建筑工程檔案管理的重要性及科學(xué)化管理措施分析

摘 要：在進(jìn)行工程建造的過(guò)程中，對(duì)于檔案的管理是十分重要的，這關(guān)系到工程的施工。檔案管理人員要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、系統(tǒng)的對(duì)檔案進(jìn)行管理，而且要努力提升自己的能力。建筑工程的檔案是十分重要的資料，所有相關(guān)人員都要積極配合進(jìn)行檔案的管理工作，管理好檔案。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案;管理

建筑行業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的帶動(dòng)下取得了很大的進(jìn)步，從而使得建筑業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)變得越來(lái)越激烈，建筑企業(yè)所面臨的壓力也變得非常大。尤其是那些建筑施工企業(yè)，因?yàn)榻ㄖ髽I(yè)數(shù)量變得越來(lái)越多，越來(lái)越多的“敵人”跟它們進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)，加大了它們的壓力，如果企業(yè)想要在競(jìng)爭(zhēng)中安全的存活下去甚至是取得勝利，就必須要跟隨市場(chǎng)前進(jìn)的腳步，努力將企業(yè)的各方面能力，尤其是管理水平提高。建筑工程檔案管理對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)是非常重要的一部分，對(duì)于推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，增加企業(yè)在工程中的經(jīng)濟(jì)效益，提高企業(yè)水平有著十分重要的

作用。

1 建筑工程檔案的重要性

1.1 建筑工程檔案是技術(shù)工作的參考材料

建筑工程檔案是具有巨大參考價(jià)值的文件材料，它們真實(shí)反映了城建活動(dòng)過(guò)程中施工的具體過(guò)程。建筑工程檔案的保存形式有文字，表格，圖像，錄音錄像等，它們記錄了建筑工程的完整過(guò)程，以及一個(gè)城市文化的形成過(guò)程，是一座豐富的具有歷史意義的圖書(shū)館。在進(jìn)行工程質(zhì)量評(píng)定以及工程維護(hù)建筑工程檔案會(huì)發(fā)揮出巨大的作用，會(huì)產(chǎn)生非常大的利用價(jià)值。所以我們一定要做好對(duì)建筑工程檔案的保護(hù)工作，加強(qiáng)對(duì)建筑工程檔案的管理。

1.2 建筑工程檔案是建筑業(yè)創(chuàng)造新技術(shù)的根本

各個(gè)建筑企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，企業(yè)如果想要提高自己的地位，不斷地進(jìn)行發(fā)展，就必須創(chuàng)造出新的建筑技術(shù)，建筑技術(shù)進(jìn)行改革，順應(yīng)發(fā)展潮流，與時(shí)俱進(jìn)，讓建筑技術(shù)變得越來(lái)越好。所以建筑企業(yè)如果想要在競(jìng)爭(zhēng)中不被打倒，甚至是取得勝利，這就需要企業(yè)對(duì)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，參考大量的建筑工程檔案，然后參考這些建筑數(shù)據(jù)，努力創(chuàng)造出新的建筑技術(shù)，合理利用建筑工程檔案，對(duì)于企業(yè)創(chuàng)造新的建筑技術(shù)以及未來(lái)的長(zhǎng)久發(fā)展有著巨大幫助，會(huì)發(fā)揮出巨大的作用。

2 當(dāng)前建筑工程檔案管理工作的情況

2.1 沒(méi)有規(guī)范的檔案管理部門(mén)

因?yàn)樵诮ㄖこ痰倪^(guò)程中，需要簽發(fā)許多文件，而需要簽發(fā)文件的單位是不同的，并且文件十分的多，這就造成了建筑工程檔案無(wú)法集中整理，十分混亂。比如有些建筑單位為了節(jié)省時(shí)間，加快施工過(guò)程，在建筑的過(guò)程中，沒(méi)有按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定對(duì)建筑過(guò)程進(jìn)行簽字;還有部分部門(mén)對(duì)建筑文件存放雜亂，沒(méi)有按照檔案種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)整理，導(dǎo)致了工作人員在使用檔案時(shí)，給他們?cè)斐闪撕芏嗟穆闊植环奖銓ふ?。所以成立相關(guān)的建筑工程檔案管理部門(mén)，對(duì)于建筑企業(yè)在施工室節(jié)省資源，降低成本有著非常大的幫助，與此同時(shí)，對(duì)于提高國(guó)家相關(guān)單位的辦事效率，發(fā)揮著巨大的作用，讓檔案管理工作變得更加科學(xué)化，更加合理。

2.2 缺少合適的檔案管理人員

各種各樣的人才是城市建設(shè)的基礎(chǔ)，同樣在建筑工程檔案的管理工作中，也需要大量的管理人員，合適的工程檔案管理人員對(duì)于檔案的管理工作有著巨大的幫助。在工作中發(fā)現(xiàn)許多的基層建筑部門(mén)的檔案管理工作人員并不具備相關(guān)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，無(wú)法對(duì)建筑工程檔案進(jìn)行分類(lèi)辨別，不知道哪些需要保留，哪些不再需要。甚至有的工作人員無(wú)法辨認(rèn)相關(guān)材料的類(lèi)型，嚴(yán)重缺少檔案管理方面的知識(shí)。還有一部分建筑工程檔案管理工作人員，在工作中不具備一些基礎(chǔ)的使用計(jì)算機(jī)的能力，無(wú)法在計(jì)算機(jī)上對(duì)檔案進(jìn)行檢索，嚴(yán)重影響了辦事效率，對(duì)于其他需要用到的檔案的部門(mén)的工作也產(chǎn)生了一些影響。

2.3 沒(méi)有完整的原始檔案

對(duì)于工程原始檔案的收集是非常重要的一項(xiàng)工作，因?yàn)榻ㄖぷ鞯墓こ唐诒容^長(zhǎng)，建筑工程的類(lèi)型也是各種各樣的，原始檔案真實(shí)反映了建筑工程過(guò)程中的真實(shí)情況，也是工程進(jìn)行到后期進(jìn)行工程檢測(cè)與維修的重要依據(jù)。但是有些建筑單位不重視對(duì)原始檔案的收集，造成許多檔案資料丟失，或者檔案資料不完整的情況會(huì)經(jīng)常發(fā)生，比如，還有一些相關(guān)部門(mén)進(jìn)行建筑工程相關(guān)文件的簽字時(shí)使用文件的復(fù)印件，這是不符合國(guó)家關(guān)于建筑單位質(zhì)量要求的相關(guān)規(guī)定的。還有一些建筑工程檔案不能按時(shí)進(jìn)行移交，給檔案管理工作帶來(lái)麻煩，造成了原始檔案丟失，以至于建筑檔案不完整，部分?jǐn)?shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

3 檔案管理策略

3.1 建設(shè)規(guī)范的檔案管理部門(mén)

建設(shè)規(guī)范的檔案管理部門(mén)，對(duì)建筑工程檔案進(jìn)行整理，對(duì)于提高建筑單位的工作效率有著巨大幫助。如果想建立一個(gè)規(guī)范化的檔案管理部門(mén)，就要將檔案的登記，檔案的分類(lèi)以及檔案的整理等工作做好，專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)可以確保有關(guān)單位管理工作的有效實(shí)施。與此同時(shí)，要選擇專(zhuān)業(yè)的技術(shù)工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，讓檔案管理工作更加專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化，在多個(gè)部門(mén)進(jìn)行合作辦公時(shí)，更加方便快捷。

3.2 使用專(zhuān)業(yè)的管理人才對(duì)檔案進(jìn)行管理

現(xiàn)在各種單位，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)不僅僅體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)上，人才方面的競(jìng)爭(zhēng)同樣激烈，一個(gè)單位的人才關(guān)系到單位未來(lái)的發(fā)展，每個(gè)單位都非常需要各種各樣的人才。尤其是檔案管理這種工作，更加需要有才能的管理工作人員。如果一個(gè)建筑單位想要發(fā)展，想要提高建筑工程的施工效率，就要多多培養(yǎng)管理人員，不僅要教導(dǎo)管理人員學(xué)習(xí)各種理論知識(shí)，還要加強(qiáng)他們?cè)趯?shí)際工作中專(zhuān)業(yè)技能的應(yīng)用。對(duì)相關(guān)管理人員的培訓(xùn)為日后檔管理工作的實(shí)施打下了一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，是一項(xiàng)重要保障。還要教會(huì)管理人員在工作中運(yùn)用科技的力量，學(xué)會(huì)利用各種先進(jìn)技術(shù)整理檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，通過(guò)運(yùn)用這些方式提高工作效率，不僅節(jié)省了時(shí)間，還讓檔案管理工作人員的工作更加輕松，頭腦更加清晰，更利于檔案的管理工作，降低了工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率，對(duì)于企業(yè)利潤(rùn)的增加同樣有著巨大幫助。

3.3 加強(qiáng)對(duì)于檔案的收集

建筑工程檔案的完整性影響著整個(gè)建筑過(guò)程，在建筑工程結(jié)束后，建筑工程檔案就是相關(guān)管理部門(mén)對(duì)工程進(jìn)行調(diào)查的根據(jù)，包括一些不滿(mǎn)足要求的建筑工程，也要根據(jù)建筑工程檔案進(jìn)行完善。所以檔案管理工作人員要及時(shí)收集檔案，同時(shí)，也要確保檔案的真實(shí)性

4 結(jié)語(yǔ)

建筑工程檔案的管理對(duì)于工程的建設(shè)有著非常大的幫助，所以我們一定要重視建筑工程檔案的管理。

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作者簡(jiǎn)介

曾志勇（1983-），男，重慶秀山人，秀山土家族苗族自治縣城市管理局，檔案管理專(zhuān)業(yè)，研究方向：建筑工程類(lèi)檔案管理。