信息化手段在檔案管理工作中的研究應(yīng)用

摘 要：近些年來隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們生活的方方面面都開始受到了信息技術(shù)的影響。信息化時代已經(jīng)到來，在一定程度上，豐富了人們的生活，改變了人們的工作方式。在信息化手段下，能夠切實有效提升工作效率，使得日常事務(wù)的處理變得更加便捷高效。隨著信息化手段的日益成熟，在檔案管理當(dāng)中也開始越來越多的應(yīng)用到信息化技術(shù)，但就目前而言，我國檔案管理工作的信息化建設(shè)仍然處于起步階段，信息化手段的應(yīng)用任重而道遠(yuǎn)。本文便淺析信息化手段在檔案管理工作中的研究應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：信息化手段;檔案管理;研究應(yīng)用

檔案管理工作是復(fù)雜精細(xì)的工作，需要對復(fù)雜數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄分類。我國將檔案管理工作定義為“過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)從事政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。通過對檔案的研究分析能夠為我國企業(yè)以及社會的發(fā)展，提供很好的參考價值，因而檔案管理工作具有積極的意義。而在現(xiàn)實當(dāng)中檔案管理工作步驟眾多，一般而言可以分為對數(shù)據(jù)的采集、整理、鑒定、保管、研究等幾項重要的步驟。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理主要依托人工管理的方式，其管理效率較為低下，且在整理、保管的環(huán)節(jié)容易產(chǎn)生錯誤。與此同時，人工管理的模式還會消耗大量的人力物力。在信息化技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的今天，不僅檔案管理效率得到了大大的提升，同時利用信息化手段能夠提升數(shù)據(jù)分析以及整理的精確度，使得檔案管理工作能夠事半功倍。本文便主要分析信息化手段在檔案管理工作中的研究應(yīng)用。

1 我國檔案管理工作的現(xiàn)狀

近些年來我國社會經(jīng)濟取得了巨大的發(fā)展，在人們物質(zhì)生活水平得到顯著提高。與此同時，是在社會發(fā)展背景下帶來的人們對檔案管理需求的不斷增加。因此，與之相對應(yīng)在巨大的檔案管理需求刺激下檔案管理的模式也發(fā)生了很大的變化。隨著信息技術(shù)的不斷普及，依托信息化手段進(jìn)行檔案管理工作可以使得檔案管理工作更加簡單便捷，大大提升檔案管理的效率。現(xiàn)如今，信息化手段已經(jīng)逐漸被更廣泛的應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中。在檔案管理的信息化手段應(yīng)用中取得了一定的成就，在信息化技術(shù)的支持下，我國逐漸在電子檔案建設(shè)、檔案大數(shù)據(jù)分析、檔案智慧管理等信息化層面取得了突破，進(jìn)一步完善了我國的檔案管理體系。

但是，我國檔案管理工作仍然存在很多的不足。近些年來，檔案管理工作雖然得到了一定的發(fā)展，但是我國檔案信息化建設(shè)起步晚，現(xiàn)階段的信息化建設(shè)不充分，還有需要地方需要得到一定的完善。從檔案管理的全局來看，我國檔案管理仍然有許多傳統(tǒng)管理模式，大量的人工管理仍在檔案管理工作中占據(jù)主要地位。我國檔案信息化建設(shè)仍然處于起步階段，信息化建設(shè)應(yīng)用還需要一個不斷完善的過程，我國的檔案管理信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。

2 信息化在檔案管理工作中的必要性

將信息化的手段應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中是十分有必要的，是檔案管理效率提升的必然途徑。信息化在檔案管理工作中的必要性主要有以下幾個方面：

1）提升檔案管理的效率。信息化手段的應(yīng)用能夠大大提升檔案管理的效率，改變原有的人工管理模式。通過信息化的應(yīng)用，加強了對于檔案的歸納以及整理分析能力，優(yōu)化檔案管理的步驟流程。信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效避免因人工操作而產(chǎn)生的失誤，提升了檔案管理的準(zhǔn)確性，為檔案管理工作帶來了便捷高效體驗。信息技術(shù)發(fā)展使得檔案管理中電子檔案建設(shè)、檔案大數(shù)據(jù)分析、檔案智慧化管理得到了應(yīng)用，切實有效的提升了檔案管理的效率，因而推廣信息化管理十分有必要。

2）節(jié)省檔案管理成本。在傳統(tǒng)的管理模式當(dāng)中，需要大量運用大量的人力物力來進(jìn)行檔案管理。信息化的建設(shè)可以在很多方面取代人工管理，能夠有效降低檔案管理的成本。一般情況下，檔案管理的步驟較為復(fù)雜，需要投入人力物力來完成。而信息化建設(shè)能夠化繁為簡，提升檔案管理的協(xié)同程度，減少不必要的人力物力投入，對于成本的節(jié)省具有重要的作用。

3）優(yōu)化存儲方式。在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，檔案的存儲通常會采用紙質(zhì)文件。紙質(zhì)文件往往不易保存，易受潮、易燃燒、易損毀，此外紙質(zhì)文件會占據(jù)大量空間會給檔案的存儲帶來一定的考驗。在這種以紙質(zhì)文件為主的檔案存儲當(dāng)中容易造成檔案的丟失以及損毀。而在檔案管理工作中應(yīng)用信息化手段可以建立電子檔案制度，應(yīng)用信息技術(shù)對重要檔案進(jìn)行備份管理，這樣以來優(yōu)化了檔案管理的儲存方式，讓重要的檔案都能夠得到及時的備份。此外，選擇電子檔案進(jìn)行存儲其所占用的空間小，能夠利用有限的空間存儲海量的檔案資料。

3 信息化手段在檔案管理工作中應(yīng)用的措施

1）創(chuàng)新管理方法，轉(zhuǎn)變管理思維。作為檔案管理人員需要結(jié)合檔案管理的實際，創(chuàng)新管理方法，轉(zhuǎn)變管理思維。傳統(tǒng)的管理模式主要以人工管理為主，相對于信息化建設(shè)而言在檔案管理中的效率要相對較低。面對新的檔案管理形勢需要轉(zhuǎn)變檔案管理的思維，應(yīng)用信息化手段推動檔案管理的創(chuàng)新。只有在新的檔案管理思維的引導(dǎo)下才能促進(jìn)檔案管理推陳出新，讓更高效的管理模式應(yīng)用到實際管理當(dāng)中來。

2）加強人員培訓(xùn)。在檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，工作人員的實際操作能夠給檔案管理效果起到很大的影響，因此我們需要加強對于相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，切實提升相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠符合檔案管理的信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理尚且對人員管理素養(yǎng)具有一定的要求，而信息化時代下，檔案管理的工作對于人員管理素養(yǎng)的要求會更高。在檔案管理工作中可以通過定期舉辦培訓(xùn)課程，不定期考察的方式來加快相關(guān)人員對信息技術(shù)的了解。同時也可以開辦信息化技術(shù)交流會，來交流分享各自在檔案管理信息化建設(shè)中的經(jīng)驗，從而促進(jìn)人員相關(guān)檔案管理能力的提升。

3）加強推廣宣傳。信息化技術(shù)已經(jīng)越來越普遍的應(yīng)用于我們生活的方方面面，而在檔案管理當(dāng)中雖然也逐漸應(yīng)用信息化技術(shù)，但是現(xiàn)階段的信息化建設(shè)不充分，還有很多地方信息化手段沒有得到很好的應(yīng)用。在此時，我們需要加強對于信息化建設(shè)的推廣宣傳，需要認(rèn)識了解到信息化建設(shè)給檔案管理帶來的積極影響，改變傳統(tǒng)保守的檔案管理模式。在新時代下，人們對檔案的需求日益增多，只有更加廣泛的應(yīng)用信息化手段，才能夠更好的應(yīng)對日益增長的需求。作為檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)要組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，了解在檔案管理中的信息技術(shù)知識，并在檔案管理中可以應(yīng)用信息技術(shù)的地方，推廣信息化手段的應(yīng)用，通過這種加強推廣宣傳的方式來實現(xiàn)信息化手段在檔案管理工作中應(yīng)用。

4 結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)如今信息對我們的生活影響越來越深刻，在檔案管理中，我們需要順應(yīng)時代的發(fā)展，積極融入更加高效的檔案管理方式。相信不久的將來隨著人們對信息技術(shù)的重視視頻音頻、電子文件、錄像資料等檔案信息會更廣泛的在檔案管理中應(yīng)用。

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作者簡介

劉天華（1982-），男，漢，山東高密，本科，檔案管理，工程師，中國電子科技集團公司第十研究所。