企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其對策

潘正

摘 要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)時(shí)企業(yè)信息一體化發(fā)展的重要組成部分，將推動企業(yè)持續(xù)發(fā)展，是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢?；诖?，文章結(jié)合相關(guān)資料總結(jié)歸納了當(dāng)前我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，并提出了相應(yīng)的對策，旨在促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平的提升。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化建設(shè);檔案管理

利用互聯(lián)網(wǎng)手段建設(shè)企業(yè)檔案可以迅速提高企業(yè)文檔整理效率，使企業(yè)文檔整理規(guī)劃工作更加科學(xué)、規(guī)范并且便捷，符合現(xiàn)代化辦公的需求。近幾年來隨著企業(yè)管理規(guī)范不斷深化，企業(yè)檔案工作的開展也是十分神速。其中，將互聯(lián)網(wǎng)思維運(yùn)用到企業(yè)檔案工作中，建立方便企業(yè)自身和社會的統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)是值得深究的技術(shù)性問題。

1 企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化的現(xiàn)實(shí)問題

1.1 企業(yè)相關(guān)高層對企業(yè)檔案信息化工作的認(rèn)識度不高，沒有認(rèn)真做好相關(guān)工作的戰(zhàn)略規(guī)劃

就目前企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理在我國的發(fā)展現(xiàn)狀來看，眾多企業(yè)并沒有引起高度的重視。絕大部分企業(yè)的管理高層對于企業(yè)的檔案管理專項(xiàng)工作并沒有一個準(zhǔn)確地認(rèn)識，絕大部分人對這項(xiàng)工作的認(rèn)知還停留在“無關(guān)痛癢”、“錦上添花”等膚淺的表面。管理高層不加以重視，所致檔案信息化建設(shè)啟動資金不足，這產(chǎn)生了一系列的連鎖效應(yīng)，硬件設(shè)備缺失、技術(shù)人員的檔案管理專項(xiàng)培訓(xùn)沒有未能徹底實(shí)施，這些問題都為后續(xù)的工作埋下了不小的隱患。

1.2 檔案信息化信息技術(shù)建設(shè)與維護(hù)經(jīng)驗(yàn)不足

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化一定要建立在硬件設(shè)備完備的基礎(chǔ)之上，但由于前期投入的資金不足，相應(yīng)的硬件設(shè)施也十分落后。加之目前市面上的企業(yè)檔案管理應(yīng)用程序更新?lián)Q代速度緩慢，無法適應(yīng)每個企業(yè)的不同發(fā)展和經(jīng)營模式，另外這些程序大都存儲功能低下，兩個致命弱點(diǎn)使企業(yè)檔案信息化建設(shè)的工作進(jìn)展止步不前，甚至比傳統(tǒng)紙質(zhì)的文案建檔更加累贅，降低工作效率。另一方面，企業(yè)信息化的核心技術(shù)沒有突破性的進(jìn)展，絕大部分安全系數(shù)不高、更新速度緩慢，落后的技術(shù)支持完全無法支撐企業(yè)日新月異的發(fā)展速度。而且，該項(xiàng)檔案管理工作技術(shù)人員的訓(xùn)練強(qiáng)度不夠，人員專業(yè)意識弱。信息化迅速發(fā)展的階段中鮮少有專攻信息化檔案管理、熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)操作又十分熟悉公司運(yùn)行流程的專項(xiàng)人才，這也導(dǎo)致檔案管理信息化過程中的程序維護(hù)成為一個巨大的隱患。

1.3 檔案信息公開度、透明度不高

企業(yè)檔案信息化是公司對于現(xiàn)有資源的整合，利于企業(yè)將大量有效資源進(jìn)行集中處理和綜合應(yīng)用，將所有檔案信息可視化，全程公開、透明，企業(yè)內(nèi)所有人尋找所需資源也會事半功倍，提高企業(yè)工作效率。目前某些企業(yè)對該工作的利弊認(rèn)知不足，企業(yè)檔案信息化過程中存在信息不公開或者透明度低等核心問題，考慮到存檔的內(nèi)容安全性和維護(hù)難度等原因，存檔的資源僅由幾位相關(guān)的管理高層掌握，大部分員工對該項(xiàng)工作的參與度不高。雖然一定程度上有利于維護(hù)信息安全，但治標(biāo)不治本，信息無法可視化，沒有讓大部分員工從中獲利也就與開展該工作時(shí)的初心背道而馳了，長期以往并不適合企業(yè)的發(fā)展。

檔案信息化建設(shè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)程度不高目前我國企業(yè)檔案信息化并沒有形成一個標(biāo)準(zhǔn)化的操作規(guī)范，沒有標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行準(zhǔn)則的規(guī)范容易出現(xiàn)魚目混雜、良莠不齊的混亂局面。

2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對策

2.1 管理者觀念的轉(zhuǎn)換

加強(qiáng)管理層對于企業(yè)檔案信息化的深度認(rèn)識和理解，及時(shí)轉(zhuǎn)換概念，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，明確互聯(lián)網(wǎng)思維對于企業(yè)發(fā)展的重要性。明確利弊，努力開展各項(xiàng)活動普及信息管理和信息化的先進(jìn)理念，檔案信息化過程中要始終堅(jiān)持以我為主，擯棄糟粕，去偽存真。此外加大前期投入資金儲備，加大硬件設(shè)施投入。

2.2 培養(yǎng)信息化人才隊(duì)伍

培養(yǎng)企業(yè)檔案信息化項(xiàng)目的專項(xiàng)人才要從兩個核心素養(yǎng)入手，首先專項(xiàng)人才必須精通計(jì)算機(jī)并且熟悉互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營和維護(hù)，其次專項(xiàng)人才也要明確公司相關(guān)工作流程，業(yè)務(wù)模式等。檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量提升也體現(xiàn)在專項(xiàng)人員的綜合水平提高上。

2.3 建設(shè)完善的企業(yè)檔案信息化安全保障制度

現(xiàn)階段，在社會信息化快速發(fā)展的背景下，檔案信息能夠使用的方法逐漸增多，這在一定程度上使得檔案信息安全保障問題日益明顯。因此，在這一發(fā)展現(xiàn)狀下進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的時(shí)候，大力健全和完善企業(yè)檔案信息資源安全保障體系是很有必要的。企業(yè)檔案信息化長期有效運(yùn)行的保證就是完善安全保障措施。需要綜合考慮企業(yè)發(fā)展的多個方面，制定詳細(xì)且有效的安全維護(hù)措施，還有嚴(yán)格控制加密信息的保護(hù)功能，精確落實(shí)企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)。

3 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案的信息化建設(shè)不僅是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。因此，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，不斷促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，以逐步實(shí)現(xiàn)和完善企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]李玲.企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（9）.

[2]湯男楠.企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在問題與對策研究[D].安徽大學(xué)，2017.

[3]張凱麗.檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（1）：53-53.