檔案資源開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題及建議

余彥嬌 張潔

【摘要】重慶市涪陵區(qū)疾病預(yù)防控制中心（以下簡(jiǎn)稱中心）檔案資源具有原始性、知識(shí)性、專業(yè)性等特點(diǎn)，是中心在疾病預(yù)防與控制、預(yù)防接種、健康體檢、職業(yè)病防治、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檢驗(yàn)、突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置、健康教育等方面的工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和相關(guān)科學(xué)研究的結(jié)晶，但在實(shí)際工作中，受限于各種因素的影響制約，對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用還有諸多不足。因此，如何有效開(kāi)發(fā)檔案資源，挖掘信息資料，促進(jìn)疾病預(yù)防控制事業(yè)發(fā)展，為健康涪陵建設(shè)添磚加瓦，是檔案工作人員必須面對(duì)并解決的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】檔案資源;開(kāi)發(fā);利用

一、中心檔案資源開(kāi)發(fā)利用存在的主要問(wèn)題

中心檔案資源開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)狀尚不能完全適應(yīng)促進(jìn)疾控事業(yè)發(fā)展、滿足公眾健康信息的需要，主要表現(xiàn)在：

（一）檔案管理軟硬件條件較差。中心于2011年搬遷至現(xiàn)址（原重慶市涪陵區(qū)職業(yè)教育中心）辦公，新辦公樓正在修建尚未投入使用，現(xiàn)用檔案室原系教室，房屋老舊且位于頂樓，達(dá)不到承重、采光、通風(fēng)、溫濕度和“八防”要求;檔案庫(kù)房面積約68㎡，雖購(gòu)置有檔案密集架，但因面積問(wèn)題導(dǎo)致無(wú)法全部安裝，故舊檔案只有打包存放，未上架，不利于查找利用;檔案數(shù)字化設(shè)備跟不上發(fā)展需求，計(jì)算機(jī)老化、掃描儀和刻錄機(jī)不同程度損壞、不間斷電源未安裝、管理軟件多年未更新升級(jí)，致使檔案數(shù)字化進(jìn)度落后;檔案工作人員少，現(xiàn)僅有1名專職檔案工作人員，其他兼職檔案人員業(yè)務(wù)工作重、檔案培訓(xùn)少、檔案管理技能亟待提升。

（二）檔案利用范圍小。近些年來(lái)，中心檔案管理部門為中心年鑒、科研成果匯編、三峽庫(kù)區(qū)涪陵段人群健康保護(hù)健康監(jiān)測(cè)及生活飲用水源監(jiān)測(cè)項(xiàng)目工作資料匯編、涪陵衛(wèi)生志等編撰和健康宣傳教育提供了影像、文字、圖片等各類檔案資料，但對(duì)檔案資源的深層次開(kāi)發(fā)利用少，實(shí)質(zhì)上仍然是處于一種小范圍、低利用率的狀態(tài)，沒(méi)有充分發(fā)揮疾控檔案資源的專業(yè)性優(yōu)勢(shì)。

（三）檔案對(duì)外開(kāi)放少。作為疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)，中心肩負(fù)著為全區(qū)提供基本公共衛(wèi)生服務(wù)的職能職責(zé)，但單位檔案管理部門作為內(nèi)設(shè)職能機(jī)構(gòu)，主要服務(wù)于本單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展，故基本上未向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)，檔案對(duì)外開(kāi)放少。

二、影響開(kāi)發(fā)利用的主要因素

認(rèn)真分析影響中心檔案資源開(kāi)發(fā)利用的因素，筆者認(rèn)為，主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）忽視檔案信息的價(jià)值是制約中心檔案資源有效開(kāi)發(fā)利用的根本原因?，F(xiàn)代社會(huì)是信息的社會(huì)，檔案資料作為一種信息資源，是信息和載體的有機(jī)統(tǒng)一體，可為當(dāng)下和今后的工作實(shí)踐提供有效指導(dǎo)，其價(jià)值和重要性不言而喻。尤其是在國(guó)家推進(jìn)健康中國(guó)戰(zhàn)略的大背景下，疾控檔案資源在健康教育、慢性病管理、職業(yè)病防治、傳染病控制等許多方面，均存在極大的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值和空間。但是，現(xiàn)實(shí)情況是，檔案工作作為一項(xiàng)“幕后”工作，往往被簡(jiǎn)單地視為業(yè)務(wù)工作的附庸，是對(duì)中心業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的各種信息資源機(jī)械式的收集整理，其主要貢獻(xiàn)就在于反映業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展情況。因此，忽視了對(duì)中心檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，造成對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，形成“忽視信息價(jià)值—未去有效挖掘—價(jià)值未得以體現(xiàn)—進(jìn)一步忽視信息價(jià)值”的惡性循環(huán)。于是，在整個(gè)中心層面，對(duì)檔案工作關(guān)注少、投入少，檔案管理信息化建設(shè)滯后;在科室層面，認(rèn)為檔案管理工作是中心檔案管理部門職責(zé)，與己無(wú)關(guān)，忽略了檔案資料的基礎(chǔ)就是業(yè)務(wù)工作，隨意處置工作資料，甚至損害、丟失、偽造或者編造一些資料，影響了檔案資源的完整性、真實(shí)性、客觀性，失去了檔案存在的價(jià)值;在檔案管理部門自身這一層面，當(dāng)習(xí)慣了上下左右對(duì)檔案工作的定位，自然而然就會(huì)形成注重檔案保管而輕視開(kāi)發(fā)利用的慣性思維，會(huì)把更多的精力投入到檔案資料的收集、整理、保管之中，對(duì)如何提高檔案利用率、怎樣向社會(huì)開(kāi)發(fā)、怎樣深度挖掘有效信息等主觀能動(dòng)性不足。最終，導(dǎo)致中心的檔案資源未得以有效開(kāi)發(fā)利用。

（二）檔案工作人員能力欠缺是制約中心檔案資源有效開(kāi)發(fā)利用的主要原因。檔案管理作為一門綜合性管理學(xué)科，不僅僅要求檔案管理人員具有文字、歷史、計(jì)算機(jī)、檔案管理等多方面的知識(shí)和能力，還要熟悉中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。而且，吹盡黃沙始到金，檔案資源的價(jià)值不是唾手可得，還需要檔案管理人員從靜止的、繁復(fù)的、碎片化的資料中，深入細(xì)致地去分析、整理和挖掘，方能找到所潛藏的信息寶藏，開(kāi)發(fā)出更多的可資利用的有效資源。無(wú)疑，這對(duì)我們的檔案管理工作人員提出了巨大的挑戰(zhàn)。

（三）檔案管理信息化水平不足是制約中心檔案資源開(kāi)發(fā)利用的直接原因。一方面，受限于現(xiàn)有條件，中心檔案管理信息化水平不足，檔案資料電子化占比低，遠(yuǎn)程查詢利用不便，致使檔案管理信息系統(tǒng)使用效能低;另一方面，檔案管理部門缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)得不到有效的專業(yè)支撐。

三、促進(jìn)疾控檔案資源開(kāi)發(fā)利用的建議

中心檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性的工作，疾控檔案信息資源價(jià)值的體現(xiàn)需要時(shí)間來(lái)積累、發(fā)酵、釋放，但隨著人民生活水平的提高和健康意識(shí)的日益增強(qiáng)，中心檔案信息作為資源的利用價(jià)值將日趨明顯。我們應(yīng)當(dāng)提高認(rèn)識(shí)、轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，要完善制度，發(fā)揮特色，加強(qiáng)信息化建設(shè)，充分發(fā)揮疾控檔案信息資源價(jià)值，為建設(shè)健康中國(guó)服務(wù)。

（一）強(qiáng)化學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。要組織全體職工認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理各類法律法規(guī)以及黨和國(guó)家的方針政策，利用多種形式宣傳檔案工作的重要性和檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用效益，使廣大職工充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的寶貴價(jià)值，自覺(jué)加強(qiáng)檔案信息的收集整理，夯實(shí)檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)基礎(chǔ)，形成全體職工參與檔案管理的良好氛圍，真正使檔案發(fā)揮其應(yīng)有作用。

（二）轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的根本目的。要做好開(kāi)發(fā)利用工作，為檔案利用者提高可信的信息資源，檔案工作人員必須牢固樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的宗旨意識(shí)，要勇于自我革命，徹底擯棄重保管、輕利用的陳舊觀念，從坐等服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，急利用者之所急、想利用者之所想，為中心檔案資源的開(kāi)發(fā)利用提供最大的方便。

（三）突出特色，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)。結(jié)合疾控中心職能職責(zé)，發(fā)揮疾控中心在健康教育、艾滋病防治、慢性病防控、職業(yè)病防治、預(yù)防接種等方面的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，充分利用現(xiàn)有文字、影像檔案資料，編寫反映疾控中心技術(shù)水平、基礎(chǔ)建設(shè)、精神風(fēng)貌、文化建設(shè)，以及健康教育、艾滋病防治、慢性病防控、職業(yè)病防治、預(yù)防接種等內(nèi)容的展板、宣傳冊(cè)、宣傳單及音視頻，利用固定宣傳欄、義診、公共宣傳活動(dòng)、媒體以及微信公眾號(hào)、政務(wù)頭條號(hào)等各種平臺(tái)，多形式、多方法宣傳疾控中心形象，打造疾控品牌，促進(jìn)公眾了解疾控事業(yè)，提高健康意識(shí)和健康理念。

（四）加大投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)。通過(guò)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)開(kāi)展檔案管理是檔案信息資源得到有效開(kāi)發(fā)利用的最佳途徑。因此，必須加大資金投入，保持中心信息化建設(shè)和檔案管理信息化建設(shè)同步發(fā)展、協(xié)調(diào)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的無(wú)縫銜接，進(jìn)一步保障檔案資料的真實(shí)性、完整性。要加強(qiáng)檔案信息化管理，尤其是一些老、舊、散檔案資料的信息化管理，使中心檔案信息資源盡可能做到有序、準(zhǔn)確、翔實(shí)、安全，并實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程查詢和利用，提高檔案工作效率，為檔案資源開(kāi)發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

（五）完善制度，規(guī)范工作流程。根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)要求，進(jìn)一步完善中心檔案管理制度，建立嚴(yán)格的檔案收集、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、利用等操作規(guī)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化;建立考核評(píng)價(jià)機(jī)制，加強(qiáng)中心檔案管理工作實(shí)施情況的監(jiān)測(cè)和監(jiān)督檢查工作，及時(shí)跟蹤分析執(zhí)行情況，促進(jìn)檔案工作與業(yè)務(wù)工作同部署、同落實(shí)。