qū)取得了一些可借鑒的成功案例經(jīng)驗，上海市檔案局局長曾指出，還應(yīng)進(jìn)一步積極推進(jìn)檔案管理經(jīng)驗，為全國檔案事業(yè)發(fā)展助力，但我們看到，“單軌制”“單套制”檔案管理在我國還剛剛起步，如浩瀚星空中的點(diǎn)點(diǎn)光芒。

三、單軌制電子文檔管理流程的優(yōu)點(diǎn)

文件的生命周期理論是電子文件管理的基本理論，文件生命周期理論指對電子文件從形成到永久保存采取全程、連貫一致的管理方法，強(qiáng)調(diào)管理內(nèi)容和管理要求的無縫對接，系統(tǒng)整合和總體效應(yīng)。下面筆者從檔案業(yè)務(wù)管理流程方面一一闡述。第一，歸檔方面，檔案歸檔方式由傳統(tǒng)的定期積累變成借助系統(tǒng)隨時歸檔，由被動接收變成主動整合，歸檔范圍從人為的經(jīng)驗性的判斷變成系統(tǒng)精準(zhǔn)化判定。第二，整理方面，傳統(tǒng)的整理工作是雙套制歸檔，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，一式一份。單軌制電子檔案整理只需要按照預(yù)先制定的方案通過計算機(jī)進(jìn)行邏輯整理，無須整理紙質(zhì)檔案，取消了檔案入庫上架這一繁重的勞動。第三，保管方面，電子文件檔案館將不是一幢實實在在的建筑大樓，但是，事實上在網(wǎng)絡(luò)空間里卻是一個寶庫。將不依靠任何特殊的硬件和軟件，真正保存和提供利用任何形式的電子文件。第四，提供利用方面。檔案用戶將不受時間和空間的限制，只要用戶根據(jù)相應(yīng)權(quán)限登錄后，將保證無論何時何地任何人都能使用先進(jìn)的工具找到自己需要的檔案信息。

四、單軌制電子檔案管理的信任保障機(jī)制

如何協(xié)同推進(jìn)，打破紙質(zhì)和電子文件歸檔的傳統(tǒng)管理模式實現(xiàn)創(chuàng)新，筆者認(rèn)為應(yīng)采取制度+管理+技術(shù)三位一體方式。

（一）制度建設(shè)方面。結(jié)合檔案工作實際，積極建立健全電子檔案管理制度，制定《電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表》《電子文件歸檔整理操作細(xì)則》和《電子檔案長期保存管理規(guī)范》等電子檔案管理制度，讓電子檔案“單套制”管理試點(diǎn)工作在法律的指導(dǎo)、約束和鞭策激勵中順利開展。

（二）管理模式方面。充分利用OA辦公系統(tǒng)，做好雙軌制向單軌制業(yè)務(wù)流程的對接，變分散管理為全程管理;電子檔案管理部門和檔案管理者要承擔(dān)起相應(yīng)責(zé)任，當(dāng)一份文件辦完后，立刻提交歸檔文件，變年度歸檔為隨辦隨歸，將檔案管理關(guān)注的問題放在流程最前端加以設(shè)計實現(xiàn)質(zhì)量控制，即從源頭上確保電子檔案的完整性、真實性和準(zhǔn)確性;同時，借助電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺，提升發(fā)揮電子檔案的服務(wù)機(jī)能，為機(jī)關(guān)企事業(yè)單位、個人用戶快速查詢，減少檔案部門工作量的同時也大大提高工作效率。

（三）技術(shù)措施方面。為了保證電子檔案“真實完整、安全可靠、長期可用”的要求，為了解決電子檔案收集、保管、利用等各個階段的難題，應(yīng)該構(gòu)建一個檔案信息管理的平臺，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)、移動數(shù)據(jù)終端、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，比如，可以使各個檔案館和檔案業(yè)務(wù)部門在統(tǒng)一的云架構(gòu)空間上，讓各個成員館和總館之間實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享的一體化管理，同時應(yīng)用電子文件簽名、用戶身份驗證、元數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，確保電子檔案來源可信、管理可靠、長期可用。還可以采用電子檔案格式轉(zhuǎn)換、設(shè)計通用數(shù)據(jù)采集、電子文件離線備份、電子檔案通用瀏覽器等工具，保障未來的信息保護(hù)技術(shù)和數(shù)字信息遷移技術(shù)。

（四）隱私權(quán)保護(hù)方面。厘定公民的權(quán)利邊界，電子文件管理中個人隱私遭到泄露是由于當(dāng)前我國法律法規(guī)未對公民所擁有權(quán)利之間的關(guān)系、邊界和范圍進(jìn)行清晰且明確的界定而產(chǎn)生的，國家法律法規(guī)應(yīng)當(dāng)針對電子文件管理中個人隱私保護(hù)方面的權(quán)利邊界進(jìn)行厘定，以此來保護(hù)公民的個人隱私，明確公開權(quán)與隱私權(quán)、閱覽及復(fù)制權(quán)、請求告知權(quán)、刪除權(quán)、損害賠償請求權(quán)、報酬請求權(quán)、保持個人信息與數(shù)據(jù)正確完整的權(quán)利。

五、結(jié)語

最后，經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，筆者認(rèn)為我國單軌制電子檔案管理任重而道遠(yuǎn)，還需要加大資金投入力度。據(jù)調(diào)查，美國聯(lián)邦政府已經(jīng)向國家檔案館提供了3600萬美元著手此項工程。同時，單軌制檔案工作對檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出更高的要求，還需要打造一批高精尖的復(fù)合型檔案人才隊伍，檔案人員不僅需要具備計算機(jī)專業(yè)知識，還要提高編研、編程能力。我們相信，當(dāng)信息技術(shù)和電子檔案管理能夠滿足各種需求時，當(dāng)人們不再對電子文件安全性和法律效力懷疑時，雙軌制終將被簡易高效的“單軌制”取代，檔案管理流程的全信息時代終將來臨，這也是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

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