試析數(shù)字化背景下的中學(xué)教師業(yè)務(wù)檔案管理

馬曉蕾

摘 要：文章以中學(xué)教師數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理的必要性、具體內(nèi)容以及管理現(xiàn)狀為切入點，展開具體分析，并以此為依據(jù)，提出加大資金投入力度，夯實數(shù)字化管理基礎(chǔ);參加專業(yè)培訓(xùn)活動，提升數(shù)字化管理技能;制定完善數(shù)字化管理體系，構(gòu)建全面性數(shù)字化管理體系等幾方面重要管理途徑。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;中學(xué)教師;檔案管理

數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展進步，其被人們在生活和工作中廣泛運用。中學(xué)教師在開展業(yè)務(wù)檔案管理工作期間，在充分利用數(shù)字化技術(shù)，其不僅能夠簡化管理流程，也能提升檔案管理效率。文章從中學(xué)教師數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理的必要性及其內(nèi)容入手，圍繞中學(xué)教師業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀進行闡述，針對在數(shù)字化背景下，中學(xué)教師如何開展業(yè)務(wù)檔案管理工作進行全面探討。

一、中學(xué)教師數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理的必要性

（一）中學(xué)教師的業(yè)務(wù)檔案管理工作，是中學(xué)教師工作的重要組成部分

現(xiàn)階段，數(shù)字化發(fā)展速度不斷提升，教師將業(yè)務(wù)方案管理內(nèi)容數(shù)字化技術(shù)進行結(jié)合，這是數(shù)字化校園建設(shè)的本質(zhì)要求。中學(xué)教師開展數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理工作，能夠彌補傳統(tǒng)管理模式的缺陷;能夠使手工檢索向計算機檢索模式進行轉(zhuǎn)變，進而提升檔案管理的科學(xué)性與準確性。

（二）在數(shù)字化背景下，中學(xué)教師開展業(yè)務(wù)檔案管理工作

可以不受時間和空間的限制，只需要按照檔案首頁上的編碼準確的輸入到數(shù)字化系統(tǒng)中進行整合和保存。檔案使用者也可以通過互聯(lián)網(wǎng)隨時隨地的查閱自身需要的檔案信息，有利于實現(xiàn)檔案資源共享的發(fā)展目標。

二、中學(xué)教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理的具體內(nèi)容

（一）數(shù)字化采集

數(shù)學(xué)化采集工作，是中學(xué)教師開展業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作的基礎(chǔ)工作內(nèi)容。現(xiàn)階段，在電子檔案和實體檔案“雙向檔案”管理模式的作用下，中學(xué)教師開展業(yè)務(wù)檔數(shù)學(xué)化采集工作期間，主要是從以下兩方面的具體內(nèi)容進行分析。

（1）首先是針對電子檔案的數(shù)字化采集工作。辦公自動化系統(tǒng)在中學(xué)教學(xué)以及教育管理工作中被廣泛應(yīng)用時，會產(chǎn)生大量的電子文件。而這些電子文件中的主要內(nèi)容就是數(shù)字化檔案材料的具體體現(xiàn)。中學(xué)教師在實際工作期間，要將電子文件所需要的大量信息數(shù)據(jù)，錄入到數(shù)字化管理平臺，通過這樣的步驟，實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案信息的數(shù)字化采集工作目標。

（2）其次要求中學(xué)教師要充分利用掃描、文字識別等相關(guān)技術(shù)，將教學(xué)和檔案管理過程中的大量紙質(zhì)信息向電子化管理方向進行轉(zhuǎn)化;在完成電子文件轉(zhuǎn)化工作之后，還要按照數(shù)字化電子文件的具體要求在計算機系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，進而完成數(shù)字化采集工作。

（二）數(shù)字化保管

中學(xué)教師開展數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案保管工作，主要就是將大量已經(jīng)經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案信息，儲存在計算機檔案數(shù)據(jù)庫中，并要在后期做好業(yè)務(wù)檔案信息的維護與備份管理工作，建立檔案信息內(nèi)部保存關(guān)系體系，在保證業(yè)務(wù)檔案管理安全性的基礎(chǔ)上，使數(shù)字化軟件和硬件設(shè)備正常運行，為今后中學(xué)教師順利開展業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化保管工作奠定基礎(chǔ)。

（三）數(shù)字化的充分利用

檔案的實際價值就在于利用。在數(shù)字化背景的影響下，中學(xué)教師積極運用計算機技術(shù)，增強業(yè)務(wù)檔案與信息數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性。中學(xué)教師正確應(yīng)用計算機技術(shù)，開展數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理工作，能夠使檔案信息以數(shù)字化的形式展現(xiàn)出來，便于讀取和復(fù)制。目前，各大中學(xué)院校教師在開展數(shù)字化檔案管理工作中，應(yīng)用到的數(shù)字化系統(tǒng)就是這樣，其以B/S的模式構(gòu)建為主，在業(yè)務(wù)檔案組織系統(tǒng)內(nèi)部，就能有效實現(xiàn)在本地或是跨區(qū)域查詢和使用的目標。中學(xué)教師通過充分利用數(shù)字化開展業(yè)務(wù)檔案管理工作，能夠保障學(xué)生信息安全;中學(xué)教師開展數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案查詢工作，主要就是運用加密信道傳輸模式，進而全面提升檔案管理的保密性。同時，數(shù)字化檔案管理的工功能多種多樣，如圖1所示，在對其進行充分利用后，能夠不斷豐富檔案管理效率。

三、中學(xué)教師業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)力度有待提升

有很多中學(xué)教師在開展業(yè)務(wù)檔案管理工作中，對數(shù)字化管理工作缺乏正確認識，教師在教學(xué)中更加注重學(xué)生學(xué)習(xí)成績的提升，進而會忽視業(yè)務(wù)檔案管理工作，導(dǎo)致現(xiàn)階段存在業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化和信息化發(fā)展緩慢的現(xiàn)象。甚至有一些中學(xué)教師受傳統(tǒng)管理觀念、資金投入的影響，導(dǎo)致數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)薄弱。我國很多中學(xué)院校并沒有單獨建立業(yè)務(wù)檔案管理室，而只是將閑置的教室用于開展業(yè)務(wù)檔案管理工作;但是數(shù)字化背景下，需要學(xué)校準備足夠的計算機、掃描儀等設(shè)備，目前我國中學(xué)院校要加大資金投入，不但強化數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)力度。

（二）數(shù)字化管理效率有待提升

在中考等相關(guān)考試的影響下，教師的教學(xué)壓力在逐步增加。如升學(xué)壓力、教育制度以及教學(xué)效率等方面的壓力在教師教學(xué)中占據(jù)重要位置。在此種狀況下，導(dǎo)致各大中學(xué)院校業(yè)務(wù)檔案管理教師配備缺乏全面性，中學(xué)院校注重開展教師教學(xué)專業(yè)技能培訓(xùn)工作，業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化專業(yè)管理技能培訓(xùn)。此外，以目前中學(xué)教師開展數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理工作狀況進行分析，得知教師經(jīng)驗、知識結(jié)構(gòu)等方面內(nèi)容存在很大差異，中學(xué)教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理效率有待提升。

（三）數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理體系缺乏完善性

中學(xué)教師在實際開展數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理工作期間，不僅要使其與數(shù)字化發(fā)展趨勢相結(jié)合，還要保證中學(xué)教師教學(xué)效率。中學(xué)院校積極構(gòu)建完善的數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案儲備、保存以及使用體系，能夠為中學(xué)教師順利開展業(yè)務(wù)檔案管理工作提供重要依據(jù)。但是目前很多中學(xué)院校并沒有意識到完善的數(shù)字化檔案管理體系，對教學(xué)和檔案管理的重性;甚至很多中學(xué)院校不具備完善的考核和驗收制度，這樣會嚴重阻礙中學(xué)教師開展數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理工作。

四、數(shù)字化背景下中學(xué)教師業(yè)務(wù)檔案管理的重要途徑

（一）加大資金投入力度，夯實數(shù)字化管理基礎(chǔ)

中學(xué)教師開展數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理工作，是我國中學(xué)教育事業(yè)健康發(fā)展的重要途徑。為了能夠解決業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化擊錘建設(shè)問題，中學(xué)教育管理部門以及管理人員，要在重視數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用;中學(xué)教師在檔案管理工作中，要不斷提升自身數(shù)字化管理觀念，積極主動學(xué)習(xí)先進性的數(shù)字化管理方式。中學(xué)教育管理部門要為中學(xué)院校提供充足的資金支持，在中學(xué)教師開展業(yè)務(wù)檔案管理工作前期，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為中學(xué)院校提供大量的數(shù)字化機械設(shè)備、專業(yè)管理人才等，不斷調(diào)整中學(xué)教師數(shù)字化管理結(jié)構(gòu)。這樣中學(xué)院校就可以利用充足的資金購買計算機、掃描儀以及照相機等硬件設(shè)備;中學(xué)院校還要結(jié)合數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理狀況進行分析，在校園中建設(shè)獨立的數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理室，為中學(xué)教師順利開展數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理工作營造良好環(huán)境。通過加大資金投入力度的方式，不斷夯實中學(xué)教師數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理的硬件基礎(chǔ)，對于促進數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理效率的提升具有重要影響。

（二）參加專業(yè)培訓(xùn)活動，提升數(shù)字化管理技能

中學(xué)教師是中學(xué)教育中數(shù)字化檔案管理工作的主要人物。中學(xué)教師的數(shù)字化技能、業(yè)務(wù)檔案管理水平對于檔案管理的質(zhì)量具有直接影響。數(shù)字化技術(shù)的使用問題，是中學(xué)教師開展數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理過程中面臨的嚴峻問題。為了能夠有效解決這一問題，中學(xué)教師要不斷夯實自身檔案管理基礎(chǔ)知識，以目前中學(xué)教育現(xiàn)狀、教學(xué)特點以及教學(xué)規(guī)律進行分析，積極主動的做好數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案信息的收集、整合、保存以及維護工作;中學(xué)教師要積極運用計算機技術(shù)、積極參加數(shù)字化檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)活動，在不斷強化自身工作職責的同時，要進一步豐富自身知識儲備，為今后順利開展數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理工作提供幫助。最后中學(xué)教育相關(guān)部門要定期開展數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)活動，組織中學(xué)教師積極參加，在活動中中學(xué)教師與其他專業(yè)人員相互交流探討，這樣中學(xué)教師在不斷提升自身檔案管理技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能力的同時，也能全面提升我國中學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理水平。

（三）制定完善數(shù)字化管理體系，構(gòu)建全面性數(shù)字化管理體系

中學(xué)教師在制定數(shù)字化檔目錄過程中，會出現(xiàn)電子檔案目錄混亂、缺乏規(guī)范性的現(xiàn)象，這些問題都嚴重阻礙著中學(xué)教師在數(shù)字化背景下，開展業(yè)務(wù)檔案管理工作的效率。因此，為了能夠解決這些問題，中學(xué)數(shù)字化檔案管理部門要制定完善數(shù)字化管理體系，構(gòu)建全面性數(shù)字化管理體系，如圖2所示。具體表現(xiàn)為：加強中學(xué)教師與行政管理部門之間的有效溝通、建立互通互聯(lián)的數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案共享體系。通過這樣的方式，能夠防止出現(xiàn)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案格式與電子數(shù)據(jù)庫格式不一致的現(xiàn)象，這對于今后中學(xué)教師在數(shù)字化背景下，開展業(yè)務(wù)檔案信心儲存、傳輸以及使用工作具有重要意義。中學(xué)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理部門，還要統(tǒng)一數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案分類標準，細化每一種類檔案管理內(nèi)容，在構(gòu)建完善的數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案查詢與使用制度的同時，為今后規(guī)范中學(xué)教師開展數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理工作行為提供依據(jù)。

圖2 數(shù)字化檔案管理體系

五、結(jié)語

總而言之，我國整體數(shù)字化技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不斷提升，中學(xué)教師在開展業(yè)務(wù)檔案管理工作期間，在積極運用數(shù)字化技術(shù)。但是在實際運用中還存在一些不足，如數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)力度有待提升、數(shù)字化管理效率有待提升、數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理體系缺乏完善性等問題顯著。這就需要中學(xué)檔案管理部門在數(shù)字化背景下，能夠不斷完善檔案管理制度，強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，在緊跟數(shù)字化發(fā)展趨勢的同時，為今后中學(xué)教師開展數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理工作塑造良好環(huán)境。

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