淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

侯偉

摘 要：質(zhì)量是建筑工程最為注重的內(nèi)容之一，在一定程度上體現(xiàn)著企業(yè)的競爭力和實際管理水平，而質(zhì)量管理也可以進行細致的劃分成不同信息內(nèi)容，而將這些信息收集到一起就形成了建筑工程檔案資料，它是各個活動以及經(jīng)驗的集中體現(xiàn)，檔案資料管理工作的順利開展，可以促進企業(yè)效益的提升，工程質(zhì)量的提高，但是處于發(fā)展階段的城市建設(shè)還存在很多問題，而這些都急需解決，因此做好建筑工程檔案資料管理十分必要。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案資料;管理;問題;措施

1 建筑工程檔案資料管理工作的重要性

在建筑工程的檔案資源管理中，會涉及非常多的施工環(huán)節(jié)、部門、施工工序等等，一旦在施工過程中沒有進行詳細的記錄，在檔案資源管理工作的開展過程中就會雜亂無序。在建筑施工的過程中會產(chǎn)生大量的資源信息，這些資料直接反映了該項目工程的施工質(zhì)量和經(jīng)濟效益，對建筑企業(yè)來說，可以有效提高工程質(zhì)量和管理效率。因此建筑企業(yè)需要建立一個科學(xué)有效的資料管理制度。從國家建筑行業(yè)發(fā)展來看，一個建筑項目具有完整建設(shè)檔案資料，就說明該項目的所有施工流程都是合法有效的，并且根據(jù)檔案資源進行核查，還可以對該建筑項目的質(zhì)量標(biāo)準進行判斷。

從質(zhì)量控制方面來看，質(zhì)量控制需要達到國家規(guī)定的標(biāo)準，而建筑項目的標(biāo)準則是經(jīng)過了施工過程規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準化和合理化，在檔案資料的記錄中可以監(jiān)督施工質(zhì)量。同時在項目的施工到竣工過程中，工程的資料都是最原始的項目資料，其中包含了項目的所有信息，是該項目施工的信息依據(jù)，也是今后維護檢修審核的一個信息依據(jù)。

2 建筑工程檔案資料管理中的問題

1）有關(guān)人員的檔案意識薄弱。我們都知道，建筑工程中所蘊含的檔案資料屬于一項十分復(fù)雜的項目，尤其是在工程結(jié)束后交給業(yè)主的檔案資料就更加多。如果在短時間內(nèi)沒有發(fā)現(xiàn)建筑工程存在問題，那么就可以順利交工，可是一般情況下，根本無法在短時間內(nèi)將整個工程的資料整理出來，這樣很大程度的給建筑工程的檔案資料管理造成了影響。有時在利用檔案資料時，一般都是借鑒的重要部分資料，使其很多的檔案資料都被疏忽了，因此，建筑工程資料的利用率減少，給工程檔案資料的完整性帶來了很多不必要的麻煩。

2）管理隊伍水平不高。當(dāng)下建筑企業(yè)中，很多檔案管理人員都不是專業(yè)管理人才，對于檔案管理認識不高，大多數(shù)人認為該工作內(nèi)容較為簡單，并且工作量不大，無非是整理文件、做記錄而已。還有很多企業(yè)中的檔案管理人員是年輕人，并且很多沒有去過生產(chǎn)第一線，所以對于工程資料的認識存在缺陷，雖然可以按照規(guī)章制度進行工作，但是卻不能解決資料中存在的問題，資料退回之后各個項目檔案負責(zé)人無法進行合理的修改。

3）管理制度不完善。從當(dāng)前的發(fā)展趨勢來看、建筑企業(yè)與施工企業(yè)在意識形態(tài)的認識不足，這樣就會在很大程度上致使工程檔案資料管理無法得到應(yīng)有的重視，很多企業(yè)將目光放在了施工建設(shè)的上面，出現(xiàn)“輕管理、重建設(shè)”的現(xiàn)象時有發(fā)生。還有一些管理人員片面的認為不需要將精力和時間花費到這項工作中，甚至無法意識到工程質(zhì)量和檔案資料存在的關(guān)系，這樣在實際開展工作的時候就不能做好監(jiān)督工作，施工監(jiān)理也無法落到實處，管理流程存在較多問題。

4）檔案資料管理的效率太低。建筑工程檔案資料管理是建筑工程管理的核心環(huán)節(jié)，目前很多建筑企業(yè)只重視資料的數(shù)量，卻對資料的真實性以及可靠性缺乏審核，也因此導(dǎo)致資料的歸檔工作過于簡單，使建筑工程檔案資料中夾雜許多毫無意義的資料，長遠角度看將會影響建筑工程資料管理的優(yōu)化與長期的使用。另一方面部分建筑企業(yè)對重要文件與簽字資料審核不嚴格，使檔案資料的可靠性與真實性充滿了不確定性，造成工程檔案資料利用率嚴重下滑的情況。

3 處理策略

1）控制資料編寫過程。在管理檔案資料時，相關(guān)工作人員首先需要確保工程技術(shù)資料具有統(tǒng)一的表格樣式，在準備籌建項目時，相關(guān)工作人員需要嚴格基于工程具體特點進行竣工資料表格的科學(xué)制定，確保能夠最大程度滿足檔案管理部門以及當(dāng)?shù)匦姓块T管理規(guī)定。有效統(tǒng)一表格樣式能夠在一定程度內(nèi)簡化工程資料整理和編輯作業(yè)，他從而有效避免資料格式出現(xiàn)不規(guī)范和多樣化的現(xiàn)象。其次，還需要全面收集整理施工物質(zhì)資料，在進行建筑項目施工作業(yè)時，受到時間以及其他因素的不良影響現(xiàn)場施工物質(zhì)，材料檢驗報告和出廠合格證通常很難與相關(guān)材料同步到達施工現(xiàn)場?；诖?，現(xiàn)場管理人員必須確保及時收集復(fù)試資料，避免出現(xiàn)材料先用后試，對其工程進度和工程質(zhì)量進行更高程度的保障。

在此過程中，企業(yè)需要設(shè)置專業(yè)人員跟蹤收集和整理相關(guān)資料，在進行具體作業(yè)時，第一步需要嚴格檢查到達施工現(xiàn)場的構(gòu)配件和原材料，同時，對其實驗報告和材料合格證進行及時收集和有效整理。在具體應(yīng)用相關(guān)材料之前需要審核廠家提供的實驗報告和合格證書。

2）科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)。現(xiàn)代科技的高速發(fā)展為我國建筑單位管理工程檔案資料提供了新的技術(shù)，管理技術(shù)逐步實現(xiàn)更高程度的信息化，在具體進行管理作業(yè)時，相公，工作人員可以利用信息技術(shù)和計算機設(shè)備管理檔案資料，通過科學(xué)構(gòu)建管理平臺，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建信息庫，確保企業(yè)管理逐步實現(xiàn)更高程度的信息化，滿足企業(yè)發(fā)展大趨勢。通過應(yīng)用信息化技術(shù)和計算機設(shè)備的編制建筑工程施工作業(yè)中各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的具體數(shù)據(jù)和資料，確保管理人員能夠更為便捷的查詢相關(guān)資料，進而使管理人員具有更高的工作效率和工作質(zhì)量，有效推進企業(yè)建設(shè)。

3）完善制度，規(guī)范檔案管理。完善的檔案管理制度是確保工程建設(shè)檔案管理工作高效運行的重要前提。第一，應(yīng)當(dāng)結(jié)合工程建設(shè)檔案管理情況，對現(xiàn)有檔案管理制度進行積極改進，并對檔案借閱、歸檔以及保管等工作進行規(guī)范，并對相關(guān)檔案崗位職責(zé)進行明確，防止相互推諉情況出現(xiàn)。第二，對檔案管理績效考核體制進行完善，將檔案管理業(yè)績與工作人員薪資待遇相掛鉤，將干部任免和人事聘用制度掛鉤，以不斷規(guī)范化檔案管理工作。第三，加強監(jiān)管工程建設(shè)檔案管理的工作力度，采取不定期和定期檢查的方法，在第一時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)檔案工作中所存在的問題，并予以解決，以提高檔案管理質(zhì)量。

4）優(yōu)化人員配置。建筑工程的檔案資料管理工作存在一定的特殊性，因為建筑工程的項目較為眾多，并且往往分散在各個地方，加之工程項目本身的周期較長，施工內(nèi)容較為復(fù)雜，涉及面較廣，所以工程檔案管理工作中涉及的管理內(nèi)容較為眾多，無論是數(shù)據(jù)或者是文本資料都十分龐大，這就要求此種管理工作的員工更加具有責(zé)任心，可以在諸多資料管理中，仍然做好分類、整合與錄入。對于檔案管理工作人員的選拔，可以從企業(yè)內(nèi)部進行，這樣的人員有過項目施工經(jīng)驗，真正了解項目施工第一線的情況，對于檔案管理工作更加得心應(yīng)手。還可以從外面聘請管理人才，增加管理隊伍的活力。在管理過程中，應(yīng)該定期對人員進行考核，根據(jù)考核成績進行人員調(diào)動，選用有管理能力的人才參與管理。

4 結(jié)束語

總之，社會的不斷發(fā)展使人民的生活水平不斷得到了提高，同時，工程建筑行業(yè)也得到了迅速發(fā)展，但是在發(fā)展的過程中還存在一些需要改進的地方，這就需要企業(yè)給予高度重視，尤其是建筑工程檔案資料管理工作的開展，因此企業(yè)需要加強對此項工作的重視程度，制定相應(yīng)的管理措施，重視對檔案資料管理人員的培訓(xùn)，實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，從而推進建筑行業(yè)的快速發(fā)展和進步。

參考文獻

[1]李夢娜.淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].門窗，2017（05）：79.

[2]龍雨.淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2017（06）：73-74.