數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題與對策探索

董敏

【摘要】計算機技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及使電子文件得到廣泛應(yīng)用，各類檔案信息管理系統(tǒng)呈現(xiàn)出多樣化特點，數(shù)字檔案資源建設(shè)也成為社會關(guān)注重點?；诖耍疚囊詳?shù)字檔案資源建設(shè)作為研究對象，分析資源建設(shè)中存在的問題，并從集中管理體制、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系、資源配置、信息服務(wù)等方面闡述數(shù)字檔案建設(shè)對策。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案;資源建設(shè);大數(shù)據(jù)平臺

隨著數(shù)字檔案建設(shè)成果的增加與我國電子政務(wù)的推進，數(shù)字檔案資源不斷豐富，檔案資源以最快捷的方式為公眾提供信息服務(wù)。一直以來，數(shù)字檔案資源建設(shè)制約著信息服務(wù)水平的提升，影響公眾對數(shù)字檔案資源的使用效率，針對資源建設(shè)現(xiàn)存的問題，有必要分析其中原因，尋找解決辦法，從而加快數(shù)字檔案資源建設(shè)。

一、數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題分析

（一）資源收集渠道不暢。信息化時代，人們已經(jīng)習(xí)慣了無紙化辦公帶來的優(yōu)勢，提升了工作效率的同時也意識到電子文件的處理問題。以往人們需要處理大量文件，紙質(zhì)文件在辦公桌堆滿，而無紙化辦公環(huán)境下，人們只需面對電腦辦公即可，但需要處理的文件沒有改變，且電子文件呈現(xiàn)出不斷增加的趨勢，數(shù)字化檔案收集工作尤為重要。但檔案信息主要在內(nèi)部局域網(wǎng)范圍下運行，各個檔案館應(yīng)用不同的檔案信息系統(tǒng)，資源建設(shè)形勢多元化，但數(shù)字檔案資源的收集缺乏暢通渠道，無法實現(xiàn)檔案部門和電子政務(wù)的快速接軌。

（二）數(shù)字檔案資源建設(shè)缺乏統(tǒng)一化數(shù)據(jù)規(guī)范。數(shù)字檔案資源的建設(shè)離不開統(tǒng)一化數(shù)據(jù)規(guī)范，缺乏數(shù)據(jù)規(guī)范只會讓資源建設(shè)成為數(shù)據(jù)孤島。當(dāng)前國內(nèi)部分檔案資源依然采取紙質(zhì)化處理方式，檔案館也習(xí)慣于管理紙質(zhì)文檔，館內(nèi)工作人員對數(shù)字檔案資源沒有足夠的認(rèn)識，導(dǎo)致檔案館沒有全方位實現(xiàn)數(shù)字化資源建設(shè)。隨著信息化建設(shè)的深入，各行業(yè)之間缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系，數(shù)據(jù)庫建設(shè)后出現(xiàn)信息孤島。數(shù)字檔案資源中，針對文字的格式主要有DOC、RTF和TXT，人們首選DOC格式的文檔。圖像格式主要有JPEG和TIFF、PDF和CEB，其中PDF與CEB主要針對網(wǎng)絡(luò)圖像。技術(shù)的發(fā)展使這些格式衍變?yōu)椴煌姹?，各版本之間缺乏兼容性。

（三）數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案資源重復(fù)存儲。一直以來，數(shù)據(jù)和文件丟失問題困擾著人們，為了避免資源丟失，人們習(xí)慣于將數(shù)字檔案以紙質(zhì)文檔的形式存儲一次。這是因為電子文檔存在磁化危害，病毒侵入計算機系統(tǒng)后也會造成數(shù)字文檔損壞，檔案資源將難以恢復(fù)。數(shù)字檔案存儲載體和使用壽命不同，對檔案資源的保管要求很高，過去使用的3.5英寸軟盤可在常溫下保存15年，普通光盤可保存20年，數(shù)字膠片保存時間需根據(jù)保管條件而定。電子文件的傳輸與保存需以紙質(zhì)文件歸檔為前提，但這樣做導(dǎo)致數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案重復(fù)存儲，重疊問題存在，且資源浪費嚴(yán)重。

（四）信息服務(wù)功能不完善。網(wǎng)絡(luò)化時代背景下，信息技術(shù)的發(fā)展給數(shù)字檔案信息服務(wù)創(chuàng)造了良好的環(huán)境，信息服務(wù)可以朝著高效智能方向發(fā)展，檔案與大眾之間距離更近。檔案涉及到公眾的個人信息，比如學(xué)歷、銀行業(yè)務(wù)、信譽、房產(chǎn)、企業(yè)經(jīng)營等，隨著人們檔案管理意識的增強，我國檔案資源建設(shè)面臨著服務(wù)功能不完善的問題。信息渠道單一，不同網(wǎng)站有著不同的檔案資源信息服務(wù)渠道，用戶面對特定信息需求只能前往不同網(wǎng)站搜尋。網(wǎng)站內(nèi)容陳舊，信息更新不及時，雖然網(wǎng)站時常更新，但依然很多檔案信息被大眾熟知，人們想要深入了解信息卻沒有獲取渠道。

二、數(shù)字檔案資源建設(shè)的對策研究

（一）建立集中管理的數(shù)字檔案管理體制。資源建設(shè)時應(yīng)對組織和制度進行融合。針對電子文件的高效管理需要展開全過程管理，即對文件從產(chǎn)生、存儲到銷毀的全生命周期進行管理。創(chuàng)新數(shù)字檔案管理體制，明確電子文件中心與檔案館的關(guān)系，做好電子文件的備份工作，建立備份中心，及時接收各機關(guān)傳遞來的電子文件，支持離線文件接收，支持文件脫離網(wǎng)絡(luò)和計算機設(shè)備，實現(xiàn)異地存儲備份，確保檔案可以及時歸檔并完成內(nèi)容存儲。

（二）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系。電子文件支持線或離線接收，文檔格式和內(nèi)容類型豐富，有著文本、圖像、聲音和視頻等形式，資源建設(shè)中需要將該工作劃分為多個環(huán)節(jié)，從數(shù)字檔案資源的收集環(huán)節(jié)開始，經(jīng)過檔案存儲環(huán)節(jié)、檔案管理與利用環(huán)節(jié)，整個數(shù)字檔案資源管理的全過程都應(yīng)擁有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和體系，為檔案資源系統(tǒng)化管理提供幫助?；谠摌?biāo)準(zhǔn)體系，各個檔案館應(yīng)實現(xiàn)資源的共享，檔案管理部門加強電子文件信息化建設(shè)，保證各個部門檔案管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)性?；诮y(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建數(shù)字檔案資源管理系統(tǒng)，系統(tǒng)包含庫房設(shè)計、條碼系統(tǒng)、安全管理、消防系統(tǒng)、消毒熏蒸、恒溫恒濕、調(diào)閱派送與運營平臺幾部分。在庫房設(shè)計中，針對庫房布局展開防護與管理，為數(shù)字檔案資源建立檔案科技展示中心。在條碼系統(tǒng)中，為方便托管檔案的查找定位和監(jiān)控，在檔案館中安裝條形碼信息識別管理系統(tǒng)，安排專門的管理人員24小時對數(shù)字化檔案館進行巡查。消防系統(tǒng)、消毒熏蒸與恒溫恒濕針對數(shù)字化檔案館，屬于托管中心服務(wù)，可對檔案館配備高壓細水霧噴淋消防系統(tǒng)、紙質(zhì)文檔消毒熏蒸系統(tǒng)和恒溫恒濕系統(tǒng)，做好檔案存儲空間的溫度調(diào)節(jié)，保護紙質(zhì)文檔不被損壞。制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)各個檔案館資源數(shù)據(jù)庫的格式兼容，數(shù)據(jù)在交換中應(yīng)保證數(shù)據(jù)安全，形成統(tǒng)一化電子資源格式，數(shù)據(jù)的提取可以保證內(nèi)容完整不丟失。

（三）優(yōu)化信息資源配置，建立資源共享平臺。充分利用現(xiàn)有的數(shù)字檔案信息資源，發(fā)揮資源價值，優(yōu)化信息資源配置，實現(xiàn)不同信息系統(tǒng)的溝通，共建信息資源共享平臺。聯(lián)合采購電子文獻資源，做好紙質(zhì)文獻資源的分工合作，結(jié)合地域特色建立共享數(shù)據(jù)庫，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算技術(shù)建立共享平臺，依托CALIS平臺實現(xiàn)數(shù)字檔案資源平臺的創(chuàng)新。多元化數(shù)字資源共享平臺的建設(shè)應(yīng)從云服務(wù)入手，建議如下：1.促進機構(gòu)共享。將數(shù)字檔案館納入共享平臺，實現(xiàn)不同地域、服務(wù)模式和主題風(fēng)格的數(shù)字檔案館通過平臺建立聯(lián)系，各個檔案館數(shù)字化資源能夠通過數(shù)據(jù)訪問獲取，實現(xiàn)云服務(wù)背景下跨界數(shù)字檔案資源的共享。2.實現(xiàn)用戶共享。用戶不僅是資源的獲取者，也是檔案資源共建者。用戶可以共享自己對檔案資源的看法，豐富資源評價內(nèi)容，從自身視角客觀評價云服務(wù)質(zhì)量。用戶共享所在專業(yè)領(lǐng)域的研究觀點，豐富數(shù)字檔案資源內(nèi)容。3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，為資源共享拓寬網(wǎng)絡(luò)媒體和信息論壇等資源渠道。拓展平臺參與主體范圍，為用戶打造多元化網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案資源信息共享與傳播平臺，將用戶、組織、結(jié)構(gòu)、新媒體綜合，為數(shù)字檔案資源建設(shè)創(chuàng)造良好條件。

（四）加強數(shù)字檔案信息服務(wù)工作。信息化時代，人們對大數(shù)據(jù)有了新的認(rèn)識，高速信息網(wǎng)已經(jīng)成為數(shù)字化信息存儲和傳播的場所，網(wǎng)絡(luò)將信息服務(wù)帶給人們，使人們的家庭生活與辦公效率提升。數(shù)字檔案資源建設(shè)和檔案管理需要從以往的收藏存儲走向信息化和公開化，向公眾提供優(yōu)質(zhì)公共文化服務(wù)，這是經(jīng)濟發(fā)展的需要，也是受眾對知識與文化的需要。應(yīng)用信息技術(shù)將數(shù)字檔案資源整合，為檔案建立網(wǎng)站集群，為分散的數(shù)字檔案網(wǎng)站建立統(tǒng)一信息檢索平臺，為公眾查詢提供統(tǒng)一服務(wù)。在數(shù)字檔案資源的收集中擴大覆蓋面，加強對不同資源的收集和整理，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)拉近檔案部門和社會的距離?？梢圆捎镁庉嫵霭媸占?、檔案展覽、電視節(jié)目、網(wǎng)絡(luò)視頻、音像制品等方式實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的靈活化。為數(shù)字檔案資源建設(shè)智慧管理系統(tǒng)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)展開信息挖掘與分析工作。

三、總結(jié)

總而言之，針對數(shù)字檔案資源建設(shè)存在的問題，分析問題存在的原因，做好數(shù)字檔案資源建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，加強人才培養(yǎng)，從而實現(xiàn)對數(shù)字化資源的開發(fā)和大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的有效應(yīng)用。通過建立集中管理的數(shù)字檔案管理體制，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系，建立資源共享平臺，加強數(shù)字檔案信息服務(wù)工作，從而有助于數(shù)字檔案資源的豐富，提升信息服務(wù)水平。

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