新時期企業(yè)文秘工作特點與文秘人員素質培養(yǎng)研究

摘要：文章首先從從屬性、綜合性、信息性三個角度出發(fā)，分析了新時期企業(yè)文秘工作的主要特點;其后，圍繞注重內在品質發(fā)展、明確工作技能需求以及保證培訓全程落實三個方面，提出了新時期企業(yè)文秘人員素質培養(yǎng)的可行策略。

關鍵詞：文秘工作;企業(yè)發(fā)展;信息傳達

在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展當中，文秘崗位肩負著為領導人員出謀劃策、承上啟下的重要職能作用。因此，為了保證企業(yè)在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，促進企業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，必須要做好文秘人員的素質培養(yǎng)。

一、新時期企業(yè)文秘工作的主要特點

現(xiàn)階段，文秘工作的服務對象主要為企業(yè)領導人員，其在企業(yè)領導與基層員工之間承擔著重要的信息溝通職能。一方面，文秘人員需要根據(jù)領導的指示要求，對下級管理人員、基層工作人員進行各項任務的指派傳達;另一方面，文秘人員還需要全面采集下級、基層的文化氛圍、工作狀態(tài)、人員問題等信息，并在整理后匯報給領導人員，以此幫助領導人員更加科學、及時地制定戰(zhàn)略規(guī)劃與方案決策。除此之外，文秘人員還需要落實好會議記錄、行程安排、信息整理、檔案管理、文書編寫等多項活動內容，以便從最大程度上幫助領導人員排憂解難、為領導人員出謀劃策。從當前來看，新時期企業(yè)文秘工作主要有以下幾個特點：

（一）從屬性特點

在現(xiàn)代企業(yè)當中，文秘工作與領導人員、企業(yè)主體之間可表現(xiàn)出明顯的從屬關系。一方面，文秘人員是從屬于領導人員的“參謀官”，其日常工作的重要內容便是采集企業(yè)運營信息，并實施出科學有效的評價分析，以此作為領導人員擬定發(fā)展決策、調整管理方案的參考依據(jù)。同時，文秘人員還需要對領導人員的近期行程、工作時間做出分配安排，輔助領導完成客戶預約、商業(yè)洽談、會議召開、基層檢查等活動內容，以促進領導人員各項工作的有序開展、合理落實，將企業(yè)管理事務的繁雜性與沖突性降至最低水平;另一方面，文秘人員是從屬于企業(yè)主體的“管家人”。作為上層領導與下級、基層人員之間的信息銜接者，文秘人員必須要落實好領導人員各類工作任務、指示要求以及基層人員工作訴求、反映問題的準確傳達，做到講真話、報實情，以此促進企業(yè)內部形成互動化、協(xié)調化的管理氛圍，為企業(yè)的和諧穩(wěn)定發(fā)展保駕護航。

（二）綜合性特點

首先，文秘工作的內容范疇具有綜合性。在大多數(shù)企業(yè)當中，文秘人員是承擔多種職能作用的“多面手”，其既要做好文章處理、公章管理、文書編寫、稿件潤色等“文”類工作，又要做好輔助決策、形象公關、保密事務等“秘”類工作。企業(yè)綜合事務的全面處理，是文秘人員角色價值的重要體現(xiàn);其次，文秘工作的技能素養(yǎng)具有綜合性。在新時期，文秘工作并不僅僅是簡單的打印文件、接打電話或是信件傳真，而是從公關禮儀、計算機技能、文字綜合能力對從業(yè)人員提出硬性要求的綜合應用型崗位。例如，當前大多數(shù)企業(yè)以實現(xiàn)了信息化管理改革，因此文秘人員必須要深度掌握各類辦公軟件、應用程序的使用方法，以保證文件信息輸出的合規(guī)性、準確性。再如，重要會議記錄是秘書人員的主要工作內容之一，為了保證記錄信息的精準、全面，文秘人員就需要保有高水準的速錄技術與聽打能力。

（三）信息性特點

文秘工作以秘書學、現(xiàn)代文書學、公共關系管理學等學科理論為基礎，與普通秘書工作相比，文秘工作對人員的文字信息處理能力具有更高要求。在企業(yè)單位當中，文秘人員會頻繁涉及到文章寫作、新聞編寫、會議記錄等文字綜合任務，其要想勝任此類工作任務，就必須要保有高水平的信息采集、整理、宣傳、重構與創(chuàng)造能力，因此說新時期的文秘工作具有信息性特點。

二、新時期企業(yè)文秘人員的素質培養(yǎng)策略

（一）注重文秘人員內在品質的培養(yǎng)發(fā)展

意識對人的行為具有決定性作用，文秘人員作為近距離企業(yè)機密、內部信息的特殊崗位，必須要樹立起正確的價值觀、道德觀與責任感，以免出現(xiàn)徇私舞弊、蓄意造假、泄露商業(yè)機密等負面行為，使領導人員、企業(yè)單位蒙受重大的經(jīng)營損失。具體來講，應從以下幾個方面入手，實現(xiàn)文秘人員內在品質的培養(yǎng)發(fā)展：

1.做好黨政知識與傳統(tǒng)思想建設，端正文秘人員的價值觀念

例如，應將“全心全意為人民服務”這一黨建思想引入到文秘人員的教育培訓當中，要求文秘人員無論級別多高、資格多老，都應義不容辭地做到領導人員服務、為企業(yè)發(fā)展服務、為基層員工服務，切忌為謀私利瞞報信息、篡改公告等違規(guī)行為發(fā)生，降低文秘工作的服務價值;

2.實現(xiàn)文秘相關案例的教育分析，提升文秘人員的法律意識與道德素養(yǎng)

一方面，應選取近年來典型的文秘職務犯罪案例作為素材，與企業(yè)文秘人員共同進行案件探討、法律解讀，以此引導文秘人員了解到違法、違規(guī)行為的危害性及嚴重后果，從而對其工作行為產(chǎn)生一定的威懾作用。另一方面，還應帶領文秘人員對現(xiàn)代企業(yè)管理人員的貪污、瀆職等案例進行分析，以此端正文秘人員在日常工作中的角色立場，及時監(jiān)督、約束并制止領導人員的負面行為，以便充分發(fā)揮出秘書人員對領導人員的正向服務作用，避免企業(yè)經(jīng)營事故的產(chǎn)生;

3.明晰文秘工作的角色性質，樹立文秘人員的工作責任感

從當前來看，仍有部分文秘人員并未對自身的工作責任產(chǎn)生明確認知，認為文秘崗位是企業(yè)一項裝飾性的“面子工程”，進而在工作行為中表現(xiàn)出較強的隨意性，不利于企業(yè)上下層人員間各類信息的準確傳達。對此，企業(yè)應從學科理論與工作實務兩個角度入手，使文秘人員認清新時期文秘工作的技能綜合性、內容全面性，并了解指導要求傳達不力、員工訴求采集不完全等情況下可能引發(fā)的企業(yè)內部矛盾、生產(chǎn)效益降低、企業(yè)形象受損等后果。這樣一來，文秘人員在明晰自身崗位的素養(yǎng)要求與重要職能后，必然樹立起高度的工作責任感，為后續(xù)工作行為的標準化、發(fā)展化落實夯實觀念基礎。

（二）明確文秘人員工作事務的技能需求

在新時期，企業(yè)對人才的素養(yǎng)要求越來越趨向于綜合化、專業(yè)化，因此必須要圍繞崗位技能需求對文秘人員的工作素養(yǎng)進行培訓提升。一方面，企業(yè)可應用“引進來”的培訓策略，將公共關系管理、秘書禮儀、計算機應用、文書寫作等領域的優(yōu)秀人才、專家學者邀請或聘請到企業(yè)環(huán)境當中，對文秘人員進行科學化的教育指導，以此強化文秘人員的知識基礎與實踐能力;另一方面，企業(yè)可應用“走出去”的培訓策略，鼓勵文秘人員走出局限化的企業(yè)環(huán)境當中，定期參加全國文秘技能競賽、全國中職文秘類專業(yè)交流大會等社會活動，以此與其他企業(yè)、其他地區(qū)的從業(yè)人員進行經(jīng)驗交流、競爭比賽與借鑒學習，從而做到汲取精華、取長補短，不斷提升文秘人員的專業(yè)技能水平。

（三）保證文秘人員教育培訓的全程落實

現(xiàn)階段，絕大部分對文秘人員的教育培訓拘泥在人才引進的初期階段，并以崗前培訓為主要形勢。這就導致文秘人員在進入崗位后長期缺乏學習的機會與動力，進而在技能水平、素養(yǎng)意識遲遲不得提升的同時，形成一定的思維惰性，無意愿甚至無意識展開自主化的知識學習，最終導致企業(yè)文秘工作價值逐漸落后于企業(yè)發(fā)展，難以滿足企業(yè)內部信息流通與領導人員工作輔助的多元化需求。為了解決這一情況，企業(yè)必須要加強對文秘人員的管理力度，保證教育培訓工作的全程落實。

首先，應定期組織知識競賽、專家講座、行業(yè)交流等多種教育培訓活動，以此實現(xiàn)文秘行業(yè)新技能、新理念、新方法的及時引入，為人員學習行為提供良好的平臺與機會支持;其次，應構建出全面化的監(jiān)督考核制度，要求基層員工、下級管理人員以及領導人員對某一階段內秘書人員的工作質量、素養(yǎng)水平進行有效評價，并引導秘書人員結合工作反思進行自評，并將各類評價內容納入到業(yè)務考核的指標體系當中。同時，將考核內容與秘書人員的職位調動、薪資福利相掛鉤，以此形成激勵作用，促進秘書人員自主學習、主動發(fā)展;最后，還可設置出一定的獎勵機制，鼓勵秘書人員積極進行工作創(chuàng)新，尋找出提升領導任務傳達效率、改良企業(yè)檔案管理方法的有效措施，以確保持續(xù)發(fā)揮出秘書工作對領導決策、企業(yè)發(fā)展的實效性價值。

三、結論

總而言之，在新時期下，企業(yè)文秘工作的角色定位、工作內容、工作模式均發(fā)生了極大變化，對從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求。據(jù)此，企業(yè)既要實施出“引進來”與“走出去”相結合的教育培訓措施，為文秘人員的學習成長提供條件支持，同時也要充分激發(fā)文秘人員的主觀能動性，從根本上保證企業(yè)文秘工作的高質落實、不斷創(chuàng)新。

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作者簡介：雷怡 （1983-），女，漢，陜西西安人，學歷：在職研究生，畢業(yè)于陜西省委黨校，現(xiàn)有職稱：中級政工師，研究方向：紀檢、文秘。