探究提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

張雅卓

為了有效地提升當(dāng)前我國事業(yè)單位的信息化建設(shè)效果，一定要應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段加強檔案管理信息化建設(shè)，推動我國事業(yè)單位的發(fā)展。本文首先對我國事業(yè)單位管理中存在的問題進(jìn)行相關(guān)分析，并從提高人才素質(zhì)、加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、健全信息化制度管理等五個方面進(jìn)行探討，希望能夠加強我國信息化建設(shè)的步伐。

一、引言

隨著社會的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位發(fā)展過程中檔案管理的重要性也越來越明顯。改革帶來的好處逐漸明顯，我們必須要進(jìn)行創(chuàng)新，通過信息化建設(shè)的方式加強事業(yè)單位的檔案管理效果，但是，目前事業(yè)單位的檔案管理中還存在著很多的問題，給事業(yè)單位造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響，所以一定要通過開辟信息化建設(shè)方式來促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

二、我國事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題

（一）技術(shù)手段相對落后

我國檔案信息信息化建設(shè)目前是一些博物館和圖書館在應(yīng)用，而利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案管理工作的事業(yè)單位數(shù)量不多，很多檔案信息信息化建設(shè)不足，技術(shù)手段相對落后。我國與國外相比在事業(yè)單位信息化建設(shè)上還有一些差距，我國需要明確提高當(dāng)前的檔案信息服務(wù)，推動我國事業(yè)單位的發(fā)展，使檔案管理更加規(guī)范和安全。在這樣的情況下，我國事業(yè)單位檔案信息資源的建設(shè)方向更加明晰，需要適應(yīng)當(dāng)前新時期的發(fā)展。目前我國對檔案信息資源建設(shè)十分重視，已經(jīng)推動了許多科研項目進(jìn)行這項工作。但是在事業(yè)單位信息化建設(shè)的過程中國家還是缺乏基本的統(tǒng)籌和調(diào)控，在法律法規(guī)和制度保障上都有缺位的現(xiàn)象。不同地區(qū)、不同行業(yè)的事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中還缺少著全局性的規(guī)劃，沒有有效的約束力，這樣在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和研究過程中還存在著很多的問題，影響著事業(yè)單位的正常資源應(yīng)用。

（二）信息化建設(shè)觀念意識有待提高

當(dāng)前事業(yè)單位受到了傳統(tǒng)的檔案管理模式的影響，很多檔案管理部門在進(jìn)行信息建設(shè)和信息服務(wù)的過程中沒有應(yīng)用先進(jìn)的管理模式，沒有進(jìn)行信息的整合整合，檔案管理工作人員的觀念也比較落后，很多事業(yè)單位的檔案管理信息信息化建設(shè)不夠主動也沒有能真正地有效地參與，自己只關(guān)注本部門的檔案信息管理，而并未重視全社會的檔案整合，這樣只能做到檔案的集合，而未做到檔案的真正有效應(yīng)用。在進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)上還缺乏著有效的特色服務(wù)，這樣也也導(dǎo)致了雖然檔案存取速度快，但是檔案質(zhì)量不高，這種情況使得檔案信息化建設(shè)機制還存在著諸多問題。

（三）信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)失衡

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，一定要重視標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)過程中，一定要重視保障手段的應(yīng)用，也要對每一個環(huán)節(jié)的信息進(jìn)行描述、儲存、查詢、交換、管理和使用各個方面做出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范后，才能使失業(yè)檔案事業(yè)單位的檔案管理更加先進(jìn)。在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中一定要有總攬性的前提和基礎(chǔ)，更需要解決一些實際的問題否則檔案信息化建設(shè)建設(shè)就無法實現(xiàn)。但由于歷史的原因，很多檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)化和重視程度都不高，沒有開發(fā)與應(yīng)用有效地管理軟件，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這樣都導(dǎo)致信息化建設(shè)不能真正健康的發(fā)展。同時檔案信息化建設(shè)是需要一個巨大的信息系統(tǒng)，技術(shù)型和密集型十分顯著，所以技術(shù)難題也是當(dāng)前事業(yè)單位需要解決的問題，在檔案中也需要數(shù)字化和信息化，利用多媒體技術(shù)和數(shù)字通信技術(shù)等才能使這些技術(shù)更具有應(yīng)用效果。

三、提高檔案信息信息化建設(shè)的解決措施

（一）提高素質(zhì)奠定人才基礎(chǔ)

隨著信息信息化建設(shè)，當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的人員也要增強素質(zhì)，加強計算機技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷的應(yīng)用信息的采集加工等環(huán)節(jié)來提高管理人員的知識水平和業(yè)務(wù)水平。很多檔案信息管理人員需要繼續(xù)學(xué)習(xí)，通過在崗位上不斷的實踐自主培訓(xùn)，使技能更加靈活。此外，也要讓自身的知識結(jié)構(gòu)更加系統(tǒng)，通過掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)知識，結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位的自身特點及與傳統(tǒng)的工作經(jīng)驗相連接使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)勢揮發(fā)出來，這樣在今后的事業(yè)單位檔案的信息資源傳遞交流和利用上才能保證其安全性和可靠性，也是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)機制下的一種重要的實踐探索。

（二）統(tǒng)一管理規(guī)劃建設(shè)方向

當(dāng)前我國事業(yè)單位的信息化建設(shè)機制還處于初級階段，需要逐步的探索加以完善和健全。所以在這個過程中一定要進(jìn)行統(tǒng)一管理，有效地規(guī)范規(guī)劃建設(shè)方向，通過科學(xué)的運作循序漸進(jìn)地進(jìn)行信息化建設(shè)機制的建設(shè)發(fā)展。我國當(dāng)前的信息信息化建設(shè)還與發(fā)達(dá)國家存在著一定的差距，這時我國需要認(rèn)清自己身體事業(yè)單位的實際情況，各級政府也需要高度重視，大力宣傳信息信息化建設(shè)的有效性，通過不斷的統(tǒng)籌規(guī)劃，制定統(tǒng)一的事業(yè)單位管理方式，這樣在應(yīng)用信息化建設(shè)機制時候才能更符合國家的需求，通過統(tǒng)一管理統(tǒng)一部署，使信息資源能夠有序的進(jìn)行。

（三）增強意識健全管理體制

事業(yè)單位的信息化建設(shè)需要通過多方面的努力才能夠有效地建立，增強意識才能使管理體制更加健全，不斷地加強物質(zhì)基礎(chǔ)和可靠保證，才能使其有效的應(yīng)用信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化程序。每個檔案管理人員都應(yīng)該有科學(xué)的信息服務(wù)理念，同時也要重視到事業(yè)單位的檔案是屬于全體人民，讓管理者了解到檔案的重要性，通過對信息資源的不斷探索來保障社會體系的完備。此外，也要打破各自為政的局面，不斷將更加高質(zhì)量特色化的檔案信息資源進(jìn)行整合，使社會的信息資源體系更加完善，推動各項事業(yè)單位的發(fā)展。

（四）大力運用信息技術(shù)手段進(jìn)行管理

在檔案資料應(yīng)用過程中，需要大量的人力、物力、財力，而隨著社會生產(chǎn)效率越來越快，基層單位檔案數(shù)量也逐漸增多，所以檔案管理不能僅依靠人力進(jìn)行實施，利用當(dāng)前的信息技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)手段能夠?qū)n案管理領(lǐng)域更好地把控。通過科學(xué)化的檔案管理模式來激發(fā)研發(fā)的力度和成本，使網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理有效地融合，通過軟件和硬件的開發(fā)利用使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。應(yīng)用集中統(tǒng)一管理使其安全性得到保證，同時在檔案調(diào)取和利用時也能增加及時性和高效性，并且電子化的檔案更加安全，實現(xiàn)保密管理和高效利用。

（五）加大對信息檔案資料的開發(fā)利用力度

檔案資源并不是靜止的資源而是需要充分利用使其更加靈活的資源。在應(yīng)用的過程中，檔案不僅僅是文字，更是經(jīng)濟效益。在社會發(fā)展過程中，一定要重視信息檔案資料的開發(fā)和利用，通過有效的管理機構(gòu)和部門重視挖掘檔案中的信息，不斷地利用信息檔案資料，通過分類和盤點的方式對檔案的信息進(jìn)行篩查，只有這樣才能針對不同的需求進(jìn)行檔案徹底利用。此外，在檔案資料的利用過程中一定要增加民眾對于信息檔案的利用率，這樣才能真正的做到取之于民用之于民。檔案并不能只存儲在管理部門，更多應(yīng)該重視其有效利用，充分發(fā)揮其功能才能夠促進(jìn)社會的進(jìn)步，推動基層單位的發(fā)展。

四、結(jié)語

檔案的信息化管理在我國事業(yè)單位中使一項重要的改革項目，在新的發(fā)展形勢下一定要加強信息化建設(shè)，通過多方面來促進(jìn)信息化的有效性。檔案資料具有真實性和歷史性，是提高事業(yè)單位管理效益的重要方式，只有做好有效地、科學(xué)的規(guī)劃才能完善自身信息化建設(shè)，激發(fā)工作熱情，提升管理技術(shù)水平促進(jìn)事業(yè)單位和社會的發(fā)展。（作者單位：山東省濟寧市泗水縣衛(wèi)生健康綜合執(zhí)法大隊）