檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)研究

張平平

【摘要】在人們?nèi)粘Ｉ钆c工作中，檔案管理作為體現(xiàn)企業(yè)管理的一部分，很多檔案需要相關(guān)人員進行處理工作。本篇文章分析了信息網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，首先，從信息網(wǎng)絡(luò)化時代檔案管理的本質(zhì)出發(fā)，其次，通過本質(zhì)闡述了信息網(wǎng)絡(luò)時檔案管理的不足，檔案管理工作人員被忽視，檔案管理體制落后。針對檔案管理存在的不足之處，提出了提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力、加大資金投入、努力完善保障手段、加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)、重視網(wǎng)絡(luò)保護、保障檔案信息安全等措施。

【關(guān)鍵詞】檔案;信息建設(shè);網(wǎng)絡(luò)化

隨著我國科技的飛速發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)化得到了全面的普及。在信息網(wǎng)絡(luò)化的背景下，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理對傳統(tǒng)的檔案管理模式產(chǎn)生了極大的沖擊。做好現(xiàn)代化的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，就必須制定相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理措施，使信息網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，在高經(jīng)濟、高科技呈高速增長的時代背景下，檔案信息的數(shù)量和類型也在不斷上升，傳統(tǒng)檔案管理模式過于依賴人工，再加上傳統(tǒng)的檔案管理方式，已經(jīng)無法滿足檔案管理的實際需求。

一、信息網(wǎng)絡(luò)化時代檔案管理的本質(zhì)

檔案網(wǎng)絡(luò)化是通過建立專門的檔案信息網(wǎng)站，將人員的身份通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布，然后將人員的信息進行查詢和共享，使用檔案信息發(fā)布，所謂檔案信息也要存在一定的信息安全管理，在此途中避免造成人員信息的紊亂，重點不夠明確信息化不夠完整，一系列的安排都需要人員的參與以及法律法規(guī)的規(guī)范化。構(gòu)建信息群體化，目前諸多政府和政府人員，都在開展建設(shè)確保安全規(guī)范化實施與展開。作為信息的獲取在政府相關(guān)部門要建立數(shù)據(jù)庫，能夠快速準(zhǔn)確查詢相關(guān)人員資料以保證時間的節(jié)約化和成本的最低化，構(gòu)建政府體系安全能夠防止信息的泄露，保證人員的生命、社會的和諧、國家財產(chǎn)達(dá)到最高安全保障。

二、信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理存在的不足

（一）檔案管理人員受重視程度較低。檔案信息化存在多元化形式，在政府方面通過平臺建設(shè)“硬件”與“軟件”的建設(shè)，“硬件”是指政府通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)公開發(fā)布一些非保密者人員信息。通過這種方式能夠在社會中準(zhǔn)確、快速、高效，尋找相關(guān)人員，能達(dá)到最小化節(jié)省人力物資成本費用的投入。檔案人員花費不必要的時間，去重新閱讀紙質(zhì)文件忙于一些繁瑣的其他工作，不利于管理者對其他人員提供一些服務(wù)，不能夠更深入地去學(xué)習(xí)和了解相關(guān)檔案的運用和分配，從而影響原有的工作效率。

（二）檔案管理制度比較落后。隨著信息網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理制度顯得有些封閉，與信息網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理有些格格不入。因為我國對檔案管理工作在資金方面投入不足，所以檔案網(wǎng)絡(luò)化方面也并不重視，甚至出現(xiàn)檔案管理人員工作松散的狀況，因為我國現(xiàn)階段并沒有成熟的信息網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理軟件，只能仍舊使用低級的檔案管理軟件。

三、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性

（一）企業(yè)時代發(fā)展必然要求。信息網(wǎng)絡(luò)化時代的快速發(fā)展，也象征著電子辦公時代的到來，計算機技術(shù)在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。大量以光盤、磁盤為主的電子文件的誕生，不僅極大程度地提高了企業(yè)的日常工作效率;在對企業(yè)檔案資源管理安全方面，也帶來了極大的改善。企業(yè)的檔案記載著企業(yè)發(fā)展的全過程，不光是企業(yè)的財富，更是企業(yè)生命的另一種表現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理制度轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案網(wǎng)絡(luò)化的管理制度，將企業(yè)檔案資源信息記錄到以光盤、磁盤的電子文件當(dāng)中，可以提升相關(guān)人員日常的工作效率，也使企業(yè)的檔案資源信息得到更大的保護。這種方便快捷的檔案管理方式，以傳統(tǒng)的手工管理形式無法實現(xiàn)。因此，企業(yè)迫切需要進入檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理模式，提升檔案管理效率及質(zhì)量。

（二）企業(yè)檔案工作改革需要。企業(yè)要快速發(fā)展往往要從多個方面入手，對檔案工作自然也有新的要求和任務(wù)。因為企業(yè)檔案資源信息的記錄方式和存儲方式發(fā)生了變化，檔案工作也必定發(fā)需要創(chuàng)新，不能再以傳統(tǒng)的手段，定時、定期的集中管理，而是要將檔案管理工作日?；?。將一切有價值的信息及時保存到光盤、磁盤中，將形成的電子檔案及時送交檔案部門管理。良好的檔案管理能夠有效提高企業(yè)的工作效率，為企業(yè)發(fā)展提供強有力的保障。檔案部門要提高檔案的綜合利用率，充分發(fā)揮檔案利用的社會效益。

（三）信息技術(shù)發(fā)展必然結(jié)果。目前檔案管理工作中面臨一些問題和挑戰(zhàn)，檔案網(wǎng)絡(luò)化的局限性和不足不斷呈現(xiàn)出來：1.很多企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，而且檔案管理工作本身耗時較長、內(nèi)容較為繁瑣，導(dǎo)致檔案管理網(wǎng)絡(luò)化僅局限于通過目錄進行查詢，與傳統(tǒng)的檔案管理區(qū)別不大，不能很好地體現(xiàn)信息化的管理效率的提升，造成了軟硬件資源浪費。2.檔案網(wǎng)絡(luò)化是一個整體化的概念，涵蓋了檔案工作的每個環(huán)節(jié)，這就需要檔案管理業(yè)務(wù)的統(tǒng)一化、規(guī)范化。然而，目前很多企業(yè)的檔案管理工作是分部門負(fù)責(zé)的，各級部門各自為政，這種管理架構(gòu)大大阻礙了檔案網(wǎng)絡(luò)化的推進。3.檔案網(wǎng)絡(luò)化普及度不夠。很多企業(yè)仍然在沿用人工或者半人工的檔案管理方式，沒有積極建立更加規(guī)范、高效的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的高效開展。

四、信息網(wǎng)絡(luò)化時代檔案管理問題的解決措施

（一）提升檔案管理工作人員的創(chuàng)新能力。檔案管理工作要實現(xiàn)自身的社會價值，只有與時俱進不斷提升自己。隨著檔案網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入發(fā)展，檔案管理工作人員也面臨許多新問題，需要自主的學(xué)習(xí)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進行分布與查詢的方法，提高創(chuàng)新能力，培養(yǎng)出擁有整合網(wǎng)絡(luò)化檔案信息的能力。另外，網(wǎng)絡(luò)不僅可以把分散在各個領(lǐng)域的檔案進行歸集，還可以通過一些程序進行數(shù)據(jù)處理，然后給廣大用戶提供大量的資源。檔案工作人員想要從根本上提高自己的技術(shù)水平，不僅要跟上時代變化，迅速適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)化時代的需求，還需要培養(yǎng)自己發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的能力。

（二）加大對網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的資金投入，并完善保障手段。隨著我國信息科技的不斷發(fā)展，知識也需要不斷更新發(fā)展。檔案管理部門要想使管理工作跟上時代的腳步，適應(yīng)信息化時代檔案管理的需求，進而實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化，檔案網(wǎng)絡(luò)化是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的成果，需要充分運用信息網(wǎng)絡(luò)化的科技成果，并且不斷更新檔案管理設(shè)備和提升檔案管理工作人員的技術(shù)水平。我國政府需要投入大量資金來改善檔案管理部門的管理設(shè)備的落后情況，并且把這筆費用計劃到我國有關(guān)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的預(yù)算中去。

（三）加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。擁有大量具有創(chuàng)新能力的人才以及不斷加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理部門在信息網(wǎng)絡(luò)化時代才能夠有效的管理檔案。這一成就有助于創(chuàng)建我國統(tǒng)一高質(zhì)量的國家檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)，可以為用戶提供更加全面、快速以及準(zhǔn)確的服務(wù)。由于網(wǎng)絡(luò)具有雙面性，有利有弊，所以在虛擬網(wǎng)絡(luò)里，強化檔案信息安全是做好檔案工作的重中之重，因此強化檔案信息解決了檔案資源共享與安全保密之間的矛盾。為了保證企業(yè)檔案信息安全，企業(yè)內(nèi)外辦公之前設(shè)置物理隔離，也應(yīng)建立防護墻和一些防護型的物理隔離，這是保證企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)最安全的措施，通過一些必要的手段來實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動化的安全，從此實現(xiàn)檔案信息的唯一性、嚴(yán)密性。

（四）加強對網(wǎng)絡(luò)的保護，確保信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的安全性。檔案信息的管理工作在日常生活中是幾乎見不到的，此工作嚴(yán)格保密。因為隨著網(wǎng)絡(luò)發(fā)展越來越快，信息科技雙刃劍逐漸顯現(xiàn)，因為出現(xiàn)了一些病毒與黑客的出現(xiàn)，對于我國的網(wǎng)絡(luò)具有嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)性，黑客和病毒在網(wǎng)絡(luò)上威脅著檔案信息的安全。想要確保在信息網(wǎng)絡(luò)化時代檔案信息的安全，全社會公民應(yīng)該提高自身的網(wǎng)絡(luò)素質(zhì)，也應(yīng)該提高管理人員的技術(shù)水平提供相應(yīng)的技術(shù)教育，同時網(wǎng)絡(luò)安全的一些相應(yīng)的保護措施也由路由器與防火墻物理隔離來實現(xiàn)。

四、結(jié)束語

總之，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)面臨著許多困難，層出不窮的黑客和各種病毒對檔案管理而言是一種挑戰(zhàn)，信息泄露成為當(dāng)下熱點的話題。當(dāng)然，還需要對檔案管理人員進行培訓(xùn)，增強他們保護網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理的安全意識。同時也需要提高相關(guān)人員的技術(shù)水平，保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全。我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展，為國民生活提供了極大的便利?？萍嫉倪M步不僅給生活帶來了便捷服務(wù)，還提高各項管理工作的安全性，其中檔案管理工作也從紙質(zhì)化逐漸過渡到網(wǎng)絡(luò)化管理。

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