提升辦公室秘書綜合素質(zhì)，助力企業(yè)發(fā)展

伍貴蘭

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）07-000-02

摘要隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，社會關(guān)系越來越多樣化，新時代企業(yè)辦公室秘書需要掌握的知識越來越多，具體有輔助領(lǐng)導工作、為領(lǐng)導提供綜合服務(wù)。秘書工作是為領(lǐng)導聯(lián)系人脈，管理事務(wù)的一個重要環(huán)節(jié)，是當今現(xiàn)代企業(yè)管理工作中必不可少的一部分。為此，作為新時代秘書，要不斷學習，增加新知識，不斷充實應(yīng)具有的工作能力，提高自身綜合素質(zhì)，以適應(yīng)新時代的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞辦公室 秘書 綜合素質(zhì) 企業(yè)發(fā)展

在現(xiàn)階段我國電力企業(yè)不斷深化改革的過程中，辦公室的各項工作開展也要與時俱進地變化和創(chuàng)新。作為辦公室工作的重要執(zhí)行者，辦公室秘書肩負著重要的職能，只有積極全面地發(fā)揮辦公室秘書優(yōu)越的專業(yè)素質(zhì)能力，更好地為企業(yè)領(lǐng)導人決策服務(wù)，才能更好地為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，為電力事業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻。

一、電力企業(yè)辦公室秘書的綜合素質(zhì)

（一）優(yōu)良的個人素質(zhì)

秘書作為一個重要的職位，經(jīng)常接觸到一些企業(yè)核心機密，就要求從業(yè)者具有優(yōu)良的個人素質(zhì)包括職業(yè)道德，心里素質(zhì)和身體素質(zhì)等等，大體包括以下內(nèi)容：（1）具有高層次的理論基礎(chǔ)，時刻與黨中央保持一致，具備良好的馬克思列寧主義理論水準；（2）由于經(jīng)常接觸到企業(yè)機密，國企秘書要具備良好職業(yè)操守，能夠不為外部誘惑所動，正直忠誠實事求是，嚴格保守機密，絕不泄密；（3）企業(yè)工作強度大，加班是平常事，因此必須具備良好的身體素質(zhì)，才能頑強應(yīng)對辦公室秘書艱難持久的工作。

（二）較強的工作能力

辦公室工作具有較強的服務(wù)屬性，辦公室秘書自身要具有較高的職業(yè)素質(zhì)能力，可以為企業(yè)提供主動、多樣、協(xié)同等多種服務(wù)。企業(yè)內(nèi)部各部門之間有著不同的工作需求，并且基層員工的各類需求也存在很大的差異。作為秘書崗位，其自身應(yīng)積極主動地深入企業(yè)的各部門當中，對于日常工作開展中存在的問題進行積極主動地匯總研究，為企業(yè)領(lǐng)導提供有效的解決方案，以前瞻性的眼光來應(yīng)對各項服務(wù)工作。同時，秘書本身也要給自己定好位，由于秘書是領(lǐng)導身邊的人，經(jīng)常會有很多工作是需要代替領(lǐng)導執(zhí)行的，這就要求秘書人員要給自己做好準確定位，工作中不能越位。

二、電力企業(yè)辦公室秘書工作開展的思路

（一）提升學習政治理論的能力和保持清醒敏銳的政治頭腦

作為一名合格的辦公室秘書工作者，首先要具備學習政治理論的能力，不斷提高政策水平，增強政治敏銳性和政治鑒別力，準確把握正確的政治方向，始終與黨中央保持高度一致。其次要有清醒敏銳的政治頭腦，在大是大非面前不能糊涂，人云亦云，搖擺不定。秘書工作者要鞏固基礎(chǔ)，端正根本，通過黨性鍛煉，不斷提升自身修養(yǎng)，堅定政治信念，牢固樹立起正確的世界觀、人生觀、價值觀，在關(guān)鍵時刻能夠?qū)彆r度勢，看清方向，把握住自己；最后，秘書要做一個純樸正直的人。

（二）鍛煉吃苦耐勞的品質(zhì)和較強的語言交際能力

具體而言有四個方面：一是秘書要具備學習研究的能力。作為辦公室秘書人員，要始終保持一顆積極上進的心，充滿對知識的渴求欲望，養(yǎng)成靜心專研學習的良好習慣；二是要具備實踐的能力。秘書工作涉及企業(yè)的方方面面，秘書人員要深入企業(yè)基層，不斷實踐，積極主動與群眾交朋友，建立友誼，最大可能地從群眾中獲取實際情況；三是要具備領(lǐng)悟能力。良好的悟性是逐漸形成的。因此，秘書在與領(lǐng)導和同事的接觸中準確掌握他們的活動規(guī)律、思維方式和工作習慣。在接受任務(wù)時，充分聽取主張和要求，盡可能地準確把握和理解企業(yè)領(lǐng)導的意圖和基層群眾的情況反映要求；四是要具備良好的語言表達能力。作為秘書人員，具備良好的口頭語言表達和書面語言表達能力至關(guān)重要。

三、電力企業(yè)提升秘書崗位綜合素質(zhì)的途徑

（一）突出重點，牢記“四個注重”

一是注重服務(wù)。這是踐行黨的宗旨意識的集中體現(xiàn)。秘書的主要職責就是服務(wù)，如果缺少服務(wù)意識，工作就會沒有動力，就容易產(chǎn)生應(yīng)付心理。只有牢固樹立全心全意為人民服務(wù)的宗旨，才能將服務(wù)工作外化于行，才能作出優(yōu)異的成績，讓領(lǐng)導滿意、讓同事滿意，樹立起辦公室的良好形象。具體來說，一要系統(tǒng)思維，增強服務(wù)的主動性。秘書人員要主動適應(yīng)各種變化，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平；二要正確處理好各方面的關(guān)系，提高服務(wù)質(zhì)量和效果。為領(lǐng)導服務(wù)、為基層單位服務(wù)、為職工群眾服務(wù)，三者相互聯(lián)系，不可偏廢。對上服務(wù)和對下服務(wù)是一致的，在做好為領(lǐng)導服務(wù)的同時，要不斷加強為基層單位和職工群眾服務(wù)的工作，認真做好上傳下達、下情上報，如實反映基層單位和職工群眾的意見，更好地溝通領(lǐng)導與基層單位和職工群眾之間的聯(lián)系，真正起到橋梁和紐帶作用。

二是注重責任。秘書工作的服務(wù)性就決定了秘書工作突發(fā)事情多、應(yīng)急事項多、需要加班加點的任務(wù)多，工作既苦又累?！坝泄?jié)無假，有假無閑”是秘書工作的真實寫照。因此，秘書人員要敢于吃苦、樂于奉獻，時刻以黨員的先進性標準鞭策自己、鼓勵自己，要保持一種平靜的心態(tài)、平和的心態(tài)，勤勤懇懇，任勞任怨，講謀事不講謀利，講奉獻不講索取。同時要敢于直面問題，矛盾面前不躲閃，挑戰(zhàn)面前不畏懼，困難面前不退縮，在關(guān)鍵時刻和危急關(guān)頭豁得出來、頂?shù)蒙先ァ⒔?jīng)得住考驗、完得好任務(wù)。

三是注重效率。在日常工作中，筆者也時常陷入任務(wù)扎堆的狀態(tài)，因此尤其要注重提高效率，把握好輕重緩急，做到早謀劃、早思考、早研究，增強工作的前瞻性。對領(lǐng)導交辦的事情，對局黨委作出的決策、部署的工作、定下的事情，要雷厲風行、緊抓快辦，案無積卷、事不過夜，要扭住不放、一抓到底，主動將落實決策的各個階段、環(huán)節(jié)以及存在的困難和問題及時、準確地反饋給領(lǐng)導，為領(lǐng)導進一步完善決策、制定下一步措施提供第一時間的服務(wù)。

四是注重守紀。在辦公室系統(tǒng)，保守秘密是秘書工作的重要職業(yè)道德規(guī)范，更是必須遵循的紀律要求。秘書有時會近距離接觸領(lǐng)導決策的最前沿，信息獲得時間早，信息掌握比較多。在信息傳遞過程中，要牢固樹立保密觀念，嚴格執(zhí)行有關(guān)保密法律、法規(guī)和制度，不可以“秘密”討好于人，自覺養(yǎng)成保守秘密的好習慣。

（二）立足崗位，著力提升四種崗位勝任能力

一是提高口頭表達能力和文字寫作能力。 語言表達能力包括文字表達能力和口頭表達能力。文字材料是筆者的 “家常便飯”，如撰制公文、起草調(diào)查報告、代擬講話材料等，這就要求其具有扎實的文字功夫，會運用各種文體寫出不同的文字材料。秘書在處理上傳下達、迎來送往等門面性工作時，多是靠口頭來完成的。話語得體，條理清晰，具有良好的口頭表達能力，不僅反映出秘書本人的素質(zhì)，對辦公室形象、乃至企業(yè)形象的樹立也會起到不可忽視的作用。

二是加強應(yīng)變能力和判斷能力，辦公室業(yè)務(wù)復雜瑣碎，辦公室秘書一定要合理安排自己的時間，將每天要做的事情規(guī)劃好，不會盲目追從，做一個優(yōu)秀時間的管理者。企業(yè)辦公室秘書的主要工作是服務(wù)全體職工、參與企業(yè)決策和協(xié)調(diào)管理等多方面，這些職能要求秘書從業(yè)人員具有較高的綜合素質(zhì)和技術(shù)知識儲備。

三是提升信息調(diào)研水平。協(xié)助領(lǐng)導搞好調(diào)查研究是辦公室秘書的一項重要工作。在搞調(diào)查研究時，要有高度負責精神，深入實際，采集信息，掌握第一手材料，去偽存真，去粗取精，并本著不夸大、不隱瞞、反映實際情況的原則，盡可能把各種可能的情況 想全想透，把各項措施制定得周詳完善，為領(lǐng)導決策提供有價值的信息材料。

三、結(jié)語

電力企業(yè)在不斷改革發(fā)展的過程中，其內(nèi)部形勢較為復雜，各項工作的開展對辦公室秘書這個崗位提出了更多的挑戰(zhàn)和需求。在新的發(fā)展形勢下，企業(yè)辦公室工作的開展需要放眼未來，與時俱進地進行創(chuàng)新和改進，并且明確自身的工作需求和崗位特點，樹立正確的服務(wù)理念，做好局部工作，保證企業(yè)大局穩(wěn)定。

參考文獻：

[1] 曹闖.提升辦公室秘書素質(zhì)的對策探討[J].中小企業(yè)管理與科技，2014（23）.