提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的措施分析

邢憲博

摘要：在企業(yè)的運(yùn)行中，辦公室文秘工作非常重要。辦公室文秘工作在企業(yè)中的工作內(nèi)容多、種類雜，文秘工作的有序進(jìn)行也決定著企業(yè)的有序發(fā)展。本文將對(duì)辦公室文秘工作的重要性，以及工作能力的提升做簡(jiǎn)要的分析。

關(guān)鍵詞：文秘工作;工作質(zhì)量;能力

由于企業(yè)的日常工作比較繁雜，辦公室文秘需要對(duì)企業(yè)內(nèi)外事務(wù)工作進(jìn)行有條不紊的安排，這也才能保證企業(yè)的正常運(yùn)行。企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展離不開文秘工作的高效運(yùn)行，所有企業(yè)需要對(duì)文秘工作進(jìn)行重視，安排專業(yè)人員從事辦公室文秘工作并進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保企業(yè)健康運(yùn)行。

一、提升工作質(zhì)量水平的原則和重要性

（一）工作原則

由于文秘工作崗位的重要性和特殊性，經(jīng)常會(huì)涉及到企業(yè)的一些重要文件或機(jī)密文件，同時(shí)也要處理好同事之間的關(guān)系，所以文秘工作人員必須嚴(yán)格明確自己的工作原則。其主要工作原則有以下幾點(diǎn)：第一、明確國(guó)家法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度，堅(jiān)守自己的職業(yè)道德。工作要認(rèn)真仔細(xì)，工作量繁重時(shí)處理問(wèn)題更要有耐心也要有信心，保持一個(gè)良好的心態(tài)。第二、在工作中不斷地總結(jié)和學(xué)習(xí)，提升自己的專業(yè)水平。對(duì)復(fù)雜事務(wù)安排有序，并能夠高效地處理。保證工作效率，提高工作質(zhì)量。第三，嚴(yán)格按照上級(jí)安排的任務(wù)進(jìn)行工作安排，為了保障企業(yè)的健康發(fā)展，要能在企業(yè)上下級(jí)之間做好協(xié)調(diào)工作，避免企業(yè)內(nèi)部矛盾的產(chǎn)生。

（二）工作的重要性

辦公室文秘每天不僅要把各個(gè)單位之間的工作內(nèi)容進(jìn)行匯報(bào)，還要將領(lǐng)導(dǎo)的指示及任務(wù)進(jìn)行有效傳達(dá)，同時(shí)每天還要處理種類繁多的行政工作，所以文秘工作在企業(yè)中扮演著承上啟下的重要角色。不僅如此，文秘工作人員還要有大局觀，將各種工作內(nèi)容進(jìn)行有效安排，確保工作的高效性。同時(shí)在企業(yè)的內(nèi)部溝通與外部經(jīng)營(yíng)中也要進(jìn)行銜接工作。所以，辦公室文秘工作是企業(yè)的重要組成部分。

二、所要具備的職業(yè)素養(yǎng)

第一，紀(jì)律嚴(yán)明。堅(jiān)守職業(yè)道德是每一位文秘工作者的必備素養(yǎng)。文秘工作者必須嚴(yán)格遵守出勤紀(jì)律，不能以自己工作特殊性為自己開后門。相反，文秘工作要做到其他崗位工作的前面，為企業(yè)的有序開展做好規(guī)劃。要走在時(shí)間的前面，合理安排領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，避免工作條理不清、順序混亂。并將工作中的零散時(shí)間充分利用，提高工作效率、保證工作質(zhì)量。

第二、具有大局觀。辦公室文秘工作要以企業(yè)利益為核心，一切要從企業(yè)利益出發(fā)。處理事情要有大局觀，不能因自己的主觀意念影響到企業(yè)的利益，處理問(wèn)題要會(huì)權(quán)衡輕重，也要有承受一定壓力的能力，為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

第三、提升效率。辦公室文秘工作復(fù)雜，只有科學(xué)合理地安排工作才能提升工作效率、確保工作質(zhì)量，不能因?yàn)楣ぷ鞫喽霈F(xiàn)工作質(zhì)量下降。要在工作中不斷學(xué)習(xí)、學(xué)會(huì)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)。比如在起草發(fā)言稿時(shí)，不能憑空想象大講空話套話。要根據(jù)發(fā)言要求，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀與工作中的重點(diǎn)進(jìn)行起草，并積累一定文字功底。只有做好充分準(zhǔn)備，才能提升工作效率。

第四、提高工作能力。工作中要能與各級(jí)時(shí)刻保持溝通，雖然要服從領(lǐng)導(dǎo)的安排，但也要會(huì)靈活變通，拿出自己的意見。做好自己分內(nèi)事的同時(shí)，也要將工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題與各方面進(jìn)行溝通，防止出現(xiàn)問(wèn)題不能及時(shí)解決影響企業(yè)利益。同時(shí)，對(duì)工作要有合理的計(jì)劃安排。文秘工作每天面臨著繁而重的工作，如果不加以合理安排，會(huì)嚴(yán)重影響工作進(jìn)展。伴隨著突發(fā)事件的發(fā)生，更容易使工作雜亂無(wú)序。所以，合理安排工作，具備超前意識(shí)是工作能力的最好體現(xiàn)。

三、提高文秘工作質(zhì)量與水平的措施

（一）建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度

俗話說(shuō)："沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓"。因此建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度對(duì)提高辦公室文秘工作質(zhì)量至關(guān)重要。一方面，對(duì)優(yōu)秀員工實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，不但可以使員工工作更有激情，保持良好的工作狀態(tài)，還可以促進(jìn)員工之間進(jìn)行良性競(jìng)爭(zhēng)，從而提高工作效率。另一方面，針對(duì)文秘在工作中的不良表現(xiàn)，實(shí)行懲罰制度可以有效地警告他們不要再犯類似錯(cuò)誤，從而不斷改進(jìn)工作，提高工作質(zhì)量。但是在實(shí)施獎(jiǎng)懲制度之前，一定要對(duì)工作人員進(jìn)行評(píng)估。從他們的工作環(huán)境、工作能力、工作效率等影響因素出發(fā)進(jìn)行評(píng)估。確保評(píng)估科學(xué)、真實(shí)、有效。

（二）培養(yǎng)創(chuàng)新能力

眾所周知，企業(yè)只有不斷創(chuàng)新才可以促進(jìn)一個(gè)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，只有不斷地創(chuàng)新，才能適應(yīng)千變?nèi)f化的市場(chǎng)。受傳統(tǒng)思想的影響，很多人認(rèn)為文秘工作，沒(méi)有技術(shù)含量，只要按照企業(yè)規(guī)章制度開展工作就可以了，它不需要?jiǎng)?chuàng)新。其實(shí)不然，文秘工作也需要不斷創(chuàng)新，它能快速提高辦公室工作效率。其實(shí)，文秘工作也不簡(jiǎn)單。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，文秘人員也要打破傳統(tǒng)的工作模式，定期給自己充電，學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)。在工作上努力創(chuàng)新，探索研究出新的工作模式，優(yōu)化自己的工作方式。整體提升文秘的辦公水平。企業(yè)管理者應(yīng)該多鼓勵(lì)文秘人員創(chuàng)新，為員工營(yíng)造創(chuàng)新氛圍，提高文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)。除此之外，企業(yè)管理人員應(yīng)該定期組織員工學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公理念，指導(dǎo)文秘工作，激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)。

（三）優(yōu)化文秘人員配置

合理地安排文秘人員數(shù)量，可以有效地提高辦公室工作效率。企業(yè)文秘的工作量重而雜。一方面，如果安排文秘人員過(guò)多，員工就不會(huì)各盡其責(zé)，互相推卸責(zé)任，工作狀態(tài)懈怠懶散。嚴(yán)重影響辦公效率。另一方面，如果安排文秘人員過(guò)少，現(xiàn)有員工工作量大，工作壓力也會(huì)增大，也會(huì)影響整體工作質(zhì)量。

（四）提高文秘人員素質(zhì)

提高文秘人員的綜合素質(zhì)是提高其工作質(zhì)量的關(guān)鍵，文秘工作者可以做到第一、要不斷給自己充電，不斷更新自己的知識(shí)庫(kù)，學(xué)習(xí)和熟悉國(guó)家新出臺(tái)的法律法規(guī)，方便指導(dǎo)日后的文職工作。第二、學(xué)習(xí)企業(yè)內(nèi)部政策、規(guī)章制度、企業(yè)文化和企業(yè)精神。只有提高文秘人員的綜合素質(zhì)，才能提高工作質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室文秘工作是企業(yè)工作中重要一環(huán)，它能確保企業(yè)穩(wěn)定有序的發(fā)展。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視文秘工作重要性，提高員工的專業(yè)能力，為企業(yè)的發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈玉梅.淺談企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平優(yōu)化策略[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019 （12）：75.