國家綜合檔案館檔案資料征集的方法研究

王遙

摘要? 檔案資料征集是國家綜合檔案館的一項基本職能，是檔案資源建設的重要方面。當今我國正處在經濟轉型和文化重構的重要歷史時期，運用多種方法開展檔案資料征集，有利于夯實檔案館藏建設，有利于繼承并發(fā)揚地方傳統(tǒng)文化，更有利于推動國家振興發(fā)展，但征集的方法比較粗淺，效果不甚理想，如何提升征集質量，從而確保我國檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展是擺在當下檔案行政管理部門面前亟待解決的問題。

關鍵詞? 綜合檔案館 檔案征集 方法 探索

國家綜合檔案館，是歸口中央或地方檔案行政管理部門直接管理的文化事業(yè)或科學技術事業(yè)機構，主要負責所轄范圍內多種門類檔案的收集和管理[1]。檔案征集是收集工作必不可少的補充形式，是將散存在社會上的對國家和社會具有永久保存價值的檔案資料征求收集進入檔案館的工作，對于發(fā)揮檔案資政、存史、維權和育人作用具有十分重要的意義，但畢竟起步較晚，方式方法還處在初級階段。本文針對各級國家綜合檔案館（以下簡稱“檔案館”）運用特定方法征集檔案資料時所面臨的困境提出解決方案，供相關檔案行政管理部門參考借鑒。

一、征集檔案資料的主要方法

目前，檔案館征集檔案資料主要采取以下幾種方法：一是館內接訪征集;二是上門走訪征集;三是網絡購買征集。館內接訪征集出現最早，技術相對成熟;上門走訪征集效果最好，但難度較大;網絡購買征集則是信息化高速發(fā)展的產物，尤其在電子資源獲取方面，優(yōu)勢明顯，它也將成為今后征集電子檔案的主要突破口。

1.館內接訪征集。檔案資料征集源于20世紀80年代末，最初的方法便是印發(fā)公告征集，即館內接訪征集。檔案館以刊登通告、發(fā)布通知等形式向社會廣泛征集各類檔案資料，征集的范圍和內容包括本地區(qū)范圍內的歷史檔案、國家領導人和省級領導在本地區(qū)從事公務活動形成的檔案、名人檔案以及反映地理地貌、民風民俗、城市變遷方面的檔案等等[2]。征集工作人員只需留在檔案館接待市民來電、來訪，確定捐贈內容和捐贈形式等具體事項后即可征集進館。近年來，許多檔案館探索出“以展帶征”的征集新形式，即通過舉辦檔案展覽就某個特定歷史事件面向社會開展征集，最后將收到的資料整理進館，如上海市檔案局主辦的《城市榮光——慶祝上海解放70周年主題展》等等。

2.上門走訪征集。到了21世紀，檔案館不再滿足于傳統(tǒng)的“守株待兔”式的被動征集方法，而是采取更激進、更大膽的主動征集策略，上門走訪征集應運而生。散存于社會上的檔案資料數量多、分布廣、隱蔽深，檔案館經過實踐，總結出了一套較為固定的征集模式。首先，檔案館在本轄區(qū)內組建一支檔案資料征集隊伍，以點帶面，從線到片，通過人與人之間的互動交流逐步形成檔案資料征集人員網絡，待獲取信息后擇時上門征集;隨后，檔案館與部分機構取得聯系，實地走訪資料收藏單位，洽談以多種形式共享資源、互換信息;最后，檔案館將征集目光從本區(qū)域擴大到區(qū)域外，不但在國內各大省市開展上門走訪征集，還試點出訪境外機構和個人，將散落在國外的資料征集進館。

3.網絡購買征集。隨著國際互聯網的普及，以及“互聯網+”概念的提出，檔案館在第一時間探索網絡購買征集的操作辦法，發(fā)現了許多優(yōu)質資源網站。根據檔案資料的門類和形成年代，檔案館通常采取以下征集策略：在征集新版圖書時，主要在“京東商城”“當當網”“卓越亞馬遜”等三大圖書電商網站上搜索;征集老照片、舊書報等老舊物件時，就前往“孔夫子舊書網”“7788舊貨商城”等古舊物件交易平臺尋覓;征集書法、字畫等藝術品時，則在“雅昌藝術網”“路易森林網”（原嘉德在線）等在線拍賣網站查找;征集音頻、視頻等影像資料時，則登錄“愛奇藝網”“騰訊視頻”等在線視頻網站下載;征集電子讀物時，通常瀏覽“超星數字圖書館”“全國報刊索引數據庫”等數字資源網站。

二、不同征集方法面臨的困境與挑戰(zhàn)

檔案資料征集的方法林林總總，但在具體操作過程中除了館內接訪征集外，上門走訪征集與網絡購買征集均存在或多或少的問題，征集過程頗為坎坷，征集結果難以預料。

1.部門之間鮮有支持。檔案館，不像發(fā)展改革委等經濟主管部門掌握國家的經濟命脈，也不比民政局等民生部門與百姓生活息息相關，檔案館在國家機構中的地位偏低，這也間接導致了其與相關單位尋求合作相對困難。在征集過程中，檔案館動之以情/曉之以理，但仍有部分單位對館藏資料僅允許摘抄，有些單位只提供三分之一復制件，有些甚至婉言謝絕，只有極少數單位愿意將資料與檔案館分享。在開展跨地域征集時尤為明顯，地方保護色彩較為濃重。

2.境外征集推進緩慢。檔案征集，不僅要著眼國內，更要面向境外[3]。近年來，北京、天津、上海、江蘇等省市檔案館相繼投身于境外征集的實踐操作中，其中不乏成功案例，但仍有大量檔案館僅僅停留在“紙上談兵”階段，并未開展實質性的境外走訪工作。究其原因，一方面，境外征集需要相關部門提供大量人力、物力和財力，體制機制也有待進一步完善;另一方面，境外征集可能受到語言、文化、理念等諸多因素影響，容易產生不確定性，檔案館無法承擔征集失敗的后果。

3.網絡信息真假難辨。互聯網發(fā)展速度迅猛，文字、圖片、影像、聲音等各類資源均可從網絡獲取，信息量呈幾何級增長，但與此同時，虛假信息也通過網絡肆意傳播，擾亂視聽。檔案館開展網絡征集時，工作人員僅憑肉眼很難區(qū)分征集物件的真?zhèn)?，其主要表現在價格的真實性和實體的真實性兩方面。比如，在線拍賣時可能遭遇買賣雙方勾結故意哄抬價格影響最終成交價，或者實物圖片顯示完好無損，品相甚佳，但物件本身卻存在瑕疵，與網站描述明顯不符等等。

4.電子檔案獲取乏力。進入新時代后，檔案館對檔案資料征集提出了新的要求，不僅要征集傳統(tǒng)紙質檔案，還要加大電子檔案的征集力度。許多檔案館將原先的紙質檔案翻拍、掃描、轉錄，數字化成電子檔案，但這只是權宜之計，更多電子檔案應通過網絡予以征集。遺憾的是，網絡上的優(yōu)質電子資源幾乎沒有下載通道，有些僅供機構內部使用，有些則需付費使用，免費的優(yōu)質資源十分稀缺，而且往往受到水印、清晰度等諸多限制，使用極為不便。

三、征集方法中不足之處的對策與建議

為了提升檔案征集的質量，降低征集失敗的概率，更合理地將征集方法應用于實際操作中，必須對現有方法進行改進，固有征集思路也需尋求創(chuàng)新。

1.布局未來，著眼長遠，徹底解決走訪征集老問題。針對部門合作征集，檔案館必須爭取相關單位支持。檔案行政管理部門應主動尋求與教育部門、文化部門以及各類科研院所開展合作交流的機會，相關部門應摒棄各自為政、各行其是的思想意識，彰顯國家文化自信，與檔案部門攜手合作。檔案部門應與有關單位共同擬定并簽署“文化共建、資源共享、信息互通”戰(zhàn)略合作框架協(xié)議，檔案館、博物館、圖書館、文化館、高校等機構根據規(guī)定，在職責范圍內為資料求取單位提供館藏資源，可以是紙質復制件，也可以是電子掃描件。檔案館應本著保存歷史、研究學術的初衷，與資料收藏機構簽署《館藏文獻使用協(xié)議書》，明確使用范圍和使用方式，同時支付資料復制費等相關費用。立法部門應從法律法規(guī)層面對資料的收藏范圍予以明確界定，如偏重文化方面的資料歸屬文化部門征集，偏重檔案方面的資料歸屬檔案部門征集等等，減少職責交叉重復，避免浪費國家資源。

針對跨境外出征集，檔案館必須做好應對準備工作。境外征集，這個在以往還少有耳聞的術語如今已慢慢進入檔案部門的視線。檔案館應潛心研究，有計劃、分步驟、按規(guī)則地實施境外征集：一方面，檔案館須與外事辦、僑辦等地方外事部門進行溝通，了解出訪境外機構和個人的操作流程、審批手續(xù)、對接辦法等，請求提供人力、物力等多方面支持，并在條件允許的前提下簡化出境流程，開辟綠色通道，提高征集效率。另一方面，檔案館在正式出訪前須制定詳細的征集預案，內容包括資金使用、人員配置、行程安排、應急聯絡方式等，并對所有同行人員明確出訪意義、出訪對象、征集內容、征集形式等各類事項。同時，要向有經驗的檔案館汲取經驗、掌握技能，盡可能減少外出征集可能面臨的各種不利因素。征集工作人員應通過網絡、旅行社、社交媒體等多種渠道了解當地的民風民俗、地情史料，做到心中有數。

2.完善機制，大膽創(chuàng)新，努力探索網絡征集新形式。一方面，檔案館應當建立完備的檔案征集評審機制。網絡自帶虛假信息屬性，面對錯綜復雜的虛擬環(huán)境，檔案館需及時組建檔案鑒定專家評審委員會，全面負責檔案價值鑒定、檔案真?zhèn)闻袆e、檔案進館評級等工作，專家評審委員會由檔案館分管檔案征集的領導、地方歷史學家、文史愛好者、攝影愛好者、文博系統(tǒng)專家以及計算機專業(yè)人員共同組成。在開展瀕危檔案征集、書法字畫實物檔案征集、珍貴古籍征集時，迅速啟動檔案征集評審機制。檔案鑒定專家評審委員會對擬征集物件集中討論，論證其可行性和必要性，通過對物件的品相、價格、形成年代、意義等方面進行綜合評估，判定其查考價值、史料價值和收藏價值。對于檔案資料真?zhèn)坞y以辨別的，由相關專業(yè)人員輔助加以判斷，或與賣家協(xié)商線下交易;對于確系珍品卻價格虛高的，檔案館與賣家真誠溝通，運用多種議價策略，盡可能將價格控制在合理范圍內。

另一方面，檔案館應當豐富電子檔案的征集渠道。網絡上的資源極其豐富，涵蓋圖書、報刊、古籍、音視頻等方方面面。檔案館向本級財政部門申請到足額的專項經費后需與國家圖書館、上海圖書館、超星集團、萬方公司等國內外知名大型資源庫主辦單位協(xié)商，簽訂《電子資源庫購買協(xié)議書》，有選擇性地購買主辦單位旗下的精品電子資源;或者，檔案館主動與各大高校合作，通過資源互換等方式向已經擁有這些資源庫使用權的學校購買登錄賬戶，共享用戶并發(fā)數，通過校園賬戶查詢并下載電子資源。同時，征集工作人員應了解各類資源的在線搜索技巧和遠程下載技術，熟悉“谷歌”“百度”“搜狗”等國內外搜索引擎在“關鍵詞搜索”功能方面的差異。隨著“微信”應用的普及，檔案館需及時掌握通過“微信”小程序發(fā)布資源的搜索、定位以及下載的方法，力爭把分布在網絡上的各類資源早日征集進館。

檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作[4]。征集，作為檔案工作的根基，在夯實館藏建設、助推城市發(fā)展、滿足人民文化需求等方面發(fā)揮著舉足輕重的作用。當前，檔案館正在嘗試檔案資料征集的各種方法，取得了一定效果，收獲了許多重要情報，但也暴露出部門之間缺乏合作、網絡信息真假難辨等一系列問題，檔案資料征集方法的探索還有很長的路要走。團結凝聚力量，實干創(chuàng)造輝煌[5]。各級檔案部門應堅持不忘初心，砥礪前行，以鑄就文化大國、文化強國的決心共同保護中華民族的歷史文化遺產，促進檔案事業(yè)平穩(wěn)、有序發(fā)展。