企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新工作分析

摘 要：當(dāng)前，隨著各行各業(yè)競(jìng)爭(zhēng)加劇，檔案資源在企業(yè)中的作用不斷凸顯。為此，如何抓好檔案管理工作并推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，已經(jīng)成為檔案管理人員需要思考的問(wèn)題。文章就企業(yè)檔案管理的重要性進(jìn)行分析，明確企業(yè)檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，指出檔案管理中存在的常態(tài)問(wèn)題，并提出自己的建議，旨在進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理朝著信息化、現(xiàn)代化、高效化、精細(xì)化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：管理;企業(yè);重要性;創(chuàng)新;檔案

1 企業(yè)檔案管理的重要性

1）檔案是企業(yè)寶貴的財(cái)富。企業(yè)檔案資源作為信息資源的集合體，詳細(xì)記錄了企業(yè)從設(shè)立到發(fā)展過(guò)程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，涵蓋了企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及其他方面的信息[1]。做好企業(yè)檔案管理工作，能夠進(jìn)一步幫助企業(yè)回顧自身發(fā)展歷程，為員工提供精神動(dòng)力，增強(qiáng)企業(yè)創(chuàng)造社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)價(jià)值的能力。

2）檔案是企業(yè)維權(quán)的憑證。從辯證法的視角來(lái)看，企業(yè)在與其他主體交往的過(guò)程中容易產(chǎn)生糾紛，甚至引發(fā)法律訴訟。一旦產(chǎn)生訴訟后，就需要利用合同檔案、財(cái)會(huì)檔案以及其他檔案，為企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益提供憑證。從這個(gè)角度而言，企業(yè)檔案管理與企業(yè)生存發(fā)展息息相關(guān)。只有搭建系統(tǒng)化、科學(xué)化以及現(xiàn)代化的檔案管理體系，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)所有權(quán)證明、公證書、協(xié)議、研發(fā)資料、合同以及其他原始憑證的有效管理與利用，幫助企業(yè)在維權(quán)過(guò)程中取得優(yōu)勢(shì)。

3）檔案是企業(yè)發(fā)展的幫手。作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，檔案管理水平的高低也會(huì)直接影響企業(yè)管理效益。因此，只有將企業(yè)檔案管理作為一項(xiàng)綜合性工作來(lái)抓，才能更好地為企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展提供依據(jù)。尤其是在數(shù)字化信息技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置目標(biāo)，難以助推企業(yè)發(fā)展。從這個(gè)角度而言，要推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，就必須要發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，立足于檔案管理的規(guī)律以及特點(diǎn)開展相關(guān)工作。

2 企業(yè)檔案的分類

企業(yè)檔案的分類原則應(yīng)符合《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》以及地方的有關(guān)規(guī)定[2]?？傮w而言，可以將企業(yè)檔案分為以下類別：合同及招投標(biāo)類、設(shè)備儀器類、科技檔案類、基礎(chǔ)建設(shè)類、人事檔案類、會(huì)計(jì)檔案類、企業(yè)管理類以及特殊載體類。除此之外，企業(yè)也可以結(jié)合自身現(xiàn)狀，在上述基礎(chǔ)上增設(shè)一級(jí)目錄和確定二級(jí)及以下類目。

3 企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1）檔案管理意識(shí)有待轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)階段，部分企業(yè)尚未將檔案工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓，存在“重生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、輕檔案管理”的想象[3]。一是沒有充分意識(shí)到檔案管理的重要性，忽視檔案憑證價(jià)值、參考價(jià)值，難以營(yíng)造良好的檔案管理氛圍。二是部分檔案管理人員沒有意識(shí)到檔案管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)之間的聯(lián)系，缺乏主動(dòng)挖掘檔案價(jià)值以及提供檔案服務(wù)的意識(shí)，工作欠缺積極性和規(guī)范性。

2）檔案管理制度存在漏洞。當(dāng)前，部分企業(yè)沒有立足于檔案事業(yè)發(fā)展特點(diǎn)、企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理工作處于一個(gè)“流水化”的階段，難以進(jìn)一步規(guī)范檔案工作，無(wú)法確保檔案管理質(zhì)量。一是尚未建立一套貫穿檔案管理全程的制度，難以有效指引檔案管理人員以及業(yè)務(wù)人員開展相關(guān)工作。二是沒有結(jié)合檔案的類別制定相應(yīng)的規(guī)章制度，沿用一套標(biāo)準(zhǔn)對(duì)不同類別的檔案資源進(jìn)行管理，無(wú)法突出重點(diǎn)。三是缺乏檔案安全管理、借閱、銷毀等制度，影響檔案的完整性、真實(shí)性，甚至出現(xiàn)資檔案損毀、檔案丟失等問(wèn)題。

3）信息化技術(shù)與檔案管理的融合度不高。部分企業(yè)雖然已經(jīng)開始將新型的硬件設(shè)備以及檔案管理軟件應(yīng)用到工作當(dāng)中，但取得的效果不明顯。歸根到底，主要是忽視從企業(yè)實(shí)際應(yīng)用的角度來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)與檔案管理的融合。一是檔案管理系統(tǒng)功能單一，與財(cái)會(huì)系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)之間尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，由此導(dǎo)致信息資源無(wú)法及時(shí)傳輸，增加了檔案收集、借閱環(huán)節(jié)的工作量。二是沒有做好調(diào)研工作，采購(gòu)的檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)檔案管理實(shí)際不匹配，難以全面發(fā)揮系統(tǒng)的作用和功效。

4 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的基本路徑

1）創(chuàng)新檔案管理方法和技術(shù)。新時(shí)期，企業(yè)要探索全員管理、全員參加的檔案管理新局面，將檔案管理融入到企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程，重視檔案資源價(jià)值，營(yíng)造良好的工作氛圍。一是要鼓勵(lì)員工針對(duì)檔案管理工作提出意見，形成閉環(huán)式的檔案管理模式，不斷改進(jìn)檔案管理中的不足。二是要增強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力、服務(wù)意識(shí)、規(guī)范意識(shí)、責(zé)任意識(shí)以及創(chuàng)新意識(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新，形成一套與企業(yè)實(shí)際工作相符的檔案工作機(jī)制。

2）創(chuàng)新檔案管理機(jī)制。檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新不能與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)脫軌，而是應(yīng)當(dāng)緊密貼合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與管理的需求。一是要完善檔案管理制度，從多個(gè)角度出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，理清檔案管理的職責(zé)分工、工作標(biāo)準(zhǔn)、績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作有效進(jìn)行。二是要根據(jù)檔案資源的類別對(duì)檔案進(jìn)行區(qū)分化管理，做到重點(diǎn)突出。三是要將搭建數(shù)據(jù)化、信息化的檔案管理體系，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理效益最大化。

5 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的服務(wù)模式

1）探索網(wǎng)站式服務(wù)體系。要充分彰顯檔案資源的價(jià)值，避免檔案管理邊緣化，必須要做好檔案服務(wù)工作。為此，企業(yè)可以依托于網(wǎng)站來(lái)完善檔案服務(wù)功能，滿足檔案需求主體的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化。一是完善軟硬件設(shè)備，將網(wǎng)站數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，打造信息開放利用中心。二是樹立服務(wù)大局理念，明確電子類文件的整理標(biāo)準(zhǔn)以及管理標(biāo)準(zhǔn)，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，為網(wǎng)站終端的檔案?jìng)鬏敼ぷ魈峁┝己玫臈l件。

2）加大整合力度，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。伴隨云儲(chǔ)存技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案信息資源共享成為一種趨勢(shì)。為此，企業(yè)可以強(qiáng)化與子公司、分公司在檔案資源領(lǐng)域的共享，最大限度地利用檔案資源，確保檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。除此之外，有條件的企業(yè)也可以利用檔案資源建立信息共享中心與流轉(zhuǎn)中心，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的快速檢索和利用。需要注意的是，在檔案信息資源共享過(guò)程中，利用區(qū)塊鏈技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)字加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行加密也尤為重要。同時(shí)，對(duì)于涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人隱私以及商業(yè)秘密的檔案，則不應(yīng)當(dāng)進(jìn)行共享。

3）加強(qiáng)檔案信息的深度編研。檔案信息編研是挖掘檔案信息價(jià)值，提升檔案利用效益的重要工作。為此，企業(yè)要加強(qiáng)檔案信息的深度編研，探索檔案專題建設(shè)，不斷對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用。首先，對(duì)于數(shù)量較大，種類繁多的檔案信息資料，檔案管理人員要采取科學(xué)化的工作方式。例如，通過(guò)優(yōu)先級(jí)的管理方式對(duì)上述信息資源進(jìn)行分類處理，理清檔案管理工作。其次，可以探索利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案編研工作，減少檔案編研的難度和工作量。最后，企業(yè)可以邀請(qǐng)專家開展以“檔案編研”為主題的培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員編研意識(shí)，提升其編研能力，確保編研的信息資料準(zhǔn)確、全面和細(xì)致。

6 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理創(chuàng)新工作既離不開企業(yè)管理者的支持，也離不開檔案管理人員的努力和創(chuàng)新。為此，企業(yè)必須要營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境，多角度分析問(wèn)題和解決問(wèn)題，營(yíng)造良好的工作環(huán)境，增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)自身工作的認(rèn)同感。除此之外，檔案管理人員要加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，借鑒國(guó)內(nèi)外、行業(yè)內(nèi)外相關(guān)企業(yè)在檔案管理創(chuàng)新領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)檔案管理工作建言獻(xiàn)策。

參考文獻(xiàn)

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[3]李壯飛.對(duì)新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理的研究與創(chuàng)新[J].人力資源，2019（18）：45.

作者簡(jiǎn)介

范安娜（1986-），女，漢，福建南平，本科，畢業(yè)于石家莊鐵道學(xué)院，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：檔案管理。