醫(yī)院文秘工作中時間管理的運用研究

梁忠科

摘要：文章簡單介紹了醫(yī)院文秘工作的內(nèi)容，并探究在這項工作中應用時間管理理論的方法。

關鍵詞：醫(yī)院;文秘工作;時間管理

醫(yī)院是我國重要的基礎設施機構，但受各種因素的影響，我國各醫(yī)院中頻繁出現(xiàn)醫(yī)患糾紛問題，對于社會、醫(yī)院和群眾來說，有十分惡劣的不良影響。因此現(xiàn)代醫(yī)院管理中專門設置了文秘工作崗位，為醫(yī)院工作人員提供輔助性服務，處理日常事務，比如工作流程、擬定文稿、收發(fā)文件等，同時要及時做好對突發(fā)事件的應對工作。因為文秘工作十分復雜、繁瑣，所以要充分利用時間管理理念開展工作。

1.醫(yī)院文秘工作的內(nèi)容

對醫(yī)院來說，文秘工作不同于醫(yī)療服務崗位，雖然開起來十分簡單，但其實內(nèi)容很繁瑣，多是一些細節(jié)性、繁瑣性工作，特別是新入職的文秘人員，常常感到無所適從，不知道從何入手開展工作。而文秘工作對于醫(yī)院正常運營的地位和作用也很重要，是保證醫(yī)療服務工作順利進行的重要紐帶。文秘工作，具有繁瑣性、綜合性、突發(fā)性與時間性等特點，對于其他具體工作是否能夠順利開展有較大的影響。[1]尤其是醫(yī)院文秘工作，這些特點的表現(xiàn)更加突出，范圍涵蓋方方面面，包括事務類、醫(yī)療類、教學和科研類等工作內(nèi)容，而且這些工作任何細節(jié)都不能出現(xiàn)問題，不然會帶來十分不良的后果。

一是日常事務工作，這里涉及到醫(yī)院中各個科室以及所有行政部門，都包含有文件收發(fā)、擬稿、辦公文印、會務管理及其他檔案管理等純粹的事務性工作。設置文秘崗位后，這些工作都是由文秘人員進行處理。[1]

二是醫(yī)療業(yè)務工作，這部分工作更加復雜，包括所有醫(yī)院管理工作中的行政事務，主要是院長業(yè)務查房、召開醫(yī)療專題會議、上級主管部門檢查等，還有醫(yī)療質(zhì)量控制、醫(yī)療服務水平提升等的工作，主要是輔助醫(yī)療服務的開展，并為其他工作開展提供理論依據(jù)。[1]

三是應急管理工作，主要是醫(yī)院在出現(xiàn)各類突發(fā)事件時，如突發(fā)公共衛(wèi)生事件、重大醫(yī)療糾紛、感染暴發(fā)事件及水電故障等，文秘人員要在第一時間向領導匯報，并按照應急預案處置要求啟動應急預案，及時匯報，及時溝通，綜合協(xié)調(diào)各部門做好相關處置工作。

2.醫(yī)院文秘工作中時間管理的應用

時間管理是通過對時間的合理安排和規(guī)劃，提升時間利用效率，按期完成既定目標的過程，對時間的應用和管理能力，是員工適應工作和崗位需要掌握的基礎能力。對于時間管理的研究有很多，也陸續(xù)提出很多新的理論，而且對于不同的人員，對于時間管理有不同的認識和做法。對于醫(yī)院文秘工作來說，應用時間管理理念，有以下幾種方式：

2.1計劃管理

文秘工作中討論的計劃管理，簡單點說是按照事務計劃，制定科學流程進行處理。在我們文秘的日常工作中，代辦單是一種常用工具，操作簡單，并且可以將某天規(guī)定要完成的任務一一列出來，簡單明了。[1]其是借助將工作內(nèi)容列成一個清單，同時這個清單是根據(jù)優(yōu)先次序進行排列的，之后按照這個秩序順序的完成清單上的內(nèi)容，這樣最后完成各項事務之后可以確定每項事務需要的時間。借助該工具，可以突出重點，避免出現(xiàn)個別工作內(nèi)容遺漏的問題。除了使用代辦單之外，在開展日常事務中，還可以選擇周/月/年計劃等，對工作事務制定比較長期的一個目標，并也列好先后順序，按順序進行完成。

2.2ABC分類法

ABC分類法又稱重點管理法，主旨就是在一眾決定某件事務的因素中分清楚主次和輕重，明確對事務起決定性作用的突出因素，以及對事務影響較小的多數(shù)因素，之后對比較重要的事務實施重點管理。[1]該方法將工作事務劃分為：A、B、C（重要程度遞減）三類，其中A類又包括緊急、不緊急兩種。分析醫(yī)院的文秘工作內(nèi)容，主要有三類：緊急+重要、重要、次要。按照時間管理的內(nèi)容，需要將大部分精力和重點集中在解決重要工作上，這是醫(yī)院大部分事務的表現(xiàn)，因此最好對各類事務進行分類劃分，做好標注，然后依次處理，進而提高工作效率。

2.3有效時間管理

在醫(yī)院文秘工作中，為了有效實現(xiàn)時間管理理論，還要盡力爭取更多的時間，這樣就要求人員在開工之前就預估好完成所有工作需要的時間，同時對工作事務進行簡單分析，探究不同安排的最終時間效率，將其中零散的時間拼湊起來，以保證時間的連續(xù)性。[1]

另外，在工作過程中，辦公環(huán)境對于工作效率有明顯影響，所以要打造積極寬松的辦公環(huán)境。文秘人員需要隨時整理辦公桌和辦公室，保持環(huán)境衛(wèi)生整潔，各種物品有序放置，可以方便拿取。避免拖沓，盡量做到有事即辦，當日事當日畢，可以推行“限時辦事制”，在限定時間內(nèi)完成任務或形成報告處理結(jié)果。還要強化信息資源共享，雖然醫(yī)院推行辦公自動化，但仍有部分工作需要相互交流。因此醫(yī)院要提升信息資源共享，盡量將工作集中辦理或聯(lián)辦，節(jié)約外出辦事的時間，提高效率。

2.4考慮不確定性

醫(yī)院日常事務中，經(jīng)常出現(xiàn)一些突發(fā)事件，為了應對突發(fā)事件，在應用時間管理理論時，需要考慮不確定性。[1]所以文秘人員在給出計劃時，需要充分考慮這一點，留出一定的時間用于應對這些突發(fā)事件的發(fā)生，科學進行處理，避免事件范圍擴大帶來不良后果。

結(jié)語

醫(yī)院文秘工作人員負責為醫(yī)務工作者提供基礎性服務，雖然看起來不太重要，但實際上擔負的職責比較重大，而且日常管理事務比較復雜，所以需要科學應用時間管理理念，保證工作的順利進行。

參考文獻：

[1]萬櫟.醫(yī)院文秘工作中時間管理的應用分析[J].科學與財富，2017，（5）：49.

[2]李中華.論現(xiàn)代秘書的時間管理[J].山東青年，2017，（10）：47.